Archivage
L’archivage d’un document extrait depuis une Bibliothèque Document Server/Bibliothèque SharePoint Server le réenregistre à son emplacement d’origine en tant que version la plus récente du document et le rend accessible aux autres utilisateurs.
|
Remarque
|
|
Vous ne pouvez pas procéder à un archivage si plusieurs documents sont sélectionnés.
Pour pouvoir archiver les documents, il est nécessaire de saisir les éléments de propriété obligatoires dans les propriétés du document.
Pour plus d'informations sur l'archivage et l'enregistrement d'un dossier ou document dans une Bibliothèque Document Server ou une Bibliothèque SharePoint Server pour laquelle [Exiger l'extraction] est activé, consultez la section suivante.
Pour plus d'informations sur l'extraction de documents, consultez la section suivante.
De plus, les utilisateurs disposant de l'autorisation de un contrôle total (Document Server/SharePoint Server) peuvent archiver les documents qui ont été extraits par d'autres utilisateurs. Pour plus d'informations sur les autorisations dans Document Server/SharePoint Server, consultez l'administrateur du serveur de Document Server/SharePoint Server.
|
Archivage d’un document extrait
1.
Sélectionnez un document à archiver dans le Volet de navigation de la liste des fichiers.
2.
Cliquez sur 
(Archiver le document) de la Barre d'outils dans la barre d'outils.
(Archiver le document) de la Barre d'outils dans la barre d'outils.Ou suivez l'une des étapes décrites ci-dessous.
Sélectionnez le menu [Partagé] > [Archiver le document].
Cliquez avec le bouton droit de la souris, et sélectionnez [Archiver le document].
Si l’élément sélectionné se trouve dans la Bibliothèque Document Server ou la Bibliothèque SharePoint Server pour laquelle la fonction [Créer des versions] est activée, la boîte de dialogue [Entrer des commentaires sur la version] s’affiche. Dans les cas suivants cependant, aucune opération n’est nécessaire puisque l’enregistrement est effectué sans que le message [Entrer des commentaires sur la version] s’affiche.
Si la case [Entrer les commentaires de version lors de l'archivage d'un document] n'est pas cochée
[Paramètres] > [Paramètres système] > [Browser] > [Gestion de documents partagés] > [Entrer les commentaires de version lors de l'archivage d'un document]
Lorsque la case [Ne plus afficher cette boîte de dialogue lors de l'archivage des documents] est sélectionnée dans la boîte de dialogue [Entrer des commentaires sur la version]
|
Remarque
|
|
Lorsque vous sélectionnez un document dans une Bibliothèque Document Server ou une Bibliothèque SharePoint Server pour laquelle aucune connexion n'a été établie, la bibliothèque doit être connectée. Pour plus d'informations sur la connexion, consultez la section suivante.
Si certains boutons ne s'affichent pas dans la barre d'outils de Desktop Browser, ajoutez-les. Pour plus d'informations, consultez la section suivante.
|
3.
Lorsque l’écran [Entrer des commentaires sur la version] est affichée, saisissez un commentaire si nécessaire puis cliquez sur [OK].
Le document est archivé dans la Bibliothèque Document Server ou la Bibliothèque SharePoint Server, et l’icône d’extraction disparaît.
Archivage depuis le dossier d’extraction
1.
Sélectionnez le dossier d’extraction dans le Volet de navigation.
Les éléments se trouvant dans le dossier d’extraction sont affichés dans Volet de navigation de la liste des fichiers.
2.
Sélectionnez un document à archiver dans le Volet de navigation de la liste des fichiers.
3.
Cliquez sur (Archiver le document) de la Barre d'outils dans la barre d'outils.
(Archiver le document) de la Barre d'outils dans la barre d'outils.Ou suivez l'une des étapes décrites ci-dessous.
Sélectionnez le menu [Partagé] > [Archiver le document].
Cliquez avec le bouton droit de la souris, et sélectionnez [Archiver le document].
Si l’élément sélectionné se trouve dans la Bibliothèque Document Server ou la Bibliothèque SharePoint Server pour laquelle la fonction [Créer des versions] est activée, la boîte de dialogue [Entrer des commentaires sur la version] s’affiche. Dans les cas suivants cependant, aucune opération n’est nécessaire puisque l’enregistrement est effectué sans que le message [Entrer des commentaires sur la version] s’affiche.
Si la case [Entrer les commentaires de version lors de l'archivage d'un document] n'est pas cochée
[Paramètres] > [Paramètres système] > [Browser] > [Gestion de documents partagés] > [Entrer les commentaires de version lors de l'archivage d'un document]
Lorsque la case [Ne plus afficher cette boîte de dialogue lors de l'archivage des documents] est sélectionnée dans la boîte de dialogue [Entrer des commentaires sur la version]
|
Remarque
|
|
Si certains boutons ne s'affichent pas dans la barre d'outils de Desktop Browser, ajoutez-les. Pour plus d'informations, consultez la section suivante.
Lorsque vous sélectionnez un document dans une Bibliothèque Document Server ou une Bibliothèque SharePoint Server pour laquelle aucune connexion n'a été établie, la bibliothèque doit être connectée. Pour plus d'informations sur la connexion, consultez la section suivante.
|
4.
Si nécessaire, saisissez les commentaires, et cliquez sur [OK].
Le document est archivé dans Bibliothèque Document Server ou la Bibliothèque SharePoint Server, et le document est supprimé du dossier d’extraction.