位址清單類型和可用通訊錄

通訊錄由適合不同使用者和用途的多個位址清單(註冊目的地的清單)組成。
指定目的地時,可以使用本機的通訊錄或網路上其他機器的通訊錄。

位址清單類型

位址清單的類型如下所述。您可以在任何類型的位址清單中註冊相同類型的目的地。

一般位址清單

這些一般位址清單可供全部使用者使用。有下列三種類型。
位址清單 1 至 10
位址清單 1 至位址清單 10 以及管理員位址清單中最多可註冊 1,600 個目的地。
單鍵位址清單
此位址清單包含已註冊的單鍵按鈕目的地。
最多可註冊 200 個目的地。
管理員位址清單
此位址清單包含只有擁有管理員權限或裝置管理員權限的使用者才能註冊和編輯的目的地。
使用此位址清單可以註冊管理員以外的使用者無法註冊和編輯的目的地,例如指定為傳送和接收傳真的轉寄目的地的目的地。
註釋
限制目的地的註冊和編輯
您可以為通訊錄設定 PIN,藉以限制將目的地註冊為位址清單 1 至位址清單 10 和單鍵位址清單,並限制對於已註冊的目的地進行的編輯。透過設定 PIN 限制通訊錄註冊和編輯
限制某些目的地的顯示和使用
您可以為位址清單 1 至位址清單 10 以及管理員位址清單中的目的地設定存取號,藉以限制每個目的地的顯示和使用。
* 需要啟用存取號管理設定。隱藏接收者(存取號碼管理)

使用者特定位址清單

這些位址清單僅適用於登入電腦的特定使用者。有下列兩種類型。
個人位址清單
這是每個登入使用者的個人位址清單。
每個使用者最多可以註冊 25 個目的地。
使用者群組位址清單
這是使用者群組的位址清單。只有屬於位址清單的公開檢視設定中指定的使用者群組的使用者才能使用該清單並註冊和編輯目的地。在群組(使用者群組)中共用接收者
每個使用者最多可以註冊 4,000 個目的地*1(10 個群組*2 × 400 個目的地*3)。
登入遠端使用者介面並擁有管理員權限的使用者可以在全部使用者群組位址清單中註冊和編輯目的地。
*1本機中的全部群組最多可註冊 20,000 個目的地。
*2這是每個使用者可以註冊的群組數量上限(本機中最多可以註冊 50 個群組)。
*3這是每個群組可以註冊的目的地數量上限。
註釋
無法使用的功能
由於個人位址清單和使用者群組位址清單僅限公開檢視,因此無法進行下列操作:
將註冊目的地指定為傳送和接收傳真的轉寄目的地,或傳送電子郵件時指定為回覆位址目的地或通知目的地
列印已註冊的目的地清單(位址清單)
將郵件信箱註冊到群組目的地
限制個人位址清單的使用
您可以設定停用個人位址清單。[使用個人位址清單]
限制使用者群組位址清單的使用
您可以設定停用使用者群組位址清單,也可以僅允許擁有管理員權限的使用者從遠端使用者介面註冊和編輯目的地。[使用使用者群組位址清單]

在位址清單之間移動和複製目的地

您編輯已註冊的目的地並變更其註冊的位址清單時,按照變更前後位址清單的類型,目的地會被「移動」或「複製」。
變更「一般位址清單之間」或「使用者特定位址清單之間」時
目的地被「移動」到變更後的位址清單。
變更範例:
從位址清單 1 變更為管理員位址清單
從個人位址清單變更為使用者群組位址清單
從一般位址清單變更為使用者特定位址清單時
從使用者特定位址清單變更為一般位址清單時
目的地被「複製」到變更後的位址清單中,編輯前的目的地資訊保留在變更前的位址清單中。
變更範例:
從位址清單 1 變更為使用者群組位址清單
從個人位址清單變更為管理員位址清單
* 您無法將單鍵位址清單中註冊的目的地變更到另一個位址清單。您也無法將目的地從另一個位址清單變更到單鍵位址清單。
* 如果位址清單的使用和編輯受限制,無法移動或複製目的地。

可用通訊錄

註冊的目的地儲存在本機的通訊錄(本地通訊錄)中。
指定目的地時,可以使用本機通訊錄或網路上其他機器的通訊錄(遠端通訊錄)。
準備使用遠端通訊錄
使用遠端通訊錄之前,您需要進行下列設定。
在網路上的另一台機器(伺服器)上,將通訊錄設定為公開。
設定本機(用戶端機器)以取得遠端通訊錄,然後註冊伺服器。[獲取遠端通訊錄]
* 如果在伺服器機器上設定系統管理員資訊(系統管理員識別碼和 PIN),伺服器機器上的系統管理員資訊需要與用戶端機器上設定的資訊相符。變更管理員的部門識別碼和 PIN
使用遠端通訊錄中的目的地
在通訊錄畫面上,按下 [至遠端通訊錄] 或 [變更通訊錄] [遠端] 切換到遠端通訊錄。通訊錄畫面
編輯和刪除遠端通訊錄中的目的地
您無法從用戶端機器編輯或刪除遠端通訊錄中的目的地。編輯和刪除伺服器機器上的目的地。
須知
在伺服器機器上設定系統管理員識別碼和 PIN 時
在下列情況下無法使用遠端通訊錄:
在用戶端機器上未設定系統管理員識別碼和 PIN 時
伺服器機器上設定的系統管理員識別碼和 PIN 與用戶端機器上設定的不同時
* 如需系統管理員識別碼和 PIN 的詳細資訊,請參閱下列內容:
註釋
可同時連接的用戶端機器數量
一台伺服器機器最多可同時連接八台用戶端機器。
* 如果伺服器機器正在執行其他網路通訊,數量可能會減少。
* 如果本機無法連線到伺服器機器,會傳送網路錯誤通知。
在伺服器機器上更新遠端通訊錄目的地時
您可以在用戶端機器上使用更新的目的地資訊。不過,如果遠端通訊錄目的地註冊到用戶端機器上的個人按鈕、共用按鈕或「常用設定」,在更新伺服器機器上的資訊時,註冊的目的地資訊不會更新。
在用戶端機器上執行下列操作或程序時,單鍵按鈕目的地資訊會更新:
您按下 [ 重設] 時
傳送完成時
執行自動重設時 [自動重設時間]
將本機的通訊錄做為其他機器的遠端通訊錄時
將本機的通訊錄設定為公開,並設定本機為伺服器機器。[遠端通訊錄公開]
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