Precauzioni per l'utilizzo (Gestione rubrica)
Questa sezione descrive alcune precauzioni relative alla gestione delle rubriche con questo software.
Le specifiche della rubrica variano in base al tipo di stampante. Per maggiori informazioni sulla compatibilità di tipi e modelli, fare riferimento a quanto segue.
Consultare le seguenti precauzioni prima di utilizzare Gestione rubrica.
Impostazioni stampante
Per gestire le rubriche delle stampanti utilizzando questo software, è necessario modificare le impostazioni predefinite delle stampanti. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a quanto segue.
Metodo di gestione della rubrica
Se si usa Gestione rubrica per distribuire le rubriche alle stampanti le cui rubriche sono gestite con Gestione dei valori di impostazione della periferica di questo software, l'integrità della rubrica potrebbe non essere mantenuta. Si consiglia di usare solo una di queste funzioni per gestire le rubriche.
Elenchi indirizzi supportati da Gestione rubrica
È possibile gestire i seguenti elenchi indirizzi con Gestione rubrica.
Tipo I:
È possibile gestire i seguenti elenchi indirizzi per le stampanti di Tipo I.
Elenco indirizzi 1 a Elenco indirizzi 10
Selezione veloce
IMPORTANTE |
I seguenti elenchi indirizzi presenti in alcune stampanti di Tipo I non possono essere gestiti con Gestione rubrica di questo software. Elenco indirizzi per amministratori Elenco indirizzi personale Elenco indirizzi gruppi di utenti |
Tipo II:
È possibile gestire i seguenti elenchi indirizzi per le stampanti di Tipo II.
Selezione codificata
Preferiti (Selezione veloce per alcuni modelli)
IMPORTANTE |
Quando le rubriche vengono distribuite alle stampanti di Tipo II da questo software, tutti i flussi di lavoro nella stampante vengono eliminati. |
Tipo III:
È possibile gestire i seguenti elenchi indirizzi per le stampanti di Tipo III.
Rubrica
Composizione veloce a un tasto
IMPORTANTE |
Quando le rubriche vengono distribuite alle stampanti di Tipo III da questo software, tutti i flussi di lavoro nella stampante vengono eliminati. |
Numero massimo di destinazioni
Di seguito sono indicate le specifiche per ciascun tipo di stampante.
Elenchi indirizzi
Tipo I:
È possibile distribuire fino a 1.600 destinazioni e gruppi di destinazioni a un singolo elenco indirizzi. Il numero totale di destinazioni e di gruppi di indirizzi distribuibili a [Elenco indirizzi 1] - [Elenco indirizzi 10] è 1.600.
Tipo II:
È possibile distribuire fino a 300 destinazioni e gruppi di destinazioni a una rubrica.
Tipo III:
È possibile distribuire fino a 500 destinazioni e gruppi di destinazioni a una rubrica.
Selezioni veloci
Tipo I:
È possibile registrare nelle selezioni veloci fino a 200 destinazioni e gruppi di destinazioni. Le destinazioni registrate in [Selezione veloce] in Gestione rubrica possono essere distribuite alla [Selezione veloce] di una stampante.
Tipo II:
È possibile distribuire fino a 19 destinazioni e gruppi di destinazioni ai [Preferiti] ([Selezione veloce] per alcune funzioni). Le destinazioni registrate in [Selezione veloce] in Gestione rubrica possono essere distribuite ai [Preferiti] ([Selezione veloce] per alcune funzioni) di una stampante.
Tipo III:
È possibile registrare fino a 200 destinazioni e gruppi di destinazioni in [Composizione veloce a un tasto]. Le destinazioni registrate in [Selezione veloce] in Gestione rubrica possono essere distribuite alla [Composizione veloce a un tasto] di una stampante.
Gruppi di destinazioni
Tipo I:
È possibile registrare fino a 256 destinazioni per un singolo gruppo di destinazioni. Le destinazioni con tipi diversi in [Tipo di destinazione] possono essere registrate insieme.
Tipo II:
È possibile registrare il seguente numero di destinazioni in un singolo gruppo di destinazioni.
[E-mail]: 100
[I-Fax]: 100
[Fax]: 299
IMPORTANTE |
Per le periferiche di Tipo II, fare attenzione a quanto segue. Le destinazioni per le quali è visualizzato [E-mail], [I-Fax] o [Fax] come [Tipo di destinazione] possono essere registrate in un gruppo di destinazioni. Non è possibile registrare combinazioni di destinazioni con tipi diversi in [Tipo di destinazione] insieme a un singolo gruppo di destinazioni. |
Tipo III:
È possibile registrare fino a 499 destinazioni per un singolo gruppo di destinazioni. Le destinazioni con tipi diversi in [Tipo di destinazione] possono essere registrate insieme.
Backup di elenchi indirizzi
Si consiglia di utilizzare questo software per eseguire anticipatamente il backup degli elenchi indirizzi. Se una rubrica si trova in uno stato non previsto dopo l'esecuzione di un task di questo software, è possibile esportare gli elenchi indirizzi di backup e importarli in una stampante tramite l'interfaccia remota per ripristinare la rubrica al suo stato originario.
NOTA |
Per le stampanti di Tipo I, nella stampante viene conservato un backup delle ultime selezioni veloci e degli ultimi elenchi indirizzi distribuiti. Se gli elenchi indirizzi si trovano in uno stato non previsto dopo la distribuzione, è possibile utilizzare il backup salvato nella stampante per ripristinare gli elenchi indirizzi allo stato precedente. Tuttavia, quando si esegue la distribuzione in batch di più elenchi indirizzi, si consiglia di utilizzare questo software per eseguire il backup di tutti gli elenchi indirizzi in anticipo. Ad esempio, se vengono distribuiti gli elenchi indirizzi da 1 a 10 e l'elenco indirizzi distribuito per ultimo è il numero 10, nella stampante viene salvato un backup del solo elenco indirizzi 10. |
Specifiche delle destinazioni
Le impostazioni configurabili variano in base al tipo di stampante, così come il numero e il tipo di caratteri che è possibile impostare. Questa sezione descrive le voci che prevedono un limite di valori configurabili in base al tipo.
NOTA |
La tabella seguente descrive il numero massimo di caratteri single-byte (un carattere è un byte) che può essere utilizzato. Se in una voce è possibile utilizzare caratteri multi-byte, viene scritto il numero massimo di caratteri multi-byte come anche il numero di caratteri single-byte. È possibile utilizzare caratteri multi-byte solo se la periferica per la distribuzione li supporta. I valori di impostazione delle voci che non esistono in una stampante di destinazione non vengono distribuiti alla stampante. Tuttavia, l'esecuzione delle attività di distribuzione delle rubriche a tali stampanti avrà esito positivo. |
Voci comuni a tutti i tipi di destinazione
Voce | Tipo I | Tipo II | Tipo III | Valori validi per tutti i tipi di periferiche |
[Nome] | 24 caratteri (12 caratteri multi-byte) | 16 caratteri (sia caratteri single-byte che multi-byte) | 16 caratteri (8 caratteri multi-byte) | 16 caratteri (8 caratteri multi-byte) Se i caratteri single-byte e i caratteri multi-byte sono mescolati, il numero totale di caratteri deve essere nel raggio di 16 caratteri ed entro 16 byte (un carattere single-byte è a 1 byte e un carattere multi-byte è a 2 byte). |
[Furigana] | 24 caratteri | 16 caratteri | 16 caratteri | 16 caratteri |
[Numero di accesso] | Numero a propria scelta compreso tra 1 e 9999999 | - | - | - |
Se il [Tipo di destinazione] è [E-mail]
Voce | Tipo I | Tipo II | Tipo III | Valori validi per tutti i tipi di periferiche |
[Indirizzo e-mail] | 128 caratteri | 120 caratteri (ASCII: 0x20 - 0x7e) | 120 caratteri (ASCII: 0x20 - 0x7e) | 120 caratteri (ASCII: 0x20 - 0x7e) |
Se il [Tipo di destinazione] è [Fax]
Incluse le destinazioni fax IP *1.
Voce | Tipo I | Tipo II | Tipo III | Valori validi per tutti i tipi di periferiche |
[Numero fax] | 120 caratteri (ASCII: 0x20 - 0x7e) | 120 caratteri (numeri, spazi, * e #) | 120 caratteri (numerici, spazi, *, #, P, p, T, C, R) È possibile utilizzare una sola "T" e una sola "C". È possibile utilizzare "R" solo come primo carattere. Non è possibile utilizzare uno spazio come primo carattere. | 120 caratteri (numeri, spazi, * e #) |
[Sottoindirizzo] | 20 caratteri (numeri, spazi, * e #) Non è possibile utilizzare spazi all'inizio di una stringa. | - | - | - |
[Password] | 20 caratteri (numeri, spazi, * e #) | - | - | - |
*1 Le destinazioni per cui è stato impostato fax IP come [Tipo di destinazione] non vengono distribuite alle stampanti che non supportano la funzione fax IP. Tuttavia, l'esecuzione delle attività di distribuzione delle rubriche a tali stampanti avrà esito positivo.
Se il [Tipo di destinazione] è [File]
Voce | Tipo I | Tipo II | Tipo III | Valori validi per tutti i tipi di periferiche |
[Protocollo] *2 | FTP Windows (SMB) Windows (IPX) WebDAV | FTP Windows (SMB) | FTP Windows (SMB) | FTP Windows (SMB) |
[Nome host] | 128 caratteri (64 caratteri multi-byte) | 120 caratteri (sia caratteri single-byte che multi-byte) | FTP:
47 caratteri (ASCII: 0x20 - 0x7e)
Windows (SMB):
120 caratteri (60 caratteri multi-byte) | FTP: 47 caratteri (ASCII: 0x20 - 0x7e) Windows (SMB): 120 caratteri (60 caratteri multi-byte) Se i caratteri single-byte e i caratteri multi-byte sono mescolati, il numero totale di caratteri deve essere nel raggio di 120 caratteri ed entro 120 byte (un carattere single-byte è a 1 byte e un carattere multi-byte è a 2 byte). |
[Percorso cartella] | 255 caratteri (127 caratteri multi-byte) | 120 caratteri (sia caratteri single-byte che multi-byte) | FTP:
120 caratteri (ASCII: 0x20 - 0x7e)
Windows (SMB):
120 caratteri (60 caratteri multi-byte) | FTP:
120 caratteri (ASCII: 0x20 - 0x7e)
Windows (SMB):
120 caratteri (60 caratteri multi-byte) |
[Nome utente] | FTP: 24 caratteri (12 caratteri multi-byte) Windows (SMB): 128 caratteri (64 caratteri multi-byte) Windows (IPX): 24 caratteri (12 caratteri multi-byte) WebDAV: 128 caratteri (64 caratteri multi-byte) | FTP: 32 caratteri (10 caratteri multi-byte) Windows (SMB): 32 caratteri (10 caratteri multi-byte) In entrambi i casi, quando si utilizzano sia caratteri a larghezza intera che a mezza larghezza, fino a un totale di 32 byte, con caratteri a mezza larghezza contati come 1 byte e caratteri a larghezza intera contati come 3 byte | FTP:
24 caratteri
Windows (SMB):
24 caratteri (12 caratteri multi-byte) | FTP:
24 caratteri (10 caratteri multi-byte) Se i caratteri single-byte e i caratteri multi-byte sono mescolati, utilizzare caratteri che soddisfano entrambe le condizioni seguenti. Il numero totale di caratteri deve essere entro 24 byte. (Quando un carattere single-byte è a 1 byte e un carattere multi-byte è a 2 byte.) Il numero totale di caratteri deve essere entro 32 byte. (Quando un carattere single-byte è a 1 byte e un carattere multi-byte è a 3 byte.) Windows (SMB): 24 caratteri (10 caratteri multi-byte) Se i caratteri single-byte e i caratteri multi-byte sono mescolati, il numero totale di caratteri deve essere entro 24 byte (un carattere single-byte è a 1 byte e un carattere multi-byte è a 3 byte). |
[Password] | 24 caratteri (32 caratteri per alcuni modelli) | 32 caratteri (ASCII: 0x20 - 0x7e) | FTP:
24 caratteri
(ASCII: 0x20 - 0x7e)
Windows (SMB):
14 caratteri | 24 caratteri (ASCII: 0x20 - 0x7e) |
*2 Le destinazioni Windows (IPX) e WebDAV non vengono distribuite alle stampanti diverse da quelle di Tipo I. Tuttavia, l'esecuzione delle attività di distribuzione delle rubriche a tali stampanti avrà esito positivo.
Se il [Tipo di destinazione] è [I-Fax] *3
Voce | Tipo I | Tipo II | Tipo III | Valori validi per tutti i tipi di periferiche |
[Indirizzo I-Fax] | 128 caratteri | 120 caratteri (ASCII: 0x20 - 0x7e) | 120 caratteri (ASCII: 0x20 - 0x7e) | 120 caratteri (ASCII: 0x20 - 0x7e) |
[Campo standard 1] | 40 caratteri | - | - | - |
[Campo standard 2] | 16 caratteri | - | - | - |
*3 Le destinazioni per cui è stato impostato [I-Fax] come [Tipo di destinazione] non vengono distribuite alle stampanti che non supportano la funzione I-Fax. Tuttavia, l'esecuzione delle attività di distribuzione delle rubriche a tali stampanti avrà esito positivo.
Importazione/esportazione di elenchi di indirizzi
Formati file degli elenchi indirizzi importabili in questo software
File di Excel (*.xlsx)
File in formato Excel esportati dall'elenco destinazioni di questo software (estensione "xlsx")
File CSV (per applicazioni) (*.csv)
File esportati dall'elenco destinazioni di questo software
File CSV (per stampanti) (*.csv)
File esportati da stampanti di Tipo I che supportano questo formato
Formato proprietario (*.abk)
File di "Formato personalizzato" esportati da stampanti di Tipo I (estensione "abk")
Per ulteriori informazioni sulla procedura di importazione, fare riferimento a quanto segue.
IMPORTANTE |
I seguenti file di elenchi indirizzi esportati dalle stampanti di Tipo I non possono essere importati in questo software. (Tali elenchi indirizzi esistono in alcuni modelli di Tipo I.) Elenco indirizzi personale Elenco indirizzi gruppi di utenti |
Formati file degli elenchi indirizzi esportabili da questo software
Le destinazioni registrate nel menu [Gestione dei dati] > [Rubriche] > pagina [Elenco destinazioni] possono essere esportate nei seguenti formati. Non è possibile importare nelle stampanti gli elenchi indirizzi esportati in questi formati.
File di Excel (*.xlsx)
Consente di esportare tutti i tipi di destinazioni. L'estensione del file è "xlsx".
File CSV (per applicazioni) (*.csv)
Consente di esportare le destinazioni del tipo selezionato.
Per ulteriori informazioni sulla procedura di esportazione, fare riferimento a quanto segue.
Gli elenchi indirizzi registrati nel menu [Periferiche] > [Dati di backup] > [Rubriche] > pagina [Gestione dei dati di backup della rubrica] possono essere esportati nei seguenti formati. È possibile importare nelle stampanti gli elenchi indirizzi esportati in questi formati.
Tipo I
File CSV (per stampanti) (*.csv)
Formato proprietario (livello di sicurezza 1) (*.abk)
Formato proprietario (livello di sicurezza 2) (*.abk)
Periferiche diverse da quelle di Tipo I
File della rubrica (*.dcm)
Per ulteriori informazioni sulla procedura di esportazione, fare riferimento a quanto segue.
IMPORTANTE |
Quando si importano elenchi indirizzi in un modello diverso dal modello di origine per il backup, verificare che il numero delle destinazioni e le relative impostazioni registrate nell'elenco indirizzi corrispondano alle specifiche della stampante di destinazione dell'importazione prima dell'esportazione. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a quanto segue. Manuali di istruzioni della stampante |
Precauzioni per la modifica di file CSV
Di seguito sono indicate le precauzioni da seguire quando si modifica un file CSV esportato e lo si importa nuovamente in questo software.
NOTA |
Se è possibile modificare file Excel, è consigliabile esportare i dati su un file Excel. |
Se si utilizza un editor di testo
Assicurarsi di salvare il file impostando la codifica su UTF-8. Se è possibile specificare se allegare il BOM (Byte Order Mark), allegare il BOM.
Se si utilizza Microsoft Excel
Se si utilizza Microsoft Excel, occorre fare attenzione all'apertura e al salvataggio di un file CSV. All'apertura del file, attenersi alla procedura descritta di seguito. È inoltre necessario modificare la codifica del file utilizzando un editor di testo dopo aver salvato il file.
IMPORTANTE |
Se si apre un file con una procedura diversa da quella descritta qui, potrebbero verificarsi i seguenti problemi. I valori contenenti un numero che inizia con 0 vengono convertiti automaticamente in valori che iniziano con un numero diverso da 0. Ad esempio, lo 0 iniziale di un prefisso di un numero di fax andrebbe perduto. Se tale file venisse importato in questo software o in una stampante, i numeri di fax verrebbero sovrascritti da valori convertiti automaticamente, con il rischio di inviare fax a destinazioni errate. Il formato del file si corrompe al salvataggio. |
NOTA |
Per ulteriori informazioni sul metodo operativo, consultare il manuale di istruzioni di Microsoft Excel. Tenere presente che la struttura dei menu e i termini utilizzati potrebbero differire dalle descrizioni qui indicate, in base alla versione di Microsoft Excel in uso. I file CSV possono essere salvati in formato UTF-8, a seconda della versione di Microsoft Excel in uso. |
1.
Avviare Excel.
2.
Creare un nuovo foglio di lavoro.
3.
Selezionare [File di testo] nel menu [Dati] > [Carica dati esterni].
4.
Aprire il file CSV di destinazione nella finestra di selezione del file.
Compare la finestra di importazione guidata.
NOTA |
Se il file CSV non è visualizzato nell'elenco, modificare l'impostazione in modo che vengano visualizzati tutti i file. |
5.
Configurare ogni impostazione.
Nella prima schermata selezionare [Delimitato].
Non è necessario cambiare le altre impostazioni.
Verificare le seguenti impostazioni nella seconda schermata.
[Delimitatori] | Selezionare [Migliaia]. Deselezionare le altre voci. |
[Considera delimitatori consecutivi come uno solo] | Deselezionare questo. |
[Qualificatore di testo] | Selezionare ["]. |
Nella terza schermata, scorrere [Anteprima dati] fino alla riga che descrive i dati di destinazione, selezionare tutte le colonne, quindi selezionare [Testo] in [Formato dati per colonna].
Fare clic su [Termina].
Fare clic sulla cella A1 del foglio di lavoro esistente nella finestra [Importa dati], quindi fare clic su [OK].
I dati del file CSV vengono importati. Verificare che i dati importati siano nello stato desiderato.
6.
Modificare i dati.
Se "# CharSet" non è impostato su "UTF-8" nell'intestazione, impostarlo su "UTF-8."
È necessario osservare alcune precauzioni durante la modifica di un file CSV. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a quanto segue.
7.
Il file viene salvato come file CSV in formato UTF-8.
Potrebbe non essere possibile salvare un file CSV in formato UTF-8, a seconda della versione. In questo caso, eseguire le operazioni dal punto 8 dopo aver salvato il file come file CSV.
8.
Aprire il file CSV in un editor di testo come Notepad.
Accertarsi che i dati nel file siano nello stato desiderato.
IMPORTANTE |
Occorre prestare particolare attenzione quando le stringhe immesse contengono caratteri che potrebbero essere interpretati come separatori o virgolette. |
9.
Salvare il file impostando la codifica caratteri [UTF-8].
Se è possibile specificare se allegare il BOM (Byte Order Mark), allegare il BOM.