הגדרת הרשאות גישה
כדי להגן על המכשיר מפני גישה לא מורשית, הרשה רק למשתמשים עם הרשאות גישה להשתמש במכשיר. הרשאות גישה מוגדרות בנפרד עבור כל חשבון או "מזהה." ניתן להגדיר PIN עבור כל מזהה. אם משתמש מנסה להפעיל את המכשיר כאשר המזהה מופעל, מסך כניסה מוצג והמשתמש צריך להזין את המזהה ואת ה-PIN הנכון כדי להשתמש במכשיר.
המזהים מחולקים לשני סוגים: מזהה מנהל מערכת, המיועד באופן בלעדי למנהלי מערכת ומזהה מחלקה עבור משתמשים כלליים. מזהה מנהל המערכת הוא חשבון עם הרשאות גישה מלאות. באמצעות מזהה מנהל המערכת ניתן להגביל את השימוש בפונקציות, כגון הדפסה וצילום, עבור כל מזהה. אם נעשה שימוש בשני הסוגים של המזהים בו-זמנית, מוגדרות שתי רמות שונות של הרשאות, דבר המאפשר ניהול גמיש יותר ואבטחה משופרת של המכשיר.
System Manager ID
מזהה מנהל המערכת הוא חשבון עם הרשאות גישה מלאות. אם תציין מזהה מנהל מערכת, עליך להיכנס למכשיר באמצעות פרטי מזהה מנהל המערכת כדי לגשת אל <Network Settings> או אל <System Management Settings>. הגדר את מזהה מנהל המערכת כשאתה זקוק לרמות שונות של הרשאות גישה עבור מנהלי מערכת ועבור משתמשים כלליים. ניתן לרשות מזהה מנהל מערכת אחד בלבד.
מזהה מחלקה (Department ID Management)
ניתן לציין הרשאות גישה למשתמש (או קבוצת משתמשים) על ידי רישום מזהה מחלקה. ניתן לרשום מספר מזהים של מחלקות. אם משתמש מנסה להפעיל את המכשיר כאשר מזהי מחלקות מופעלים, מסך כניסה מוצג והמשתמש צריך להזין את מזהה המחלקה ואת ה-PIN שלו כדי להשתמש במכשיר. ניתן להציג פרטים אודות כל מזהה מחלקה, כגון מספר הדפים שצולמו, הודפסו או נסרקו.
PIN של ממשק משתמש מרוחק (Remote UI Access PIN)
זהו PIN לשימוש של ממשק המשתמש המרוחק. רק משתמשים שיודעים את ה-PIN יכולים לגשת לממשק המשתמש המרוחק.