Prevenzione della perdita di informazioni
La perdita di informazioni si può verificare in numerose circostanze collegate alla gestione dei dati e dei documenti; ad esempio, quando si dimentica l'originale o la stampa nella macchina dopo aver eseguito una copia o una stampa, o quando si verifica un errore di trasmissione mentre si tenta di inviare un file o un documento.
Su questa macchina è possibile creare un PDF con firma digitale che consente di verificare l'identità dell'utente che ha creato i dati nonché di verificare che i dati non siano stati alterati.
Per ridurre la possibilità di perdita di informazioni, la macchina può essere dotata di numerose funzioni di protezione: il modo Filigrana di sicurezza per impedire la copia non autorizzata, il modo Limite nuove destinazioni per impedire l'invio non autorizzato ed il modo Destination Confirmation per impedire gli errori di trasmissione.
Inoltre, specificando restrizioni alla visualizzazione della schermata Rubrica o Monitoraggio stato/Annulla nel pannello digitale, è possibile impedire l'uso non autorizzato della macchina o l'accesso da parte di utenti non autorizzati.
Firma digitale
Questo modo visualizza la firma sul documento digitale, che indica la fonte e pertanto la legittimità del documento. Utilizzando il metodo di crittografia mediante chiave pubblica, è possibile verificare il creatore dei dati e che i dati non siano stati alterati.
Di seguito è mostrata la struttura della firma digitale. Confrontando i dati crittografati dal mittente con la chiave pubblica, il destinatario può controllare la legittimità del mittente e dei dati. (Vedere "Generazione e controllo di una coppia di chiavi, di un certificato di firma di periferica e di un certificato di utente per l'aggiunta di firme digitali ai file PDF o XPS".)
È possibile creare i seguenti tipi di firma digitale PDF su questa macchina.
Firma periferica
Firma utente
Oltre alla firma digitale, è possibile creare un PDF protetto registrando una password nel PDF per impedire che altri utenti non autorizzati possano accedervi. (Vedere "Protezione dei file PDF".)
Prevenzione della perdita di informazioni di stampa
Le seguenti modalità possono essere impostate dall'amministratore in modo che siano sempre riflesse sulla stampa dagli utenti generici.
Filigrana di sicurezza
Questo modo consente di includere una parola quale "CONFIDENTIAL", la data e l'ora o caratteri personalizzati sulla stampa in modo che il testo incluso venga visualizzato durante la copiatura. È possibile impedire la copia non autorizzata da parte di terzi perché è possibile distinguere tra originale e copie di originali. (Vedere "Specifica della filigrana di sicurezza".)
Copy Set Numbering Extension Mode
Questo modo consente di stampare il nome utente, la data e l'ora e caratteri personalizzati oltre al numero di serie durante la copiatura/stampa. Stampando il numero di serie e altre informazioni, è possibile impedire la copia non autorizzata da parte di terzi. (Vedere "Impostazione della funzione di numerazione serie".)
Prevenzione della perdita di informazioni durante l'invio
È possibile impedire la perdita di informazioni che si verifica durante l'invio, ad esempio immettendo una destinazione scorretta, mediante la conferma dell'immissione della destinazione e l'impostazione di restrizioni a nuove destinazioni/domini. Vedere "Restrizioni alle funzione di invio" oppure "Impostazione della rubrica".
Restrizioni di visualizzazione del pannello comandi
È possibile limitare l'accesso e l'utilizzo della schermata Monitoraggio stato/Annulla e della Rubrica specificando impostazioni per ciascuna funzione. (Vedere "Impostazione della visualizzazione del pannello comandi".)