Förhindra informationsläckage

Det finns många möjligheter att förhindra informationsläckage i samband med dokument och datahantering, såsom när du har lämnat kvar original eller matar ut från maskinen efter att du har gjort en kopia eller skrivit ut eller när ett överföringsfel har inträffat när du har försökt skicka en fil eller ett dokument.

På den här maskinen kan du skapa en PDF med digital signatur som verifierar dataskaparen och att data inte har ändrats.

För att minimera risken för informationsläckage kan maskinen utrustas med flera säkerhetsfunktioner, som läget Begränsa nya mottagare för att förhindra obehörig sändning och läget Bekräfta mottagare för att förhindra överföringsfel.

Dessutom kan du, genom att ange begränsningar på skärmen för adressboken eller skärmen Statusmonitor/Avbryt på maskinens pekskärm, förhindra obehörig användning av maskinen eller bläddring av obehörig användare.

I det här läget visas signaturen för det digitala dokumentet, som indikerar att källan och därför dokumentets legitimitet. Genom att använda krypteringsmetoden med publik nyckel kan du verifiera dataskaparen och att data inte har ändrats.

Strukturen för en digital signatur indikeras nedan. Genom att jämföra krypterade data från avsändaren med den publika nyckel, kan mottagaren kontrollera legitimiteten hos avsändare och data. (Se "Digitala signaturer".)

Du kan skapa följande typer av PDF-filer med digital signatur på maskinen.

Vid sidan av den digitala signaturen kan du skapa krypterade PDF-filer genom att registrera ett lösenord för PDF-filen som förhindrar obehörig bläddring av en tredje part. (Se "Kryptera PDF-filer".)

Följande läge kan anges av administratören så att de alltid återspeglas för kopior och utskrifter av allmänna användare.

I det här läget kan du skriva ut användarnamn, datum och tid och egna tecken utöver kopiesatsnumret vid kopiering/utskrift. Genom att skriva ut kopiesatsnumret och annan information kan du förhindra obehörig kopiering av en tredje part. (Se "Alternativ för kopiesatsnumrering".)

Du kan förhindra att informationsläckage inträffar vid sändning såsom att du anger fel mottagare genom att bekräfta inmatningen av mottagare eller begränsa nya mottagare/domäner. (Se "Begränsa sändfunktionen" och "Ställa in adressboken")

Du kan begränsa bläddring och användning av skärmen Statusmonitor/Avbryt och adressboken genom att ange inställningar för varje funktion. (Se "Ställa in kontrollpanelens visning".)