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E0J1-005

Inoltro dei documenti fax in arrivo alla Area di condivisione

Questa sezione descrive la procedura da seguire per inoltrare i documenti fax in arrivo a una cartella della Area di condivisione registrata nella rubrica.
Eseguire le operazioni dalla 1 alla 3 in ordine.
Questa sezione descrive la "procedura da seguire per inoltrare i documenti fax in arrivo alla Area di condivisione" negli scenari indicati di seguito:
Inoltro dei documenti inviati tramite fax dall'azienda A (fax n. 0011111111) nella cartella "Fax da azienda A" nella Area di condivisione
 Inoltro dei documenti inviati tramite fax da aziende diverse dall'azienda A nella cartella "FAX" nella Area di condivisione
 Invio di un'e-mail di notifica all'utente B quando i fax in arrivo vengono inoltrati nella Area di condivisione
Spostamento di documenti fax in arrivo dopo aver configurato le impostazioni inoltro
NOTA
Prima verificare che le seguenti impostazioni sono state completate:
Sia possibile utilizzare i fax
Le funzioni di Invio siano abilitate
Le impostazioni di rete siano state configurate
Sia possibile accedere alla IU remota
La Area di condivisione sia pubblicamente disponibile tramite il protocollo SMB.
Le schermate possono differire in base al modello in uso e alle opzioni installate.

Operazione 1: registrazione della destinazione di inoltro nella rubrica

Registrazione della cartella "Fax da azienda A" nella rubrica
Registrazione della cartella "FAX" nella rubrica
Registrazione dell'indirizzo e-mail dell'utente B nella rubrica

Registrazione della cartella "Fax da azienda A" nella rubrica

1
Nella schermata <Menu principale>, premere <Dest./Impostaz. inoltro>.
2
Premere <Registrazione destinazioni>  <Regis.nuova destinazione>.
3
Premere <File>.
4
Digitare i dati della cartella "Fax da azienda A".
<Nome>
Immettere il nome della destinazione che si desidera visualizzare nella rubrica. Qui, viene immesso "Fax da azienda A".
Premere <Nome> immettere il nome della destinazione e premere <OK>.
Dove registrare le destinazioni
Selezionare una destinazione da <Elenco indir. personale>, l'elenco degli indirizzi dei gruppi di utenti, da <Elenco indirizzi 1> a <Elenco indirizzi 10> oppure <Elenco indirizzi per amministratori>.
Quando si registrano destinazioni per uso personale, selezionare <Elenco indir. personale>.
Quando si registrano le destinazioni modificabili sono solo dall'Amministratore, selezionare <Elenco indirizzi per amministratori>.
Per condividere una destinazione con un gruppo di utenti registrato, selezionare l'elenco indirizzi dei gruppi di utenti registrati.
NOTA
Le opzioni da <Elenco indirizzi 1> a <Elenco indirizzi 10> possono essere paragonate a 10 rubriche. Registrare le destinazioni negli elenchi indirizzi per ciascuna divisione o per ogni business partner aiuta a trovarle più facilmente quando vengono specificate. Questa operazione semplifica anche la gestione degli elenchi indirizzi rinominando semplicemente una divisione o un business partner.
<Protocollo>
Qui, viene selezionato <Windows (SMB)>.
NOTA
Quando si seleziona <Windows (SMB)>, compaiono i pulsanti <Ricerca host> e <Sfoglia>, grazie ai quali sarà più semplice specificare la Area di condivisione quando si naviga o si effettuano ricerche in una rete.
È possibile utilizzare <Sfoglia> solo se <1.0> è impostato su <On> in <Specifica versione client SMB>.
È possibile registrare fino a cinque server Directory da usare con <Sfoglia>.
<Nome host>
Immettere il nome host per la Area di condivisione. Immettere l’indirizzo di loopback o l’indirizzo IP specificato sulla macchina. Per inviare usando l’indirizzo di loopback, immettere il <Nome host> come mostrato di seguito.
In formato IPv4:
Quando la cartella “Fax da azienda A” si trova in uno spazio condiviso: \\127.0.0.1\share
Quanto la cartella “Fax da azienda A” si trova in uno spazio personale: \\127.0.0.1\users
In formato IPv6:
Quando la cartella “Fax da azienda A” si trova in uno spazio condiviso: \\[::1]\share
Quanto la cartella “Fax da azienda A” si trova in uno spazio personale: \\[::1]\users
<Percorso cartella>
Specifica dove si trova la cartella "Fax da azienda A" nello Spazio condiviso o nello Spazio personale.
NOTA
Se si imposta <Protocollo> su <Windows (SMB)> e si specifica una cartella non esistente in <Percorso cartella>, viene creata automaticamente una cartella e il file viene salvato nella cartella creata. Tuttavia, se si specificano cartelle non esistenti su più livelli, si verifica un errore di invio.
<Nome utente>
Se si usa la Area di condivisione con l'autenticazione abilitata ("Aut. Sì"), immettere il nome utente al momento dell'accesso alla Area di condivisione.
<Password>
Se si usa la Area di condivisione con l'autenticazione abilitata (“Aut. Sì”), immettere la password per il nome utente.
<Conferma prima di invio>
Se si imposta <Conferma prima di invio> su ON, si apre una schermata in cui viene richiesta l'immissione di una password prima dell'invio del file, anche se la password è già stata immessa in <Password>.
NOTA
Se si specifica una destinazione con l'opzione <Conferma prima di invio> abilitata come destinazione di inoltro, la schermata di immissione password non si apre. Il file viene inoltrato usando la password registrata.
5
Premere <Controllo connessione> per verificare la connessione.
6
Premere <OK>  <Chiudi>.

Registrazione della cartella "FAX" nella rubrica

1
Nella schermata <Menu principale>, premere <Dest./Impostaz. inoltro>.
2
Premere <Registrazione destinazioni>  <Regis.nuova destinazione>.
3
Premere <File>.
4
Digitare i dati della cartella "FAX".
<Nome>
Immettere il nome della destinazione che si desidera visualizzare nella rubrica. Qui, viene inserito "Posizione FAX".
Premere <Nome> immettere il nome di destinazione e poi premere <OK>.
Dove registrare le destinazioni
Selezionare una destinazione da <Elenco indir. personale>, l'elenco degli indirizzi dei gruppi di utenti, da <Elenco indirizzi 1> a <Elenco indirizzi 10> oppure <Elenco indirizzi per amministratori>.
Quando si registrano destinazioni per uso personale, selezionare <Elenco indir. personale>.
Quando si registrano le destinazioni modificabili sono solo dall'Amministratore, selezionare <Elenco indirizzi per amministratori>.
Per condividere una destinazione con un gruppo di utenti registrato, selezionare l'elenco indirizzi dei gruppi di utenti registrati.
NOTA
Le opzioni da <Elenco indirizzi 1> a <Elenco indirizzi 10> possono essere paragonate a 10 rubriche. Registrare le destinazioni negli elenchi indirizzi per ciascuna divisione o per ogni business partner aiuta a trovarle più facilmente quando vengono specificate. Questa operazione semplifica anche la gestione degli elenchi indirizzi rinominando semplicemente una divisione o un business partner.
<Protocollo>
Qui, selezionare <Windows (SMB)>.
NOTA
Quando si seleziona <Windows (SMB)>, compaiono i pulsanti <Ricerca host> e <Sfoglia>, grazie ai quali sarà più semplice specificare la Area di condivisione quando si naviga o si effettuano ricerche in una rete.
È possibile utilizzare <Sfoglia> solo se <1.0> è impostato su <On> in <Specifica versione client SMB>.
È possibile registrare fino a cinque server Directory da usare con <Sfoglia>.
<Nome host>
Immettere il nome host per la Area di condivisione. Immettere l’indirizzo di loopback o l’indirizzo IP specificato sulla macchina. Per inviare usando l’indirizzo di loopback, immettere il <Nome host> come mostrato di seguito.
In formato IPv4:
Quando la cartella “Fax” si trova in uno spazio condiviso: \\127.0.0.1\share
Quanto la cartella “Fax” si trova in uno spazio personale: \\127.0.0.1\users
In formato IPv6:
Quando la cartella “Fax” si trova in uno spazio condiviso: \\[::1]\share
Quanto la cartella “Fax” si trova in uno spazio personale: \\[::1]\users
<Percorso cartella>
Specifica dove si trova la cartella "FAX" nello Spazio condiviso o nello Spazio personale.
NOTA
Se si imposta <Protocollo> su <Windows (SMB)> e si specifica una cartella non esistente in <Percorso cartella>, viene creata automaticamente una cartella e il file viene salvato nella cartella creata. Tuttavia, se si specificano cartelle non esistenti su più livelli, si verifica un errore di invio.
<Nome utente>
Se si usa la Area di condivisione con l'autenticazione abilitata ("Aut. Sì"), immettere il nome utente al momento dell'accesso alla Area di condivisione.
<Password>
Se si usa la Area di condivisione con l'autenticazione abilitata (“Aut. Sì”), immettere la password per il nome utente.
<Conferma prima di invio>
Se si imposta <Conferma prima di invio> su ON, si apre una schermata in cui viene richiesta l'immissione di una password prima dell'invio del file, anche se la password è già stata immessa in <Password>.
NOTA
Se si specifica una destinazione con l'opzione <Conferma prima di invio> abilitata come destinazione di inoltro, la schermata di immissione password non si apre. Il file viene inoltrato usando la password registrata.
5
Premere <Controllo connessione> per verificare la connessione.
6
Premere <OK>  <Chiudi>.

Registrazione dell'indirizzo e-mail dell'utente B nella rubrica

1
Nella schermata <Menu principale>, premere <Dest./Impostaz. inoltro>.
2
Premere <Registrazione destinazioni>  <Regis.nuova destinazione>.
3
Premere <E-mail>.
4
Immettere i dati relativi all’"Indirizzo e-mail utente B".
<Nome>
Immettere il nome della destinazione che si desidera visualizzare nella rubrica. Qui, viene inserito "E-mail di B".
Premere <Nome> Immettere il nome di destinazione e poi premere <OK>.
Dove registrare le destinazioni
Selezionare una destinazione da <Elenco indir. personale>, l'elenco degli indirizzi dei gruppi di utenti, da <Elenco indirizzi 1> a <Elenco indirizzi 10> oppure <Elenco indirizzi per amministratori>.
Quando si registrano destinazioni per uso personale, selezionare <Elenco indir. personale>.
Quando si registrano le destinazioni modificabili sono solo dall'Amministratore, selezionare <Elenco indirizzi per amministratori>.
Per condividere una destinazione con un gruppo di utenti registrato, selezionare l'elenco indirizzi dei gruppi di utenti registrati.
NOTA
Le opzioni da <Elenco indirizzi 1> a <Elenco indirizzi 10> possono essere paragonate a 10 rubriche. Registrare le destinazioni negli elenchi indirizzi per ciascuna divisione o per ogni business partner aiuta a trovarle più facilmente quando vengono specificate. Questa operazione semplifica anche la gestione degli elenchi indirizzi rinominando semplicemente una divisione o un business partner.
<Indirizzo e-mail>
Immettere l'indirizzo e-mail dell'utente B.
<Suddivisione dati>
Quando le dimensioni di un file superano il limite per la trasmissione tramite e-mail, è possibile dividere il file in base alle dimensioni oppure in base alle pagine.
Se questa opzione viene impostata su <On>, il file viene diviso in modo che non superi più il limite e viene inviato in più batch. Il software di posta del destinatario deve supportare una funzionalità capace di riunire il file ricevuto.
Se questa opzione viene impostata su <Off>, il numero di pagine inviate ogni volta viene ridotto e le pagine vengono inviate in più e-mail. Per esempio, un file di 10 pagine viene diviso in due e inviato sotto forma di due file da 5 pagine, in modo che il destinatario riceva due e-mail. Tuttavia, se il file non contiene pagine (ad esempio, un'immagine JPEG), si verifica un errore di invio.
5
Premere <OK>  <Chiudi>.
NOTA
Prima di configurare le impostazioni di inoltro, utilizzare la funzione <Scansione e invio> per controllare che il file arrivi definitivamente alla destinazione registrata.

Operazione 2: configurazione delle impostazioni di inoltro per i fax in arrivo

1
Accedere come amministratore sul pannello comandi di questa macchina. Accesso come amministratore
2
Nella schermata <Menu principale>, premere (Impostazioni/Registrazione).
3
Premere <Impostazioni funzione> <Ricezione/Inoltro> <Impostazioni comuni> <Impostazioni inoltro>.
4
Premere <Registra>.
5
Premere <Nome condizione>, immettere "Fax da azienda A" e premere <OK>.
6
Premere <Condizioni inoltro>, impostare le condizioni per la/e destinazione/i di inoltro e premere <OK>.
In <Metodo ricezione:>, selezionare <Fax: Linea condivisa>.
In <Numero fax>, selezionare <È uguale a> dal menu a discesa e usare i tasti numerici per inserire il numero di fax per "Fax da azienda A" (0011111111).
NOTA
Il numero di registrazione di base per un fax di destinazione può utilizzare un prefisso costituito da uno zero, uno spazio o un codice paese. In base all'uso di questi caratteri, le condizioni di inoltro variano. Se non è chiaro se vengano usati o meno, selezionare <Contiene>senza selezionare <È uguale a>.
7
Premere <Inoltrato a>  <Rubrica>.
8
Selezionare la cartella "Fax da azienda A" registrata come destinazione di inoltro e premere <OK>.
9
Premere <Nome file>, immettere "Fax da azienda A" e premere <OK>.
NOTA
Come nome file, immettere il nome del file utilizzato per memorizzare il file nel file server delle destinazioni di inoltro. È possibile utilizzare qualsiasi nome.
Alla fine del nome file vengono aggiunte la data e l'ora di scansione del file. Se non viene specificato alcun nome, vengono aggiunte solo la data e l'ora di scansione del file, che non possono essere eliminate.
10
Premere <PDF>, selezionare le opzioni appropriate per l'applicazione file e premere <OK>.
Qui, viene selezionato <Formato PDF/A>.
11
Premere <OK>.
12
Selezionare “Fax da azienda A”, premere <Convalida/Annulla> e impostare le condizioni inoltro su <On>.
I "Documenti inviati tramite fax dall'azienda A" vengono inoltrati nella cartella "Fax da azienda A" nella Area di condivisione.
Successivamente, configurare le impostazioni per "Documenti inviati tramite fax da aziende diverse dall'azienda A".
NOTA
Se questa voce è impostata su <Off>, i documenti vengono stampati senza essere inoltrati a un file server.
13
Premere <Inoltro senza condizioni>.
NOTA
Per inoltrare tutti gli altri documenti fax in arrivo che non soddisfano le condizioni di inoltro, selezionare <Inoltro senza condizioni>.
14
Premere <Inoltrato a>  <Rubrica>.
15
Selezionare la "Posizione FAX" registrata come destinazione di inoltro e premere <OK>.
16
Premere <PDF>, selezionare le opzioni appropriate per l'applicazione file e premere <OK>  <OK>.
Qui, viene selezionato <Formato PDF/A>.
17
Selezionare “Fax da azienda A”, premere <Convalida/Annulla> e impostare le condizioni inoltro su <On>.
I "Documenti inviati tramite fax da aziende diverse dall'azienda A" vengono inoltrati nella cartella "FAX" nella Area di condivisione.
18
Premere <Chiudi>.

Operazione 3: configurazione delle notifiche di inoltro effettuato

Configurare le impostazioni delle e-mail di notifica dalla IU remota. Accedere come amministratore per configurare queste impostazioni.
Configurazione delle e-mail di notifica per la cartella "Fax da azienda A"
Configurazione delle e-mail di notifica per la cartella "FAX"

Configurazione delle e-mail di notifica per la cartella "Fax da azienda A"

1
Aprire la IU remota e accedere come amministratore. Apertura della IU remota
2
Nella pagina del portale, fare clic su [Impostazioni/Registrazione].
3
Fare clic su [Memorizzazione/Accesso a file] [Impostazioni Area di condivisione] [Impostazioni TX URI].
4
Fare clic su [Abilita].
Lo stato di notifica passa a [Abilitato] e tutte le impostazioni TX URI registrate vengono abilitate.
5
Fare clic su [Registrazione nuova...].
6
Configurare le e-mail di notifica per la cartella "Fax da azienda A".
[Percorso cartella]
Immettere il percorso che porta alla cartella in cui inviare le notifiche.
Quando la cartella "Fax da azienda A" si trova in uno spazio condiviso:
\\"indirizzo IP di questa macchina"\share\"nome di una cartella nello spazio condiviso"
Quando la cartella "Fax da azienda A" si trova in uno spazio personale:
\\"Indirizzo IP di questa macchina"\users\"nome di una cartella nello spazio personale"
[Sincronismo avviso]
Per ricevere una notifica quando i fax in arrivo vengono inoltrati, selezionare la casella [Quando è stato specificato un indirizzo di loopback per l'invio o l'inoltro].
Destinazione
Specificare l'e-mail di destinazione. Qui, fare clic su [Selezione destinazione] "E-mail di B" [OK] per impostare la destinazione.
[Oggetto]
Inserire un oggetto per l'e-mail di notifica.
[Pagine documento]
Inserire il testo dell'e-mail di notifica.
7
Fare clic su [OK].
In tal modo ci si assicura che le e-mail di notifica di inoltro vengano inviate all'"Indirizzo e-mail dell'utente B" quando i documenti fax in arrivo vengono inoltrati alla cartella "Fax da azienda A". Verificare i documenti fax in arrivo secondo necessità.

Configurazione delle e-mail di notifica per la cartella "FAX"

1
Aprire la IU remota e accedere come amministratore. Apertura della IU remota
2
Nella pagina del portale, fare clic su [Impostazioni/Registrazione].
3
Fare clic su [Impostazioni funzione] [Memorizzazione/Accesso a file] [Impostazioni Area di condivisione] [Impostazioni TX URI].
4
Fare clic su [Abilita].
Lo stato di notifica passa a [Abilitato] e tutte le impostazioni TX URI registrate vengono abilitate.
5
Fare clic su [Registrazione nuova...].
6
Configurare le e-mail di notifica per la cartella "FAX".
[Percorso cartella]
Immettere il percorso che porta alla cartella in cui inviare le notifiche.
Quando la cartella "FAX" si trova in uno spazio condiviso:
\\"indirizzo IP di questa macchina"\share\"nome di una cartella nello spazio condiviso"
Quando la cartella "FAX" si trova in uno spazio personale:
\\"Indirizzo IP di questa macchina"\users\"nome di una cartella nello spazio personale"
[Sincronismo avviso]
Per ricevere una notifica quando i fax in arrivo vengono inoltrati, selezionare la casella [Quando è stato specificato un indirizzo di loopback per l'invio o l'inoltro].
Destinazione
Specificare l'e-mail di destinazione. Qui, fare clic su [Selezione destinazione] "E-mail di B" [OK] per impostare la destinazione.
[Oggetto]
Inserire un oggetto per l'e-mail di notifica.
[Pagine documento]
Inserire il testo dell'e-mail di notifica.
7
Fare clic su [OK].
In tal modo ci si assicura che le e-mail di notifica di inoltro vengano inviate all'"Indirizzo e-mail dell'utente B" quando i documenti fax in arrivo vengono inoltrati alla cartella "FAX". Verificare i documenti fax in arrivo secondo necessità.