Adreslijsttypes en bruikbare adresboeken
Het adresboek bestaat uit meerdere adreslijsten (lijsten waarin bestemmingen zijn geregistreerd) die geschikt zijn voor verschillende gebruikers en doeleinden.
Wanneer u een bestemming opgeeft, kunt u het adresboek van deze machine of het adresboek van een andere machine op het netwerk gebruiken.
Wanneer u een bestemming opgeeft, kunt u het adresboek van deze machine of het adresboek van een andere machine op het netwerk gebruiken.
Adreslijsttypes
De soorten adreslijsten worden hieronder beschreven. U kunt dezelfde bestemmingstypen registreren in elk adreslijsttype.
Gemeenschappelijke adreslijsten
Deze gemeenschappelijke adreslijsten zijn beschikbaar voor alle gebruikers. De volgende drie types zijn beschikbaar.
Adreslijst 1 tot 10
Er kunnen in totaal maximaal 1.600 bestemmingen worden geregistreerd in Adreslijst 1 t/m Adreslijst 10 en de Adreslijst voor beheerders.
Adreslijst met één druk op de knop
Deze adreslijst bevat de geregistreerde bestemmingen voor snelkiestoetsen.
Er kunnen maximaal 200 bestemmingen worden geregistreerd.
Er kunnen maximaal 200 bestemmingen worden geregistreerd.
Adreslijst voor beheerders
Deze adressenlijst bevat de bestemmingen die alleen gebruikers met beheerdersrechten of apparaatbeheerdersrechten kunnen registreren en bewerken.
Met deze adreslijst kunt u bestemmingen registreren die andere gebruikers dan beheerders niet mogen registreren en bewerken. U kunt bijvoorbeeld bestemmingen opgeven als doorstuurbestemmingen voor verzonden en ontvangen faxen.
Met deze adreslijst kunt u bestemmingen registreren die andere gebruikers dan beheerders niet mogen registreren en bewerken. U kunt bijvoorbeeld bestemmingen opgeven als doorstuurbestemmingen voor verzonden en ontvangen faxen.
N.B.
De registratie en bewerking van bestemmingen beperken
U kunt een pincode instellen voor het adresboek om de registratie van bestemmingen te beperken tot Adreslijst 1 tot Adreslijst 10 en de snelkiestoetsen voor de adreslijst. Ook kunt u het bewerken van geregistreerde bestemmingen beperken. Registratie en bewerking van het Adresboek beperken door een PIN in te stellen
De weergave en het gebruik van sommige bestemmingen beperken
U kunt een toegangsnummer instellen voor bestemmingen in Adreslijst 1 tot Adreslijst 10 en de Adreslijst voor beheerders, om de weergave en het gebruik van elke bestemming te beperken.
* De instelling voor het beheer van het toegangsnummer moet ingeschakeld zijn. Bestemmingen verbergen (Toegangsnummerbeheer)
Gebruikersspecifieke adreslijsten
Deze adreslijsten zijn alleen beschikbaar voor specifieke gebruikers die zich aanmelden bij de machine. De volgende twee types zijn beschikbaar.
Persoonlijke adreslijst
Dit is een persoonlijke adressenlijst voor elke ingelogde gebruiker.
Elke gebruiker kan maximaal 25 bestemmingen registreren.
Elke gebruiker kan maximaal 25 bestemmingen registreren.
Adreslijst gebruikersgroep
Dit is een adressenlijst voor gebruikersgroepen. Alleen gebruikers die behoren tot de gebruikersgroep die is opgegeven in de openbare weergave-instellingen voor de adreslijst, kunnen de lijst gebruiken en de bestemmingen registreren en bewerken. Bestemmingen delen in een groep (Gebruikersgroep)
U kunt maximaal 4.000 bestemmingen*1 (10 groepen*2 × 400 bestemmingen*3) registreren voor elke gebruiker.
Gebruikers met beheerdersrechten die zich aanmelden bij Remote UI (UI op afstand), kunnen de bestemmingen in alle adreslijsten van gebruikersgroepen registreren en bewerken.
U kunt maximaal 4.000 bestemmingen*1 (10 groepen*2 × 400 bestemmingen*3) registreren voor elke gebruiker.
Gebruikers met beheerdersrechten die zich aanmelden bij Remote UI (UI op afstand), kunnen de bestemmingen in alle adreslijsten van gebruikersgroepen registreren en bewerken.
*1Er kunnen in totaal maximaal 20.000 bestemmingen worden geregistreerd voor alle groepen in de machine.
*2Dit is het maximum aantal groepen dat per gebruiker kan worden geregistreerd (er kunnen maximaal 50 groepen worden geregistreerd in de machine).
*3Dit is het maximum aantal bestemmingen dat per groep kan worden geregistreerd.
N.B.
Onbruikbare functies
Aangezien de openbare weergave beperkt is voor persoonlijke adreslijsten en adreslijsten van gebruikersgroepen, zijn de volgende bewerkingen niet beschikbaar:
Een geregistreerde bestemming opgeven als doorstuurbestemming voor verzonden en ontvangen faxen, of als antwoordbestemming of berichtbestemming bij het verzenden van e-mails
Een lijst met geregistreerde bestemmingen afdrukken (adreslijst)
Een mailbox registreren bij een groepsbestemming
Het gebruik van persoonlijke adreslijsten beperken
U kunt instellingen configureren om het gebruik van persoonlijke adreslijsten uit te schakelen. [Gebruik persoonlijke adressenlijst]
Het gebruik van adreslijsten van gebruikersgroepen beperken
U kunt instellingen configureren om het gebruik van adreslijsten van gebruikersgroepen uit te schakelen, of alleen gebruikers met beheerdersrechten toestaan om bestemmingen te registreren en te bewerken vanuit de Remote UI (UI op afstand). [Gebruik adressenlijst gebruikersgroep]
Bestemmingen verplaatsen en kopiëren tussen adreslijsten
Wanneer u een geregistreerde bestemming bewerkt en de adreslijst wijzigt waarin deze is geregistreerd, wordt de bestemming "verplaatst" of "gekopieerd", afhankelijk van het type adreslijst voor en na de wijziging.
Wanneer u "Tussen gemeenschappelijke adreslijsten" of "Tussen gebruikersspecifieke adreslijsten" wijzigt
Bestemmingen worden verplaatst naar de lijst met gewijzigde adressen.
Voorbeelden van wijzigingen:
Overgaan van Adreslijst 1 naar de Adreslijst voor beheerders
Wijzigen van een persoonlijke adreslijst naar een adreslijst van een gebruikersgroep
Bij het wijzigen van een algemene adreslijst in een gebruikerspecifieke adreslijst
Bij het wijzigen van een gebruikerspecifieke adreslijst in een algemene adreslijst
Bij het wijzigen van een gebruikerspecifieke adreslijst in een algemene adreslijst
De bestemming wordt gekopieerd naar de gewijzigde adreslijst en de bestemmingsinformatie vóór het bewerken blijft in de adreslijst vóór de wijziging.
Voorbeelden van wijzigingen:
Wijzigen van Adreslijst 1 naar een Adreslijst van een gebruikersgroep
Overschakelen van een persoonlijke adreslijst naar de adreslijst voor beheerders
* U kunt bestemmingen die in de lijst met snelkiestoetsen voor adressen zijn geregistreerd, niet wijzigen naar een andere adreslijst. U kunt ook geen bestemmingen uit een andere adreslijst wijzigen in de lijst met snelkiestoetsen voor adressen.
* U kunt geen bestemmingen verplaatsen of kopiëren als het gebruik en bewerken van de adreslijst beperkt is.
Bruikbare adresboeken
Geregistreerde bestemmingen worden opgeslagen in het adresboek van de machine (Lokaal adresboek).
Wanneer u een bestemming opgeeft, kunt u het lokale adresboek of het adresboek van een andere machine op het netwerk (Extern adresboek) gebruiken.
Wanneer u een bestemming opgeeft, kunt u het lokale adresboek of het adresboek van een andere machine op het netwerk (Extern adresboek) gebruiken.
Een extern adresboek gebruiken
U moet de volgende instellingen configureren voordat u een extern adresboek kunt gebruiken.
Stel op de andere machine (de server) in het netwerk het adresboek in op geopend.
Stel deze machine (clientmachine) in om het externe adresboek te verwerven en registreer de server. [Adresboek op afstand ophalen]
* Als de systeembeheerdersgegevens (systeembeheerders-ID en pincode) op de server zijn ingesteld, moeten de systeembeheerdersgegevens op de server overeenkomen met de gegevens die op de clientmachine zijn ingesteld. Afdelings-ID en pincode voor de beheerder instellen wijzigen
Bestemmingen gebruiken in het externe adresboek
Druk in het scherm Adresboek op [Naar extern adresboek] of [Adresboek wijzigen] 
[Op afstand] om over te schakelen naar het externe adresboek. Adresboekscherm
[Op afstand] om over te schakelen naar het externe adresboek. Adresboekscherm
Bestemmingen in het externe adresboek bewerken en verwijderen
U kunt geen bestemmingen in het externe adresboek bewerken of verwijderen vanaf de clientmachine. Bestemmingen op de server bewerken en verwijderen.
BELANGRIJK
Wanneer de systeembeheerders-ID en pincode zijn ingesteld op de server
In de volgende gevallen kunt u geen extern adresboek gebruiken:
Wanneer de systeembeheerders-ID en pincode niet zijn ingesteld op de clientmachine
Wanneer de systeembeheerders-ID en pincode op de server verschillen van die op de clientmachine
* Zie het volgende voor meer informatie over de systeembeheerder-ID en pincode:
N.B.
Aantal clientmachines dat tegelijkertijd verbonden kan zijn
Er kunnen maximaal acht clientmachines tegelijkertijd met een server verbonden zijn.
* Het aantal kan lager zijn als de server andere netwerkcommunicatie uitvoert.
* Als de machine geen verbinding kan maken met de servermachine, wordt er een netwerkfoutmelding verzonden.
Wanneer externe adresboekbestemmingen worden bijgewerkt op de server
U kunt de bijgewerkte bestemmingsinformatie op de clientmachine gebruiken. Als een bestemming in het externe adresboek echter is geregistreerd bij een persoonlijke knop, gedeelde knop of de "Favoriete instellingen" op de clientmachine, wordt die geregistreerde bestemmingsinformatie niet bijgewerkt wanneer de informatie op de server wordt bijgewerkt.
De bestemmingsinformatie van de snelkiestoets wordt bijgewerkt wanneer de volgende bewerkingen of processen worden uitgevoerd op de clientmachine:
Wanneer u drukt op [
Reset]
Reset]Wanneer het verzenden is voltooid
Wanneer u een automatische reset uitvoert [Automatische resettijd]
Wanneer u het adresboek van deze machine gebruikt als een extern adresboek vanaf een andere machine
Stel het adresboek van deze machine in op open en configureer deze machine als server. [Adresboek op afstand open maken]