Gestion de la liste d'adresses
L'interface utilisateur distante permet de gérer les listes d'adresses en effectuant des opérations telles que la mémorisation de nouvelles adresses, la modification d'adresses et le changement du nom des listes d'adresses. Les types d'adresses pouvant être gérés sont les suivants :
Tri groupé
Il est possible de mémoriser plusieurs adresses en une seule adresse de groupe.
Il est possible de mémoriser des adresses e-mail.
Fax
Il est possible de mémoriser des numéros de fax.
I-Fax
Il est possible d'enregistrer des adresses I-Fax.
Fichier
Il est possible de mémoriser les informations nécessaires pour enregistrer des documents lus sur le serveur de fichiers, telles que le protocole, le nom de l'hôte et le chemin d'accès au dossier de destination.
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IMPORTANT
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Les adresses de télécopie ne peuvent être gérées que si une carte Fax est installée.
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REMARQUE
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Les opérations de gestion de la liste d'adresses proposées sont identiques à celles accessibles à partir du panneau de commande de la machine en appuyant sur
 → [Définir destinataire]. Pour plus d'informations sur l'utilisation du panneau de commande pour gérer la liste d'adresses, voir "Mémorisation des destinataires". |
Utilisation d'une liste d'adresses
1.
Cliquer sur [Carnet d'adresses] → sélectionner la liste d'adresses dont les réglages doivent être modifiés.
Il est également possible de cliquer sur [
] (Liste d'adresses) en regard du nom de la liste d'adresses pour afficher la liste.
] (Liste d'adresses) en regard du nom de la liste d'adresses pour afficher la liste.Si un code PIN est défini pour la liste d'adresses, une boîte de dialogue de saisie du code PIN s'affiche. Saisir le code PIN → cliquer sur [OK].
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REMARQUE
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Si la Gestion des numéros d'accès est activée, seules les adresses qui ne sont pas associées à un numéro d'accès s'affichent. Pour afficher également les adresses définies avec un numéro d'accès, saisir le numéro d'accès dans [Numéro d'accès] → cliquer sur [Affichage]. Pour afficher uniquement les adresses qui ne sont pas définies avec un numéro d'accès, cliquer sur [Affichage] sans saisir de numéro d'accès.
Pour plus d'informations sur la configuration de la Gestion des numéros d'accès, voir "Spécification de destinataires à l'aide du carnet d'adresses local","Spécification de destinataires à l'aide du carnet d'adresses distant", et "Envoi/Réception d'une télécopie".
Pour afficher uniquement un certain type d'adresse, dérouler la liste <Type>, sélectionner le type d'adresse souhaité et cliquer sur [Affichage]. Il est également possible de limiter le nombre d'adresses affichées en sélectionnant la lettre par laquelle commence l'adresse dans la liste déroulante <Initial> et en cliquant sur [Affichage]. Si l'on sélectionne [Tous], toutes les adresses stockées s'affichent.
Si l'on sélectionne [Liste d'adresses 1 touche], dérouler la liste <Numéro de liste> → sélectionner le numéro de bouton 1 touche souhaité.
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2.
Modifier les réglages du carnet d'adresses sélectionné ou sélectionner une opération à effectuer pour une adresse.
Pour modifier le nom d'une liste d'adresses :
Cliquer sur [Mémoriser nom liste d'adresses...].
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REMARQUE
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Ce bouton n'apparaît pas en cas de sélection de [Liste d'adresses 1 touche].
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Saisir le nouveau nom de la liste d'adresses → cliquer sur [OK].
Pour mémoriser une adresse :
Cliquer sur [Mémoriser nouveau destinataire].
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REMARQUE
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Ce bouton n'apparaît pas en cas de sélection de [Liste d'adresses 1 touche].
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Sélectionner le type d'adresse à stocker → saisir les informations nécessaires → cliquer sur [OK].
Si la destination est une adresse e-mail ou I-Fax, il est possible de sélectionner [Fragmenter des données] pour faire en sorte que les données envoyées soient scindées en plusieurs fichiers et s'assurer ainsi que le volume de données ne dépassera pas la limite maximale autorisée.
Pour mémoriser une adresse de groupe :
Cliquer sur [Mémoriser nouveau groupe...].
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REMARQUE
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Ce bouton n'apparaît pas en cas de sélection de [Liste d'adresses 1 touche].
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Saisir un nom pour le groupe dans [Nom du groupe] → cliquer sur [Choisir le destinataire] pour <Liste des membres>.
Cocher la case en regard de chaque adresse à ajouter à l'adresse de groupe → cliquer sur [OK].
Vérifier les réglages → cliquer sur [OK].
Pour supprimer une adresse de la Liste des membres, la sélectionner → cliquer sur [Supprimer].
Pour stocker les documents envoyés à ce groupe dans une boîte aux lettres, sélectionner <Mémoriser dans boîte aux lettres> → sélectionner la boîte dans la liste déroulante.
Si une boîte aux lettres est incluse dans le destinataire (groupe) auquel le document est envoyé, celui-ci est stocké dans la boîte aux lettres sélectionnée en vue d'une utilisation ultérieure. Les documents stockés dans une boîte aux lettres peuvent être imprimés et envoyés à d'autres destinataires.
Pour déplacer une adresse :
Sélectionner la case d'option en regard du nom de l'adresse → cliquer sur [Passer à un autre carnet d'adresses].
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REMARQUE
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Ce bouton n'apparaît pas en cas de sélection de [Liste d'adresses 1 touche].
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Sélectionner la liste d'adresses de destination → cliquer sur [OK].
Pour supprimer une adresse :
Sélectionner la case d'option en regard du nom de l'adresse → cliquer sur [Supprimer les destinataires] → [OK].
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IMPORTANT
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Une fois effacée, une adresse ne peut être récupérée.
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Pour modifier les détails d'une adresse :
Cliquer sur le nom de l'adresse.
Il est également possible d'afficher les détails de l'adresse en cliquant sur l'icône placée à gauche de son nom.
Si l'option [Liste d'adresses 1 touche] est sélectionnée, il est également possible de cliquer sur le numéro de bouton 1 touche de l'adresse pour afficher ses détails.
Cliquer sur [Détails/Modif.].
Apporter les modifications nécessaires → cliquer sur [OK].
Fragmenter des données
Si la destination est une adresse e-mail ou I-Fax, il est possible de sélectionner [Fragmenter des données] pour faire en sorte que les données envoyées soient scindées en plusieurs fichiers et s'assurer ainsi que le volume de données ne dépassera pas la limite maximale autorisée.
Modifier un mot de passe
Si la destination est un serveur de fichiers, il n'est possible de modifier le mot de passe que si l'option [Modifier le mot de passe] est sélectionnée.
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REMARQUE
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Le mot de passe ne peut être défini ou modifié que si une adresse de serveur de fichiers est sélectionnée.
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Pour mémoriser une nouvelle adresse dans un bouton qui n'est pas mémorisé dans [Liste d'adresses 1 touche] :
Cliquer sur [Vide] dans l'écran <Liste d'adresses 1 touche>.
Il est également possible d'afficher l'écran Mémoriser nouveau destinataire en cliquant sur le numéro situé à gauche de [Vide].
Pour mémoriser les boutons 1 touche 19 à 200, sélectionner le numéro de liste à mémoriser dans la liste déroulante → cliquer sur [Affichage].
Sélectionner le type d'adresse à stocker → saisir les informations nécessaires → cliquer sur [OK].
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REMARQUE
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Les fonctions de gestion du carnet d'adresses proposées dans l'interface utilisateur distante sont identiques à celles accessibles à partir de [Définir destinataire] (Réglages/Enregistrement) sur le panneau de commande de la machine.
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