Protection contre les fuites d'informations
Il y a de nombreux risques de fuites d'informations en matière de traitement de documents et de données, par exemple en cas d'oubli de l'original ou des sorties dans la machine après une copie ou une impression, ou en cas d'erreur de transmission lors d'une tentative d'envoi d'un fichier ou d'un document.
Avec cette machine, il est possible de créer un PDF avec une signature numérique qui vérifie le créateur des données et l'intégrité de ces dernières.
Pour réduire les risques de fuites d'informations, cette machine est équipée de différentes fonctionnalités de sécurité : le mode Filigrane sécurisé pour éviter les copies non autorisées, le mode de restriction des nouveaux destinataires pour éviter les envois non autorisés et le mode de confirmation des destinataires pour éviter les erreurs de transmission.
De plus, en spécifiant des restrictions d'affichage de l'écran Carnet d'adresses ou Suivi du statut/Annulation dans l'afficheur tactile de la machine, il est possible d'empêcher les utilisations non autorisées de celle-ci ou l'accès de tiers non autorisés.
Signature numérique
Ce mode affiche la signature sur le document numérique afin d'indiquer la source, et donc la légitimité du document. Grâce à la méthode de cryptage de la clé publique, il est possible de vérifier le créateur des données et de s'assurer que celles-ci n'ont pas été modifiées.
La structure d'une signature numérique est indiquée ci-dessous. En comparant les données chiffrées de l'expéditeur à la clé publique, le destinataire peut vérifier la légitimité de l'expéditeur et des données. (Voir "Génération et confirmation d'une biclé, d'un certificat de signature numérique et d'un certificat utilisateur pour ajouter des signatures numériques aux fichiers PDF ou XPS".)
Il est possible de créer les types suivants de PDF avec signature numérique sur cette machine.
Signature de périphérique
Signature de l'utilisateur
Outre la signature numérique, il est possible de créer un PDF crypté en enregistrant un mot de passe pour le PDF afin d'empêcher un tiers non autorisé d'y accéder. (Voir "Cryptage de fichiers PDF".)
Protection contre les fuites d'informations de sortie
Les modes suivants peuvent être définis par l'administrateur afin d'apparaître systématiquement sur les sorties effectuées par les simples utilisateurs.
Filigrane sécurisé
Ce mode permet d'intégrer du texte (par exemple, CONFIDENTIEL, la date et l'heure ou des caractères personnalisés) sur les sorties afin qu'il apparaisse sur les documents lorsqu'ils sont copiés. Il est possible d'empêcher la copie non autorisée par un tiers parce que l'original et les copies d'originaux peuvent être distingués. (Voir "Définition du Filigrane sécurisé".)
Mode d'extension de la numérotation des jeux de copies
Ce mode permet d'imprimer le nom d'utilisateur, la date et l'heure, ainsi que des caractères personnalisés avec le numéro du jeu de copies lors de la copie/impression. En imprimant le numéro du jeu de copies et d'autres informations, il est possible d'empêcher la copie non autorisée par un tiers. (Voir "Options de numérotation des jeux de copies".)
Protection contre les fuites d'informations lors des envois
Il est possible d'empêcher les fuites d'informations qui se produisent lors des envois, par exemple dans le cas d'une destination erronée. Pour cela, il suffit de confirmer la saisie des destinations ou de restreindre les nouvelles destinations ou les nouveaux domaines. Voir "Restriction de la fonction d'envoi" ou "Configuration du carnet d'adresses".
Restrictions d'affichage du panneau de commande
Il est possible de limiter les recherches et l'utilisation de l'écran Suivi du statut/Annulation et du Carnet d'adresses en définissant des réglages pour chaque fonction. (Voir "Réglage de l'affichage du panneau de commande".)