Dokumentnummer: ARF0-006
Uppdateringsdatum: 2023-04-01

Canon - Felsökning (FAQ) > Faxa > Vidarebefordra inkommande faxdokument till en delad mapp

Vidarebefordra inkommande faxdokument till en delad mapp

Detta avsnitt beskriver hur du vidarebefordrar inkommande faxdokument till en delad mapp som är registrerad i adressboken.

Utför steg 1 till 2 i rätt ordning.

Detta avsnitt beskriver ”proceduren beträffande vidarebefordran av inkommande faxdokument till en delad mapp” i följande scenarier:

Vidarebefordra faxade dokument från företag A (faxnr. 0011111111) till säljteamets server

Vidarebefordra faxade dokument från andra företag än företag A till datorn för användare B på försäljningskontoret (delad mapp)

Meddela användare B via e-post när inkommande faxdokument vidarebefordras

Förflyttningen av inkommande faxdokument efter att inställningarna för vidarebefordring har konfigurerats

OBS!

Kontrollera först att följande inställningar har slutförts:

Att fax kan användas

Att funktionerna Sända är aktiverade

Att nätverksinställningarna har konfigurerats

Skärmarna kan variera beroende på din modell och de installerade tillbehören.

Steg 1: Registrera destinationen för vidarebefordring i adressboken

Registrering av ”Säljteamets server” i adressboken

Registrera en ”Delad mapp på användare B:s dator” i adressboken

Registrera e-postadressen för användare B i adressboken

Registrering av ”Säljteamets server” i adressboken

På skärmen <Hem> ska du trycka på <Inst. mott./vidarebef.>.

Tryck på <Registrera mottagare>

<Registrera ny mottagare>.

Tryck på <Fil>.

Ange informationen om ”Säljteamets server”.

<Namn>

Ange destinationsnamnet du vill se i adressboken. Här anges ”Säljteamets server”.

Tryck på <Namn>

, ange mottagarens namn och tryck sedan på <OK>.

Här kan du registrera destinationer

Välj en destination från <Personlig adresslista>, användargruppens adresslista, <Adresslista 1> till <Adresslista 10> eller <Adresslista för administratör>.

Välj <Personlig adresslista> när du registrerar destinationer för eget bruk.

Välj <Adresslista för administratör> när du registrerar destinationer som endast en administratör kan redigera.

Välj den registrerade användargruppens adresslista för att dela en destination med en registrerad användargrupp.

OBS!

<Adresslista 1> till <Adresslista 10> kan liknas med tio adressböcker. Att registrera destinationer i adresslistor för varje avdelning eller affärspartner gör det lättare att hitta destinationer när man specificerar dem. Det gör det också enkelt att hantera adresslistor genom att helt enkelt byta namn på en avdelning eller affärspartner.

Här är <Windows (SMB)> vald.

OBS!

När du väljer <Windows (SMB)> visas knapparna <Sök värd> och <Bläddra>. Detta gör det enkelt att specificera filservern när du letar igenom eller söker i ett nätverk.

Du kan bara använda <Bläddra> om <1.0> är satt till <På> i <Ange SMB-klientversion>.

Du kan registrera upp till fem katalogservrar som ska användas med <Bläddra>.

<Värdnamn>

Ange sökvägen för filservern.
T.ex.: \\Filservers datornamn\Försäljningsavdelning

<Mappsökväg>

Ange mappnamnet för att skapa en mapp för sortering på filservern. Du kan också skicka filen utan att ange ett mappnamn.
T.ex.: \FAX_från_A

OBS!

Om du ställer in <Protokoll> till <Windows (SMB)> och sedan specificerar en mapp som inte finns i <Mappsökväg> skapas en mapp automatiskt och filen sparas i den skapade mappen. Men om du angav obefintliga mappar på flera nivåer uppstår ett sändningsfel.

<Användarnamn>

Ange användarnamnet som används när du loggar in på filservern.

<Lösenord>

Ange lösenordet för användarnamnet.

<Bekräfta före sändning>

Om du ställer in <Bekräfta före sändning> till PÅ visas en skärm som begär ett lösenord innan filen skickas. Detta händer även om du redan har angett lösenordet <Lösenord>.

OBS!

Om du anger en destination med <Bekräfta före sändning> aktiverad som mottagare för vidarebefordran visas inte skärmen för inmatning av lösenord. Filen vidarebefordras med det registrerade lösenordet.

Tryck på <Kontrollera anslutning> för att kontrollera anslutningen.

Tryck på <OK>

<Stäng>.

Registrera en ”Delad mapp på användare B:s dator” i adressboken

På skärmen <Hem> ska du trycka på <Inst. mott./vidarebef.>.

Tryck på <Registrera mottagare>

<Registrera ny mottagare>.

Tryck på <Fil>.

Ange informationen för ”Delad mapp på användare B:s dator”.

<Namn>

Ange destinationsnamnet du vill se i adressboken. Här anges ”B:s mapp”.

Tryck på <Namn>

, ange mottagarens namn och tryck sedan på <OK>.

Här kan du registrera destinationer

Välj en destination från <Personlig adresslista>, användargruppens adresslista, <Adresslista 1> till <Adresslista 10> eller <Adresslista för administratör>.

Välj <Personlig adresslista> när du registrerar destinationer för eget bruk.

Välj <Adresslista för administratör> när du registrerar destinationer som endast en administratör kan redigera.

Välj den registrerade användargruppens adresslista för att dela en destination med en registrerad användargrupp.

OBS!

Här är <Windows (SMB)> vald.

OBS!

När du väljer <Windows (SMB)> visas knapparna <Sök värd> och <Bläddra>. Detta gör det enkelt att specificera filservern när du letar igenom eller söker i ett nätverk.

Du kan bara använda <Bläddra> om <1.0> är satt till <På> i <Ange SMB-klientversion>.

Du kan registrera upp till fem katalogservrar som ska användas med <Bläddra>.

<Värdnamn>

Ange sökvägen för den delade mappen på användare B:s dator.
T.ex.: \\Datornamn\skanna

<Mappsökväg>

Ange mappnamnet för att skapa en mapp för sortering inuti den delade mappen. Du kan också skicka filen utan att ange ett mappnamn.
T.ex.: \FAX

OBS!

<Användarnamn>

Ange användarnamnet som använder när du loggar in på användaren B:s dator.

<Lösenord>

Ange lösenordet för användarnamnet.

<Bekräfta före sändning>

Om du ställer in <Bekräfta före sändning> till PÅ visas en skärm som begär ett lösenord innan filen skickas. Detta händer även om du redan har angett lösenordet <Lösenord>.

OBS!

Tryck på <Kontrollera anslutning> för att kontrollera anslutningen.

Tryck på <OK>

<Stäng>.

Registrera e-postadressen för användare B i adressboken

På skärmen <Hem> ska du trycka på <Inst. mott./vidarebef.>.

Tryck på <Registrera mottagare>

<Registrera ny mottagare>.

Tryck på <E-post>.

Ange informationen för ”e-postadressen för användare B”.

<Namn>

Ange destinationsnamnet du vill se i adressboken. Här anges ”B:s e-postadress”.

Tryck på <Namn>

, ange mottagarens namn och tryck sedan på <OK>.

Här kan du registrera destinationer

Välj en destination från <Personlig adresslista>, användargruppens adresslista, <Adresslista 1> till <Adresslista 10> eller <Adresslista för administratör>.

Välj <Personlig adresslista> när du registrerar destinationer för eget bruk.

Välj <Adresslista för administratör> när du registrerar destinationer som endast en administratör kan redigera.

Välj den registrerade användargruppens adresslista för att dela en destination med en registrerad användargrupp.

OBS!

<E-postadress>

Ange e-postadress för användare B.

När filens storlek överskrider gränsen för e-postöverföring kan du välja att dela upp filen baserat på antingen storlek eller antal sidor.

När du ställer in detta till <På> delas filen så att den inte längre överskrider gränsen och skickas som flera leveranser. Mottagarens e-postprogram måste ha stöd för en funktion som kan återansluta den mottagna filen.

När du ställer in detta till <Av> reduceras antalet sidor som skickas varje gång och sidorna skickas över flera e-postmeddelanden. Till exempel är en 10-sidig fil uppdelad i två och skickas som två 5-sidiga filer vilket innebär att mottagaren får två e-postmeddelanden. Men om filen dock inte innehåller några sidor (såsom en JPEG-bild) uppstår ett sändningsfel.

Tryck på <OK>

<Stäng>.

OBS!

Använd funktionen <Scanna och skicka> för att kontrollera att filen definitivt anlände till den registrerade destinationen innan du konfigurerar inställningarna för vidarebefordran.

Steg 2: Konfigurera inställningarna för vidarebefordran beträffande inkommande faxdokument

Logga in som administratör på maskinens kontrollpanel. Logga in som administratör

På skärmen <Hem> ska du trycka på

(Inställningar/Registrering).

Tryck på <Funktionsinställningar>

<Inst. för vidarebefordring>.

Tryck på <Registrera>.

Tryck på <Villkorsnamn> ange ”Fax från företag A” och tryck sedan på <OK>.

Tryck på <Villkor för vidarebefordring>, ställ in villkoren för mottagare för vidarebefordran och tryck sedan på <OK>.

I <Mottagn.metod:> ska du välja <Fax: Delad linje>.

I <Faxnummer> ska du välja <Lika med> från rullgardinsmenyn och sedan använda siffertangenterna för att ange faxnumret för ”Fax från företag A” (0011111111).

OBS!

Det grundläggande registreringsnumret för en faxmottagare kan använda ett nollprefix, ett mellanslag eller en landskod. Beroende på användningen av dessa tecken skiljer sig villkoren för vidarebefordran. Om det är oklart om de används eller inte kan du välja <Innehåller> utan att välja <Lika med>.

Tryck på <Vidarebefor. till>

<Adressbok>.

Välj den registrerade ”Säljteamets server” som mottagare för vidarebefordran och tryck på <OK>.

Tryck på <Filnamn> ange ”Fax från företag A” och tryck sedan på <OK>.

OBS!

Som filnamn ska du ange filnamnet som används för att lagra filen på filservern för mottagare för vidarebefordran. Du kan använda ett valfritt namn.

Skanningens datum/tidsstämpel läggs till i slutet av filnamnet. Om inget namn anges läggs endast skanningens datum/tidsstämpel till och kan inte raderas.

Tryck på <Vidareb. klarmeddelande>.

Välj användare B:s e-postadress och tryck på <OK>

<OK>.

Detta säkerställer att vidarebefordran av aviseringen via e-postmeddelande skickas till ”e-postadressen för användare B” när inkommande faxdokument vidarebefordras till mappen ”Säljteamets server”. Kontrollera inkommande faxdokument efter behov.

Välj ”Fax från företag A” och tryck på <Bekräfta/avslå> för att ställa in det till <På>.

”Faxade dokument från företag A” vidarebefordras till ”Säljteamets server”.

Konfigurera sedan inställningarna för vidarebefordran beträffande ”Faxade dokument från andra företag än företag A”.

OBS!

Om detta är satt till <Av> skrivs dokument ut utan att vidarebefordras till en filserver.

Tryck på <Vidarebefordra utan villkor>.

OBS!

Välj <Vidarebefordra utan villkor> för att vidarebefordra alla andra inkommande faxdokument som inte uppfyller villkoren för vidarebefordran.

Om du inte anger inställningen <Vidarebefordra utan villkor> skrivs faxdokument som tas emot från andra företag än företag A ut eller lagras i minnet utan att vidarebefordras.

Tryck på <Vidarebefor. till>

<Adressbok>.

Välj den registrerade ”B:s mapp” som mottagare för vidarebefordran och tryck på <OK>.

Tryck på <Vidareb. klarmeddelande>.

Välj användare B:s e-postadress och tryck på <OK>

<OK>.

Detta säkerställer att vidarebefordran av aviseringen via e-postmeddelande skickas till ”e-postadressen för användare B” när inkommande faxdokument vidarebefordras till mappen ”B:s mapp”. Kontrollera inkommande faxdokument efter behov.

Välj ”Vidarebefordra utan villkor”, tryck på <Bekräfta/avslå> och ställ villkor för vidarebefordran till <På>.

”Faxade dokument från andra företag än företag A” vidarebefordras till ”B:s mapp”.

OBS!

Om detta är satt till <Av> skrivs dokument ut utan att vidarebefordras till en filserver.

Tryck på <Stäng>.