Utilisation d'un carnet d'adresses créé dans Excel
Quand vous envoyez des documents par télécopie en utilisant la boîte de dialogue [Paramètres d'envoi de télécopies] de Desktop, vous pouvez utiliser un carnet d’adresses créé dans Excel.
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Remarque
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Les types de fichiers suivants peuvent être utilisés pour les carnets d'adresses.
Excel (.xlsx/.xlsm/.xlsb/.xls)
CSV (.csv) Les sections suivantes décrivent d’autres méthodes de configuration des destinataires.
Pour envoyer des télécopies avec la fonction de télécopie IP, votre périphérique doit prendre cette fonction en charge.
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1.
Préparez un carnet d'adresses créé dans Excel.
Les éléments d'adresse à saisir dans chaque colonne du carnet d'adresses sont indiqués ci-après.
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Colonne A
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Nom de la destination
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Colonne B
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Nom de l'entreprise
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Colonne C
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Nom du service
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Colonne D
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Numéro de télécopie 1
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Colonne E
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Numéro de télécopie 2
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Colonne F
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Saisissez le numéro suivant correspondant au [Mode de communication].
1 : Intranet
4 : Passerelle VoIP
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Colonne G
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Saisissez le numéro suivant correspondant au [Numéro de télécopie/URI].
0 : Numéro de télécopie
1 : URI
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Colonne H
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Vous pouvez saisir au maximum 120 caractères pour le numéro de télécopie IP.
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Remarque
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La première ligne d'un carnet d'adresses Excel est l'en-tête. Celui-ci n'est pas importé en tant qu'adresse.
Définissez un [Format de cellule] de type [texte] pour chaque colonne.
Pour la fonction de télécopie G3/G4, la colonne D doit être renseignée. Les colonnes F à H ne sont pas requises.
Pour la fonction de télécopie IP, les colonnes F à H doivent être renseignées.
Si le carnet d'adresses comporte plusieurs entrées pour Numéro de télécopie 1, Numéro de télécopie 2 ou Numéro de télécopie IP, les adresses s'affichent sur des lignes distinctes dans la [Liste d'adresses].
Si vous avez saisi une valeur autre que "1" (Intranet) dans la colonne F, saisissez "0" (Numéro de télécopie) dans la colonne G.
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2.
Dans la boîte de dialogue [Paramètres d'envoi de télécopies], sélectionnez [Carnet d'adresses Canon] dans le menu déroulant [Carnet d'adresses].
3.
Cliquez sur [Parcourir].
La boîte de dialogue [Ouvrir] s'affiche.
4.
Sélectionnez un fichier à importer dans le carnet d’adresses, et cliquez sur [Ouvrir].
Le fichier sélectionné est chargé et les adresses qu’il contient s’affichent dans [Liste d'adresses].
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Remarque
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Si vous avez sélectionné un fichier Excel comprenant plusieurs feuilles, sélectionnez la feuille à utiliser comme carnet d'adresses dans la boîte de dialogue [Sélectionner une feuille].
Si le carnet d'adresses créé est actuellement ouvert dans Excel, il n'est pas importé.
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5.
Sélectionnez une adresse de destination dans [Liste d'adresses] et cliquez sur [Ajouter].
L’adresse de destination sélectionnée s’affiche dans [Destination].
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Remarque
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Vous pouvez sélectionner plusieurs adresses de destination dans la [Liste d'adresses].
Lorsque vous entrez un mot-clé dans [Mots clés de recherche], les résultats de la recherche s'affichent dans la [Liste d'adresses]. Cliquez sur [Effacer] pour effacer les résultats de la recherche.
Si vous sélectionnez une adresse ajoutée à [Destination] et cliquez sur [Modifier], la boîte de dialogue [Modifier les nouvelles adresses de destination] s’ouvre. Vous pouvez modifier l’adresse dans la boîte de dialogue.
Lorsque vous sélectionnez une adresse ajoutée dans [Destination] et que vous cliquez sur [Supprimer], cette adresse est supprimée.
Cliquez sur des noms d’élément dans les listes [Liste d'adresses] et [Destination] pour trier les éléments dans l’ordre croissant ou décroissant.
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6.
Définissez d'autres adresses de destination si nécessaire.