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Weiterleiten eingehender Faxdokumente an die Erweiterter Platz

In diesem Abschnitt wird erläutert, wie Sie eingehende Faxdokumente an einen im Adressbuch registrierten Ordner der Erweiterter Platz weiterleiten können.
Führen Sie die Schritte 1 bis 3 der Reihe nach durch.
In diesem Abschnitt wird die "Vorgehensweise zur Weiterleitung eingehender Faxdokumente an die Erweiterter Platz" in den folgenden Szenarien beschrieben:
 Weiterleiten von gefaxten Dokumenten von Firma A (Fax-Nr. 0011111111) in den Ordner "Faxe von Firma A" von Erweiterter Platz
 Weiterleiten von gefaxten Dokumenten von anderen Firmen als der Firma A in den Ordner "FAX" von Erweiterter Platz
 Benachrichtigen von Anwender B per E-Mail über die Weiterleitung eingehender gefaxter Dokumente an die Erweiterter Platz
Verschieben von eingehenden Faxdokumenten nach dem Konfigurieren der Weiterleitungseinstellungen
HINWEIS
Prüfen Sie zunächst, ob die folgenden Einstellungen vorgenommen wurden:
Dass Faxe verwendet werden können
Dass die Sendefunktionen aktiviert sind
Dass die Netzwerkeinstellungen konfiguriert wurden
Dass Sie auf die Remote UI zugreifen können
Die Erweiterter Platz ist über das SMB-Protokoll öffentlich verfügbar.
Die Bildschirme können je nach Modell und den installierten Optionen unterschiedlich sein.

Schritt 1: Registrieren des Weiterleitungsziels im Adressbuch

Registrieren des Ordners "Faxe von Firma A" im Adressbuch
Registrieren des Ordners "FAX" im Adressbuch
Registrieren der E-Mail Adresse von Anwender B im Adressbuch

Registrieren des Ordners "Faxe von Firma A" im Adressbuch

1
Drücken Sie auf dem Bildschirm <Hauptmenü> auf <Einstellungen Empf./Weiterl.>.
2
Drücken Sie <Empfänger speichern> <Neue Empf. speichern>.
3
Drücken Sie <Datei>.
4
Geben Sie die Informationen des Ordners "Faxe von Firma A" ein.
<Name>
Geben Sie den Namen des Empfängers ein, der im Adressbuch erscheinen soll. Hier ist "Faxe von Firma A" eingetragen.
Drücken Sie <Name> geben Sie den Empfängernamen ein, und drücken Sie <OK>.
Wo Sie Empfänger speichern können
Wählen Sie einen Empfänger von <Persönl. Adressliste>, Anwendergruppe-Adressliste, <Adressliste 1> bis <Adressliste 10> oder <Adressliste für Administrator> aus.
Wenn Sie Empfänger für den eigenen Gebrauch registrieren, wählen Sie <Persönl. Adressliste>.
Wenn Sie Empfänger registrieren, die nur ein Administrator bearbeiten kann, wählen Sie <Adressliste für Administrator>.
Um einen Empfänger mit einer registrierten Anwendergruppe gemeinsam zu verwenden, wählen Sie die Adressliste der registrierten Anwendergruppe.
HINWEIS
<Adressliste 1> bis <Adressliste 10> sind vergleichbar mit 10 Adressbüchern. Das Registrieren von Empfängern in Adresslisten für jede Abteilung oder jeden Geschäftspartner erleichtert das Auffinden von Empfängern, wenn diese angegeben werden. Es erleichtert auch die Verwaltung von Adresslisten durch einfaches Umbenennen einer Abteilung oder eines Geschäftspartners.
<Protokoll>
Hier ist <Windows (SMB)> ausgewählt.
HINWEIS
Wenn Sie <Windows (SMB)> wählen, erscheinen die Schaltflächen <Host suchen> und <Durchsuchen>. Damit lässt sich die Erweiterter Platz bei der Suche oder dem Durchsuchen eines Netzwerks leicht festlegen.
Sie können <Durchsuchen> nur verwenden, wenn <1.0> auf <Ein> unter <Version SMB-Client definieren> gesetzt ist.
Sie können bis zu fünf Verzeichnisserver zur Verwendung mit <Durchsuchen> registrieren.
<Hostname>
Geben Sie den Hostnamen für die Erweiterter Platz ein. Geben Sie die Loopback-Adresse oder die auf dem Gerät festgelegte IP-Adresse ein. Um über die Loopback-Adresse zu senden, geben Sie <Hostname> wie unten gezeigt ein.
Im IPv4-Format:
Wenn sich der Ordner "Faxe von Firma A" in einem gemeinsamen Speicherplatz befindet: \\127.0.0.1\share
Wenn sich der Ordner "Faxe von Firma A" in einem persönlichen Speicherplatz befindet: \\127.0.0.1\users
Im IPv6-Format:
Wenn sich der Ordner "Faxe von Firma A" in einem gemeinsamen Speicherplatz befindet: \\[::1]\share
Wenn sich der Ordner "Faxe von Firma A" in einem persönlichen Speicherplatz befindet: \\[::1]\users
<Ordnerpfad>
Hier wird festgelegt, wo sich der Ordner "Faxe von Firma A" befinden soll: im Gemeinsamen Speicherplatz oder im Persönlichen Speicherplatz.
HINWEIS
Wenn Sie <Protokoll> auf <Windows (SMB)> einstellen und dann einen nicht vorhandenen Ordner im <Ordnerpfad> angeben, wird ein Ordner automatisch erstellt und die Datei im erstellten Ordner gespeichert. Wenn Sie jedoch über mehrere Ebenen nicht vorhandene Ordner angeben, tritt ein Sendefehler auf.
<Anwendername>
Wenn Sie die Erweiterter Platz mit aktivierter Authentisierung ("Auth. Ja") verwenden, geben Sie den Anwendernamen ein, mit dem Sie sich an Erweiterter Platz anmelden.
<Passwort>
Wenn Sie die Erweiterter Platz mit aktivierter Authentisierung verwenden ("Auth.Ja"), geben Sie das Passwort für den Anwendernamen ein.
<Vor Senden bestätigen>
Wenn Sie <Vor Senden bestätigen> auf EIN setzen, wird vor dem Senden der Datei ein Bildschirm angezeigt, auf dem ein Passwort abgefragt wird, auch wenn Sie das Passwort bereits unter <Passwort> eingegeben haben.
HINWEIS
Wenn Sie einen Empfänger bei aktiviertem <Vor Senden bestätigen> als Weiterleitungsziel angeben, wird kein Passworteingabebildschirm angezeigt. Die Datei wird mit dem registrierten Passwort weitergeleitet.
5
Drücken Sie <Verbindung prüfen>, um die Verbindung zu überprüfen.
6
Drücken Sie <OK> <Schließen>.

Registrieren des Ordners "FAX" im Adressbuch

1
Drücken Sie auf dem Bildschirm <Hauptmenü> auf <Einstellungen Empf./Weiterl.>.
2
Drücken Sie <Empfänger speichern> <Neue Empf. speichern>.
3
Drücken Sie <Datei>.
4
Geben Sie die Informationen des Ordners "FAX" ein.
<Name>
Geben Sie den Namen des Empfängers ein, der im Adressbuch erscheinen soll. Hier ist "FAX Ort" eingetragen.
Drücken Sie <Name> geben Sie den Namen des Empfängers ein, und drücken Sie dann <OK>.
Wo Sie Empfänger speichern können
Wählen Sie einen Empfänger von <Persönl. Adressliste>, Anwendergruppe-Adressliste, <Adressliste 1> bis <Adressliste 10> oder <Adressliste für Administrator> aus.
Wenn Sie Empfänger für den eigenen Gebrauch registrieren, wählen Sie <Persönl. Adressliste>.
Wenn Sie Empfänger registrieren, die nur ein Administrator bearbeiten kann, wählen Sie <Adressliste für Administrator>.
Um einen Empfänger mit einer registrierten Anwendergruppe gemeinsam zu verwenden, wählen Sie die Adressliste der registrierten Anwendergruppe.
HINWEIS
<Adressliste 1> bis <Adressliste 10> sind vergleichbar mit 10 Adressbüchern. Das Registrieren von Empfängern in Adresslisten für jede Abteilung oder jeden Geschäftspartner erleichtert das Auffinden von Empfängern, wenn diese angegeben werden. Es erleichtert auch die Verwaltung von Adresslisten durch einfaches Umbenennen einer Abteilung oder eines Geschäftspartners.
<Protokoll>
Wählen Sie hier <Windows (SMB)>.
HINWEIS
Wenn Sie <Windows (SMB)> wählen, erscheinen die Schaltflächen <Host suchen> und <Durchsuchen>. Damit lässt sich die Erweiterter Platz bei der Suche oder dem Durchsuchen eines Netzwerks leicht festlegen.
Sie können <Durchsuchen> nur verwenden, wenn <1.0> auf <Ein> unter <Version SMB-Client definieren> gesetzt ist.
Sie können bis zu fünf Verzeichnisserver zur Verwendung mit <Durchsuchen> registrieren.
<Hostname>
Geben Sie den Hostnamen für die Erweiterter Platz ein. Geben Sie die Loopback-Adresse oder die auf dem Gerät festgelegte IP-Adresse ein. Um über die Loopback-Adresse zu senden, geben Sie <Hostname> wie unten gezeigt ein.
Im IPv4-Format:
Wenn sich der Ordner "FAX" in einem gemeinsamen Speicherplatz befindet: \\127.0.0.1\share
Wenn sich der Ordner "FAX" in einem persönlichen Speicherplatz befindet: \\127.0.0.1\users
Im IPv6-Format:
Wenn sich der Ordner "FAX" in einem gemeinsamen Speicherplatz befindet: \\[::1]\share
Wenn sich der Ordner "FAX" in einem persönlichen Speicherplatz befindet: \\[::1]\users
<Ordnerpfad>
Hier wird festgelegt, wo sich der Ordner "FAX" befinden soll: im Gemeinsamen Speicherplatz oder im Persönlichen Speicherplatz.
HINWEIS
Wenn Sie <Protokoll> auf <Windows (SMB)> einstellen und dann einen nicht vorhandenen Ordner im <Ordnerpfad> angeben, wird ein Ordner automatisch erstellt und die Datei im erstellten Ordner gespeichert. Wenn Sie jedoch über mehrere Ebenen nicht vorhandene Ordner angeben, tritt ein Sendefehler auf.
<Anwendername>
Wenn Sie die Erweiterter Platz mit aktivierter Authentisierung ("Auth. Ja") verwenden, geben Sie den Anwendernamen ein, mit dem Sie sich an Erweiterter Platz anmelden.
<Passwort>
Wenn Sie die Erweiterter Platz mit aktivierter Authentisierung verwenden ("Auth.Ja"), geben Sie das Passwort für den Anwendernamen ein.
<Vor Senden bestätigen>
Wenn Sie <Vor Senden bestätigen> auf EIN setzen, wird vor dem Senden der Datei ein Bildschirm angezeigt, auf dem ein Passwort abgefragt wird, auch wenn Sie das Passwort bereits unter <Passwort> eingegeben haben.
HINWEIS
Wenn Sie einen Empfänger bei aktiviertem <Vor Senden bestätigen> als Weiterleitungsziel angeben, wird kein Passworteingabebildschirm angezeigt. Die Datei wird mit dem registrierten Passwort weitergeleitet.
5
Drücken Sie <Verbindung prüfen>, um die Verbindung zu überprüfen.
6
Drücken Sie <OK> <Schließen>.

Registrieren der E-Mail Adresse von Anwender B im Adressbuch

1
Drücken Sie auf dem Bildschirm <Hauptmenü> auf <Einstellungen Empf./Weiterl.>.
2
Drücken Sie <Empfänger speichern> <Neue Empf. speichern>.
3
Drücken Sie <E-Mail>.
4
Geben Sie die Informationen für "E-Mail-Adresse von Anwender B" ein.
<Name>
Geben Sie den Namen des Empfängers ein, der im Adressbuch erscheinen soll. Hier ist "E-Mail von B" eingetragen.
Drücken Sie <Name> geben Sie den Namen des Empfängers ein, und drücken Sie dann <OK>.
Wo Sie Empfänger speichern können
Wählen Sie einen Empfänger von <Persönl. Adressliste>, Anwendergruppe-Adressliste, <Adressliste 1> bis <Adressliste 10> oder <Adressliste für Administrator> aus.
Wenn Sie Empfänger für den eigenen Gebrauch registrieren, wählen Sie <Persönl. Adressliste>.
Wenn Sie Empfänger registrieren, die nur ein Administrator bearbeiten kann, wählen Sie <Adressliste für Administrator>.
Um einen Empfänger mit einer registrierten Anwendergruppe gemeinsam zu verwenden, wählen Sie die Adressliste der registrierten Anwendergruppe.
HINWEIS
<Adressliste 1> bis <Adressliste 10> sind vergleichbar mit 10 Adressbüchern. Das Registrieren von Empfängern in Adresslisten für jede Abteilung oder jeden Geschäftspartner erleichtert das Auffinden von Empfängern, wenn diese angegeben werden. Es erleichtert auch die Verwaltung von Adresslisten durch einfaches Umbenennen einer Abteilung oder eines Geschäftspartners.
<E-Mail-Adresse>
Geben Sie die E-Mail-Adresse von Anwender B ein.
<Geteilte Daten>
Wenn die Größe einer Datei das Limit für die E-Mail-Übertragung überschreitet, können Sie die Datei entweder nach Größe oder nach Seiten aufteilen.
Wenn Sie dies auf <Ein> setzen, wird die Datei aufgeteilt, so dass sie das Limit nicht mehr überschreitet, und als Mehrfachlieferung gesendet. Die E-Mail-Software des Empfängers muss eine Funktion zum erneuten Zusammenfügen der empfangenen Datei unterstützen.
Wenn Sie dies auf <Aus> setzen, wird die Anzahl der jeweils gesendeten Seiten reduziert und die Seiten werden in mehreren E-Mails gesendet. Eine 10-seitige Datei wird beispielsweise in zwei geteilt und als zwei 5-seitige Dateien versendet, so dass der Empfänger zwei E-Mails erhält. Wenn die Datei jedoch keine Seiten enthält (beispielsweise ein JPEG-Bild), tritt ein Sendefehler auf.
5
Drücken Sie <OK> <Schließen>.
HINWEIS
Bevor Sie die Weiterleitungseinstellungen konfigurieren, verwenden Sie die Funktion <Scannen und Senden>, um zu prüfen, ob die Datei definitiv beim registrierten Empfänger angekommen ist.

Schritt 2: Konfigurieren der Weiterleitungseinstellungen für eingehende Faxdokumente

1
Melden Sie sich als Administrator am Bedienfeld dieses Geräts an. Anmelden als Administrator
2
Drücken Sie auf dem Bildschirm <Hauptmenü> auf (Einstellungen/Speicherung).
3
Drücken Sie <Einstellungen Funktion> <Empfangen/Weiterleiten> <Allgemeine Einstellungen> <Einstellungen Weiterleitung>.
4
Drücken Sie <Speichern>.
5
Drücken Sie <Name der Bedingung>, geben Sie "Faxe von Firma A" ein, und drücken Sie dann <OK>.
6
Drücken Sie <Weiterleitungsbedingungen>, um die Bedingungen für die Weiterleitungsziele der Weiterleitung festzulegen, und drücken Sie dann <OK>.
Wählen Sie unter <Empfangsmeth.:> die Option <Fax: Gem. Leitung>.
Wählen Sie unter <Faxnummer> aus dem Dropdown-Menü die Option <Gleicht>, und verwenden Sie dann die Zahlentasten zur Eingabe der Faxnummer für "Faxe von Firma A" (0011111111).
HINWEIS
Die grundlegende Registrierungsnummer für einen Fax-Empfang kann ein Null-Präfix, ein Leerzeichen oder ein Landescode verwenden. Je nach Verwendung dieser Zeichen unterscheiden sich die Weiterleitungsbedingungen. Wenn unklar ist, ob sie verwendet werden oder nicht, wählen Sie <Enthält> ohne Auswahl von <Gleicht>.
7
Drücken Sie <Weitergeleitet an> <Adressbuch>.
8
Wählen Sie die registrierten "Faxe von Firma A" als Weiterleitungsempfänger, und drücken Sie <OK>.
9
Drücken Sie <Dateiname>, geben Sie "Faxe von Firma A" ein, und drücken Sie dann <OK>.
HINWEIS
Geben Sie als Dateinamen den Dateinamen ein, der für die Speicherung der Datei auf dem weiterleitenden Zieldateiserver verwendet wird. Sie können einen beliebigen Namen verwenden.
Am Ende des Dateinamens wird ein Datum-/Uhrzeitstempel des Dateiscans angehängt. Wenn kein Name festgelegt ist, wird nur der Datum-/Uhrzeitstempel des Dateiscans angehängt und kann nicht gelöscht werden.
10
Drücken Sie <PDF>, wählen Sie die für die Dateianwendung geeigneten Optionen, und drücken Sie dann <OK>.
Hier ist <Auf PDF/A formatieren> ausgewählt.
11
Drücken Sie <OK>.
12
Wählen Sie "Faxe von Firma A", drücken Sie <Gültig/Ungültig>, und setzen Sie die Weiterleitungsbedingung auf <Ein>.
"Gefaxte Dokumente von Firma A" werden in den Ordner "Faxe von Firma A" in Erweiterter Platz weitergeleitet.
Konfigurieren Sie anschließend die Weiterleitungseinstellungen für "Gefaxte Dokumente von anderen Firmen als Firma A".
HINWEIS
Wenn dies auf <Aus> gesetzt ist, werden Dokumente gedruckt, ohne an einen Dateiserver weitergeleitet zu werden.
13
Drücken Sie <Weiterleitung ohne Beding.>.
HINWEIS
Um alle anderen eingehenden Faxdokumente weiterzuleiten, welche die Weiterleitungsbedingungen nicht erfüllen, wählen Sie <Weiterleitung ohne Beding.>.
14
Drücken Sie <Weitergeleitet an> <Adressbuch>.
15
Wählen Sie den registrierten "FAX Ort" als Weiterleitungsziel, und drücken Sie <OK>.
16
Drücken Sie <PDF>, wählen Sie die für die Dateianwendung geeigneten Optionen, und drücken Sie dann <OK>  <OK>.
Hier ist <Auf PDF/A formatieren> ausgewählt.
17
Wählen Sie "Faxe von Firma A", drücken Sie <Gültig/Ungültig>, und setzen Sie die Weiterleitungsbedingung auf <Ein>.
"Gefaxte Dokumente von anderen Firmen als der Firma A" werden in den Ordner "FAX" von Erweiterter Platz weitergeleitet.
18
Drücken Sie <Schließen>.

Schritt 3: Konfigurieren von Benachrichtigungen über die erfolgte Weiterleitung

Konfigurieren Sie die Einstellungen für die E-Mail-Benachrichtigung über die Remote UI. Melden Sie sich als Administrator an, um die Einstellungen zu konfigurieren.
Konfigurieren von E-Mail-Benachrichtigungen für den Ordner "Faxe von Firma A"
Konfigurieren von E-Mail-Benachrichtigungen für den Ordner "FAX"

Konfigurieren von E-Mail-Benachrichtigungen für den Ordner "Faxe von Firma A"

1
Öffnen Sie die Remote UI, und melden Sie sich als Administrator an. Öffnen der Remote UI
2
Klicken Sie auf der Portalseite auf [Einstellungen/Speicherung].
3
Klicken Sie auf [Dateien speichern/zugänglich machen] [Einstellungen Erweiterter Platz] [Einstellungen URI SE].
4
Klicken Sie auf [Aktivieren].
Der Benachrichtigungsstatus ändert sich auf [Aktiviert] und alle registrierten Einstellungen von URI TX werden aktiviert.
5
Klicken Sie auf [Neu speichern...].
6
Konfigurieren von E-Mail-Benachrichtigungen für den Ordner "Faxe von Firma A".
[Ordnerpfad]
Geben Sie den Pfad zu dem Ordner ein, an den die Benachrichtigungen gesendet werden sollen.
Wenn sich der Ordner "Faxe von Firma A" in einem Gemeinsamen Speicherplatz befindet:
\\"IP-Adresse dieses Geräts"\share\"Name eines Ordners im Gemeinsamen Speicherplatz"
Wenn sich der Ordner "Faxe von Firma A" in einem Persönlichen Speicherplatz befindet:
\\"IP-Adresse dieses Geräts"\users\"Name eines Ordners im Persönlichen Speicherplatz"
[Timing Notiz]
Wenn Sie über die Weiterleitung eingehender Faxdokumente benachrichtigt werden möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen [Wenn eine Loopback-Adresse für Senden oder Weiterleiten definiert wurde].
Empfänger
Legen Sie die E-Mail des Empfängers fest. Klicken Sie hier auf [Empfänger wählen] "E-Mail von B" [OK], um den Empfänger festzulegen.
[Thema]
Geben Sie einen Betreff für die E-Mail-Benachrichtigung ein.
[Textseiten]
Geben Sie den Text der E-Mail-Benachrichtigung ein.
7
Klicken Sie auf [OK].
Dadurch wird sichergestellt, dass E-Mail-Benachrichtigungen über Weiterleitungen an die "E-Mail-Adresse von Anwender B" gesendet werden, wenn eingehende Faxdokumente an den Ordner "Faxe von Firma A" weitergeleitet wurden. Prüfen Sie die eingehenden Faxdokumente nach Bedarf.

Konfigurieren von E-Mail-Benachrichtigungen für den Ordner "FAX"

1
Öffnen Sie die Remote UI, und melden Sie sich als Administrator an. Öffnen der Remote UI
2
Klicken Sie auf der Portalseite auf [Einstellungen/Speicherung].
3
Klicken Sie auf [Einstellungen Funktion] [Dateien speichern/zugänglich machen] [Einstellungen Erweiterter Platz] [Einstellungen URI SE].
4
Klicken Sie auf [Aktivieren].
Der Benachrichtigungsstatus ändert sich auf [Aktiviert] und alle registrierten Einstellungen von URI TX werden aktiviert.
5
Klicken Sie auf [Neu speichern...].
6
Konfigurieren Sie die E-Mail-Benachrichtigungen für den Ordner "FAX".
[Ordnerpfad]
Geben Sie den Pfad zu dem Ordner ein, an den die Benachrichtigungen gesendet werden sollen.
Wenn sich der Ordner "FAX" in einem Gemeinsamen Speicherplatz befindet:
\\"IP-Adresse dieses Geräts"\share\"Name eines Ordners im Gemeinsamen Speicherplatz"
Wenn sich der Ordner "FAX" in einem Persönlichen Speicherplatz befindet:
\\"IP-Adresse dieses Geräts"\users\"Name eines Ordners im Persönlichen Speicherplatz"
[Timing Notiz]
Wenn Sie über die Weiterleitung eingehender Faxdokumente benachrichtigt werden möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen [Wenn eine Loopback-Adresse für Senden oder Weiterleiten definiert wurde].
Empfänger
Legen Sie die E-Mail des Empfängers fest. Klicken Sie hier auf [Empfänger wählen] "E-Mail von B" [OK], um den Empfänger festzulegen.
[Thema]
Geben Sie einen Betreff für die E-Mail-Benachrichtigung ein.
[Textseiten]
Geben Sie den Text der E-Mail-Benachrichtigung ein.
7
Klicken Sie auf [OK].
Dadurch wird sichergestellt, dass E-Mail-Benachrichtigungen über Weiterleitungen an die "E-Mail-Adresse von Anwender B" gesendet werden, wenn eingehende Faxdokumente an den Ordner "FAX" weitergeleitet wurden. Prüfen Sie die eingehenden Faxdokumente nach Bedarf.