Усиление защиты электронных файлов

Электронные файлы подвержены угрозам безопасности. Например, файлы можно с легкостью просмотреть злонамеренно изменить, не оставляя никаких следов. При сканировании важных документов защиту созданных файлов можно усилить за счет их шифрования или добавления цифровой подписи.


Шифровать можно только файлы PDF. Добавлять цифровые подписи можно к файлам PDF и XPS.

Шифрование документов

Добавление цифровой подписи

Шифрование документов

Задав пароль при сканировании оригинала, можно зашифровать файлы PDF, подлежащие отправке или сохранению. Это позволяет снизить риск просмотра или редактирования файла другими лицами.

Установите оригинал. Размещение оригиналов

Нажмите кнопку <Сканировать и отправить>. Экран <Главный>

На экране основных функций сканирования укажите адресата. Экран основных функций сканирования

Нажмите кнопку выбора формата файла.

Нажмите <PDF>

<Кодирован.>.

Для выполнения кодирования необходимо отключить <Форматировать в PDF/A>.

Режим «Кодированный PDF» невозможно задать, если задано значение <Авто (OCR)> для параметра <Имя файла>.

Этот режим может использоваться только в том случае, если в качестве адресата указывается адрес электронной почты или файловый сервер.

Введите пароль и нажмите кнопку <OK>.

<Уровень кодировки>

Выберите уровень кодирования. Чтобы использовать уровень шифрования <Acrobat 9.0 или эквивалент/256-бит AES>, а не <Acrobat 10.0 или эквивалент/256-бит AES>, используйте для изменения настроек этот параметр. <Парам. 256-битн. AES для реж. Кодир. PDF>

<Для открытия докум. требуется пароль>

Служит для задания пароля, который потребуется ввести, чтобы открыть файл. Чтобы ввести пароль, нажмите <Для открытия докум. требуется пароль>

<Пароль для откр. док.>.

<Для изм. разрешения требуется пароль>

Служит для задания пароля, который потребуется ввести при печати или редактировании файла (например, при удалении страниц), а также для указания разрешенных операций с файлом. Чтобы ввести пароль, нажмите <Для изм. разрешения требуется пароль>

<Пароль разрешения>, а затем укажите разрешенные операции с файлом.

<Разрешить печать>

<Не разрешать>: печать запрещена.
(Даже если выбран вариант <Не разрешать>, документ можно распечатать, открыв его с паролем разрешения в программе Adobe Acrobat 5 или более ранней версии.)

<Разрешить (тлк низк. разр.)>: Разрешается печать только для изображений с низким разрешением.
(Отображается только в том случае, если выбран вариант <Acrobat 6.0 или бол. поздн./128-бит RC4>, <Acrobat 7.0 или бол. поздн./128-бит AES>, <Acrobat 9.0 или эквивалент/256-бит AES> или <Acrobat 10.0 или эквивалент/256-бит AES>.)

<Разрешить>: печать разрешена.

<Разрешить измен.>

<Не разрешать>: Изменение файлов не разрешается.

<Вставка, удаление или поворот страниц>: разрешаются вставка, удаление и поворот страниц. (Отображается только в том случае, если выбран вариант <Acrobat 6.0 или бол. поздн./128-бит RC4>, <Acrobat 7.0 или бол. поздн./128-бит AES>, <Acrobat 9.0 или эквивалент/256-бит AES> или <Acrobat 10.0 или эквивалент/256-бит AES>.)

<Подпись в поле подписи>: Если в файле PDF уже имеется поле подписи, разрешается добавление цифровой подписи к этому полю подписи. (Отображается только в том случае, если выбран вариант <Acrobat 6.0 или бол. поздн./128-бит RC4>, <Acrobat 7.0 или бол. поздн./128-бит AES>, <Acrobat 9.0 или эквивалент/256-бит AES> или <Acrobat 10.0 или эквивалент/256-бит AES>.)

<Комментир. и подпись в поле подписи>: разрешается добавлять комментарии и цифровую подпись к полю подписи (если в файле PDF уже имеется поле подписи).

<Изменения кроме доб. комм./удал. стр.>: разрешается вносить изменения в документ, кроме добавления комментариев и извлечения страниц. (Отображается только в том случае, если выбран вариант <Acrobat 3.0 или более поздн./40-бит. RC4>.)

<Изменения док., исключ. извлечение стр.>: разрешается изменение файлов за исключением извлечения страниц.

<Разрешить копир. и извлечение изобр./текста>

Отображается только в том случае, если выбран другой вариант, кроме <Acrobat 3.0 или более поздн./40-бит. RC4>, для <Уровень кодировки>. При выборе этого элемента можно копировать или извлекать изображения/текст из отсканированного файла.

<Вкл. доступ при пониж. функции зрения>

Отображается только в том случае, если выбран другой вариант, кроме <Acrobat 3.0 или более поздн./40-бит. RC4>, для <Уровень кодировки>. При выборе этого элемента также разрешаются функции речевого воспроизведения содержащегося в файле текста для лиц с ослабленным зрением.

<Разрешить доступ, копир. и извлечение изоб./текста>

Отображается только в том случае, если выбран вариант <Acrobat 3.0 или более поздн./40-бит. RC4> для <Уровень кодировки>. При выборе этого параметра устанавливаются одновременно оба параметра: <Разрешить копир. и извлечение изобр./текста> и <Вкл. доступ при пониж. функции зрения>.


Если вы выполнили вход в систему аппарата с помощью управления аутентификацией для личных пространств (Управление пользователями), отображается кнопка <Сохранить пароль>. Нажмите эту кнопку, чтобы сохранить введенный пароль, чтобы не вводить его в следующий раз. Каждый пользователь может сохранить один пароль. Если ввести новый пароль при наличии уже сохраненного пароля, существующий пароль перезаписывается (если оставить его пустым, пароль будет удален). Нельзя задавать один и тот же пароль в обоих полях: <Пароль для откр. документа> и <Пароль разрешения>. Если поле <Пароль для откр. документа> или <Пароль разрешения> оставлено пустым, сохраненный пароль удаляется. Если вход в систему осуществляется с использованием аутентификации пользователя, когда выполнены все перечисленные ниже условия, могут существовать несколько паролей. В таком случае может отображаться сообщение с запросом, следует ли использовать пароль, сохраненный в параметре <Сохранить пароль>. Нажмите клавишу <Да>, чтобы использовать пароль, сохраненный в параметре <Сохранить пароль>. Нажмите клавишу <Нет>, чтобы использовать пароль, зарегистрированный в часто используемых параметрах. Пароль хранится в параметре <Сохранить пароль> В часто используемых параметрах сохранен кодированный PDF-файл. Этот кодированный PDF-файл вызывается и отправляется из часто используемых параметров. Чтобы задать цифровые подписи, когда установлен <Для изм. разрешения требуется пароль>, задайте для <Разрешить измен.> значение <Изменения док., исключ. извлечение стр.>. Даже если на PDF-файл с помощью опции <Пароль разрешения> установлены ограничения, некоторые из этих ограничений могут игнорироваться, если читатель открывает PDF-файл с помощью определенной программы.

Если вы выполнили вход в систему аппарата с помощью управления аутентификацией для личных пространств (Управление пользователями), отображается кнопка <Сохранить пароль>. Нажмите эту кнопку, чтобы сохранить введенный пароль, чтобы не вводить его в следующий раз.

Каждый пользователь может сохранить один пароль. Если ввести новый пароль при наличии уже сохраненного пароля, существующий пароль перезаписывается (если оставить его пустым, пароль будет удален).

Нельзя задавать один и тот же пароль в обоих полях: <Пароль для откр. документа> и <Пароль разрешения>.

Если поле <Пароль для откр. документа> или <Пароль разрешения> оставлено пустым, сохраненный пароль удаляется.

Если вход в систему осуществляется с использованием аутентификации пользователя, когда выполнены все перечисленные ниже условия, могут существовать несколько паролей. В таком случае может отображаться сообщение с запросом, следует ли использовать пароль, сохраненный в параметре <Сохранить пароль>. Нажмите клавишу <Да>, чтобы использовать пароль, сохраненный в параметре <Сохранить пароль>. Нажмите клавишу <Нет>, чтобы использовать пароль, зарегистрированный в часто используемых параметрах.

Пароль хранится в параметре <Сохранить пароль>

В часто используемых параметрах сохранен кодированный PDF-файл.

Этот кодированный PDF-файл вызывается и отправляется из часто используемых параметров.

Чтобы задать цифровые подписи, когда установлен <Для изм. разрешения требуется пароль>, задайте для <Разрешить измен.> значение <Изменения док., исключ. извлечение стр.>.

Даже если на PDF-файл с помощью опции <Пароль разрешения> установлены ограничения, некоторые из этих ограничений могут игнорироваться, если читатель открывает PDF-файл с помощью определенной программы.

Нажмите

(Пуск).

Начнется сканирование оригиналов, после чего начнется их отправка или сохранение.

Добавление цифровой подписи

Отсканированные оригиналы можно преобразовать в файлы PDF/XPS и добавить к ним цифровую подпись. Цифровая подпись аналогична печати на бумажных документов. Она позволяет узнать, кто создал файл, а также то, был ли документ злонамеренно изменен или взломан после подписи. Подробные сведения о цифровой подписи и соответствующих параметрах см. в разделе Добавление цифровой подписи в отправляемые файлы.

Установите оригинал. Размещение оригиналов

Нажмите кнопку <Сканировать и отправить>. Экран <Главный>

На экране основных функций сканирования укажите адресата. Экран основных функций сканирования

Нажмите кнопку выбора формата файла.

Нажмите <PDF> или <XPS>

<Добавить цифр. подпись>.

Если вы не выполняли вход в систему аппарата с помощью управления аутентификацией для личных пространств и выбрали формат <XPS>, нажмите кнопку <Добавить подп.устр.>.

Выберите цифровую подпись и нажмите кнопку <OK>.

<Подпись устройства>

В качестве подписи будет добавлено имя аппарата. Получатель документа может узнать, на каком аппарате был отсканирован документ.

<Подпись пользователя>

В качестве подписи будет добавлено имя пользователя, который выполнил вход в систему аппарата с помощью управления аутентификацией для личных пространств. Получатель документа может узнать, какой пользователь отсканировал файл.

Нажмите

(Пуск).

Начнется сканирование оригиналов, после чего начнется их отправка или сохранение.


Создание цифровой подписи, которую можно сразу распознать (визуальная подпись) (только для файлов PDF) Нажмите кнопку <Видимая подпись>, чтобы добавить подпись на первую страницу файла, благодаря чему получатель может сразу узнать, кто создал файл. Шифрование файла PDF и добавление к нему цифровой подписи Если при шифровании файла PDF необходимо задать пароль с помощью параметра <Для изм. разрешения требуется пароль>, выберите вариант <Изменения док., исключ. извлечение стр.> для параметра <Разрешить измен.>. Шифрование документов Выберите способ S/MIME, чтобы отправить документ по электронной почте как с цифровой подписью, так и с шифрованием. <Параметры S/MIME>

Создание цифровой подписи, которую можно сразу распознать (визуальная подпись) (только для файлов PDF)

Нажмите кнопку <Видимая подпись>, чтобы добавить подпись на первую страницу файла, благодаря чему получатель может сразу узнать, кто создал файл.

Шифрование файла PDF и добавление к нему цифровой подписи

Если при шифровании файла PDF необходимо задать пароль с помощью параметра <Для изм. разрешения требуется пароль>, выберите вариант <Изменения док., исключ. извлечение стр.> для параметра <Разрешить измен.>. Шифрование документов

Выберите способ S/MIME, чтобы отправить документ по электронной почте как с цифровой подписью, так и с шифрованием. <Параметры S/MIME>

Управление пользователями