Vorsichtsmaßnahmen für den Betrieb (Adressbuchverwaltung)
In diesem Abschnitt werden Vorsichtsmaßnahmen im Hinblick auf die Adressbuchverwaltung mit dieser Software beschrieben.
Die Spezifikationen des Adressbuchs unterscheiden sich je nach Druckertyp. Näheres zur Unterstützung von Modellen und Typen finden Sie hier:
Beachten Sie die folgenden Vorsichtsmaßnahmen, bevor Sie die Adressbuchverwaltung verwenden.
Druckereinstellungen
Um Druckeradressbücher mit dieser Software zu verwalten, ist es erforderlich, die Einstellungen der Drucker von den werkseitigen Standardeinstellungen zu ändern. Näheres dazu finden Sie hier:
Adressbuch-Verwaltungsmethode
Wenn die Adressbuchverwaltung zur Verteilung von Adressbüchern an Drucker verwendet wird, deren Adressbücher mit der Geräteeinstellwerte-Verwaltung dieser Software verwaltet werden, kann die Integrität der Adressbücher verloren gehen. Es wird empfohlen, nur eine dieser Funktionen zur Verwaltung von Adressbüchern zu verwenden.
Von der Adressbuchverwaltung unterstützte Adresslisten
Folgende Adresslisten können mit der Adressbuchverwaltung verwaltet werden.
Typ I:
Folgende Adresslisten können für Drucker des Typs I verwaltet werden.
Adressliste 1 bis Adressliste 10
Zielwahl
WICHTIG |
Folgende Adresslisten, die in einigen Druckern des Typs I vorhanden sind, können mit der Adressbuchverwaltung dieser Software nicht verwaltet werden. Adressliste für Administrator Persönliche Adressliste Adressliste Anwendergruppe |
Typ II:
Folgende Adresslisten können für Drucker des Typs II verwaltet werden.
Kodierte Wahl
Favoriten (Zielwahl bei einigen Modellen)
WICHTIG |
Wenn Adressbücher von dieser Software aus an Drucker des Typs II verteilt werden, werden alle Arbeitsabläufe im Drucker gelöscht. |
Typ III:
Folgende Adresslisten können für Drucker des Typs III verwaltet werden.
Adressbuch
Zielwahl
WICHTIG |
Wenn Adressbücher von dieser Software aus an Drucker des Typs III verteilt werden, werden alle Arbeitsabläufe im Drucker gelöscht. |
Maximale Anzahl von Empfängern
Die Spezifikationen für jeden Druckertyp sind nachstehend aufgeführt.
Adresslisten
Typ I:
Bis zu 1.600 Empfänger und Zielgruppen können an eine einzelne Adressliste verteilt werden. Die Gesamtzahl der Empfänger und Adressgruppen, die an [Adressliste 1] bis [Adressliste 10] verteilt werden können, beträgt 1.600.
Typ II:
Bis zu 300 Empfänger und Zielgruppen können an ein Adressbuch verteilt werden.
Typ III:
Bis zu 500 Empfänger und Zielgruppen können an ein Adressbuch verteilt werden.
Zielwahlen
Typ I:
Bis zu 200 Empfänger und Zielgruppen können in Zielwahlen registriert werden. Empfänger, die in der Adressbuchverwaltung auf [Zielwahl] registriert sind, können an die [Zielwahl] eines Druckers verteilt werden.
Typ II:
Bis zu 19 Empfänger und Zielgruppen können an [Favoriten] ([Zielwahl] für einige Funktionen) verteilt werden. Empfänger, die in der Adressbuchverwaltung auf [Zielwahl] registriert sind, können an die [Favoriten] ([Zielwahl] für einige Funktionen) eines Druckers verteilt werden.
Typ III:
Bis zu 200 Empfänger und Zielgruppen können auf [Zielwahl] registriert werden. Empfänger, die in der Adressbuchverwaltung auf [Zielwahl] registriert sind, können an die [Zielwahl] eines Druckers verteilt werden.
Zielgruppen
Typ I:
Bis zu 256 Empfänger können in einer einzelnen Zielgruppe registriert werden. Empfänger mit verschiedenen Typen unter [Empfängertyp] können gemeinsam registriert werden.
Typ II:
Die folgende Anzahl von Empfängern kann in einer einzelnen Zielgruppe registriert werden.
[E-Mail]: 100
[I-Fax]: 100
[Fax]: 299
WICHTIG |
Beachten Sie Folgendes für Geräte des Typs II. Empfänger, bei denen [E-Mail], [I-Fax] oder [Fax] unter [Empfängertyp] angezeigt wird, können in einer Zielgruppe registriert werden. Kombinationen von Empfängern mit unterschiedlichen Typen unter [Empfängertyp] können nicht gemeinsam in einer einzelnen Zielgruppe registriert werden. |
Typ III:
Bis zu 499 Empfänger können in einer einzelnen Zielgruppe registriert werden. Empfänger mit verschiedenen Typen unter [Empfängertyp] können gemeinsam registriert werden.
Sichern von Adresslisten
Es wird empfohlen, dass Sie diese Software verwenden, um die Adresslisten vorab zu sichern. Wenn sich ein Adressbuch aufgrund der Ausführung einer Aufgabe dieser Software in einem ungewollten Zustand befindet, können die gesicherten Adresslisten exportiert und dann über die Remote UI in einen Drucker importiert werden, um das Adressbuch in seinen vorherige Zustand zurückzusetzen.
HINWEIS |
Bei Druckern des Typs I wird ein Backup der letzten verteilten Adresslisten und Zielwahlen im Drucker aufbewahrt. Wenn sich die Adresslisten nach der Verteilung in einem nicht vorgesehenen Zustand befinden, kann das Backup im Drucker verwendet werden, um die Adresslisten in ihren vorherigen Zustand zurückzusetzen. Bei der Stapelverteilung mehrerer Adresslisten wird jedoch empfohlen, mit dieser Software alle Adresslisten vorab zu sichern. Wenn beispielsweise die Adresslisten 1 bis 10 verteilt werden und die Adressliste 10 zuletzt verteilt wird, wird nur ein Backup der Adressliste 10 im Drucker gespeichert. |
Zielspezifikationen
Die konfigurierbaren Einstellungen sind je nach Druckertyp unterschiedlich. Die Anzahl und der Typ der Zeichen, die verwendet werden können, variieren ebenfalls. In diesem Abschnitt werden die Elemente beschrieben, die einer Beschränkung der Werte unterliegen, die je nach Typ verwendet werden können.
HINWEIS |
Die folgende Tabelle beschreibt die maximale Anzahl Ein-Byte-Zeichen (ein Zeichen entspricht einem Byte), die verwendet werden kann. Können in einem Element Mehr-Byte-Zeichen verwendet werden, wird deren maximale Anzahl wie die Anzahl Ein-Byte-Zeichen angegeben. Mehr-Byte-Zeichen können nur dann verwendet werden, wenn das zu verteilende Gerät diese unterstützt. Einstellwerte für Elemente, die in einem Zieldrucker nicht vorhanden sind, werden nicht an diesen Drucker verteilt. Das Ausführungsergebnis von Aufgaben zur Verteilung von Adressbüchern an solche Drucker wird jedoch als erfolgreich gewertet. |
Gemeinsame Elemente für alle Zieltypen
Element | Typ I | Typ II | Typ III | Gültige Werte für alle Gerätetypen |
[Name] | 24 Zeichen (12 Mehr-Byte-Zeichen) | 16 Zeichen (Ein- und Mehr-Byte-Zeichen) | 16 Zeichen (8 Multibyte-Zeichen) | 16 Zeichen (8 Multibyte-Zeichen) Werden Ein- und Mehr-Byte-Zeichen gemischt, muss die Gesamtzahl der Zeichen innerhalb von 16 Zeichen und 16 Byte liegen. (Ein Ein-Byte-Zeichen entspricht 1 Byte, ein Mehr-Byte-Zeichen entspricht 2 Byte.) |
[Furigana] | 24 Zeichen | 16 Zeichen | 16 Zeichen | 16 Zeichen |
[Zugriffsnummer] | Nummer Ihrer Wahl zwischen 1 und 9999999 | - | - | - |
Wenn [Empfängertyp] [E-Mail] ist
Element | Typ I | Typ II | Typ III | Gültige Werte für alle Gerätetypen |
[E-Mail-Adresse] | 128 Zeichen | 120 Zeichen (ASCII: 0x20 - 0x7e) | 120 Zeichen (ASCII: 0x20 - 0x7e) | 120 Zeichen (ASCII: 0x20 - 0x7e) |
Wenn [Empfängertyp] [Fax] ist
Einschließlich IP-Fax*1-Empfänger.
Element | Typ I | Typ II | Typ III | Gültige Werte für alle Gerätetypen |
[Faxnummer] | 120 Zeichen (ASCII: 0x20 - 0x7e) | 120 Zeichen (Zahlen, Leerzeichen, * und #) | 120 Zeichen (numerisch, Leerzeichen, *, #, P, p, T, C, R) Sie können nur ein "T" und "C" verwenden. Sie können "R" nur als erstes Zeichen verwenden. Sie können kein Leerzeichen als erstes Zeichen verwenden. | 120 Zeichen (Zahlen, Leerzeichen, * und #) |
[Subadresse] | 20 Zeichen (Zahlen, Leerzeichen, * und #) Leerzeichen können nicht am Anfang einer Zeichenfolge verwendet werden. | - | - | - |
[Passwort] | 20 Zeichen (Zahlen, Leerzeichen, * und #) | - | - | - |
*1 Empfänger, bei denen IP-Fax als [Empfängertyp] festgelegt ist, werden nicht an Drucker verteilt, welche die IP-Fax-Funktion nicht unterstützen. Das Ausführungsergebnis von Aufgaben zur Verteilung von Adressbüchern an solche Drucker wird jedoch als erfolgreich gewertet.
Wenn [Empfängertyp] [Datei] ist
Element | Typ I | Typ II | Typ III | Gültige Werte für alle Gerätetypen |
[Protokoll] *2 | FTP Windows (SMB) Windows (IPX) WebDAV | FTP Windows (SMB) | FTP Windows (SMB) | FTP Windows (SMB) |
[Hostname] | 128 Zeichen (64 Mehr-Byte-Zeichen) | 120 Zeichen (Ein- und Mehr-Byte-Zeichen) | FTP:
47 Zeichen (ASCII: 0x20 - 0x7e)
Windows (SMB):
120 Zeichen (60 Mehr-Byte-Zeichen) | FTP: 47 Zeichen (ASCII: 0x20 - 0x7e) Windows (SMB): 120 Zeichen (60 Mehr-Byte-Zeichen) Werden Ein- und Mehr-Byte-Zeichen gemischt, muss die Gesamtzahl der Zeichen innerhalb von 120 Zeichen und 120 Byte liegen. (Ein Ein-Byte-Zeichen entspricht 1 Byte, ein Mehr-Byte-Zeichen entspricht 2 Byte.) |
[Ordnerpfad] | 255 Zeichen (127 Mehr-Byte-Zeichen) | 120 Zeichen (Ein- und Mehr-Byte-Zeichen) | FTP:
120 Zeichen (ASCII: 0x20 - 0x7e)
Windows (SMB):
120 Zeichen (60 Mehr-Byte-Zeichen) | FTP:
120 Zeichen (ASCII: 0x20 - 0x7e)
Windows (SMB):
120 Zeichen (60 Mehr-Byte-Zeichen) |
[Benutzername] | FTP: 24 Zeichen (12 Mehr-Byte-Zeichen) Windows (SMB): 128 Zeichen (64 Mehr-Byte-Zeichen) Windows (IPX): 24 Zeichen (12 Mehr-Byte-Zeichen) WebDAV: 128 Zeichen (64 Mehr-Byte-Zeichen) | FTP: 32 Zeichen (10 Mehr-Byte-Zeichen) Windows (SMB): 32 Zeichen (10 Mehr-Byte-Zeichen) In beiden Fällen, wenn Sie sowohl Zeichen in voller als auch in halber Breite verwenden, bis zu insgesamt 32 Byte, wobei Zeichen in halber Breite als 1 Byte und Zeichen in voller Breite als 3 Byte gezählt werden | FTP:
24 Zeichen
Windows (SMB):
24 Zeichen (12 Mehr-Byte-Zeichen) | FTP:
24 Zeichen (10 Mehr-Byte-Zeichen) Werden Ein- und Mehr-Byte-Zeichen gemischt, verwenden Sie Zeichen, die den beiden folgenden Bedingungen entsprechen. Die Gesamtzahl der Zeichen muss innerhalb von 24 Byte liegen. (Wenn ein Ein-Byte-Zeichen 1 Byte und ein Mehr-Byte-Zeichen 2 Byte entspricht.) Die Gesamtzahl der Zeichen muss innerhalb von 32 Byte liegen. (Wenn ein Ein-Byte-Zeichen 1 Byte und ein Mehr-Byte-Zeichen 3 Byte entspricht.) Windows (SMB): 24 Zeichen (10 Mehr-Byte-Zeichen) Werden Ein- und Mehr-Byte-Zeichen gemischt, muss die Gesamtzahl der Zeichen innerhalb 24 Byte liegen. (Dies gilt, wenn ein Ein-Byte-Zeichen 1 Byte und ein Mehr-Byte-Zeichen 3 Byte entspricht.) |
[Passwort] | 24 Zeichen (32 Zeichen bei einigen Modellen) | 32 Zeichen (ASCII: 0x20 - 0x7e) | FTP:
24 Zeichen
(ASCII: 0x20 - 0x7e)
Windows (SMB):
14 Zeichen | 24 Zeichen (ASCII: 0x20 - 0x7e) |
*2 Windows (IPX)- und WebDAV-Empfänger werden nicht an andere Drucker als Typ I verteilt. Das Ausführungsergebnis von Aufgaben zur Verteilung von Adressbüchern an solche Drucker wird jedoch als erfolgreich gewertet.
Wenn [Empfängertyp] [I-Fax] *3 ist
Element | Typ I | Typ II | Typ III | Gültige Werte für alle Gerätetypen |
[I-Fax-Adresse] | 128 Zeichen | 120 Zeichen (ASCII: 0x20 - 0x7e) | 120 Zeichen (ASCII: 0x20 - 0x7e) | 120 Zeichen (ASCII: 0x20 - 0x7e) |
[Standardfeld 1] | 40 Zeichen | - | - | - |
[Standardfeld 2] | 16 Zeichen | - | - | - |
*3 Empfänger, bei denen [I-Fax] als [Empfängertyp] festgelegt ist, werden nicht an Drucker verteilt, welche die I-Fax-Funktion nicht unterstützen. Das Ausführungsergebnis von Aufgaben zur Verteilung von Adressbüchern an solche Drucker wird jedoch als erfolgreich gewertet.
Importieren/Exportieren von Adresslisten
In diese Software importierbare Dateiformate von Adresslisten
Excel-Datei (*.xlsx)
Excel-Format-Dateien, die aus der Empfängerliste dieser Software exportiert werden ("xlsx"-Erweiterung)
CSV-Datei (für Anwendungen) (*.csv)
Dateien, die aus der Empfängerliste dieser Software exportiert wurden
CSV-Datei (für Drucker) (*.csv)
Dateien, die von Druckern des Typs I exportiert wurden, die dieses Format unterstützen
Proprietäres Format (*.abk)
Die Dateien "Anwenderdefiniertes Format", die von Druckern des Typs I exportiert wurden ("abk"-Erweiterung)
Näheres zum Importverfahren finden Sie hier:
WICHTIG |
Die folgenden Adresslistendateien, die aus einem Drucker des Typs I exportiert wurden, können nicht in diese Software importiert werden. (Solche Adresslisten sind in einigen Modellen des Typs I vorhanden.) Persönliche Adressliste Adressliste Anwendergruppe |
Aus dieser Software exportierbare Dateiformate von Adresslisten
Die im Menü [Datenverwaltung] > [Adressbücher] > Seite [Empfängerliste] registrierten Empfänger können in folgenden Formaten exportiert werden. Adresslisten, die in diesen Formaten exportiert wurden, können nicht in Drucker importiert werden.
Excel-Datei (*.xlsx)
Ermöglicht den Export aller Typen von Empfängern. "xlsx" ist die Dateierweiterung.
CSV-Datei (für Anwendungen) (*.csv)
Ermöglicht den Export von Empfängern des ausgewählten Typs.
Näheres zum Exportverfahren finden Sie hier:
Die im Menü [Geräte] > [Backup-Daten] > [Adressbücher] > Seite [Adressbuch-Backup-Daten-Verwaltung] registrierten Adresslisten können in folgenden Formaten exportiert werden. Adresslisten, die in diesen Formaten exportiert wurden, können nicht in Drucker importiert werden.
Typ I
CSV-Datei (für Drucker) (*.csv)
Proprietäres Format (Sicherheitsstufe 1) (*.abk)
Proprietäres Format (Sicherheitsstufe 2) (*.abk)
Andere Geräte als Typ I
Adressbuchdatei (*.dcm)
Näheres zum Exportverfahren finden Sie hier:
WICHTIG |
Beim Importieren von Adresslisten in ein Modell, das sich vom Ausgangsmodell für das Backup unterscheidet, überprüfen Sie vor dem Export, ob die Anzahl der Empfänger und die in der Adressliste registrierten Empfängereinstellungen mit den Spezifikationen des für den Import vorgesehenen Zieldruckers übereinstimmen. Näheres dazu finden Sie hier: Druckerhandbücher |
Warnhinweise für die Bearbeitung von CSV-Dateien
Die folgenden Hinweise sind zu beachten, wenn Sie eine exportierte CSV-Datei bearbeiten und wieder in diese Software importieren.
HINWEIS |
Wenn Sie Excel-Dateien bearbeiten können, empfiehlt es sich, die Daten in eine Excel-Datei zu exportieren. |
Wenn ein Texteditor verwendet wird
Stellen Sie beim Speichern der Datei sicher, dass die Kodierung auf UTF-8 gesetzt ist. Wenn Sie angeben können, ob BOM (Byte Order Mark) angehängt werden soll, hängen Sie BOM an.
Wenn Microsoft Excel verwendet wird
Bei Verwendung von Microsoft Excel sind Vorsichtsmaßnahmen im Hinblick auf das Öffnen und Speichern von CSV-Dateien erforderlich. Achten Sie darauf, dass Sie beim Öffnen von Dateien die hier beschriebene Vorgehensweise befolgen. Es ist auch notwendig, die Dateikodierung nach dem Speichern der Datei mit einem Texteditor zu ändern.
WICHTIG |
Wenn Sie eine Datei mit einem anderen Verfahren als dem hier beschriebenen öffnen, können die folgenden Probleme auftreten. Werte mit einer Zahl, die mit 0 beginnt, werden automatisch in Werte umgewandelt, die mit einer anderen Ziffer als 0 beginnen. So geht beispielsweise die führende 0 bei Faxnummern, die mit einer Ortsvorwahl beginnen, verloren. Wenn solche Dateien in diese Software oder einen Drucker importiert werden, werden die Faxnummern nach der automatischen Konvertierung mit den Werten überschrieben, was dazu führen kann, dass Faxe an unbeabsichtigte Empfänger gesendet werden. Das Format wird beschädigt, wenn die Datei gespeichert wird. |
HINWEIS |
Ausführliche Informationen zur Funktionsweise finden Sie in der Bedienungsanleitung von Microsoft Excel. Beachten Sie auch, dass die Menüstruktur und die verwendete Terminologie je nach Version von Microsoft Excel von den hier aufgeführten Erläuterungen abweichen können. CSV-Dateien können je nach Version von Microsoft Excel im Format UTF-8 gespeichert werden. |
1.
Starten Sie Excel.
2.
Erstellen Sie eine neue Arbeitsmappe.
3.
Wählen Sie [Textdateien] im Menü [Daten] > [Externe Daten abrufen].
4.
Öffnen Sie die CSV-Zieldatei im Dateiauswahlfenster.
Der Assistent für den Import von Daten wird angezeigt.
HINWEIS |
Wird die CSV-Datei nicht in der Liste angezeigt, ändern Sie die Einstellung so, dass alle Dateien angezeigt werden. |
5.
Konfigurieren Sie jede Einstellung im Assistenten.
Wählen Sie [Getrennt] im ersten Dialogfeld.
Die anderen Einstellungen brauchen nicht geändert zu werden.
Überprüfen Sie die folgenden Einstellungen auf dem zweiten Bildschirm.
[Trennzeichen] | Wählen Sie [Komma]. Deaktivieren Sie die anderen Elemente. |
[Aufeinanderfolgende Trennzeichen als ein Zeichen behandeln] | Deaktivieren Sie diese Option. |
[Textqualifizierer] | Wählen Sie ["] aus. |
Scrollen Sie auf dem dritten Bildschirm die [Datenvorschau] bis zur Zeile, in der die Zieldaten beschrieben sind, markieren Sie alle Spalten und wählen Sie [Text] unter [Datenformat der Spalten].
Klicken Sie auf [Fertig stellen].
Klicken Sie im Fenster [Daten importieren] auf die A1-Zelle des vorliegenden Arbeitsblattes, und klicken Sie dann auf [OK].
Die Daten der CSV-Datei werden importiert. Vergewissern Sie sich, dass sich die importierten Daten im vorgesehenen Zustand befinden.
6.
Bearbeiten Sie die Daten.
Wenn "# CharSet" in der Kopfzeile nicht auf "UTF-8" gesetzt ist, ändern Sie es in "UTF-8".
Beim Bearbeiten einer CSV-Datei sind Vorsichtsmaßnahmen zu befolgen. Näheres dazu finden Sie hier:
7.
Die Datei wird als CSV-Datei im UTF-8-Format gespeichert.
Eine CSV-Datei im UTF-8-Format wird je nach Version möglicherweise nicht gespeichert. Führen Sie in diesem Fall die Vorgänge ab Schritt 8 aus, nachdem Sie die Datei als CSV-Datei gespeichert haben.
8.
Öffnen Sie die CSV-Datei in einem Texteditor, wie beispielsweise Editor in Windows.
Vergewissern Sie sich, dass sich die Daten in der Datei im vorgesehenen Zustand befinden.
WICHTIG |
Besondere Sorgfalt ist erforderlich, wenn die von Ihnen eingegebenen Zeichenfolgen Zeichen enthalten, die als Trennzeichen oder Anführungszeichen interpretiert werden können. |
9.
Speichern Sie die Datei mit der Einstellung [UTF-8] als Zeichenkodierung.
Wenn Sie angeben können, ob BOM (Byte Order Mark) angehängt werden soll, hängen Sie BOM an.