Présentation de la fonction
On distingue deux types de boîtes Fax/I-Fax : la boîte mémoire RX et la boîte fax confidentielle. Il est possible de mémoriser des fichiers reçus par Fax ou par I-Fax dans les deux boîtes. La boîte mémoire RX contient également la boîte RX des données fragmentées.
Des produits en option sont nécessaires pour utiliser les fonctions Fax et I-Fax. Pour plus d'informations sur ces produits, voir "Produits en option requis pour chaque fonction". La description des procédures de cette catégorie suppose que la Carte FAX (Super G3) et le Kit fonctions envoi couleur sont installés.
Boîte mémoire RX
La boîte mémoire RX est une boîte servant au stockage des fichiers reçus par Fax et I-Fax. Les fichiers reçus par Fax et I-Fax sont mémorisés dans la boîte mémoire RX sans être imprimés. Ils peuvent être imprimés ou envoyés chaque fois que cela s'avère nécessaire.
Boîte RX données frag.
Les fichiers I-Fax reçus sous forme de données fragmentées sont mémorisés dans la boîte RX données fragmentées et reconstitués dans un seul fichier.
Boîtes fax confidentielles
Si un fichier reçu par fax/I-Fax répond aux critères de transfert spécifiés, il est stocké dans la boîte fax confidentielle. Il peut être imprimé chaque fois que cela s'avère nécessaire à l'aide des réglages souhaités.
La marche à suivre pour l'envoi et la réception de fichiers avec la boîte mémoire RX ou la boîte fax confidentielle est la suivante :
Ecran Boîte mémoire RX
A partir de l'écran Boîte mémoire RX il est possible de sélectionner soit la boîte mémoire RX soit la boîte RX données fragmentées.
<Ecran Boîte mémoire RX>
Affiche la liste des fichiers fax/I-Fax reçus en Boîte mémoire RX.
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1
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Tout sélectionner (32 fichiers max.)/Effacer sélection
Pour sélectionner tous les fichiers de la boîte. Lorsqu'un document est sélectionné, le libellé devient [Effacer sélection].
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2
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[Détails]
Pour vérifier les informations détaillées associées au fichier.
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3
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[Afficher image]
Pour afficher le contenu du fichier sélectionné.
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4
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[Suppr.]
Pour supprimer le fichier.
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5
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<Verrouillage mémoire fax>
Pour régler le mode Verrouillage mémoire fax sur "Oui" ou sur "Non" pour la Boîte mémoire RX.
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6
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[Imprimer]
Pour imprimer le fichier.
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7
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[Envoi]
Pour spécifier le destinataire et les autres réglages d'envoi.
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8
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<Verrouillage mémoire I-Fax>
Pour régler le mode Verrouillage mémoire I-Fax sur "Oui" ou sur "Non" pour la Boîte mémoire RX.
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<Ecran d'envoi>
Il permet d'envoyer un fichier qui a été mémorisé dans la boîte mémoire RX. Il est possible de spécifier un destinataire et de définir d'autres fonctions d'envoi utiles.
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1
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[Carnet d'adresses]
Pour rechercher et sélectionner un destinataire à l'aide du carnet d'adresses (carnet d'adresses local, carnet d'adresses distant ou serveur LDAP).
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2
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[1 touche]
Pour afficher l'écran de mémorisation/spécification des boutons de composition 1 touche.
Appuyer sur [Vers Carnet adr dist.] pour indiquer les destinataires mémorisés sous les boutons de composition 1 touche d'une machine serveur en accédant depuis une machine cliente sur le réseau. Pour plus d'informations, voir "Spécification d'un destinataire à l'aide des boutons de composition 1 touche d'une machine serveur".
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3
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[Nouv. destinat.]
Pour spécifier un destinataire non enregistré dans un carnet d'adresses.
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4
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Format de fichier
Pour sélectionner le format de fichier.
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5
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[Suppr. fichier après envoi]
Pour supprimer automatiquement le fichier après l'envoi.
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6
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[Options]
Pour sélectionner des fonctions d'envoi pratiques.
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7
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[Cc Cci]
Pour spécifier les adresses en copie ou en copie cachée.
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8
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[Spécifier destinataires]
Pour afficher les méthodes de sélection des destinataires ou la liste de destinataires.
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9
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[Me l'envoyer]
Appuyer sur cette option pour spécifier l'adresse e-mail de l'utilisateur comme destination. En outre, les administrateurs peuvent limiter les utilisateurs généraux, de telle sorte qu'ils puissent uniquement utiliser [Me l'envoyer] lors de l'envoi d'un e-mail. (Voir "Réglage d'une destination limitée pour l'envoi d'e-mail".)
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10
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[Dossier personnel]
Appuyer sur cette option pour spécifier un dossier personnel comme destination. Pour plus d'informations sur la spécification de dossiers personnels, voir "Spécification des dossiers personnels".
En outre, les administrateurs peuvent limiter les utilisateurs généraux, de telle sorte qu'ils puissent uniquement utiliser [Dossier personnel] lors de l'envoi de fichiers. (Voir "Restriction de la destination pour la transmission de fichiers".) |
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Liste de destinataires
Pour afficher une liste de destinataires.
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[Début envoi]
Pour commencer l'envoi.
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[Suppr. dest.]
Pour supprimer un destinataire de la liste des destinataires.
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[Détails]
Pour vérifier ou modifier les informations sur le destinataire sélectionné dans la liste des destinataires.
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<Ecran Boîte RX données fragmentées>
Il est possible de vérifier les données fragmentées que reçoit la machine.
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1
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[Liste donn. fragmentées]
Pour obtenir des informations détaillées sur les données fragmentées.
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2
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[Suppr.]
Pour supprimer le fichier.
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3
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[Imprimer à la suppression]
Pour imprimer automatiquement les données fragmentées au moment de leur effacement.
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Ecran de la boîte fax confidentielle
Affiche la liste des boîtes fax confidentielles.
La liste des fichiers reçus dans la boîte fax confidentielle sélectionnée apparaît.
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1
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[Détails]
Pour vérifier les informations détaillées associées au fichier.
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2
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[Afficher image]
Pour afficher le contenu du fichier sélectionné.
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3
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[Suppr.]
Pour supprimer le fichier.
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4
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[Imprimer]
Pour imprimer le fichier.
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IMPORTANT
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La réception d'un document I-Fax auquel sont joints des fichiers d'image en couleur est impossible. Le code d'erreur #821 s'affiche sur l'écran Détails du journal des tâches, dans Suivi statut/Annulation, et figure dans différents rapports tels que le rapport de gestion des communications. (Voir "Liste des codes d'erreur sans message".)
Il est impossible de mémoriser d'autres fichiers reçus dans la Boîte Fax/I-Fax dans les cas suivants. (Les valeurs indiquées peuvent varier suivant l'espace mémoire disponible sur le disque dur.)
2 000 fichiers ou images sont déjà mémorisés dans la boîte aux lettres et la boîte Fax/I-Fax
6 000 pages de fichiers ou d'images sont déjà mémorisées dans la boîte aux lettres et la boîte Fax/I-Fax
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REMARQUE
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Si des fichiers d'image joints aux documents I-Fax reçus ne sont pas compatibles avec cette machine, celle-ci n'effectue pas les opérations prévues (impression, transfert ou mise en mémoire), et les fichiers sont supprimés. Dans ce cas, les noms des fichiers supprimés et le message <Aucun programme ne peut traiter ce fichier.> sont imprimés avec le texte du message de l'I-Fax reçu.
Il est conseillé de supprimer les fichiers et les données d'image inutiles de la boîte Fax/I-Fax afin de libérer de la place pour le stockage de nouveaux fichiers.
[Me l'envoyer] s'affiche si l'adresse e-mail de l'utilisateur est mémorisée lors de l'utilisation du service Authentification utilisateur.
[Dossier personnel] s'affiche uniquement lorsque la gestion des utilisateurs est effectuée à l'aide d'un service de connexion tel que Authentification utilisateur.
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