以電子郵件傳送資料/將資料儲存至共用資料夾或 FTP 伺服器
本節介紹從本機掃描原稿，並透過下列方法直接傳送掃描資料的程序︰將掃描資料附加至電子郵件，或將掃描資料儲存至共用資料夾或 FTP 伺服器。
|
直接使用電子郵件傳送資料之前，必須先完成某些程序，例如指定電子郵件伺服器設定。設定傳送電子郵件/傳送和接收 I-Fax 的程序 |
1
放置原稿。放置原稿
2
選擇首頁畫面中的 <掃描>。首頁畫面
出現登入畫面時，輸入使用者名稱和密碼，然後設定認證伺服器。登入授權傳送
3
選擇掃描基本功能畫面中的 <電子郵件> 或 <檔案>。掃描基本功能畫面
4
指定接收者。
從通訊錄指定
使用簡碼撥號號碼指定
直接輸入接收者（電子郵件傳送）
指定 LDAP 伺服器中的接收者
從通訊錄指定
 | 通訊錄可讓您從已註冊接收者清單選擇，或是依有收件者名稱的接收者名稱搜尋，以指定接收者。 |
|
使用此功能前必須在通訊錄中註冊接收者。註冊接收者 註冊電腦中的共用資料夾或 FTP 伺服器位址。 透過遠端使用者介面註冊接收者 |
1
在 <指定接收者> 標籤中選擇 <通訊錄>。
2
選擇 <收件者>。
3
選擇索引。索引
4
勾選所需接收者的核取方塊，然後選擇 <套用>。
 |
若從首頁畫面的 <通訊錄> 選擇接收者，可以顯示電子郵件傳送或檔案儲存的基本功能畫面，同時指定選定的接收者。 |
回到頁首
使用簡碼撥號號碼指定
 | 三位數字（簡碼撥號號碼）將指派到通訊錄中的地址。只要輸入其簡碼撥號號碼即可指定地址。 |
|
若要使用簡碼撥號號碼，必須事先在通訊錄中註冊接收者。註冊接收者 註冊電腦中的共用資料夾或 FTP 伺服器位址。 透過遠端使用者介面註冊接收者 |
1
在 <指定接收者> 標籤中選擇 <簡碼撥號>。
2
選擇 <收件者>。
3
輸入三位數字。
若輸入了不正確的值，請使用 
清除。
清除。
如果出現確認畫面
<使用簡碼撥號傳送時確認> 設為 <開啟> 時，將顯示該號碼的接收者和名稱的畫面（群組撥號時，將顯示接收者的名稱和號碼）。檢查內容，如果全部正確，則選擇 <確定>。若要指定其他接收者，請選擇 <取消>，然後重新輸入三位數簡碼撥號號碼。顯示通訊錄中的接收者
回到頁首
直接輸入接收者（電子郵件傳送）
若輸入尚未在通訊錄中註冊的接收者，請輸入電子郵件位址進行指定。
1
在 <指定接收者> 標籤中選擇 <使用鍵盤>。
2
輸入電子郵件位址，然後選擇 <套用>。
關於如何輸入文字，請參閱輸入文字。
回到頁首
指定 LDAP 伺服器中的接收者
 | 若辦公室已安裝 LDAP 伺服器，可以使用伺服器中的使用者資訊指定接收者。透過本機存取 LDAP 伺服器並搜尋適當的使用者資訊，然後將該使用者指定為接收者。 |
|
必須預先指定連接至 LDAP 伺服器的設定。註冊 LDAP 伺服器 |
1
在 <指定接收者> 標籤中選擇 <LDAP伺服器>。
2
選擇您使用的 LDAP 伺服器。
3
選擇要搜尋之使用者資訊的條件。
名稱、傳真號碼、電子郵件位址、組織名稱及組織單位為搜尋接收者可用的條件。
4
輸入搜尋目標字元字串，然後選擇 <套用>。
有關如何輸入文字，請參閱輸入文字。
若要指定多個搜尋條件，請重複步驟 ３ 和 4。
5
選擇 <搜尋方法>。
6
選擇顯示搜尋結果的條件。
<使用下列所有條件>
搜尋並顯示符合步驟 3 和 4 所指定之所有搜尋條件的使用者。
<使用下列某些條件>
只要找到符合步驟 3 和 4 指定之任一條件的使用者，就會顯示所有符合的使用者。
7
選擇 <開始搜尋>。
會顯示符合搜尋條件的使用者。
如果選擇 <開始搜尋> 時出現認證畫面，輸入在 LDAP 伺服器註冊的本機使用者名稱和密碼，然後選擇 <套用>。註冊 LDAP 伺服器
8
勾選要指定為接收者之使用者的核取方塊，然後選擇 <套用>。
回到頁首
若出現已經指定接收者的畫面
只能傳送給有限數目的接收者。若要傳送給其他接收者，必須指定不限制電子郵件傳送的傳送功能認證設定。如需詳細資訊，請聯絡管理員。LDAP 伺服器認證
從傳輸記錄指定接收者
也可以重新叫用之前使用過的接收者。重新叫用先前使用過的傳送/儲存設定（先前的設定）
將原稿儲存在共用資料夾或 FTP 伺服器中
只能指定一個接收者。
5
傳送電子郵件時，根據需求指定多個接收者，包括副本/密件副本接收者。
在 <指定接收者> 標籤中選擇用於指定接收者的方法，然後指定接收者。
如果選擇 <LDAP伺服器> 或 <指定自己為接收者>，將會在 <收件者> 欄位中指定接收者。
<副本> 和 <密件副本> 位址只能使用 <通訊錄> 或 <簡碼撥號> 選擇。
若要刪除接收者
若已指定多個接收者，可以根據需要刪除接收者。
1 | 選擇 <確認接收者>。 |
2 | 勾選欲刪除之接收者的核取方塊，然後選擇 <從接收者移除>。 若選擇「群組」，請選擇 <詳細資料>  <接收者>；可以查看已在群組中註冊的接收者 |
3 | 選擇 <是>。 |
6
根據需求指定掃描設定。
指定原稿的掃描尺寸
選擇檔案格式
掃描雙面原稿
指定原稿的掃描尺寸
 | 可以指定原稿的掃描尺寸。  |
在 <傳送設定> 標籤中選擇 <掃描尺寸>
選擇原稿尺寸
選擇原稿尺寸回到頁首
選擇檔案格式
 | 可以選擇將原稿掃描為 PDF/JPEG/TIFF 等檔案格式。若選擇 PDF，可以選擇能縮小資料大小的壓縮 PDF，或是能加入 OCR（光學字元辨識）掃描文字資料並進行文字搜尋的 PDF 格式。也可以將資料加密或加入簽章，建立可加強安全的 PDF 檔案。加強電子檔案的安全性 |
在 <傳送設定> 標籤中選擇 <檔案格式> 選擇檔案格式
選擇檔案格式 |
若在 <檔案格式> 中選擇 JPEG 並嘗試掃描放在原稿台玻璃的原稿，只能掃描一頁。若要同時掃描數頁原稿，請使用送稿機。本機會將每一頁原稿另存成一個獨立檔案。若選擇 TIFF 或 PDF，可以掃描原稿台玻璃或送稿機上的多頁原稿。在此情況下，可以在依頁面分割 PDF 檔案或依頁面分割 TIFF 檔案中指定要將原稿另存成單一檔案，或是將每一頁另存成獨立檔案。 <PDF(壓縮)> 和 <PDF(壓縮/OCR)> 的原稿相片及插圖壓縮率高於 <PDF> 和 <PDF(OCR)>。檔案會較小，但有些原稿的影像品質可能會變差，可同時掃描的原稿頁數也可能會減少。 在 <PDF(壓縮/OCR)> 和 <PDF(OCR)> 中，可以指定設定，讓本機在掃描期間，根據 OCR 功能讀取的文字的方向，自動偵測原稿方向。<OCR(可搜尋文字)設定> |
指定要將包含多頁的原稿轉換為單一 PDF 檔案，或是要將每一頁製作成一個獨立的 PDF 檔案。每一種 PDF 格式皆可指定此設定。
選擇 <檔案格式> <設定PDF詳細資料> 選擇 PDF 格式 <分割為多頁> 選擇 <傳送設定> 標籤中的 <開啟> 或 <關閉>
<設定PDF詳細資料> 選擇 PDF 格式 <分割為多頁> 選擇 <傳送設定> 標籤中的 <開啟> 或 <關閉>指定要將包含多頁的原稿轉換為單一 TIFF 檔案，或是要將每一頁製作成一個獨立的 TIFF 檔案。
選擇 <檔案格式> <設定TIFF詳細資料> <分割為多頁> 選擇 <傳送設定> 標籤中的 <開啟> 或 <關閉>
<設定TIFF詳細資料> <分割為多頁> 選擇 <傳送設定> 標籤中的 <開啟> 或 <關閉>回到頁首
掃描雙面原稿
 | 本機可自動掃描送稿機中的原稿正反面。 |
 |
本機無法自動掃描放置在原稿台玻璃上的原稿雙面。 |
選擇 <傳送設定> 標籤中的 <雙面原稿> 選擇 <書本類型> 或 <日曆類型>
選擇 <書本類型> 或 <日曆類型>
<書本類型>
原稿正反面影像朝向相同方向時選擇此項。
原稿正反面影像朝向相同方向時選擇此項。
<日曆類型>
原稿正反面影像朝向不同方向時選擇此項。
原稿正反面影像朝向不同方向時選擇此項。
回到頁首
有關其他掃描設定的資訊，請參閱清晰掃描或調整檔案大小和影像品質之間的平衡。
若使用電子郵件，可以根據需求指定主旨、內文、回覆位址及優先順序。指定電子郵件設定
7
選擇 <開始>。
若顯示 <確認接收者> 畫面，請確認接收者是否正確，然後選擇 <開始掃描>。
隨即開始掃描原稿。
若要取消，請選擇 <取消> <是>。取消傳送文件
<是>。取消傳送文件在步驟 1 將原稿放在送稿機中時
掃描完成時會開始進行傳送/儲存。
在步驟 1 將原稿放在原稿台玻璃上時
掃描完成時，請遵循下列步驟（除非選擇 JPEG 作為檔案格式）。
1 | 若還要掃描其他原稿頁面，請將下一份原稿放在原稿台玻璃上，然後選擇 <掃描下一份>。 重複此步驟，直到所有頁面都完成掃描。 如果只要掃描一頁，請前進至下一步。 |
2 | 選擇 <開始傳送>。 開始進行傳送/儲存。 |
若出現 <檔案認證> 畫面或 <SMTP認證> 畫面
請輸入使用者名稱和密碼，然後選擇 <套用>。
已傳送文件的檔案名稱
已傳送文件的檔案名稱會根據以下格式自動指定：通訊管理編號（四位數）_傳送日期和時間_文件編號（三位數）.副檔名。
若發生電子郵件傳送錯誤
錯誤通知有時候會傳送到本機設定的電子郵件位址。視郵件伺服器而定，若保持原狀，可能會導致信箱剩餘容量不足。建議定期清除信箱。
若要清除信箱
清除信箱時會刪除伺服器信箱中的所有電子郵件。若指定常用的電子郵件帳戶，應先確認是否需保留信箱中的任何電子郵件。