Vastaanottajien tallentaminen osoitekirjaan
 | Voit tallentaa osoitekirjaan vastaanottajan sähköpostiosoitteen, jota voidaan käyttää lähetettäessä skannattuja alkuperäisiä. Voit tallentaa osoitekirjaan vastaanottajaksi myös I-faksikohteen ja tiedostopalvelimen kansion sijainnin (IP-osoitteen ja polun). |
 |
Jotta voit tallentaa vastaanottajan omaan käyttöösi, sinun on kirjauduttava sisään henkilökohtaisen todentamisen hallinnalla. Käyttäjien hallinta Vastaanottajia voidaan tallentaa/muokata/poistaa myös seuraavissa näytöissä: <Osoitekirja> skannauksen perustoimintonäytössä  Alkuperäisten skannauksen perustoiminnot |
1
Valitse <Vast./Välitä asetukset>. <Päävalikko>-näyttö
2
Valitse <Tallenna vastaanottajat>.
3
Valitse <Tallenna uusi vastaanottaja>.
4
Valitse tallennettavat toiminnot.
Valitse vastaanottajan toiminnot kohdassa <Sähköposti>, <I-faksi> tai <Tiedosto>.
5
Valitse <Nimi> kirjoita vastaanottajan nimi ja valitse <OK>.
kirjoita vastaanottajan nimi ja valitse <OK>.6
Valitse osoiteluettelo kohdassa <Oma osoiteluettelo>, Käyttäjäryhmän osoiteluettelot, <Osoitelista 1> – <Osoitelista 10> ja <Pääkäytt. os.luettelo>.
 (Näytössä näkyvät kohteet saattavat vaihdella mallin ja asennettujen lisävarusteiden mukaan.) |
Jos haluat tallentaa vastaanottajan omaan käyttöösi, valitse <Oma osoiteluettelo>.
Jos haluat tallentaa vastaanottajan, jota vain pääkäyttäjä voi muokata, valitse <Pääkäytt. os.luettelo>.
Jos haluat jakaa vastaanottajan tallennetun käyttäjäryhmän kanssa, valitse tallennettu Käyttäjäryhmän osoiteluettelo.
<Osoitelista 1> – <Osoitelista 10> voidaan katsoa 10 erilliseksi osoitekirjaksi. Osoitelistojen luokittelu osastojen tai asiakkaiden mukaan helpottaa osoitteiden löytämistä vastaanottajaa haettaessa. Osoiteluetteloja on myös helpompi hallita, kun vaihdat niiden nimet osaston tai asiakkaan nimen mukaan (<Nimeä osoitelista uudelleen>).
Voit hallita käyttäjäryhmien osoitelistoja antamalla vain pääkäyttäjälle valtuudet tallentaa/muokata vastaanottajia Remote UI (Etäkäyttöliittymä) -sovelluksessa. <Käytä käyttäjäryhmän osoiteluetteloa>
7
Määritä asetukset sen mukaan mikä toiminto on valittu vaiheessa 4.
Sähköposti
1 | <Sähköpostiosoite> kirjoita sähköpostiosoite ja valitse <OK>. |
2 | Valitse <Kyllä> tai <Ei> kohdassa <Jaa data>. Jos lähetettävän tiedon koko ylittää enimmäismäärän (<Lähetettävän datan enimmäiskoko>), valitse, jaetaanko se osiin koon vai sivujen mukaan. Jos valitset <Kyllä>, tiedot jaetaan pienempiin osiin, jotka eivät ylitä rajoitusta ja jotka lähetetään useina osina. Vastaanottajan sähköpostiohjelman on pystyttävä koostamaan vastaanotettu tieto. Jos valitset <Ei>, kerralla lähetettävien sivujen määrä pienenee ja kokonaislähetys jaetaan useisiin osiin. Esimerkiksi 10 sivua dataa lähetetään kahdessa osassa, 5 sivua kerrallaan. Näin ollen vastaanottajasi saa kaksi sähköpostiviestiä. Jos kuitenkin lähetät tietoa, jota ei voida erottaa kahdeksi sivuksi, kuten JPEG, lähetys epäonnistuu. Kun käytettävä toimialue on kiinteä, voit ohittaa toimialueen syötön. Voit tallentaa toimialueen nimen kohtaan <Lisää val. toimialue aut. kohteeksi ilman toimialuetta> ja ottaa käyttöön asetuksen <Kun lähetät sähköpostin> etukäteen, niin toimialue lisätään automaattisesti lähetettäessä eikä merkkiä "@" ja toimialueen nimeä tarvitse kirjoittaa. Voit tallentaa usein käytetyt toimialueen nimet näppäimistöön kohtiin <Tallennetut merkit>, ja voit sitten hakea ne, kun kirjoitat sähköpostiosoitetta. <Rekisteröidyt merkit näppäimistölle> |
I-faksi
1 | Määritä tarvittavat asetukset.   <Läh. palv. kautta>Määritä lähetetäänkö I-faksit vastaanottajille postipalvelimen välityksellä. Valitse <Kyllä>, jos haluat lähettää I-faksit postipalvelimen välityksellä. Valitse <Ei>, jos haluat lähettää tiedot suoraan vastaanottajalle, joka on samassa paikallisverkossa (LAN). Lähettämällä suoraan vastaanottajalle voit lähettää suuria tietomääriä ilman, että kuormitat postipalvelinta. Lähettääksesi I-faksin, joka ei ole IP-osoitemuodossa, kuten "user name@[vastaanottajan IP-osoite]" ilman postipalvelinta, on asetukset, kuten MX (Mail eXchange) -tiedot, määritettävä DNS-palvelimelle. Kysy verkon pääkäyttäjältä, onko tällainen asetus käytettävissä. Kun määrität <Ei> kohdassa <Läh. palv. kautta>, arvo <Kyllä> täytyy valita etukäteen kohdassa <Käytä Lähetä palvelimen kautta -toimintoa>. Jos asetuksena on <Ei>, asetusta ei voida muuttaa kohdassa <Läh. palv. kautta>. On suositeltavaa valita <Älä salli MDN lähetystä palvelimen kautta> -asetukseksi <Kyllä>. Vaikka määrität <Läh. palv. kautta> -asetukseksi <Ei>, Täysi-tavalla lähetettyjen asiakirjojen vastaanottovahvistus tapahtuu palvelimen välityksellä.  <Vakiokentät>Tämä asetus tarvitaan internetin faksipalvelun käyttämistä varten. Jos et käytä internetin faksipalvelua, tämä asetus on tarpeeton. Lisätietoja saat internetin palveluntarjoajalta.  <I-faksiosoite>Syötä I-faksiosoite seuraavassa muodossa: adv01@esimerkki.com. Jos lähetät samassa verkossa olevalle vastaanottajalle, käytä muotoa: adv01@[192.168.11.100] (vastaanottajan laitenimi@[IP-osoite]). Kun käytettävä toimialue on kiinteä, voit ohittaa toimialueen syötön. Voit tallentaa toimialueen nimen kohtaan <Lisää val. toimialue aut. kohteeksi ilman toimialuetta> ja ottaa käyttöön asetuksen <Kun lähetät faksin> etukäteen, niin toimialue lisätään automaattisesti lähetettäessä eikä merkkiä "@" ja toimialueen nimeä tarvitse kirjoittaa. Voit tallentaa usein käytetyt toimialueen nimet näppäimistöön kohtiin <Tallennetut merkit>, ja voit sitten hakea ne, kun kirjoitat i-faksiosoitetta. <Rekisteröidyt merkit näppäimistölle>  <Tila:>Voit valita, minkä tyyppiset lähetystulokset näytetään, kun valitaan  (Tilavalvonta). Valitse <Täysi>, jos haluat tarkistaa, onko I-faksi toimitettu vastaanottajan laitteeseen. Valitse <Yksinkertainen>, jos haluat tarkistaa onko I-faksi toimitettu postipalvelimeen. Huomaa, että et voi vahvistaa toimituksen tilaa, jos vastaanottajan laite ei tue <Tila:>-toimintoa.Jos käytät <Täysi>-tilaa, kun lähetät I-faksin laitteeseen, joka ei tue <Täysi>-tilaa, <Odotet. tulosta...> näytetään, kun valitset (Tilavalvonta) tarkistaaksesi lähetyksen tilan, vaikka lähetys olisi valmis. Se näkyy, kunnes kohdassa <Täysi tila -lähetyksen aikakatkaisu> määritetty aika on kulunut.Voit tarkistaa lähetyksen tilan valitsemalla (Tilavalvonta) <Lähetä> <Työloki>. Jos asiakirjan lähetys onnistui, <OK> näytetään, jos lähetys epäonnistui, <NG> näytetään, ja jos tulosta ei voi vahvistaa, <--> näytetään. Yksinkertaisessa tilassa näytetään <-->, vaikka lähetys onnistui, koska lähetyksen vahvistusta ei voi suorittaa. | |
2 | Valitse <Vast.ottajaehdot> määritä kukin asetus ja valitse <OK>.
<Paperikoko>Aseta paperikoko, jonka vastaanottaja pystyy vastaanottamaan. Määritä tämä asetus, kun olet tarkistanut, vastaako lähetettävien tietojen paperikoko vastaanottajan laitteen määrityksiä. <A4/LTR>: Lähettää koossa A4/LTR. <A4/LTR> + <B4>: Lähettää koossa A4/LTR tai B4. <A4/LTR> + <A3/11x17>: Lähettää koossa A4/LTR tai A3/11" x 17". <A4/LTR>, <B4>, <A3/11x17>: Lähettää koossa A4/LTR, B4 tai A3/11" x 17". Jos skannattujen tietojen paperikoko on pienempi kuin kohdassa <Paperikoko> määritetyt koot, tiedot lähetetään käyttäen pienintä kohdassa <Paperikoko> määritettyä paperikokoa, johon jää tyhjät reunukset. Jos skannattujen tietojen paperikoko on suurempi kuin kohdassa <Paperikoko> määritetyt koot, tietojen kokoa pienennetään ja ne lähetetään käyttäen suurinta kohdassa <Paperikoko> määritettyä paperikokoa. Aseta vastaanottoehdot vastaanottajan laitteen ominaisuuksien mukaan. Jos tietojen paperikoko on suurempi kuin vastaanottajan laitteessa käytettävissä olevat paperikoot, kuvasta saattaa leikkautua osa pois. <Pakkaustapa>Valitse pakkausmenetelmä. Pakkausaste on suurin vaihtoehdossa MMR, sen jälkeen MR ja MH. Mitä suurempi pakkausaste, sitä lyhyempi tiedonsiirtoaika tarvitaan. <Tarkkuus>Valitse korkeampi arvo lisätäksesi tarkkuutta ja kuvan laatua. Suurempi tarkkuus lisää kuitenkin tiedonsiirtoon tarvittavaa aikaa. <Jaa data>Jos lähetettävän tiedon koko ylittää enimmäismäärän (<Lähetettävän datan enimmäiskoko>), valitse, jaetaanko se osiin koon vai sivujen mukaan. Jos valitset <Kyllä>, tiedot jaetaan pienempiin osiin, jotka eivät ylitä rajoitusta ja jotka lähetetään useina osina. Vastaanottajan laitteen on pystyttävä koostamaan vastaanotettu tieto. Jos valitset l-faksiasetusten määrityksen vaiheessa 1 <Ei> kohdassa <Läh. palv. kautta> ( ), tiedot lähetetään jakamattomina, vaikka ne ylittäisivät enimmäiskoon. <Värivastaanotto>Voit lähettää värillisenä, jos vastaanottajan laite tukee värejä. Valitse <Kyllä> <Seuraava> ja määritä paperikoko ja tarkkuus. Aseta vastaanottoehdot vastaanottajan laitteen ominaisuuksien mukaan. Lähetyshäiriö saattaa ilmaantua, mikäli asetat ehdot, joita vastaanottajan laite ei tue. |
Tiedostopalvelin
1 | Valitse tiedostopalvelimen protokolla. | ||||||||||||
2 | Kirjoita tiedostopalvelimen tiedot.
Kysy verkon pääkäyttäjältä tietoja tiedostopalvelimesta. Enintään 128 aakkosnumeerista merkkiä voi syöttää käyttöpaneelissa kohtaan <Isäntänimi>. Myös kohtaan <Kansiopolku>voi syöttää enintään 255 aakkosnumeerista merkkiä. Määritä palvelinasetukset merkkirajoituksen puitteissa. <Isäntänimi>Kirjoita tiedostopalvelimen isäntänimi.  Kun <Windows (SMB)> on valittu Jos valitset <Windows (SMB)>, <Isäntänimen haku>- ja <Selaa>-painikkeet näkyvät. Voit helposti määrittää tiedostopalvelimen hakemalla tai katselemalla verkkoa. <Selaa> on käytettävissä vain, kun <1,0>-asetuksena <Määritä SMB asiakasversio> -kohdassa on <Kyllä>. Kun valitset <Selaa>-näytön avattavasta luettelosta <Hakemisto>-vaihtoehdon, voit valita laitteeseen tallennetun Active Directory -palvelimen toimialuenimistä. Voit tallentaa enintään viisi Hakemistopalvelinta. Kun <WebDAV> on valittuna Kun olet syöttänyt isäntänimen, valitse <Seuraava>. <Kansiopolku>Määritä kansion hakemisto, johon tieto lähetetään. Kun <Windows (SMB)> on valittu protokollaksi, <Tarkista yhteys> voi tarkistaa vain määritetyn kansiopolun ensimmäiseen tasoon saakka. <Käyttäjänimi>Kirjoita tiedostopalvelimen käyttäjän kirjautumisnimi. <Salasana>Kirjoita tiedostopalvelimen käyttäjän salasana. Jos määrität vastaanottajan, jota käytetään <Vahvista ennen lähetystä.> -välitysvastaanottajana, salasanan syöttöikkuna ei avaudu. Tallennettua salasanaa käytetään ja välitys suoritetaan. <Lajittelukansio>Jos <Lajittelukansio> on käytössä, kun skannaat ja lähetät asiakirjan, voit luoda uuden kansion kohdassa <Kansiopolku> määritettyyn kohdekansioon ja tallentaa skannatun asiakirjan uuteen kansioon. Toisen kansion luominen kohdekansioon ennen skannaamista | ||||||||||||
3 | Valitse <Tarkista yhteys>. Tarkista yhteys tiedostopalvelimeen. Jos tiedostopalvelimen kohde sisältyy ryhmään (Useiden vastaanottajien tallentaminen ryhmänä), poista valintaruudun valinta kohdassa <Vahvista ennen lähetystä.>. Jos valintaruutu on valittuna, et voi lähettää tietoa. Jos määrität vastaanottajan, jota käytetään <Vahvista ennen lähetystä.> -välitysvastaanottajana, salasanan syöttöikkuna ei avaudu. Tallennettua salasanaa käytetään ja välitys suoritetaan. Voit käyttää eri autentikointitietoja käyttäjänimestä kohdassa ( ) ja salasanasta kohdassa (), kun tallennat osoitekirjaan. Lisätietoja on kohdassa <Tiedoston läh./selauksen autentikointitiedot>.Jos määrität <Protokolla>-asetukseksi <Windows (SMB)> tai <FTP> ja määrität kansion, jota ei ole kohdassa <Kansiopolku>, kansio luodaan automaattisesti ja tiedostot tallennetaan siihen. Jos määrität usean tason syvyydellä olevan kansion, tapahtuu lähetysvirhe. Kun tarkistetaan WebDAV-yhteys, tarkistukseen käytetään HTTP:n HEAD-tapaa. Kohdassa <Kansiopolku> määritettyä kansiota käytetään HEAD-tavalla. Jos kyseisen kansion käyttö HEAD-tavalla on estetty, yhteyden tarkistuksessa tapahtuu virhe. Seuraavassa on esimerkkejä asetuksista, jotka estävät käytön HEAD-tavalla. IIS 7: Käyttö ei onnistu HEAD-tavalla, jos [Source] ei ole valittuna kohdekansion WebDAV-käyttösääntöjen käyttöoikeuksissa. Apache: Käyttö ei onnistu HEAD-tavalla, jos HEAD ei ole kuvattuna käyttäen httpd.conf-tiedoston [Limit]-asetusta. | ||||||||||||
8
Valitse <OK> <Sulje>.
<Sulje>.Jos vastaanottajia hallitaan käyttöoikeusnumeroilla, kirjoita käyttöoikeusnumero (Pääsyn estäminen Osoitekirjaan tallennettuihin vastaanottajiin), kun olet valinnut <Seuraava> vaiheessa 8.
Jos yrität lähettää tiedostopalvelimelle, jonka <Vahvista ennen lähetystä.> -asetuksena on <Kyllä>, esiin tulee ikkuna käyttäjänimen ja salasanan syöttämistä varten. Jos näin käy, syötä aikaisemmin asetettu salasana. Jos haluat tallentaa tiedostopalvelimen ryhmäosoitteeseen, aseta <Vahvista ennen lähetystä.> -asetukseksi <Ei>. Et voi lähettää ryhmäosoitteeseen, joka sisältää tiedostopalvelimen, jonka <Vahvista ennen lähetystä.> -asetuksena on <Kyllä>.
 |
Useita osoitekirjaan tallennettuja vastaanottajia voidaan yhdistää ryhmäksi. Lisätietoja on kohdassa Useiden vastaanottajien tallentaminen ryhmänä. Jos haluat muuttaa tai poistaa osoitekirjaan tallennettuja vastaanottajien tietoja, katso kohta Osoitekirjaan tallennettujen vastaanottajien muokkaaminen. UPN:ää voi käyttää vain jos lähetät tietokoneeseen, joka on Active Directory -hakemistoon kuuluvalla toimialueella. |
VINKIT |
Jos LDAP-palvelin on jo tallennettu laitteeseen (LDAP-palvelimen rekisteröiminen), voit hakea vastanottajia ja tallentaa ne osoitekirjaan. Valitse <Vast./Välitä asetukset> <Tallenna vastaanottajat> <Tallenna uusi vastaanottaja> <Tallenna LDAP-palvelimelta> ja hae vastaanottajia toiminnolla <Etsi ehdoilla> tai <Haku nimellä>.Jos käyttäjätunnus ja salasana ovat oikein, mutta hakutulosluettelo on tyhjä, tarkista sekä LDAP-palvelimen että laitteen ajan asetukset. Jos LDAP-palvelimen ja laitteen ajan asetuksessa on eroa viisi minuuttia tai enemmän, hakua ei voida suorittaa. Jos hakutuloksissa on useampia vastaanottajia, voit tallentaa niistä enintään 256 kerralla. LDAP-palvelimen kautta saatu informaatio sisältää vain nimiä ja osoitteita. Tallenna muut tiedot tarpeen mukaan kohdassa <Tiedot/Muokkaa>. Et voi hakea vastaanottajia LDAP-palvelimelta sekä käyttöpaneelilla että Remote UI (Etäkäyttöliittymä) -sovelluksella samaan aikaan. Kun etsit vastaanottajia LDAP-palvelimelta käyttöpaneelin avulla, voit määrittää neljä hakuehtoa. Kun taas haet vastaanottajia LDAP-palvelimelta Remote UI (Etäkäyttöliittymä) -sovelluksella, voit määrittää vain yhden hakuehdon. Voit joutua kirjoittamaan käyttäjänimen ja salasanan. Kirjoita LDAP-palvelimeen tallennettu laitteen käyttäjänimi ja salasana. Jos todennustietoja ei käytetä, suorita haku niin, että Remote UI (Etäkäyttöliittymä) -sovelluksen käyttäjänimi- ja salasanakentät ovat tyhjiä. Vastaanottajien määrittäminen/tallentaminen lähetyshistoriastaVoit määrittää vastaanottajia ja tallentaa vastaanottajia osoitekirjaan lähetyshistoriasta <Tilavalvonta>-näytössä. Tämä säästää osoitteen syöttämisen vaivan ja auttaa myös välttämään lähettämistä väärälle vastaanottajalle virheellisesti syötetyn osoitteen takia. Kun vastaanottaja määritetään: <Tilavalvonta> <Lähetä> <Työloki> valitse lähetyskohde: <Määritä läh. vast.ottajaksi> <OK>Kun tallennat vastaanottajan: <Tilavalvonta> <Lähetä> <Työloki> valitse tallennettava vastaanottaja <Tallenna vastaanottaja> tallenna vastaanottaja tallennusikkunasta kutakin vastaanottajatyyppiä varten.Skannattujen asiakirjojen tilan ja lokin tarkistaminen |