Zdokonalené způsoby odesílání
Tato část popisuje některé z doplňkových funkcí odesílání dokumentů.
Ověření uživatelů před odesíláním dokumentů (Oprávněné odesílání)
Pokud vaše síť používá adresářové služby, jako například službu Active Directory, doporučujeme vám používat také funkci Oprávněné odesílání. Oprávněné odesílání je funkce sloužící k ověření uživatelů, která zajistí, aby ze stroje neodesílali dokumenty neoprávnění uživatelé. Je-li tato funkce aktivována, každý uživatel, který chce provést odeslání dokumentů, musí zadat platné uživatelské jméno a heslo.
Postup odesílání dokumentů s využitím funkce Oprávněné odesílání
1. Uživatel, který chce odeslat dokumenty, je vyzván, aby zadal platné uživatelské jméno a heslo.
2. Zadané informace jsou zkontrolovány na ověřovacím serveru s pomocí adresářové databáze; tím se provede ověření uživatele.
3. Stroj z ověřovacího serveru obdrží výsledky ověření.
4. Po ověření může oprávněný uživatel odesílat dokumenty na zadané místo určení.
Co vše funkce Oprávněné odesílání umožňuje
Kromě ověřování uživatelů funkce Oprávněné odesílání umožňuje:
Přenos přihlašovacích informací (uživatelského jména i hesla nebo jen uživatelského jména) z funkce Oprávněné odesílání do jiných ověřovacích systémů, jako je například ověření SMTP
Omezení míst určení odesílání dokumentů na e-mailovou adresu a složku přihlášeného uživatele
Zapnutí/vypnutí funkcí odesílání
Chcete-li používat funkci Oprávněné odesílání, do systému stroje předem zadejte nastavení ověřovacího serveru a další nastavení. (
Customizing Settings)
V této části je popsáno, jak se přihlásit k funkci Oprávněné odesílání, a je zde uveden nejsnazší způsob odesílání dokumentů na e-mailovou adresu a do složky přihlášeného uživatele.
DŮLEŽITÉ
|
Může se stát, že bude nejprve vyžadováno nastavení ověřovacího serveru; závisí to na síťovém prostředí.
|
Přihlášení k funkci Oprávněné odesílání
Níže uvádíme, jak se přihlásit k funkci Oprávněné odesílání.
1
Stiskněte
(SEND) → uložte originály.
Na displeji se zobrazí obrazovka pro přihlášení k funkci Oprávněné odesílání.
POZNÁMKA:
Zobrazí-li se na displeji některé z níže uvedených hlášení, postupujte podle instrukcí v
Základní operace:
<Pomocí číselných tlačítek zadejte ID oddělení a heslo.>
<Musíte vložit kontrolní kartu.>
<Zadejte ID uživatele a heslo.>
2
Stiskněte [Uživatel].
3
Pomocí klávesnice na displeji zadejte uživatelské jméno (až 24 znaků) → stiskněte [OK].
POZNÁMKA:
Instrukce pro zadávání znaků viz
Základní operace.
4
Stiskněte [Heslo].
5
Pomocí klávesnice na displeji zadejte heslo (až 24 znaků) → stiskněte [OK].
6
Z rozevíracího seznamu serverů vyberte název serveru, k němuž se chcete → stiskněte [Přihlásit se].
Po úspěšném ověření se na displeji zobrazí hlavní obrazovka (Odeslat).
7
Zadejte místo určení, nastavení skenování, nastavení odesílání a stisknutím
(Start) odešlete dokumenty.
POZNÁMKA:
Základní postupy pro odesílání dokumentů viz
Základní způsoby odesílání.
8
Stiskněte
(Log In/Out) (Přihlásit/Odhlásit).
Tímto jste z funkce Oprávněné odesílání odhlášeni a na displej se vrátí obrazovka pro přihlášení k funkci Oprávněné odesílání.
DŮLEŽITÉ:
Pokud na stránce Nastavení ověření funkce odesílání vyberete volbu [Zobrazit potvrzovací obrazovku při odhlášení], po vašem odhlášení se na displeji může zobrazit níže uvedená obrazovka. (
Customizing Settings)
Stisknutím [Odeslat] se odhlásíte pouze z funkce Oprávněné odesílání a stisknutím [Zařízení] se zároveň odhlásíte z jiných zabezpečovacích funkcí, jako je například Správa ID oddělení.
Když stroj vstoupí do režimu spánku nebo se aktivuje režim automatického vynulování, budete z funkce Oprávněné odesílání odhlášeni automaticky.
Odesílání dokumentů na vaši e-mailovou adresu pomocí funkce Oprávněné odesílání
Když odesíláte dokumenty e-mailem, funkce Oprávněné odesílání poskytuje snadný způsob, jak zadat vaši e-mailovou adresu jako místo určení. Když se přihlašujete k funkci Oprávněné odesílání, stroj automaticky získá vaši e-mailovou adresu z ověřovacího serveru během komunikace se serverem. Stisknutím tlačítka [Odeslat mail sobě] můžete zadat vaši e-mailovou adresu jako místo určení.
Níže uvádíme, jak použít funkci Oprávněné odesílání pro zadání vaší e-mailové adresy jako místa určení.
DŮLEŽITÉ
|
Chcete-li zadat svou e-mailovou adresu jako místo určení, dbejte na to, aby bylo zajištěno následující:
V kategorii [Odesílání e-mailu] je vybrána volba [Povolit] nebo [Povolit jen odesílání na vlastní adresu]. ( Customizing Settings)
Atribut vaší e-mailové adresy je uložen na ověřovacím serveru. (Obraťte se na správce sítě.)
|
1
Na displeji se zobrazí hlavní obrazovka (Odeslat).
2
Stiskněte [Nová adresa].
3
Stiskněte [Odeslat mail sobě].
Na hlavní obrazovce se zobrazí vaše e-mailová adresa.
4
Zadejte nastavení skenování, nastavení odesílání a stisknutím
(Start) odešlete dokumenty.
POZNÁMKA:
Jsou-li nastavení v položce <Způsob ověření> v kategorii <Nastavení ověření SMTP> provedena tak, aby se zobrazovala obrazovka pro ověření, po stisknutí tlačítka
(Start) se zobrazí obrazovka Zadejte síťové heslo. (
Customizing Settings) Zadejte uživatelské jméno a heslo → stiskněte [OK].
Odesílání dokumentů do vaší složky pomocí funkce Oprávněné odesílání
Když odesíláte dokumenty na souborový server, funkce Oprávněné odesílání poskytuje snadný způsob, jak zadat vaši složku jako místo určení. Když se přihlašujete k funkci Oprávněné odesílání a jako ověřovací server používáte službu Active Directory, stroj automaticky získá vaše jméno z domovského adresáře (název složky) z ověřovacího serveru během komunikace se serverem. Stisknutím tlačítka [Odeslat soubor sobě] můžete zadat složku jako místo určení.
Níže uvádíme, jak použít funkci Oprávněné odesílání pro zadání vaší složky jako místa určení.
DŮLEŽITÉ
|
Chcete-li zadat svou složku jako místo určení, dbejte na to, aby bylo zajištěno následující:
V kategorii [Odesílání souboru] je vybrána volba [Povolit] nebo [Povolit jen odesílání na vlastní adresu nebo do zadané složky]. ( Customizing Settings)
Atribut vašeho domovského adresáře je uložen na ověřovacím serveru. (Obraťte se na správce sítě.)
Pokud nepoužíváte službu Active Directory jako ověřovací server nebo chcete svou složku zadat jako místo určení ručně, složka zadaná v položce [Cesta ke složce] v kategorii [Zadat cílovou složku] se po stisknutí volby [Odeslat soub. sobě] použije jako místo určení. ( Customizing Settings)
|
1
Na displeji se zobrazí hlavní obrazovka (Odeslat).
2
Stiskněte [Nová adresa].
3
Stiskněte [Odeslat soub. sobě].
Na hlavní obrazovce se zobrazí cesta k vaší složce.
POZNÁMKA:
Jsou-li nastavení v kategorii <Při odesílání souboru na vlastní adresu> provedena tak, aby se zobrazovala obrazovka pro ověření, po stisknutí tlačítka [Odeslat soubor sobě] se zobrazí obrazovka Soubor. (
Customizing Settings) Zadejte uživatelské jméno a heslo → stiskněte [OK].
4
Zadejte nastavení skenování, nastavení odesílání a stisknutím
(Start) odešlete dokumenty.
POZNÁMKA:
Základní postupy pro odesílání dokumentů viz
Základní způsoby odesílání.
Dočasné přepnutí na tónovou volbu
Řada faxových informačních služeb v bankách, při rezervaci letenek a hotelů apod. požaduje tónovou volbu pro komunikaci s vnitřním systémem. Je-li zařízení připojeno k rotační impulzní lince, podle následujícího postupu dočasně stroj přepněte na tónovou volbu.
1
Stiskněte
(SEND).
2
Stiskněte [Nová adresa] → [Fax].
POZNÁMKA:
Je-li položka Odesílání faxu nastavena na Nepovolit, tlačítko [Fax] se nezobrazí. (
Customizing Settings)
3
Stiskněte [Zavěsit].
DŮLEŽITÉ:
Pokud je na stroji nastavena Správa ID oddělení pomocí volitelné čtečky kopírovacích karet F1, kontrolní kartu nevyjímejte. Vyjmutí karty by mělo za následek odpojení linky.
4
Zadejte číslo informační služby pomocí
-
(číselných tlačítek).
Pokud je faxové číslo uloženo pod tlačítkem na jeden dotek, můžete jej rovněž zadat stisknutím [Tlačítka na 1 dotek]. (
Použití tlačítek volby na jeden dotek)
V průběhu tohoto kroku lze v případě potřeby použít i následující tlačítko.
POZNÁMKA:
Telefonní seznam a funkce Vyvolání úlohy nelze použít k zadání čísla.
5
Když navážete spojení a uslyšíte nahranou zprávu informační služby, stiskněte [Tón].
Po stisknutí tlačítka [Tón] se na displeji dotekového panelu zobrazí písmeno <T>.
6
Zadejte čísla požadovaná informační službou pomocí
-
(číselných tlačítek).
POZNÁMKA:
Požadujete-li další informace o službě, obraťte se na poskytovatele služby.
7
Stiskněte [Start PŘ.], požadujete-li faxovou kopii s informacemi.
Nepožadujete-li faxovou kopii s informacemi, stiskněte [Konec].
Zadání doby do zahájení odesílání (Odložené odesílání)
Režim Odložené odesílání umožňuje uložit odesílanou úlohu do paměti a odeslat ji později.
DŮLEŽITÉ
|
Pokud má stroj nějaké úlohy odloženého odesílání, časovač automatického ukončení se spustí (je-li nastaven) po odeslání odložených úloh. (Čas automatického ukončení musí být nastaven na „Vyp“, je-li ke stroji připojena volitelná faxová karta Super G3 Fax Board-AG1.) Bližší informace o nastavení času automatického vypnutí viz Konfigurace základních nastavení stroje.
|
POZNÁMKA
|
Pro režim Odložené odesílání můžete rezervovat až 64 úloh. Skutečný počet úloh, které lze rezervovat, však může být menší než 64, v závislosti na následujících podmínkách:
Je-li odesíláno více dokumentů najednou
Jsou-li odesílány rozsáhlé dokumenty
Maximální počet úloh odloženého odesílání může být rovněž snížen, pokud jsou ve stroji zpracovávány i další úlohy, nebo v závislosti na jiných faktorech, které mají vliv na zadaná místa určení.
Režim Odložené odesílání nelze použít:
Při odesílání naskenovaných dokumentů na paměťové médium USB
Při odesílání faxových dokumentů v režimu Přímé odesílání nebo Ruční odesílání
Po odeslání úloh odloženého odesílání se dokumenty z paměti automaticky vymažou.
Má-li být ve stejnou dobu odesláno více odložených úloh, dokumenty se odešlou v následujícím pořadí:
|
1
Stiskněte
(SEND) → uložte originály → zadejte místo určení.
POZNÁMKA:
2
Stiskněte [Nastavení skenování] a zadejte požadované nastavení pro skenování.
3
Stiskněte [Nast. odesílání].
4
Stiskněte [Odložené odesílání].
5
Zadejte čas odeslání pomocí
-
(číselných tlačítek) → stiskněte [OK].
Zadejte všechny čtyři číslice času (včetně nul) ve 24hodinovém formátu.
Příklady:
9:05 → 0905
4:18 → 1618
Jestliže nastavíte čas, který již v tento den uplynul, dokument bude odeslán v nastaveném čase následujícího dne.
POZNÁMKA:
Uděláte-li při zadávání času odeslání chybu, stisknutím
(Vynulovat) smažte zadání → zadejte jiné čtyřmístné číslo.
6
Stiskněte [Hotov].
POZNÁMKA:
Chcete-li zrušit režim Odložené odesílání, stiskněte [Odložené odesílání] → [Zrušit].
7
Stisknutím
(Start) spusťte skenování originálů.
Skenování zrušíte stisknutím [Zrušit] nebo
(Stop).
Je-li originál uložen na kopírovací desce, postupujte podle instrukcí, které se objeví na displeji dotekového panelu → stiskněte
(Start) jednou pro každý originál. Po dokončení skenování stiskněte [Hotov].
Dokument se uloží v paměti a odešle na zadané místo určení ve stanoveném čase.
POZNÁMKA:
Odeslání jednoho dokumentu na více míst určení (Sekvenční vysílání)
Sekvenční vysílání umožňuje dokumenty naskenovat a následně je rozeslat na několik různých míst určení. Tentýž dokument tak můžete odeslat na maximálně 532 míst určení.
POZNÁMKA
|
Pokud často odesíláte dokumenty na více míst určení, doporučujeme tato místa uložit jako skupinovou adresu. ( Skupinové adresy)
Pokud zadáte místa určení pomocí skupinové adresy, každé místo se počítá jako samostatná adresa.
Je-li položka Omezit sekvenční vysílání v kategorii Omezit funkce odesílání nastavena na Zakázat vysílání, není možné dokumenty odesílat na více míst určení, pokud obsahují faxovou adresu. ( Setting the Send Function)
Odesíláte-li dokument na více míst určení, nelze zrušit odesílání pouze pro jedno místo určení.
|
1
Stiskněte
(SEND) → uložte originály.
POZNÁMKA:
Instrukce k ukládání originálů viz
Základní operace.
2
Zadejte místa určení.
Vyberte požadovaná místa určení pomocí telefonního seznamu a/nebo použijte
-
(číselná tlačítka) nebo klávesnici na displeji a zadejte adresu příjemce po jednotlivých číslicích.
Použijete-li telefonní seznam:
1
|
Stiskněte [Telefonní seznam].
|
2
|
Vyberte místa určení z telefonního seznamu → stiskněte [OK].
Vybrat lze maximálně 500 míst určení.
POZNÁMKA:
Chcete-li zrušit vybrané místo určení, opětovným výběrem tohoto místa určení vymažte znaménko zaškrtnutí.
Místa určení, které lze zadat, se mohou lišit v závislosti na nastaveních provedených v <Nastavení omezení odesílání>. ( Customizing Settings) Je-li například položka Odesílání e-mailu nastavena na Nepovolit nebo na Povolit jen odesílání na vlastní adresu, e-mailové adresy a I-faxové adresy se nezobrazí v telefonním seznamu.
Jsou-li nastavení v <Při odesílání souboru na adresu uloženou v tel. seznamu> provedena tak, aby se zobrazovala ověřovací obrazovka, nezadávejte více adres souborového serveru současně. ( Customizing Settings) Zadáte-li více adres souborového serveru, po stisknutí (Start) v kroku 5 se zobrazí chybové hlášení.
|
Použijete-li - (číselná tlačítka) nebo klávesnici na displeji:
1
|
Stiskněte [Nová adresa] → vyberte [E-mail], [I-Fax], [Soubor] nebo [Fax].
POZNÁMKA:
Může se stát, že se volby [E-mail], [I-Fax], [Soubor] nebo [Fax] nezobrazí; závisí to na nastaveních provedených v <Nastavení omezení odesílání>. ( Customizing Settings)
|
2
|
Zadejte místo určení pomocí - (číselných tlačítek) nebo klávesnice na displeji → stiskněte [OK].
POZNÁMKA:
Instrukce týkající se zadávání místa určení viz Základní způsoby odesílání.
|
3
|
Opakujte výše uvedené kroky, dokud nejsou zadána všechna místa určení.
Zadat lze maximálně 32 míst určení.
|
3
Stiskněte [Nastavení skenování] a zadejte požadované nastavení pro skenování.
4
Stiskněte [Nastavení odesílání] a zadejte požadované nastavení odesílání → stiskněte [Hotov].
5
Stisknutím
(Start) spusťte skenování originálů.
Skenování zrušíte stisknutím [Zrušit] nebo
(Stop).
Je-li originál uložen na kopírovací desce, postupujte podle instrukcí, které se objeví na displeji dotekového panelu → stiskněte
(Start) jednou pro každý originál. Po dokončení skenování stiskněte [Hotov].
Po dokončení skenování se naskenovaná data odešlou na zadané místo určení.
POZNÁMKA:
Jsou-li nastavení v položce <Způsob ověření> v kategorii <Nastavení ověření SMTP> provedena tak, aby se zobrazovala obrazovka pro ověření, po stisknutí tlačítka
(Start) se zobrazí obrazovka Zadejte síťové heslo pro odeslání e-mailů nebo I-faxů. (
Customizing Settings) Zadejte uživatelské jméno a heslo → stiskněte [OK].
Jsou-li nastavení v <Při odesílání souboru na adresu uloženou v tel. seznamu> provedena tak, aby se zobrazovala ověřovací obrazovka, po stisknutí
(Start) pro odeslání dokumentů na souborový server se zobrazí obrazovka Zadejte síťové heslo. (
Customizing Settings) Zadejte uživatelské jméno a heslo → stiskněte [OK].
Volání z přípojky
Voláte-li venkovní linku z přípojky, je obvykle nutné před volbou faxového čísla místa určení provést volbu přístupového čísla na venkovní linku (např. 0). Přístupové číslo na venkovní linku je tedy třeba zadat i před volbou faxových čísel, pokud je stroj připojen na přípojku. Společně s těmito čísly lze také zadat trvání prodlevy (tj. časový interval, po který stroj čeká po volbě čísla přístupu na venkovní linku při volání z přípojky).
1
Stiskněte
(SEND) → uložte originály.
POZNÁMKA:
Instrukce k ukládání originálů viz
Základní operace.
2
Stiskněte [Nová adresa] → [Fax].
POZNÁMKA:
Je-li položka Odesílání faxu nastavena na Nepovolit, tlačítko [Fax] se nezobrazí. (
Customizing Settings)
3
Stiskněte [R].
Pokud pod tlačítkem R není uloženo číslo pro přístup na venkovní linku, volba [R] na displeji není k dispozici. Pomocí
-
(číselných tlačítek) zadejte číslo přístupu na venkovní linku.
POZNÁMKA:
Instrukce týkající se ukládání čísla přístupu na venkovní linku pod tlačítko R viz
Setting the Send Function.
4
Stiskněte [Prodleva].
POZNÁMKA:
Délka prodlevy je různá v závislosti na tom, zda se vkládá doprostřed nebo na konec faxového čísla.
Prodleva vkládaná doprostřed faxového čísla (indikována malým písmenem p) je ve výchozím nastavení čtyři sekundy. Tuto délku je možné po sekundách měnit v rozsahu 1 až 15 sekund. (
Nastavení doby prodlevy)
Prodleva vkládaná na konec faxového čísla (indikována velkým písmenem P) je nastavena na 10 sekund. (Tuto délku není možné změnit.)
Za sebou je možné vložit dvě a více prodlev.
Zadejte takový časový interval prodlevy, který je nezbytný pro získání vyzváněcího tónu venkovní linky po volbě čísla přístupu na venkovní linku.
5
Zadejte faxové číslo (až 120 znaků) pomocí
-
(číselných tlačítek).
6
Stiskněte [OK].
Zadané místo určení se objeví v horní části obrazovky.
Chcete-li zkontrolovat nebo změnit zadané místo určení:
1
|
Stiskněte [Detaily] → zkontrolujte nebo změňte informace o místu určení → stiskněte [OK].
|
Chcete-li vymazat zadané místo určení:
POZNÁMKA:
Je-li položka Potvrdit zadaná faxová čísla v kategorii Omezit funkce odesílání nastavena na Zap, je třeba znovu zadat faxové číslo pro potvrzení. Zadejte faxové číslo, které jste zadali v kroku 5 → stiskněte [OK]. (
Setting the Send Function)
7
Stiskněte [Nastavení skenování] a zadejte požadované nastavení pro skenování.
8
Stisknutím
(Start) spusťte skenování originálů.
Skenování zrušíte stisknutím [Zrušit] nebo
(Stop).
Je-li originál uložen na kopírovací desce, postupujte podle instrukcí, které se objeví na displeji dotekového panelu → stiskněte
(Start) jednou pro každý originál. Po dokončení skenování stiskněte [Hotov].
Po dokončení skenování se naskenovaná data odešlou na zadané místo určení.
Volba zahraničních čísel
Při volbě zahraničních čísel může být třeba vložit do čísla prodlevu (tj. časový interval, po který stroj čeká po volbě mezinárodního faxového čísla). Při nastavování doby prodlevy u mezinárodních faxových čísel postupujte následovně.
1
Stiskněte
(SEND) → uložte originály.
POZNÁMKA:
Instrukce k ukládání originálů viz
Základní operace.
2
Stiskněte [Nová adresa] → [Fax].
POZNÁMKA:
Je-li položka Odesílání faxu nastavena na Nepovolit, tlačítko [Fax] se nezobrazí. (
Customizing Settings)
3
Pomocí
-
(číselných tlačítek) zadejte číslo mezinárodní telefonní předvolby.
4
Je-li třeba, stiskněte [Prodleva] a zadejte trvání prodlevy.
POZNÁMKA:
Délka prodlevy je různá v závislosti na tom, zda se vkládá doprostřed nebo na konec faxového čísla.
Prodleva vkládaná doprostřed faxového čísla (indikována malým písmenem p) je ve výchozím nastavení čtyři sekundy. Tuto délku je možné po sekundách měnit v rozsahu 1 až 15 sekund. (
Nastavení doby prodlevy)
Prodleva vkládaná na konec faxového čísla (indikována velkým písmenem P) je nastavena na 10 sekund. (Tuto délku není možné změnit.)
Za sebou je možné vložit dvě a více prodlev.
Zadejte prodlevu dostatečně dlouhou pro zaznění vyzváněcího tónu po volbě čísla mezinárodní telefonní předvolby.
5
Pomocí
-
(číselných tlačítek) zadejte směrové číslo země, oblastní směrové číslo a faxové číslo..
6
Je-li třeba, stiskněte [Prodleva] a na konec faxového čísla vložte prodlevu.
7
Stiskněte [OK].
Zadané místo určení se objeví v horní části obrazovky.
Chcete-li zkontrolovat nebo změnit zadané místo určení:
1
|
Stiskněte [Detaily] → zkontrolujte nebo změňte informace o místu určení → stiskněte [OK].
|
Chcete-li vymazat zadané místo určení:
POZNÁMKA:
Je-li položka Potvrdit zadaná faxová čísla v kategorii Omezit funkce odesílání nastavena na Zap, je třeba znovu zadat faxové číslo pro potvrzení. Zadejte faxové číslo, které jste zadali v kroku 5 → stiskněte [OK]. (
Setting the Send Function)
8
Stiskněte [Nastavení skenování] a zadejte požadované nastavení pro skenování.
9
Stisknutím
(Start) spusťte skenování originálů.
Skenování zrušíte stisknutím [Zrušit] nebo
(Stop).
Je-li originál uložen na kopírovací desce, postupujte podle instrukcí, které se objeví na displeji dotekového panelu → stiskněte
(Start) jednou pro každý originál. Po dokončení skenování stiskněte [Hotov].
Po dokončení skenování se naskenovaná data odešlou na zadané místo určení.