Lähetetyn asiakirjan kopion tallentaminen

 
Voit tallentaa lähetetyn faksin kopion ennalta määritettyyn vastaanottajaan (esimerkiksi sähköpostiin tai tiedostopalvelimeen). Tallennettu faksikopio muunnetaan vastaanottajan mukaan toiseen digitaaliseen tiedostomuotoon, kuten PDF-muotoon, jolloin tiedostot pysyvät järjestyksessä ja hallittavina. Tämä tapa auttaa myös hallitsemaan lokeja, sillä lähettäjän nimen tai päiväyksen mukaan nimetty kansio luodaan määritettyyn paikkaan palvelimelle automaattisesti.
Asiakirjan kopio tallennetaan, vaikka tapahtuisi lähetysvirhe.
Vastaanottajan tyypistä riippuen seuraavat rajoitukset saattavat olla käytössä.
S-posti: Lähetetään sähköpostiviesti ilman viestiosaa.
Faksi/I-faksi: Lähetettyä faksia ei voi tallentaa sähköiseen muotoon.

Tallennuspaikan ja tiedostomuodon tallentaminen

Jotta faksiasiakirjojen varmuuskopiot voidaan tallentaa, on tallennettava etukäteen asetukset, kuten tallennuspaikka ja tiedostomuoto.
Et voi käyttää suoralähetystä, jos määrität <Arkistoi lähetysasiakirja> -asetukseksi <On>.
Tämä asetus määritetään automaattisesti <Ei> seuraavissa tapauksissa: Määritä vastaanottaja uudelleen tai palauta asetukseksi <Kyllä> tarpeen mukaan.
Jos varmuuskopiointikohde on poistettu Osoitekirjasta
Kun osoitekirja on tuotu Etäkäyttöliittymä-sovelluksesta Asetustietojen tuonti/vienti
Kun osoitekirja on vastaanotettu Osoitekirjan hallintaohjelmistosta. <Tuonti/vienti osoitekirjan hallintaohjelmasta>
1
Valitse  (Asetukset Rekisteröi)  <Toiminnon asetukset>  <Lähetä>  <Yleiset asetukset>  <Arkistoi lähetysasiakirja> painamalla.
2
Valitse <Kyllä> kohdassa <Käytä lähetysasiakirjan arkistointia>.
3
Paina kohtaa <Varmistuks sijainti>  valitse kohde  paina kohtaa <OK>. Vastaanottajien tallentaminen osoitekirjaan
<Henkilök. osoitel.> -kohdassa olevaa vastaanottajaa ei voi määrittää vastaanottajaksi.
4
Paina kohtaa <Kansion nimi>  määrittele, miten luodut kansiot järjestetään  paina <OK>-painiketta.
Voit luokitella kansion nimet valitsemalla <Lähettäjän tiedot>, <Päiväys> tai <Ei>. <Arkistoi lähetysasiakirja>
Tiedostonimet määritetään lähetyspäivämäärän ja -ajan, työnumeron, lähettäjän tietojen, vastaanottajan tietojen ja tulostietojen mukaan.
Esimerkki: 201603151005_0050_John_1112223333_OK.pdf
Lähettäjän tiedot
Lähettäjän tiedot näkyvät seuraavissa tilanteissa.
Lähettäjän nimi: Kun <Lähettäjän nimi> -asetuksena on <W/-aset.>
Käyttäjänimi: Kun <Lähettäjän nimi> -asetuksena on <Ei asetuksia> ja käyttäjä on todennettu
Linjan nimi: Kun <Lähettäjän nimi> -asetuksena on <Ei asetuksia> eikä käyttäjää ole todennettu ja käyttäjänimi on tallennettu linjalle, jota käytetään faksin lähettämiseen
Puhelinnumero: Kun <Lähettäjän nimi> -asetuksena on <Ei asetuksia> eikä käyttäjää ole todennettu ja käyttäjän puhelinnumero on tallennettu, mutta käyttäjänimeä ei ole tallennettu linjalle, jota käytetään faksin lähettämiseen
----: Mitkään edelliset tiedot eivät ole käytettävissä
Vastaanottajan tiedot
Vastaanottajan tiedot näkyvät seuraavissa tilanteissa.
Vastaanottajan yksikön nimi: Vastaanottajan yksikön nimi on käytettävissä
Puhelinnumero: Vastaanottajan yksikön nimi ei ole käytettävissä
Ensimmäisen onnistuneen lähetyksen vastaanottajan nimi: Sarjalähetystä suoritettaessa
5
Paina kohtaa <Tiedostomuoto>  valitse lähetetyn datan tallennusmuoto.
6
Valitse <OK>.
Tallennus on valmis.
Useiden vastaanottajien määrittäminen, myös faksivastaanottajan
Voit tallentaa lähetetyn asiakirjan kopion lähettämällä sen skannauksen perustoimintonäytössä useille vastaanottajille, myös faksivastaanottajalle. Jotta näet faksivastaanottajan skannauksen perustoimintonäytössä, <Salli faksi skannaus- ja lähetystoiminnassa> -asetukseksi on määritettävä <Kyllä>. <Näytä faksitoiminto>
LINKIT
Faksien lähettämisen perustoiminnot
7J0R-059