Impression et vérification d’un rapport de gestion des communications

Imprimez un rapport de gestion des communications pour vérifier les journaux de résultats de communication suivants.
Résultats des fax envoyés et reçus
Résultats de l’envoi d’e-mails et de fax
Résultats de l’enregistrement dans l’espace de stockage tel que le serveur de fichiers et la boîte mail
 
Un rapport de gestion des communications peut également être imprimé automatiquement en spécifiant le nombre ou l’heure des évènements de communication atteints, ou être envoyé et enregistré sous forme de fichier CSV vers un destinataire spécifié.
* Vous pouvez également vérifier les résultats des fax envoyés et reçus en imprimant ou en envoyant un rapport de gestion des communications contenant uniquement les résultats des fax (rapport d’activité des fax).
Impression ou envoi automatique d’un rapport de gestion des communications
Impression manuelle d’un rapport de gestion des communications
REMARQUE
Impression recto verso des rapports
Par défaut, les rapports sont imprimés sur une seule face du papier. Vous pouvez modifier ce paramètre pour imprimer sur les deux faces du papier. [Réglages par défaut du rapport de sortie]
Affichage des rapports
Lorsque les paramètres sont configurés de manière à ce que l’utilisateur connecté ne puisse pas accéder aux tâches qui ne lui appartiennent pas, les tâches des autres utilisateurs sont masquées, tels que « *** ». Lorsqu’un utilisateur se connecte en tant qu’administrateur avec les droits d’administrateur, les tâches de tous les utilisateurs sont affichées. [Restreindre l'accès aux tâches des autres utilisateurs]
Si [NG] s’affiche dans un rapport, cela signifie que l’envoi ou la réception a été annulé ou qu’une erreur s’est produite. Si un nombre à trois chiffres (code d’erreur) précédé de « # » s’affiche, il est possible de vérifier la cause et la solution à l’aide du code d’erreur. Un code d’erreur s’affiche (#xxx)
Les résultats de l’envoi d’e-mails montrent les résultats de l’envoi d’e-mails au serveur de messagerie.
Le nom de l’unité destinataire affiché dans le résultat de l’envoi de fax varie en fonction de la manière dont le destinataire est spécifié lors de l’envoi d’un fax.
Lorsque le destinataire est sélectionné dans le Carnet d’adresses : nom de l’unité enregistré dans la liste d’adresses
Lorsque le numéro de fax est saisi à l’aide des touches numériques : nom de l’unité (TSI) s’il est récupéré auprès du destinataire de l’envoi

Impression ou envoi automatique d’un rapport de gestion des communications

Configurez les paramètres pour imprimer automatiquement un rapport de gestion de la communication en spécifiant le délai en fonction du nombre d’évènements de communication ou de l’heure. Vous pouvez également configurer les paramètres pour envoyer ou enregistrer le rapport sous forme de fichier CSV vers un destinataire spécifié sans l’imprimer.
Par défaut, un rapport de gestion des communications est imprimé tous les 100 évènements de communication, mais aucun rapport de gestion des communications ne contenant que des résultats de fax (rapport d’activité de fax) n’est imprimé.
Si vous ne souhaitez pas imprimer ou envoyer de rapport automatiquement, désactivez ce paramètre.
* Si les journaux sont configurés pour ne pas être affichés, vous ne pouvez pas configurer les paramètres du rapport de gestion des communications. De plus, si vous configurez les paramètres pour ne pas afficher les journaux après avoir configuré les paramètres du rapport de gestion des communications, les paramètres du rapport de gestion des communications seront désactivés. [Afficher le journal des tâches]
 
Cette section décrit la procédure de configuration des paramètres depuis le panneau de commande.
Vous pouvez aussi configurer les paramètres avec l’interface utilisateur distante depuis un ordinateur. Gestion de la machine depuis un ordinateur (interface utilisateur distante)
Des droits d’administrateur ou de DeviceAdmin sont nécessaires.
Préparatifs nécessaires
Lors de l’envoi du rapport de gestion des communications, enregistrez un destinataire à spécifier comme destinataire d’envoi dans le Carnet d’adresses. Enregistrer des destinataires (carnet d'adresses)
1
Connectez-vous à la machine en tant qu'administrateur. Connexion à la machine
2
Sur le panneau de commande, appuyez sur [ Réglages/Enregistrement] sur l’écran [Accueil] ou un autre écran. Écran [Accueil]
L'écran [Réglages/Enregistrement] s'affiche.
3
Appuyez sur [Réglages de fonction] [Envoi] [Réglages communs] [Rapport de gestion des communications].
L'écran [Rapport de gestion des communications] s'affiche.
Lors de la configuration des paramètres du rapport d’activité des fax
Appuyez sur [Réglages de fonction] [Envoi] [Réglages fax] [Rapport de télécopie].
4
Configurez les paramètres des rapports.
Lors de l’impression ou de l’envoi d’un rapport pour chaque nombre spécifié d’évènements de communication
Un rapport sur les résultats des communications peut être imprimé ou envoyé une fois que le nombre spécifié d’évènements de communication a été atteint.
Sélectionnez [Imprimer] ou [Envoi] pour [Impr./envoyer Nb spéc. transm.] et configurez le nombre d’évènements de communication en appuyant sur le bouton situé à gauche du paramètre à sélectionner.
Lors de l’impression ou de l’envoi d’un rapport à un moment précis
Un rapport sur les résultats de la communication peut être imprimé ou envoyé chaque jour à une heure donnée.
Sélectionnez [Imprimer] ou [Envoi] pour [Impr./envoyer à heure spécifiée], et configurez l’heure en appuyant sur le bouton situé à gauche du paramètre à sélectionner.
Les numéros suivants des résultats de la communication sont imprimés ou envoyés dans l’ordre chronologique inverse.
Lors de l’impression : 100 résultats pour un rapport de gestion des communications, 40 résultats pour un rapport d’activité de fax
Date d’envoi : 2 000 résultats
Si les résultats de la communication dépassent les nombres ci-dessus avant l’heure spécifiée, les résultats de la communication plus ancienne ne seront pas imprimés ou envoyés.
Lorsque l’impression ou l’envoi d’un rapport n’est pas automatique
Configurez [Impr./envoyer Nb spéc. transm.] et [Impr./envoyer à heure spécifiée] sur [Non].
5
Pour imprimer un rapport, configurez le paramètre [Imprimer tâches Envoi/Réception séparément].
Pour imprimer séparément les résultats de l’envoi et de la sauvegarde et les résultats de la réception, appuyez sur le bouton pour les sélectionner.
6
Pour envoyer un rapport, appuyez sur [Destinataire d'envoi] et indiquez le destinataire dans le Carnet d’adresses. Enregistrer des destinataires (carnet d'adresses)
7
Appuyez sur [OK].
Les paramètres sont appliqués.

Impression manuelle d’un rapport de gestion des communications

Vous pouvez imprimer un rapport de gestion de la communication à l’aide du panneau de commande.
* Vous pouvez utiliser l’interface utilisateur distante à partir d’un ordinateur pour enregistrer le rapport sous forme de fichier CSV sur un ordinateur. Vérification de l’utilisation et des journaux avec l’interface utilisateur distante
1
Sur le panneau de commande, appuyez sur [ Suivi statut] sur l’écran [Accueil] ou un autre écran. Écran [Accueil]
L'écran [Suivi statut] s'affiche.
2
Appuyez sur [Envoi] ou [Réception], puis sur [Journal des tâches].
3
Appuyez sur [Rapport de gestion des communications].
L'écran [Rapport de gestion des communications] s'affiche.
Lors de l’impression d’un rapport d’activité de fax
Sélectionnez [Fax] dans le menu déroulant en haut à droite de l’écran et appuyez sur [Rapport de télécopie].
4
Spécifiez le nombre de journaux de communication à imprimer, le cas échéant.
Par défaut, les 100 derniers résultats sont imprimés pour un rapport de gestion des communications et les 40 derniers résultats sont imprimés pour un rapport d’activité de fax. Appuyez sur [Impr. spéc. Nbre transm.] pour spécifier le nombre de résultats de communication à imprimer, selon les besoins.
5
Appuyez sur [Démarrer l'impression].
L’impression commence.
Pour annuler l’impression, appuyez sur [Annuler].
AY36-0L6