Ouverture et modification de documents enregistrés dans les bibliothèques

Vous pouvez ouvrir un document Microsoft Office enregistré dans une bibliothèque depuis une application Microsoft Office avec Desktop Office Toolbar.
Remarque
Desktop Office Toolbar s'affiche à l'emplacement suivant.
Si vous utilisez Microsoft Office 2003 : sous forme de barre d'outils flottante
Si vous utilisez Microsoft Office 2007/2010/2013 : l'onglet [iW Desktop]
Si la [Desktop Office Toolbar] ne s'affiche pas, consultez la section suivante.
Affichage de Desktop Office Toolbar
1.
Lancez un application Microsoft Office (Word/Excel/PowerPoint).
2.
Cliquez sur (Ouvrir un document de la bibliothèque) depuis Desktop Office Toolbar sur la barre d’outils d’application.
La boîte de dialogue [Ouvrir] s’affiche.
3.
Sélectionnez une bibliothèque ou un dossier contenant un document à modifier dans Volet de navigation.
Les documents et dossiers dont l’extension est sélectionnée dans [Type de document] sont affichés dans Volet de navigation de la liste des fichiers.
Remarque
Si vous sélectionnez une Bibliothèque Document Server ou une Bibliothèque SharePoint Server avec laquelle aucune connexion n'a pu être établie, voire une bibliothèque se trouvant sur un disque réseau nécessitant une identification, vous devez vous connecter à la bibliothèque ou au site en question.
Se connecter à des bibliothèques
Les documents ayant l'extension suivante peuvent être ouverts.
Excel 2007/2010/2013 : *.xlsx, *.xls, *.xlsm, *.xlsb, *.txt, *.xml, *.csv, *.prn, *.dif, *.slk
Excel 2003 : *.xls, *.xlw, *.wk4, *.wk3, *.wk1, *.wj2, *.wj3, *.wq1, *.dbf, *.txt, *.xml, *.csv, *.prn, *.dif, *.slk
Word 2007/2010/2013 : *.docx, *.doc, *.docm, *.dotx, *.dot, *.dotm, *.rtf, *.txt, *.xml
Word 2003*.doc, *.dot, *.rtf, *.txt, *.xml
PowerPoint 2007/2010/2013 : *.pptx, *.pptm, *.ppt, *.ppsx, *.ppsm, *.pps, *.xml
PowerPoint 2003 : *.ppt, *.pps
Les extensions prises en charge par le Desktop Office Toolbar sont fixes. Même si vous installez des plug-ins Office supplémentaires, aucune autre extension ne pourra être prise en charge par le Desktop Office Toolbar.
4.
Sélectionnez un document à modifier puis cliquez sur [Ouvrir].
Les documents s’affichent dans l’application Microsoft Office.
Remarque
Lorsque vous ouvrez un document dans une Bibliothèque Document Server ou Bibliothèque SharePoint Server, un message s'affiche pour confirmer ou non l'extraction. Dans ce cas, cliquez sur [Oui].
Vous pouvez configurer le message d'extraction de manière à ce qu'il ne s'affiche pas. Pour plus d’informations, consultez la section suivante.
Désactivation de l'affichage du message d'archivage/extraction
Si vous ouvrez un des types de documents suivants dans une Bibliothèque Document Server ou une Bibliothèque SharePoint Server, un message de confirmation s’affiche, et vous pouvez l’ouvrir en mode lecture seule. Dans ce cas, vous ne pouvez pas enregistrer des documents en remplaçant ceux existants.
Documents stockés à un emplacement pour lequel vous n’avez pas au moins les droits de mise à jour avec Document Server
Documents stockés à un emplacement pour lequel vous n’avez pas au moins les droits de mise à jour avec SharePoint Server
Un document qui est actuellement en train d’être extrait pas un autre utilisateur
Lorsque vous modifiez les propriétés d’un documents Office lorsqu’il est ouvert et extrait d’une Bibliothèque Document Server puis que vous l’archivez dans documents Office, les propriétés modifiées redeviennent telles qu’elles étaient lors de l’extraction du document.
Lors de la modification des propriétés de documents Office, modifiez les propriétés sans ouvrir le documents Office.
Lorsque vous ouvrez le document dans une Bibliothèque Document Server ou une Bibliothèque SharePoint Server, vous pouvez ouvrir simultanément plusieurs documents Word et Excel à archiver automatiquement. Pour plus d’informations sur l’archivage automatique, consultez la section suivante.
Configuration de l’archivage automatique
La qualité de l’image peut être inférieure dans le cas des applications conservant la résolution de chaque document comme sous Excel. Le cas échéant, optez pour une résolution supérieure sous [Mise en page] pour les documents Excel ou dans le Desktop Document Writer.
5.
Modifiez les documents.
6.
Fermez le document quand vous avez terminé de le modifier.
Enregistrez le document dans un dossier ou une bibliothèque Windows, si nécessaire.
Enregistrement de documents avec des noms dans des bibliothèques
Remarque
Si la boîte de dialogue [Confirmation d'extraction de document]/[Modifier un document partagé] s’affiche quand vous sélectionnez le menu [Fichier] > [Enregistrer le document sous]/[Fermer], sélectionnez une mise à jour du processus et cliquez sur [OK].
Si vous ne cochez pas la case [Archiver automatiquement lors de la fermeture de l'application de modification des documents], vous devez archiver et extraire les documents manuellement.
[Paramètres] > [Paramètres système] > [Browser] > [Gestion de documents partagés] > [Archiver automatiquement lors de la fermeture de l'application de modification des documents]
Archivage
Annulation de l’extraction
Lorsque vous archivez un document dans une Bibliothèque Document Server ou une Bibliothèque SharePoint Server pour laquelle l'option [Créer des versions] est activée, la boîte de dialogue [Entrer des commentaires sur la version] s’affiche.
Vous pouvez configurer la boîte de dialogue [Entrer des commentaires sur la version] de manière à ce qu'elle ne s'affiche pas. Pour plus d’informations, consultez la section suivante.
Affichage désactivé de la boîte de dialogue [Entrer des commentaires sur la version]
Même si la case [Archiver automatiquement lors de la fermeture de l'application de modification des documents] est cochée, un double du document que vous modifiez peut subsister, sans être supprimé du dossier extrait, jusqu'à ce que vous fermiez l'application utilisée pour modifier le document.
[Paramètres] > [Paramètres système] > [Browser] > [Gestion de documents partagés] > [Archiver automatiquement lors de la fermeture de l'application de modification des documents]
Même lorsque le double d’un document est enregistré dans le dossier extrait après extraction du document, si vous importez un autre document portant le même nom, le document extrait de la Bibliothèque Document Server ou de la Bibliothèque SharePoint Server est remplacé. Dans ce cas, le double du document reste dans le dossier extrait.
La fenêtre de confirmation permettant d’enregistrer les documents qui ont été ouverts en lecture seule s’affiche lorsque la fonction [Fermer] est sélectionnée lors de l’ouverture du document extrait par un autre utilisateur en lecture seule à partir du [Desktop Office Toolbar] dans [PowerPoint 2007]. Si vous sélectionnez [Enregistrer sous], la fenêtre [Enregistrer sous] s’affiche et le dossier d’extraction devient automatiquement la cible. Lors de l’enregistrement du document à l’aide de la fonction [Enregistrer sous], vérifiez la cible et sélectionnez un emplacement autre que le dossier d’extraction si nécessaire.