Ouverture et modification de documents enregistrés dans les bibliothèques

Vous pouvez ouvrir un document Microsoft Office enregistré dans une bibliothèque depuis une application Microsoft Office avec Desktop Office Toolbar.
REMARQUE
La [Desktop Office Toolbar] s'affiche dans l'onglet [iW Desktop].
Si la [Desktop Office Toolbar] ne s'affiche pas, consulter la section suivante.
Affichage de Desktop Office Toolbar
1.
Lancer l'application Microsoft Office (Word/Excel/PowerPoint).
2.
Cliquer sur [Ouvrir le document] dans la barre d'outils Desktop Office.
L'écran [Ouvrir] s'affiche.
3.
Sélectionner une bibliothèque ou un dossier contenant un document à modifier dans la Fenêtre de navigation.
Les dossiers et les documents comportant l'extension sélectionnée dans [Type de document] s'affichent dans la Fenêtre de navigation de la liste des fichiers.
REMARQUE
Si l'on sélectionne un Bibliothèque Document Server ou une Bibliothèque SharePoint Server et si aucune connexion n'a pu être établie, ou une bibliothèque se trouvant sur un lecteur réseau nécessitant une authentification, il est nécessaire de connecter à la bibliothèque.
Se connecter à des bibliothèques
Les documents ayant l'extension suivante peuvent être ouverts.
Excel : *.xlsx, *.xls, *.xlsm, *.xlsb, *.txt, *.xml, *.csv, *.prn, *.dif, *.slk
Word : *.docx, *.doc, *.docm, *.dotx, *.dot, *.dotm, *.rtf, *.txt, *.xml
PowerPoint : *.pptx, *.pptm, *.ppt, *.ppsx, *.ppsm, *.pps, *.xml
Les extensions prises en charge par le Desktop Office Toolbar sont fixes. Même si vous installez des plug-ins Office supplémentaires, aucune autre extension ne pourra être prise en charge par le Desktop Office Toolbar.
4.
Sélectionnez un document à modifier puis cliquez sur [Ouvrir].
Les documents s'affichent dans l'application Microsoft Office.
REMARQUE
Si un message s'affiche pour confirmer l'extraction, cliquer sur [Oui]. Le message affiché lors de l'extraction peut également être masqué. Pour plus d'informations, consulter la section suivante.
Désactivation de l'affichage du message d'archivage/extraction
Lorsque l'on ouvre l'un des types de documents suivants dans une Bibliothèque Document Server ou une Bibliothèque SharePoint Server, un message de confirmation s'affiche et seule l'ouverture en lecture seule est possible. Dans ce cas, il n'est pas possible d'enregistrer les documents en écrasant les documents existants.
Documents stockés à un emplacement pour lequel vous n'avez pas au moins les droits de mise à jour avec Document Server
Documents stockés à un emplacement pour lequel vous n'avez pas au moins les droits de mise à jour avec SharePoint Server
Un document qui est actuellement en train d'être extrait pas un autre utilisateur
Lorsque l'on modifie les propriétés de documents Office lorsqu'ils sont ouverts et extraits d'une Bibliothèque Document Server puis que les documents Office modifiés sont archivés, les propriétés modifiées redeviennent telles qu'elles étaient lors de l'extraction du document.
Lors de la modification des propriétés de documents Office, modifiez les propriétés sans ouvrir le documents Office.
Lors de l'ouverture du document dans une Bibliothèque Document Server ou une Bibliothèque SharePoint Server, plusieurs documents Word et Excel devant être automatiquement archivés peuvent être ouverts en même temps. Pour plus d'informations sur l'archivage automatique, consulter la section suivante.
Configuration de l'archivage automatique
La qualité de l'image peut être inférieure dans le cas des applications conservant la résolution de chaque document comme sous Excel. Le cas échéant, optez pour une résolution supérieure sous [Mise en page] pour les documents Excel ou dans le Desktop Document Writer.
5.
Modifiez les documents.
6.
Fermez le document quand vous avez terminé de le modifier.
Enregistrez le document dans un dossier ou une bibliothèque Windows, si nécessaire.
Enregistrement de documents avec des noms dans des bibliothèques
REMARQUE
Si la boîte de dialogue [Confirmation d'extraction de document]/[Modifier un document partagé] s'affiche, sélectionner un processus de mise à jour approprié, puis cliquer sur [OK].
Si la case [Archiver automatiquement lors de la fermeture de l'application de modification des documents] n'est pas cochée, les documents doivent être archivés et extraits manuellement.
Menu [Fichier] > [Option] > [Paramètres système] > [Browser] > [Gestion de documents partagés] > [Archiver automatiquement lors de la fermeture de l'application de modification des documents]
Archivage
Annulation de l'extraction
La fenêtre [Entrer des commentaires sur la version] s'affiche lors de l'archivage d'un document dans une bibliothèque lorsque [Créer des versions] est activé. La fenêtre [Entrer des commentaires sur la version] peut être masquée. Pour plus d'informations, consulter la section suivante.
Masquage de la fenêtre [Entrer des commentaires sur la version]
Même si la case [Archiver automatiquement lors de la fermeture de l'application de modification des documents] est cochée, un double du document en cours de modification peut subsister, sans être supprimé du dossier extrait, jusqu'à la fermeture l'application utilisée pour modifier le document.
Menu [Fichier] > [Option] > [Paramètres système] > [Browser] > [Gestion de documents partagés] > [Archiver automatiquement lors de la fermeture de l'application de modification des documents]
Même si la copie d'un document est enregistrée dans le dossier d'extraction après l'extraction du document, si l'on importe un autre document portant le même nom, le document extrait dans la Bibliothèque Document Server ou la Bibliothèque SharePoint Server est remplacé. Dans ce cas, la copie du document se trouvant dans le dossier extrait est conservée.
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