Exportation de documents au format PDF
Il est possible d'exporter des documents au format PDF (*.pdf) avec le numéro de chapitre ou la plage de pages spécifié dans Desktop Editor.
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REMARQUE
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Vous ne pouvez pas exporter de documents au format PDF avec le numéro de chapitre ou la plage de pages spécifié dans les cas suivants.
Si vous avez réglé [Style d'impression] sur [Impression de brochure].
Quand [Pour insert.] est défini
Lorsque vous utilisez Desktop pour convertir un document en document PDF, la taille de fichier peut augmenter.
Lorsque vous insérez une feuille, puis que vous exportez le document au format PDF, toutes les pages sont exportées, feuille insérée comprise. Pour plus d'informations sur l'insertion de feuilles, veuillez consulter :
Lorsqu'un document est converti en document PDF, les paramètres de mise en page et les sauts de page définis pour l'impression d'un document IWB en mode Brochure ou Recto verso, tels que [Format de sortie], [Orientation du papier en sortie], [Mise en page] et [Agrandir/Réduire la page d'origine], sont appliqués au document PDF. Les éléments suivants sont également conservés dans le document PDF s'ils sont définis comme éléments imprimables.
Annotations
En-têtes/pieds de page
Onglet des feuilles de papier à onglets
Filigranes
Limites de mise en page
Les paramètres d'impression définis pour le document IWB ne sont pas utilisés dans les paramètres d'impression du document PDF exporté.
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1.
Ouvrez un document avec Desktop Editor.
Pour plus d'informations sur l'ouverture d'un document dans Desktop Editor, consulter la section suivante :
2.
Cliquez sur [Exporter PDF] dans le ruban.
Ou sélectionnez le menu [Fichier] > [Exporter] > [Exporter en tant que fichier PDF], et sélectionnez l'une des options suivantes.
[Exporter dans la bibliothèque]
[Exporter dans le dossier Windows]
[Exporter dans Therefore]
Si l'option [Sélectionner une destination pour l'exportation] s'affiche, passez à l'étape 3.
Si [Exporter en tant que fichier PDF] s'affiche, passez à l'étape 4.
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REMARQUE
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Si les commandes ne sont pas visibles dans le ruban du Desktop Editor, consultez les sections suivantes pour les afficher.
La même opération peut également être effectuée à l'aide des boutons d'outils. Si les boutons d'outils ne sont pas affichés dans la barre d'outils Desktop Editor, consultez la section suivante pour les afficher.
[Sélectionner une destination pour l'exportation] s'affiche si au moins deux des cases suivantes sont cochées dans [Destination affichée dans la boîte de dialogue de destination d'enregistrement lors de l'enregistrement/exportation] dans [Paramètres système].
[Bibliothèque]
[Dossier Windows]
[Therefore]
[Exporter en tant que fichier PDF] s'affiche lorsqu'une case seulement est cochée.
Menu [Fichier] > [Option] > [Paramètres système] > [Editor] > [Options] > [Destination affichée dans la boîte de dialogue de destination d'enregistrement lors de l'enregistrement/exportation]
Pour plus d'informations sur les opérations possibles lorsque vous sélectionnez le menu [Fichier] > [Exporter] > [Exporter en tant que fichier PDF] > [Exporter dans Therefore], consultez la section suivante.
Exportation d'un document modifié avec Desktop Editor dans Therefore (Guide de l'administrateur)
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3.
Sélectionnez la destination d'exportation, et cliquez sur [OK].
[Exporter en tant que fichier PDF] s'affiche.
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REMARQUE
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Pour plus d'informations sur les opérations possibles en cas de sélection de [Therefore], consultez la section suivante.
Exportation d'un document modifié avec Desktop Editor dans Therefore (Guide de l'administrateur)
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4.
Sélectionnez la bibliothèque ou le Dossier Windows vers lequel exporter le document.
5.
Indiquer [Nom du document] ou [Nom du fichier].
6.
Pour spécifier le chapitre à exporter, sélectionnez [Chapitres] dans [Plage d'exportation], puis spécifiez le numéro de chapitre dans [Spécifier la plage].
Vous pouvez spécifier une plage de chapitres dans le format suivant.
Pour exporter du chapitre "a" au dernier chapitre : a-
("a" indique le numéro du premier chapitre à exporter)
Pour exporter du premier chapitre au chapitre "b" : -b
("b" indique le numéro du dernier chapitre à exporter)
Pour spécifier et exporter des chapitres consécutifs : a-b
("a" et "b" indiquent respectivement les numéros du premier et du dernier chapitre à exporter)
Pour spécifier et exporter des chapitres non consécutifs : c,d
("c" et "d" indiquent les numéros de chapitres individuels à exporter, séparés par des virgules)
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REMARQUE
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L'ordre de saisie de l'option [Spécifier la plage] ne correspond pas à l'ordre des chapitres exportés. Que vous indiquiez "1 2" ou "2 1", les chapitres sont exportés dans l'ordre "1 2".
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7.
Pour indiquer les pages à exporter, sélectionner [Imprimer les pages] dans [Plage d'exportation] et indiquer les numéros des pages dans l'écran [Spécifier la plage] qui s'affiche.
Il est possible d'utiliser les formats suivants pour spécifier une plage de numéros de page.
Pour exporter de la page "a" à la dernière page : a-
("a" indique le numéro de page de début d'exportation)
Pour exporter de la première page à la page "b" : -b
("b" indique le numéro de page de fin d'exportation)
Pour exporter des pages qui se suivent : a-b
("a" et "b" indiquent respectivement les numéros de page de début et de fin d'exportation)
Pour exporter des pages qui ne se suivent pas : c,d
("c" et "d" indiquent les numéros des pages individuelles à exporter, séparés par des virgules)
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REMARQUE
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L'ordre de saisie précisé dans le champ [Spécifier la plage] ne correspond pas à l'ordre des pages du document à exporter. Que vous entriez "1 2" ou "2 1", les pages sont exportées selon l'ordre "1 2".
Pour une impression recto verso, les deux faces sont exportées, même si un seul côté de la page à imprimer est spécifié dans la plage.
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8.
Pour procéder à une exportation en spécifiant des paramètres avancés, cliquer sur [Paramètres détaillés].
[Paramètres détaillés pour le document PDF] s'affiche.
9.
Spécifier les paramètres avancés du document PDF.
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[Convertir au format PDF/A-1b]
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Cochez cette case pour convertir le document en document PDF de format PDF/A-1b.
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[Paramètres de compression]
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Sélectionnez le niveau de compression du document PDF.
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[Affichage web rapide]
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Cochez cette case pour optimiser l'affichage de documents PDF sur le Web.
Convertir un document PDF lorsque cette case est cochée permet de télécharger le document page par page (avec utilisation optimale des octets) si le PDF a été téléchargé sur le Web.
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[Ne pas incorporer les polices]
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Cochez cette case pour convertir sans utiliser de polices incorporées lors de la création du document PDF.
La conversion en document PDF sans utiliser de polices incorporées permet de réduire la taille du document PDF.
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[Convertir le contenu de la page en une image]
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Cochez cette case pour convertir en images au format TIFF toutes les pages d'un document qui sera converti en document PDF.
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[Paramètres détaillés]
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Permet de configurer le mode de conversion des images.
[Mode couleur] : spécifie la couleur.
[Résolution] : spécifie la résolution.
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[Exécuter la reconnaissance de texte (OCR)]
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Cocher cette case pour activer les recherches de texte pour les documents convertis en images TIFF (fonction OCR).
La conversion d'un document de grande taille peut prendre du temps.
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[Langue de l'OCR]
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Sélectionner la langue à utiliser pour la fonction OCR dans la liste déroulante.
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[Pivoter automatiquement]
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L'orientation verticale du document est corrigée lorsque cette case est cochée. Cochez cette case si le document comprend à la fois des pages verticales et horizontales.
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[Redresser]
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Cochez cette case pour corriger l'asymétrie du document. Cochez cette case lorsque le document est asymétrique.
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[Définir le mot de passe]
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Si vous souhaitez limiter l'accès au PDF, l'impression et la modification pour des raisons de sécurité, cochez cette case.
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[Compatibilité]
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Sélectionnez les paramètres de compatibilité de sécurité du document PDF.
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[Demander un mot de passe pour ouvrir ce document]
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Sélectionnez cette case à cocher pour définir un mot de passe pour l'ouverture du document.
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[Mot de passe d'ouverture de document]
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Saisissez le mot de passe du document PDF.
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[Demander un mot de passe pour imprimer ou modifier ce document (Un mot de passe sera demandé afin de modifier ces réglages)]
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Cochez cette case pour restreindre l'impression, la modification et la copie du document PDF.
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[Impression autorisée]
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Sélectionnez l'autorisation d'impression du document PDF.
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[Modifications autorisées]
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Sélectionnez l'autorisation de modification du document PDF.
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[Copie du contenu]
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Sélectionnez l'autorisation de copie du document PDF.
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[Mot de passe d'autorisation pour contourner les restrictions]
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Saisissez le mot de passe de levée des restrictions d'impression et de modification du document.
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IMPORTANT
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Lors de la création d'un document PDF avec la case [Ne pas incorporer les polices] cochée, le contenu affiché dans le document peut changer. Pour éviter cela, installer les polices utilisées dans le document PDF sur l'ordinateur sur lequel il sera affiché. Si le contenu du document PDF présente toujours des différences, recommencer l'exportation au format PDF avec la case [Ne pas incorporer les polices] désélectionnée.
L'exportation d'un document PDF au format PDF/A sans sélectionner la case [Convertir au format PDF/A-1b] ne fonctionne pas.
Lors de l'exportation d'un document en document PDF au format PDF/A, l'attribut de transparence définie pour les annotations est supprimé et les annotations sont remplies dans le document PDF exporté au format PDF/A. De plus, les annotations suivantes sont supprimées.
Mises en surbrillance de texte
Notes au format texte
Polygones
Lignes polygonales
Lors de la conversion d'un document PDF créé dans Adobe Acrobat en document PDF au format PDF/A, les informations suivantes sont supprimées.
Balises
Signets
Marques de rédaction
Liens
Points d'insertion d'annotations de texte
Si la case [Exécuter la reconnaissance de texte (OCR)] est cochée, même si la [Langue de l'OCR] est correctement sélectionnée, des caractères différents peuvent être utilisés, en fonction du caractère et du format du document.
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REMARQUE
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Si vous cochez la case [Convertir au format PDF/A-1b], vous ne pouvez pas définir les options [Affichage web rapide], [Ne pas incorporer les polices] ou [Définir le mot de passe].
Si vous cochez la case [Exécuter la reconnaissance de texte (OCR)], soyez attentif aux points suivants :
Si, dans les paramètres d'impression, le format papier est supérieur au format A3, il ne sera pas possible de convertir le document en un document PDF.
Si la case [Redresser] est cochée, il se peut que le format du document PDF créé soit supérieur au format papier du document original. Dans ce cas, si vous imprimez/télécopiez en utilisant le même format que le document original, le document créé peut paraître plus petit.
Vous avez besoin d'espace disque supplémentaire, ainsi que de l'espace disponible pour le document PDF créé. Si le nombre de pages est élevé, le document utilisera jusqu'à 1 Go d'espace disponible.
La case à cocher [Convertir le contenu de la page en une image] est sélectionnée automatiquement.
La valeur maximale de [Résolution] qui s'affiche dans la fenêtre [Paramètres détaillés pour l'image] lorsque vous cliquez sur [Paramètres détaillés] est [300 ppp].
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10.
Cliquez sur [OK].
Si un mot de passe est défini pour l'ouverture d'un document, l'option [Confirmer le mot de passe d'ouverture de document] s'affiche. Dans ce cas, passez à l'étape 11.
Si des restrictions relatives à l'impression et la modification du document ont été définies, l'option [Confirmer le mot de passe d'autorisation] s'affiche. Dans ce cas, passez à l'étape 12.
Si aucun mot de passe n'est défini, l'option [Exporter en tant que fichier PDF] s'affiche de nouveau. Dans ce cas, passez à l'étape 13.
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REMARQUE
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[Confirmer le mot de passe d'ouverture de document] est affiché lorsque la case [Demander un mot de passe pour ouvrir ce document] est sélectionnée.
[Confirmer le mot de passe d'autorisation] est affiché lorsque la case [Demander un mot de passe pour imprimer ou modifier ce document (Un mot de passe sera demandé afin de modifier ces réglages)] est sélectionnée.
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11.
Saisissez le mot de passe dans [Mot de passe d'ouverture de document], et cliquez sur [OK].
Si des restrictions relatives à l'impression et la modification du document ont été définies, l'option [Confirmer le mot de passe d'autorisation] s'affiche. Dans ce cas, passez à l'étape 12.
Si des restrictions relatives à l'impression et la modification du document ne sont pas définies, l'option [Exporter en tant que fichier PDF] s'affiche. Dans ce cas, passez à l'étape 13.
12.
Saisissez le mot de passe dans [Mot de passe d'autorisation], et cliquez sur [OK].
[Exporter en tant que fichier PDF] s'affiche de nouveau.
13.
Cliquez sur [Enregistrer].
Le document est exporté en tant que document PDF lorsqu'une autre bibliothèque qu'une bibliothèque Therefore ou un Dossier Windows est spécifiée comme destination d'exportation.
[Spécifier les données d'index] est affiché lorsqu'une bibliothèque Therefore est spécifiée comme destination d'exportation. Passez à l'étape 14.
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IMPORTANT
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Lorsque vous remplacez un document existant à l'aide du processus d'exportation PDF, selon les droits d'accès (Windows) définis sur le document existant, le document à remplacer peut disparaître de l'écran après l'affichage d'un message d'erreur. Dans ce cas, lancez de nouveau le processus d'exportation PDF.
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REMARQUE
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Si la case à cocher [Affiche un message de confirmation lors de la conversion en documents PDF conformes aux exigences de PDF/A] est sélectionnée dans les [Paramètres système], un message de confirmation s'affiche lors de la conversion en document PDF au format PDF/A. Dans ce cas, vérifiez le message et cliquez sur [Oui]. Cochez la case [Ne plus afficher ce message] pour masquer le message de confirmation.
Menu [Fichier] > [Option] > [Paramètres système] > [Editor] > [Options] > [Affiche un message de confirmation lors de la conversion en documents PDF conformes aux exigences de PDF/A]
Un message d'erreur s'affiche en cas d'échec de la conversion en document PDF au format PDF/A Pour plus d'informations sur les causes des erreurs, consulter :
Si la boîte de dialogue ci-dessous s'affiche une fois que vous avez enregistré un document, sélectionnez le processus de mise à jour approprié, puis cliquez sur [OK].
[Confirmation d'extraction de document]
[Modifier un document partagé]
Si la case [Archiver automatiquement lors de la fermeture de l'application de modification des documents] dans [Paramètres système] n'est pas cochée, l'archivage et l'extraction doivent être effectués manuellement.
Menu [Fichier] > [Option] > [Paramètres système] > [Browser] > [Gestion de documents partagés] > [Archiver automatiquement lors de la fermeture de l'application de modification des documents]
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14.
Spécifiez la valeur des données d'index, et cliquez sur [OK].
Le document est exporté au format PDF.