Réglages de fichier et de division

Configurez les réglages de format de fichier et de division des données numérisées et nommez le fichier des données numérisées.
Cette opération extrait le texte de l'original et crée un fichier interrogeable.
Configurer les réglages de format de fichier et de division
Attribuer un nom au fichier
Créer un fichier interrogeable (traitement d'OCR)

Configurer les réglages de format de fichier et de division

Sélectionnez un format pour les données numérisées, JPEG, TIFF, PDF, XPS ou OOXML, en fonction de l'usage prévu des données et de votre environnement.
Vous pouvez compresser les données et accentuer le texte et les dessins au trait. Vous pouvez aussi combiner des originaux de plusieurs pages en un même fichier ou créer des fichiers distincts pour chaque page.
* Vous ne pouvez pas configurer ce réglage lorsque vous enregistrez les données numérisées dans une boîte aux lettres.
1
Dans l'écran de numérisation, appuyez sur le bouton de sélection du format de fichier. Écran de numérisation
L'écran [Format de fichier] s'affiche.
2
Sélectionnez le format de fichier.
[JPEG]
Ce format de fichier convient aux originaux comprenant des photos. Vous pouvez diviser un original de plusieurs pages en fichiers distincts pour chaque page.
[TIFF]
Ce format de fichier convient aux originaux comprenant des images. Les originaux sont numérisés en noir et blanc.
[TIFF/JPEG (Auto)]
Le réglage est automatiquement réglé sur TIFF ou JPEG en fonction du réglage de la couleur pour la numérisation. Sélectionner une couleur
Lorsque le réglage de la couleur est [Noir et blanc] : TIFF
Lorsque le réglage de la couleur est autre que [Noir et blanc] : JPEG
Dans le cas de TIFF et JPEG, vous pouvez diviser un original de plusieurs pages en fichiers distincts pour chaque page.
[PDF]
Ce format de fichier convient aux documents. Vous pouvez afficher le document de la même manière sur n'importe quel ordinateur indépendamment du système d'exploitation employé.
[XPS]
Ce format de fichier est utilisé depuis Windows Vista. Vous pouvez afficher le document de la même manière sur n'importe quel ordinateur sous Windows.
[OOXML]
Format de fichier (Office Open XML) des documents Microsoft Office normalisé par l'Organisation internationale de normalisation. Ce format peut être modifié dans Word ou PowerPoint. Sélectionnez si vous voulez utiliser le format Word ou le format PowerPoint.
3
Si besoin, configurez des fonctions supplémentaires pour PDF, XPS ou OOXML.
Vous pouvez configurer des fonctions supplémentaires lorsque vous sélectionnez PDF, XPS ou OOXML à l'étape 2.
Pour configurer des fonctions supplémentaires pour PDF
Pour configurer des fonctions supplémentaires pour XPS
Pour configurer des fonctions supplémentaires pour OOXML
4
Si besoin, configurez les réglages de division.
Pour diviser un original de plusieurs pages en fichiers distincts pour chaque page au lieu d'avoir toutes les pages dans un même fichier, appuyez sur l'option [Scinder en plsrs pages] pour la sélectionner.
Pour numériser depuis [Lire et Envoyer], spécifiez en combien de pages diviser l'original, puis appuyez sur [OK].
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Appuyez sur [OK].
L'écran de numérisation s'affiche à nouveau.
REMARQUE
Effet du format de fichier sur la couleur, la résolution et le taux de reproduction sélectionnés
Lorsque vous sélectionnez PDF (compact ou accentué), XPS (compact) ou OOXML, des restrictions sur les réglages suivants s'appliquent :
Sélection de la couleur : autre que [Noir et blanc]
Résolution : [300x300 ppp]
* Lorsque vous sélectionnez OOXML en format PowerPoint, vous pouvez aussi régler la résolution sur [600x600 ppp].
Taux de reproduction : [100%] ou [Auto]
Pour créer un fichier PDF accentué
Vous ne pouvez pas configurer ce réglage lorsque le format de l'original est réglé sur [Original long].
Sur certains originaux, les caractères et les dessins au trait peuvent ne pas être correctement identifiés.
Avec certaines versions d'Adobe Illustrator, le texte et l'arrière-plan peuvent sembler ne pas être correctement alignés ou le texte et les dessins au trait peuvent ne pas s'afficher lorsque vous ouvrez un fichier PDF accentué.

Attribuer un nom au fichier

Par défaut, les données numérisées sont enregistrées avec le nom de fichier suivant :
Lors de l'envoi d'un e-mail
 No de tâche.
 Nbre de pages.
Lors de l'envoi des données numérisées à un destinataire autre qu'une adresse e-mail ou lors de l'enregistrement des données numérisées
 Date et heure d'envoi/enregistrement (dans cet exemple, "10/30/2023, 12:34:56 PM")
* Lorsque le réglage de format de fichier est réglé sur [Scinder en plsrs pages]
 
Vous pouvez spécifier un nom de fichier personnalisé indiquant le contenu du fichier ou configurer les réglages permettant de créer un nom de fichier par extraction des caractères au début de l'original.
1
Dans l'écran de numérisation, appuyez sur [Nom du fichier] ou [Options]  [Nom du fichier]. Écran de numérisation
L'écran [Nom du fichier] s'affiche.
2
Définissez le nom de fichier.
Pour numériser depuis [Lire et Envoyer], appuyez sur [Nom du fichier], saisissez un nom de fichier personnalisé, puis appuyez sur [OK].
Les données numérisées sont envoyées ou enregistrées avec le nom de fichier suivant :
Lors de l'envoi d'un e-mail
Pour l'envoi à un destinataire autre qu'une adresse e-mail
Pour l'enregistrement des données numérisées
Si le nombre total de caractères utilisés pour définir le nom de fichier et utilisés pour indiquer l'emplacement du fichier (chemin d'accès) est supérieur à 256 caractères à un octet, le fichier peut ne pas être envoyé ou enregistré avec le nom de fichier attribué.
Si vous utilisez des caractères non autorisés par le système d'exploitation du destinataire de l'envoi (serveur de fichiers, etc.), tels que "\", "/", ":", "*", "?", "<", ">" ou "|", le fichier risque de ne pas être envoyé.
Vous ne pouvez pas utiliser les caractères "\", "/", ":", "*", "?", "<", ">" ou "|" dans le nom de fichier pour enregistrer les données numérisées. De plus, vous ne pouvez pas utiliser un point ou une espace au début ou à la fin du nom de fichier.
Pour créer un nom de fichier par extraction des caractères au début de l'original (uniquement pour l'envoi des données numérisées)
Pour éviter que la date et l'heure et le numéro de page soient automatiquement ajoutés (uniquement pour l'envoi des données numérisées)
3
Appuyez sur [OK] ou [OK]  [Fermer].
L'écran de numérisation s'affiche à nouveau.
REMARQUE
Modifier un nom de fichier enregistré dans "réglages favoris" dans [Lire et Envoyer]
Lorsque des "réglages favoris" sont enregistrés avec un nom de fichier attribué, vous pouvez utiliser la procédure suivante pour ne modifier que le nom de fichier enregistré dans les "réglages favoris".
Connectez-vous à l'interface utilisateur  [Réglages/Enregistrement]  [Envoi]  [Réglages favoris]  [Modifier]  modifiez le nom de fichier  [OK].
* Vous ne pouvez pas utiliser le panneau de commande pour ne modifier que le nom de fichier. Pour changer le nom de fichier, enregistrez à nouveau les "réglages favoris". Enregistrement et rappel des réglages favoris

Créer un fichier interrogeable (traitement d'OCR)

La reconnaissance optique de caractères (OCR) est une technologie qui permet de reconnaître les caractères dans l'original et d'extraire le texte.
Configurez les réglages permettant l'exécution du traitement d'OCR lors de la numérisation de l'original pour créer un fichier interrogeable.
Formats de fichier interrogeable :
PDF (PDF interrogeable)
OOXML
XPS  
* Vous ne pouvez pas configurer ce réglage lorsque vous enregistrez les données numérisées dans une boîte aux lettres.
1
Dans l'écran de numérisation, appuyez sur le bouton de sélection du format de fichier. Écran de numérisation
L'écran [Format de fichier] s'affiche.
2
Sélectionnez le format de fichier.
Pour créer un fichier PDF, appuyez sur [PDF].
Pour créer un fichier OOXML au format Word, appuyez sur [OOXML]  [Word].
Pour créer un fichier OOXML au format PowerPoint, appuyez sur [OOXML]  [PowerPoint].
Pour créer un fichier XPS, appuyez sur [XPS].  
3
Appuyez sur [OCR (Priorité à la vitesse)], [OCR (rech. texte possible)] ou [OCR (Priorité à la précision)].
Si vous avez sélectionné [PDF] ou [XPS] à l'étape 2, l'OCR peut être activée avec [Compact] ou d'autres fonctions supplémentaires.
* Les fonctions [Tracer & Lisser] et [Couleurs limitées] ne peuvent pas être activées en combinaison avec [OCR (Priorité à la précision)].
* Le réglage du niveau de qualité d'image est désactivé lorsque l'option [OCR (Priorité à la précision)] est utilisée en combinaison avec [Compact]. [Niv. qualité image pour Coul. lim./Compact]
   La qualité d'image peut être différente de celle des fichiers PDF créés avec l'option [OCR (Priorité à la vitesse)] en combinaison avec [Compact].
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Sélectionner la langue du traitement d'OCR en fonction de la langue de l'original.
Si vous avez sélectionné [PDF] ou [XPS] à l'étape 2, sélectionnez la langue dans le menu déroulant [Langue OCR].
Si vous avez sélectionné [OOXML]  [Word] à l'étape 2, appuyez sur [Modifier], sélectionnez la langue, puis appuyez sur [OK].
Si vous avez sélectionné [OOXML]  [PowerPoint] à l'étape 2, sélectionnez la langue, puis appuyez sur [OK].
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Appuyez sur [OK].
L'écran de numérisation s'affiche à nouveau.
REMARQUE
Effet du traitement d'OCR sur le format de l'original et le taux de reproduction
Lorsque le traitement d'OCR est activé, des restrictions sur les réglages suivants s'appliquent :
Format de l'original : autre que [Original long]
Taux de reproduction : [100%] ou [Auto]
Détection automatique de l'orientation de l'original
Par défaut, l'orientation de l'original est automatiquement détectée en fonction de l'orientation du texte détectée lors de la création du fichier. [Réglages OCR (recherche texte possible)]
Supprimer l'image de fond (uniquement pour les fichiers OOXML au format Word)
Vous pouvez configurer le réglage permettant de supprimer l'image reconnue en tant que fond lors de la création d'un fichier. La suppression des images inutiles facilite la modification des fichiers Word. [Inclure images de fond dans le fichier Word]
Lorsque le traitement d'OCR n'est pas correctement exécuté
Vérifiez si la langue sélectionnée à l'étape 4 est la même que la langue utilisée dans l'original.
Vérifiez si l'original utilisé est adapté au traitement d'OCR. Le texte n'est par correctement traité par l'OCR
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