PC-faksien lähettäminen turvallisesti
Vaikka faksien lähettäminen tietokoneelta voi olla kätevää, on olemassa riskejä, kuten mahdollisuus lähettää ne vääriin numeroihin. Tällaisten riskien vähentämiseksi on suositeltavaa tarkistaa seuraavat asiat fakseja lähetettäessäsi.
Lähetettävän sisällön tarkistaminen
Toisin kuin skannattaessa ja lähettäessäsi alkuperäistä, voit tarkistaa lähetettävän sisällön vain tietokoneen näytöltä. Siksi tarkista sisältö ennen asiakirjan lähettämistä.
Tarkistetaan esikatselulla
Tarkista, että lähetettävä sisältö on tarkoitetun mukaista. Jos paperin koko ei ole sopiva, osa sisällöstä, joka ulottuu paperin ulkopuolelle, voidaan jakaa ja lähettää erillisenä osana.
Tarkistetaan PDF:llä
Muuntamalla asiakirjan PDF-tiedostoksi ja lähettämällä sen sitten voit vähentää riskiä, että esimerkiksi Excel-tiedostossa lähetetään tahattomia arkkeja. Jos et voi esikatsella asiakirjaa sovelluksen tulostustoiminnolla tai jos haluat lähettää vain tietyt sivut asiakirjasta, voit muuntaa asiakirjan PDF-tiedostoksi ja tarkistaa sen sisällön ennen lähettämistä.
Kohteen vahvistaminen
Voit vähentää riskiä faksin lähettämisestä väärään kohteeseen vaatimalla käyttäjiä syöttämään faksinumeron kahdesti kohdetta määrittäessäsi tai vaatimalla käyttäjiä vahvistamaan kohteen ennen lähettämistä. Lisätietoja kohteen vahvistamisen asetuksista on ohjeessa PC-faksien lähettämisen valmistelu.
Vaihe 3: Faksien lähettämisen suojauksen parantaminenLähetyslokin tarkistaminen lähettämisen jälkeen (vain Windows)
Kun laite on asetettu tallentamaan lähetysloki, voit tarkastella lokia ja tarkistaa, lähetettiinkö aiottu sisältö oikein. Lisätietoja lähetyslokin tarkistamisen asetuksista PC-faksien lähettämisen jälkeen on ohjeessa PC-faksien lähettämisen valmistelu.
Vaihe 3: Faksien lähettämisen suojauksen parantaminen