Tietojen lähettäminen sähköpostilla / tietojen tallentaminen jaettuun kansioon tai FTP-palvelimelle

Tässä osassa kerrotaan, miten alkuperäisiä skannataan ja skannatut tiedot lähetetään suoraan laitteesta liittämällä ne sähköpostiin tai tallentamalla ne jaettuun kansioon tai FTP-palvelimelle.


Ennen tietojen lähettämistä suoraan sähköpostilla sinun on suoritettava joitain toimia, esimerkiksi sähköpostipalvelimen asetusten määrittäminen. Asetukset sähköpostin lähettämistä / I-faksien lähettämistä ja vastaanottamista varten Ennen tietojen tallentamista jaettuun kansioon tai FTP-palvelimelle sinun on suoritettava joitain toimia, esimerkiksi skannattujen alkuperäisten tallennussijainnin määrittäminen. Jaetun kansion asettaminen tallennussijainniksi FTP-palvelimen asettaminen tallennussijainniksi

Ennen tietojen lähettämistä suoraan sähköpostilla sinun on suoritettava joitain toimia, esimerkiksi sähköpostipalvelimen asetusten määrittäminen. Asetukset sähköpostin lähettämistä / I-faksien lähettämistä ja vastaanottamista varten

Ennen tietojen tallentamista jaettuun kansioon tai FTP-palvelimelle sinun on suoritettava joitain toimia, esimerkiksi skannattujen alkuperäisten tallennussijainnin määrittäminen.
Jaetun kansion asettaminen tallennussijainniksi
FTP-palvelimen asettaminen tallennussijainniksi

Aseta alkuperäiset. Alkuperäisten asettaminen

Valitse <Skannaus>-kohta Koti-näytössä. Koti-näyttö

Kun kirjautumisnäyttö tulee esiin, syötä käyttäjänimi ja salasana ja määritä autentikointipalvelin. Kirjautuminen autentikoituun lähetystoimintoon

Valitse <Sähköposti> tai <Tiedosto> Skannauksen perusominaisuudet -näytössä. Skannauksen perusominaisuudet -näyttö

Valitse vastaanottaja.

Määrittäminen osoitekirjasta

Määrittäminen lyhytvalintanumeroista

Vastaanottajien syöttäminen suoraan (sähköpostin lähetys)

Vastaanottajien määrittäminen LDAP-palvelimella

Määrittäminen osoitekirjasta

Osoitekirjan avulla voit määrittää vastaanottajan valitsemalla tallennettujen vastaanottajien luettelosta tai etsimällä vastaanottajaa nimellä.


Sinun on tallennettava vastaanottajat osoitekirjaan ennen tämän ominaisuuden käyttämistä. Vastaanottajien tallentaminen Tallenna jaettu kansio tai FTP-palvelimen osoite tietokoneelta. Vastaanottajien tallentaminen Etäkäyttöliittymästä

Valitse <Osoitekirja>-asetus <Määritt. vast.ott.>-välilehdessä.

Valitse <Vastaanottaja>.

Valitse hakemisto. Hakemisto

Valitse halutun vastaanottajan valintaruutu ja valitse <Käytä>.


Jos vastaanottaja valitaan <Osoitekirja>-kohdassa Koti-näytössä, sähköpostin lähetyksen tai tiedoston tallennuksen perusominaisuudet-näyttö voidaan näyttää samalla, kun valittu vastaanottaja pysyy määritettynä.

Takaisin alkuun

Määrittäminen lyhytvalintanumeroista

Osoitekirjan osoitteille on määritetty kolminumeroiset luvut (lyhytvalintakoodit). Voit määrittää osoitteen yksinkertaisesti syöttämällä sen lyhytvalintakoodin.


Lyhytvalintanumeroiden käyttäminen edellyttää, että vastaanottaja on tallennettu osoitekirjaan etukäteen. Vastaanottajien tallentaminen Tallenna jaettu kansio tai FTP-palvelimen osoite tietokoneelta. Vastaanottajien tallentaminen Etäkäyttöliittymästä

Valitse <Lyhytvalinta>-asetus <Määritt. vast.ott.>-välilehdessä.

Valitse <Vastaanottaja>.

Kirjoita kolminumeroinen luku.

Jos olet syöttänyt virheellisen arvon, tyhjennä se painamalla

Jos esiin tulee vahvistusnäyttö

Kun <Vahvista kun lyhytvalintaläh.> -asetuksena on <Kyllä>, esiin tulee näyttö, jossa näytetään vastaanottaja ja numeroa vastaava nimi. (Ryhmävalinnassa näytetään vastaanottajan nimi ja vastaanottajien määrä.) Tarkista sisältö ja jos kaikki on oikein, valitse <OK>. Jos haluat määrittää muun vastaanottajan, napauta kohtaa <Peruuta> ja syötä kolminumeroinen lyhytvalintakoodi uudelleen. Osoitekirjan vastaanottajien näyttäminen

Takaisin ylös

Vastaanottajien syöttäminen suoraan (sähköpostin lähetys)

Jos vastaanottajaa ei ole tallennettu osoitekirjaan, määritä se syöttämällä sähköpostiosoite.

Valitse <Käytä näppäimistöä>-asetus <Määritt. vast.ott.>-välilehdessä.

Syötä sähköpostiosoite ja valitse <Käytä>.

Tietoja tekstin syöttämisestä on kohdassa Tekstin syöttäminen.

Takaisin alkuun

Vastaanottajien määrittäminen LDAP-palvelimella

Jos toimistossa on asennettuna LDAP-palvelin, voit määrittää vastaanottajan käyttämällä palvelimessa olevia käyttäjätietoja. Avaa LDAP-palvelin laitteen avulla, etsi asiaankuuluvat käyttäjätiedot ja määrite ne vastaanottajaksi.


LDAP-palvelimen yhdistämisasetukset on määritettävä etukäteen. LDAP-palvelinten tallentaminen

Valitse <LDAP-palvelin>-asetus <Määritt. vast.ott.>-välilehdessä.

Valitse käyttämäsi LDAP-palvelin.

Valitse etsittävien käyttäjätietojen ehdot.

Nimet, faksinumerot, sähköpostiosoitteet, organisaatioiden nimet ja organisaatioyksiköiden nimet ovat käytettävissä hakuehtoina vastaanottajia etsittäessä.

Syötä hakukohteen merkkijono ja valitse <Käytä>.

Tietoja tekstin syöttämisestä on kohdassa Tekstin syöttäminen.

Voit määrittää useita hakuehtoja toistamalla vaiheet 3 ja 4.

Valitse <Hakumenetelmä>.

Valitse hakutuloksen näyttöehdot.

Hakee ja näyttää käyttäjät, jotka vastaavat kaikkia vaiheissa 3 ja 4 määritettyjä hakuehtoja.

Jos löytyy käyttäjiä, jotka vastaavat edes yhtä vaiheissa 3 ja 4 määritettyä hakuehtoa, kaikki nämä käyttäjät näytetään hakutuloksissa.

Valitse <Käynnistä haku>.

Hakuehtoja vastaavat käyttäjät näytetään.

Jos todennusnäyttö tulee esiin, kun valitset <Käynnistä haku>, syötä laitteen käyttäjänimi ja LDAP-palvelimelle tallennettu salasana ja valitse <Käytä>. LDAP-palvelinten tallentaminen

Valitse sen käyttäjän valintaruutu, jonka haluat määrittää vastaanottajaksi, ja valitse <Käytä>.

Takaisin alkuun

Jos esiin tulee näyttö, johon on jo määritetty vastaanottaja

Voit lähettää vain rajoitetulle määrälle vastaanottajia. Jos halutaan lähettää muille vastaanottajille, lähetystoiminnon todentamisasetukset on määritettävä niin, että sähköpostilähetystä ei ole rajoitettu. Lisätietoja saat järjestelmän pääkäyttäjältä. LDAP-palvelimen todennus

Vastaanottajien valitseminen lähetystiedoista

Voit myös soittaa uudelleen aiemmin käytetyille vastaanottajille. Aiemmin käytettyjen asetusten palauttaminen lähetystä/tallennusta varten (palauttamisasetukset)

Alkuperäisen tallentaminen tiedot jaettuun kansioon tai FTP-palvelimelle

Vain yksi kohde voidaan määrittää.

Kun lähetetään sähköpostia, määritä useita vastaanottajia tarvittaessa, mukaan lukien kopioiden ja piilokopioiden vastaanottajat.

Valitse vastaanottajien määrittämiseen käytettävä tapa <Määritt. vast.ott.> ‑välilehdestä ja määritä sitten vastaanottaja.

Jos valitsit <LDAP-palvelin> tai <Määritä itsesi vastaanottajaksi>, vastaanottaja määritetään <Vastaanottaja>-kentässä.

<Kopio>- ja <Piilokopio>-osoitteet voidaan valita vain toiminnolla <Osoitekirja> tai <Lyhytvalinta>.

Vastaanottajien poistaminen

Jos määritit useita vastaanottajia, voit poistaa niitä tarpeen mukaan.

1	Valitse <Vahvista vastaanottaja>.
2	Valitse poistettavan vastaanottajan valintaruutu ja valitse <Poista vastaanott.>. Jos valitset ryhmän, valitse <Tiedot> <Vastaanottaja>. Voit tarkastella ryhmään tallennettuja vastaanottajia.
3	Valitse <Kyllä>.

Määritä skannausasetukset tarpeen mukaan.

Alkuperäisen skannauskoon määrittäminen

Tiedostomuodon valitseminen

Kaksipuolisten alkuperäisten skannaaminen

Alkuperäisen skannauskoon määrittäminen

Voit määrittää alkuperäisten skannauskoon.

Valitse <Skannauskoko>-asetus <Lähetysasetukset> -välilehdessä

Valitse alkuperäisen koko

Takaisin alkuun

Tiedostomuodon valitseminen

Voit valita tiedostomuodon, johon alkuperäiset skannataan: PDF/JPEG/TIFF. PDF-muodossa voit valita kompaktin PDF-tiedoston, joka pienentää datan kokoa, tai PDF-muodon, joka mahdollistaa tekstihaun OCR-skannatuilla (optinen tekstintunnistus) tekstitiedoilla. Voit myös parantaa luotavan PDF-tiedoston turvallisuuta salaamalla tiedot tai lisäämällä allekirjoituksen. Elektronisten tiedostojen turvallisuuden parantaminen

Valitse <Tiedostomuoto>-asetus <Lähetysasetukset>-välilehdessä

Valitse tiedostomuoto


Jos valitset JPEG-muodon kohdassa <Tiedostomuoto> ja yrität skannata alkuperäisen valotuslasilta, voit skannata vain yhden sivun. Jos haluat skannata monisivuisen alkuperäisen kerralla, käytä syöttölaitetta. Jokainen alkuperäisen sivu skannataan ja tallennetaan erillisenä tiedostona. Jos valitset TIFF- tai PDF-muodon, voit skannata useita alkuperäisen sivuja joko valotuslasilta tai syöttölaitteesta. Tällöin voidaan määrittää, tallennetaanko alkuperäinen yhtenä tiedostona vai jokainen sivu erillisenä tiedostona, kohdassa PDF-tiedoston jakaminen sivuittain tai TIFF-tiedoston jakaminen sivuittain. <PDF (Pakattu)> ja <PDF (Pakattu/OCR)> pakkaavat alkuperäisen valokuvia ja kuvia enemmän kuin <PDF> ja <PDF (OCR)>. Tiedosto on pienempi, mutta joidenkin alkuperäisten kuvanlaatu voi olla huonompi tai kerralla skannattavien alkuperäisten määrä pienempi. Kohdissa <PDF (Pakattu/OCR)> ja <PDF (OCR)> voit määrittää asetuksia niin, että laite tunnistaa alkuperäisen suunnan automaattisesti skannauksen aikana sen perusteella, mihin suuntaan OCR-toiminto lukee tekstin. <OCR (Tekstihaku) -asetukset>

Jos valitset JPEG-muodon kohdassa <Tiedostomuoto> ja yrität skannata alkuperäisen valotuslasilta, voit skannata vain yhden sivun. Jos haluat skannata monisivuisen alkuperäisen kerralla, käytä syöttölaitetta. Jokainen alkuperäisen sivu skannataan ja tallennetaan erillisenä tiedostona. Jos valitset TIFF- tai PDF-muodon, voit skannata useita alkuperäisen sivuja joko valotuslasilta tai syöttölaitteesta. Tällöin voidaan määrittää, tallennetaanko alkuperäinen yhtenä tiedostona vai jokainen sivu erillisenä tiedostona, kohdassa PDF-tiedoston jakaminen sivuittain tai TIFF-tiedoston jakaminen sivuittain.

<PDF (Pakattu)> ja <PDF (Pakattu/OCR)> pakkaavat alkuperäisen valokuvia ja kuvia enemmän kuin <PDF> ja <PDF (OCR)>. Tiedosto on pienempi, mutta joidenkin alkuperäisten kuvanlaatu voi olla huonompi tai kerralla skannattavien alkuperäisten määrä pienempi.

Kohdissa <PDF (Pakattu/OCR)> ja <PDF (OCR)> voit määrittää asetuksia niin, että laite tunnistaa alkuperäisen suunnan automaattisesti skannauksen aikana sen perusteella, mihin suuntaan OCR-toiminto lukee tekstin. <OCR (Tekstihaku) -asetukset>

PDF-tiedoston jakaminen sivuittain

Määritä, muunnetaanko monisivuinen alkuperäinen yhdeksi PDF-tiedostoksi vai luodaanko jokaisesta sivusta erillinen PDF-tiedosto. Tämä asetus voidaan määrittää jokaista PDF-muotoa varten.

Valitse <Tiedostomuoto>

Valitse PDF-muoto

Valitse <Kyllä> tai <Ei> välilehdessä <Lähetysasetukset>

TIFF-tiedoston jakaminen sivuittain

Määritä, muunnetaanko monisivuinen alkuperäinen yhdeksi TIFF-tiedostoksi vai luodaanko jokaisesta sivusta erillinen TIFF-tiedosto.

Valitse <Tiedostomuoto>

Valitse <Kyllä> tai <Ei> välilehdessä <Lähetysasetukset>

Takaisin alkuun

Kaksipuolisten alkuperäisten skannaaminen

Laite voi skannata automaattisesti syöttölaitteessa olevien alkuperäisten etu- ja kääntöpuolen.


Laite ei voi skannata valotuslasille asetetun alkuperäisen molempia puolia automaattisesti.

Valitse <2-puolinen alkuperäinen> välilehdessä <Lähetysasetukset>

Valitse <Kirjatyyppi> tai <Kalenterityyppi>

<Kirjatyyppi>
Valitse alkuperäisille, joissa etu- ja kääntöpuolen kuvien suunta on sama.

<Kalenterityyppi>
Valitse alkuperäisille, joissa etu- ja kääntöpuolen kuvien suunta on vastakkainen.

Takaisin alkuun

Tietoja muista skannausasetuksista on kohdassa Skannaaminen selkeästi tai Tiedostokoon ja kuvanlaadun suhteen säätäminen.

Sähköpostia varten voit määrittää tarvittaessa aiheen, tekstin, vastausosoitteen ja tärkeyden. Sähköpostin asetusten määrittäminen

Valitse <Aloita>.

Jos <Vahvista vastaanottaja> ‑näyttö tulee esiin, tarkista, onko vastaanottaja oikea, ja valitse sitten <Käynn. skannaus>.

Alkuperäisen skannaminen alkaa.

Jos haluat peruuttaa, valitse <Peruuta>

<Kyllä>. Asiakirjojen lähetyksen peruuttaminen

Kun alkuperäisiä asetetaan syöttölaitteeseen vaiheessa 1

Kun skannaus on valmis, lähetys/tallennusprosessi alkaa.

Kun alkuperäisiä asetetaan valotuslasille vaiheessa 1

Kun skannaus on valmis, noudata alla kuvattuja toimenpiteitä (paitsi, jos valitsit JPEG-tiedostomuodon).

1	Jos haluat skannata lisää alkuperäisen sivuja, aseta seuraava alkuperäinen valotuslasille ja valitse <Skannaa seur.>. Toista tätä vaihetta, kunnes olet skannannut kaikki sivut. Kun skannataan vain yksi sivu, siirry seuraavaan vaiheeseen.
2	Valitse <Käynnistä läh.>. Lähetys/tallennusprosessi alkaa.

Jos <Tiedoston autentikointi>- tai <SMTP-autentikointi>-näyttö tulee esiin

Syötä käyttäjänimi ja salasana ja valitse sitten <Käytä>.

Lähetetyn asiakirjan tiedostonimi

Lähetetyn asiakirjan tiedostonimi määritetään automaattisesti seuraavassa muodossa: liikennöinnin hallintanumero (neljä numeroa)_lähetyspäivä ja -aika_asiakirjanumero (kolme numeroa).tiedostotunnisteen nimi.

Jos tapahtuu sähköpostin lähetysvirhe

Laitteessa asetettuun sähköpostiosoitteeseen lähetetään joskus virheilmoituksia. Jos sitä ei muuteta, seurauksena voi olla postilaatikon riittämätön vapaa kapasiteetti postipalvelimen mukaan. Postilaatikko kannattaa tyhjentää säännöllisesti.

Postilaatikon tyhjentäminen

Kun postilaatikko tyhjennetään, kaikki palvelimen postilaatikossa olevat sähköpostit poistetaan. Jos määrität sähköpostitilin, jota yleensä käytät, tarkista ensin, onko postilaatikossa säilytettäviä viestejä.

1	Käynnistä Etäkäyttöliittymä ja kirjaudu sisään järjestelmänvalvojan tilassa. Etäkäyttöliittymän käynnistäminen
2	Valitse portaalisivulla [Asetukset/Tallennus]. Etäkäyttöliittymän näyttö
3	Valitse [Lähetysasetukset] [Verkkoasetukset - S-postin/I-faksin asetukset].
4	Valitse [Poista] kohdassa [Tyhjennä lokero].
5	Lue näytetty viesti ja valitse [OK]. Sähköposti poistetaan postilaatikosta.


Jos haluat skannata aina samoilla asetuksilla: Toimintojen oletusasetusten muuttaminen Jos haluat tallentaa asetusyhdistelmän käytettäväksi tarvittaessa: Usein käytettyjen asetusten tallentaminen