Параметры файла и разделения

Укажите формат файла и параметры разделения сканированных данных, а также имя файла отсканированных данных.
При этом извлекается текстовая информация из оригинала и создается файл с возможностью поиска по тексту.

Настройка формата файла и параметров разделения

Задание имени файла

Создание файла с возможностью поиска по тексту (функция OCR)

Настройка формата файла и параметров разделения

Выберите формат отсканированных данных (JPEG, TIFF, PDF, XPS или OOXML) в соответствии с вашими целями и средой.
Можно сжимать данные, обводить текст контуром и рисовать линии. Можно также объединять многостраничные оригиналы в один файл или создавать отдельные файлы для каждой страницы.

* Этот параметр невозможно настроить при сохранении сканированных данных в почтовый ящик.

На экране сканирования нажмите кнопку настроек формата файлов. Экран Сканирование

Отобразится диалоговое окно [Формат файла].

Выберите формат файла.

[JPEG]

Этот формат файла подходит для оригиналов с фотографиями. Можно разделить оригинал, состоящий из нескольких страниц, на отдельные файлы для каждой страницы.

[TIFF]

Этот формат файла подходит для оригиналов с изображениями. Оригиналы сканируются в черно-белом формате.

[TIFF/JPEG (Авто)]

Для параметра автоматически устанавливается значение TIFF или JPEG в зависимости от параметров цвета при сканировании. Выбор цвета

Если параметр цвета имеет значение [Черно-белый]: TIFF

Если значение параметра цвета отличается от [Черно-белый]: JPEG

При использовании TIFF и JPEG можно разделить оригинал, состоящий из нескольких страниц, на отдельные файлы для каждой страницы.

[PDF]

Этот формат файла подходит для документов. Документы можно отображать аналогичным образом на любом компьютере, независимо от операционной системы.

[XPS]

Формат файла, используемый начиная с Windows Vista. Документы можно отображать аналогичным образом на любом компьютере под управлением ОС Windows.

[OOXML]

Формат файлов (Office Open XML) документов Microsoft Office, стандартизированный Международной организацией по стандартизации. Этот формат файла можно редактировать в Microsoft Word или PowerPoint. Выберите, следует ли использовать формат Word или PowerPoint.

При необходимости настройте дополнительные функции PDF, XPS или OOXML.

Можно настроить дополнительные функции, если на шаге 2 выбран формат PDF, XPS или OOXML.

Настройка дополнительных функций PDF

Уменьшение размера данных

Нажмите элемент [Компактный], чтобы выделить его.
Если в оригинале использовано мало цветов, нажмите [Огранич. цвета], чтобы выбрать этот параметр.

Включение распознавания текста в оригинале

Нажмите [OCR (Приоритет скорости)], [OCR (Поиск по тексту)] или [OCR (Приоритет точности)], чтобы выбрать один из вариантов.

Подробные сведения см. в следующих разделах:

Создание файла с возможностью поиска по тексту (функция OCR)

Повышение безопасности

Нажмите [Кодирован.], [Добавить цифр.подп.] или [Добавить подп.устр.], чтобы выбрать один из вариантов.
Подробные сведения см. в следующих разделах:

Усиление защиты отсканированных данных

Обведение текста контуром и линейная графика

Нажмите элемент [Контур и сглаживание], чтобы выделить его.
Создает файл PDF с четким текстом и линейной графикой. Кроме того, контурные данные в файле PDF можно обрабатывать с помощью Adobe Illustrator.

Создание файла PDF для длительного хранения

Нажмите элемент [Форматировать в PDF/A], чтобы выделить его.
Создает файл PDF, соответствующий PDF/A-b1, чтобы гарантировать, что отображение файла PDF не изменится в зависимости от устройства или программного обеспечения, используемого для просмотра, чтобы обеспечить долгосрочное хранение.

Настройка дополнительных функций XPS

Уменьшение размера данных

Нажмите элемент [Компактный], чтобы выделить его.

Включение распознавания текста в оригинале

Нажмите элемент [OCR (Поиск по тексту)], чтобы выделить его.
Подробные сведения см. в следующих разделах:

Создание файла с возможностью поиска по тексту (функция OCR)

Повышение безопасности

Нажмите [Добавить цифр.подп.] или [Добавить подп.устр.], чтобы выбрать один из вариантов.
Подробные сведения см. в следующих разделах:

Усиление защиты отсканированных данных

Настройка дополнительных функций OOXML

Чтобы включить поиск символов в оригинале в виде текста, нажмите [OCR (Поиск по тексту)], чтобы выбрать его.
Подробные сведения см. в следующих разделах:

Создание файла с возможностью поиска по тексту (функция OCR)

При необходимости настройте параметры разделения.

Чтобы разделить оригинал с несколькими страницами на отдельные файлы для каждой страницы, а не хранить их в одном файле, нажмите [Разделить на страницы], чтобы выбрать его.
Чтобы сканировать из [Сканировать и отправить], укажите, на сколько страниц нужно разделить оригинал, и нажмите [OK].

Нажмите [OK].

Снова появится экран сканирования.

ПРИМЕЧАНИЕ

Влияние формата файла на выбор цвета, разрешение и соотношение сторон

Если выбран PDF (компактный или структурный), XPS (компактный) или OOXML, применяются следующие ограничения параметров:

Выбор цвета: кроме [Черно-белый]

Разрешение: [300x300 т/д]

* При выборе OOXML в формате PowerPoint также можно установить для этого параметра значение [600x600 т/д].

Коэффициент: [100%] или [Авто]

При создании структурированного PDF-файла

Этот параметр нельзя настроить, если для исходного размера установлено значение [Длинный оригинал].

В зависимости от оригинала символы и штриховая графика могут идентифицироваться неправильно.

В зависимости от вашей версии Adobe Illustrator текст и фон могут выглядеть несовмещенными, а текст и линейная графика могут не отображаться при открытии структурированного PDF-файла.

Задание имени файла

По умолчанию отсканированные данные передаются и сохраняются со следующим именем файла:

При отправке сообщения электронной почты

Задание №

Номер страницы

При отправке отсканированных данных адресату, отличному от адреса электронной почты, или при сохранении отсканированных данных

Отправить/сохранить дату и время (в данном примере «30.10.2023, 12:34:56»)

* Если для параметра формата файла установлено значение [Разделить на страницы]

Этот номер страницы добавляется в конец имени файла. (При отправке используется пятизначный номер, а при сохранении – трехзначный.)

Пример:
20231030123456_00001.pdf
20231030123456_001.pdf

Вы можете задать собственное имя файла, указывающее на его содержимое, или настроить параметры для создания имени файла путем извлечения символов в начале оригинала.

На экране сканирования нажмите [Имя файла] или [Параметры]

[Имя файла]. Экран Сканирование

Отобразится диалоговое окно [Имя файла].

Задайте имя файла.

Чтобы сканировать из [Сканировать и отправить], нажмите [Имя файла], введите произвольное имя файла и нажмите [OK].

Отсканированные данные передаются или сохраняются со следующим именем файла:

При отправке сообщения электронной почты

Задать имя файла

Номер страницы

При отправке адресату, отличающемуся от адреса электронной почты

Задать имя файла

Отправить/сохранить дату и время (в данном примере «30.10.2023, 12:34:56»)

При сохранении отсканированных данных

Задать имя файла

* Если файл с таким же именем существует в месте сохранения, при сохранении отсканированных данных в место, отличающееся от почтового ящика, в конце имени файла добавляется число («(1)» – «(9)»).

Пример:
Sample(1).pdf

Если общее количество символов, используемых для заданного имени файла и для указания местоположения (пути) файла, превышает 256 однобайтовых символов, файл не может быть отправлен или сохранен с указанным именем файла.

Если вводяться символы, не разрешенные операционной системой адресата, например «\», «/», «:», «*», «?», «<», «>» или «|», при отправке файла на файловый сервер и т. п. возможно файл не будет отправлен.

При сохранении отсканированных данных символы «\», «/», «:», «*», «?», «<», «>» или «|» нельзя использовать в имени файла. Кроме того, в начале или конце имени файла нельзя использовать точку или пробел.

При создании имени файла путем извлечения символов в начале оригинала (только при отправке отсканированных данных)

Нажмите [Авто (OCR)], чтобы установить флажок.

Этот параметр применяется только в том случае, если для отсканированных данных используется формат файла с возможностью поиска по тексту. Создание файла с возможностью поиска по тексту (функция OCR)

Если одновременно установлено шифрование файла PDF, настроить этот параметр и отправить файл невозможно.

Можно изменить количество символов, извлекаемых в качестве имени файла. [Параметры OCR (поиск по тексту)]

Если вводить символы в поле [Имя файла], извлеченные из оригинала символы добавляются в конец этих символов.

* В случае превышения лимита символов в имени файла лишние символы будут удалены.

Если активирован параметр [Авто (OCR)], имя файла не применяется в следующих случаях:

Состояние отправки отображается на индикаторе состояния в нижней части экрана Экран [Главный]

Отчет о передаче Печать отчетов о передаче

Журнал передачи при возникновении ошибки отправки Проверка состояния отправки или сохранения и журнала отсканированных данных

Чтобы предотвратить автоматическое добавление даты/времени и номера страницы (только при отправке отсканированных данных)

Нажмите [Удал. дату/Н-р здн из имени файла], чтобы установить флажок.
Чтобы перезаписать файл, если в адресате уже есть файл с таким же именем, нажмите [Перезапис. файл с тем же именем], чтобы установить флажок.

* Если файл с таким же именем есть в адресате и флажок [Перезапис. файл с тем же именем] снят, в конце имени файла добавляется четырехзначное число.

Пример:
Sample(0001).pdf

Нажмите [OK] или [OK]

[Закрыть].

Снова появится экран сканирования.

ПРИМЕЧАНИЕ

Редактирование имени файла, зарегистрированного в «часто используемых параметрах» в [Сканировать и отправить]

Если в «часто используемых параметрах» зарегистрированы наборы имен файлов, можно использовать следующую процедуру для редактирования только параметра имени файла, зарегистрированного в «часто используемых параметрах».

Войдите в Remote UI (Удаленный ИП)

[Settings/Registration]

[Send]

[Favorite Settings]

[Edit]

и измените имя файла

[OK].

* Отредактировать с помощью панели управления только параметр имени файла нельзя. Чтобы изменить параметр имени файла, повторно зарегистрируйте «Часто используемые параметры». Регистрация и вызов часто используемых параметров

Создание файла с возможностью поиска по тексту (функция OCR)

Оптическое распознавание текста (OCR) — это технология, которая распознает символы оригинала и извлекает текстовую информацию.
Настройте параметры для выполнения функции OCR при сканировании оригинала для создания файла с возможностью поиска по тексту.

Форматы файлов с возможностью поиска по тексту:

PDF (PDF с возможностью поиска)

OOXML

XPS

* Этот параметр невозможно настроить при сохранении сканированных данных в почтовый ящик.

На экране сканирования нажмите кнопку настроек формата файлов. Экран Сканирование

Отобразится диалоговое окно [Формат файла].

Выберите формат файла.

Чтобы создать файл PDF, нажмите [PDF].

Чтобы создать файл OOXML в формате Word, нажмите [OOXML]

[Word].

Чтобы создать файл OOXML в формате PowerPoint, нажмите [OOXML]

[PowerPoint].

Чтобы создать файл XPS, нажмите [XPS]

Нажмите [OCR (Приоритет скорости)], [OCR (Поиск по тексту)] или [OCR(Приоритет точности)].

Если выбрано [PDF] или [XPS] на этапе 2, этот параметр можно задать в сочетании с [Компактный] или другими дополнительными функциями.

* Параметры [Контур и сглаживание] и [Огранич. цвета] нельзя установить в сочетании с параметром [OCR(Приоритет точности)].

* Настройка уровня качества изображения становится недоступной при использовании параметра [OCR(Приоритет точности)] в сочетании с параметром [Компактный]. [Уровень кач-ва изобр. для Огран. цв./Компактн.]
Качество изображения может отличаться от качества файлов PDF, созданных с использованием сочетания параметров [OCR(Приоритет скорости)] и [Компактный].

Выбор языка обработки OCR в соответствии с языком оригинала.

Если вы выбрали параметр [PDF] или [XPS] на шаге 2, выберите язык в ниспадающем меню [Язык OCR].

В случае выбора параметра [OOXML]

[Word] на шаге 2 нажмите [Изменить], выберите язык и нажмите [OK].

В случае выбора параметра [OOXML]

[PowerPoint] на шаге 2 выберите язык и нажмите [OK].

Нажмите [OK].

Снова появится экран сканирования.

ПРИМЕЧАНИЕ

Влияние обработки OCR на формат и соотношение сторон оригинала

Если включена обработка OCR, действуют следующие ограничения на настройку параметров:

Формат оригинала: кроме [Длинный оригинал]

Коэффициент: [100%] или [Авто]

Автоматическое определение ориентации оригинала

По умолчанию ориентация оригинала определяется автоматически в соответствии с ориентацией текста, определенной при создании файла. [Параметры OCR (поиск по тексту)]

Удаление фонового изображения (только для файлов OOXML в формате Word)

Вы можете настроить этот параметр для удаления изображения, распознаваемого как фон при создании файла. Удаление ненужных изображений упрощает редактирование файлов Word. [Включить фоновые изображ. в файл Word]

Когда обработка OCR выполняется неправильно

Проверьте, соответствуют ли языковые настройки, выбранные на шаге 4, языку, используемому в оригинале.

Проверьте, подходит ли используемый оригинал для распознавания текста. Функция OCR некорректно обрабатывает текст