Voordat u verzend- en faxfuncties gaat gebruiken

De handelingen die u dient te verrichten voordat u de machine gaat gebruiken, zijn afhankelijk van de functies die u gebruikt. Voordat u verzend- en faxfuncties gebruikt, controleert u de lijst uit hoofdstuk 2 'Voordat u de machine gaat gebruiken' in de gebruikershandleiding en volgt u de vereiste stappen.
In dit gedeelte licht de nadruk op de registraties en procedures van de instellingen die moeten worden uitgevoerd voordat u faxen verzendt en ontvangt.
Instellen van type telefoonlijn
Om het type telefoonlijn in te stellen waar de machine op is aangesloten, controleert u of het een pulskieslijn (pulskiezen) of een toonkieslijn is en geeft u vervolgens de juiste instelling aan. (Selecteren van het type telefoonlijn)
Registreren van het verzendrecord
Het verzendrecord wordt afgedrukt langs de bovenrand van elk document dat u naar de ontvanger verzendt.
De geregistreerde informatie wordt afgedrukt zoals onderstaand is aangegeven. Afhankelijk van het model van de machine bij de ontvanger, kan deze informatie op het display verschijnen terwijl de communicatie plaatsvindt.
Datum en tijd
De datum en tijd van de verzending zijn opgeslagen. (Basisinstellingen van de machine configureren)
I-faxadres of faxnummer
Het I-faxadres of faxnummer van uw machine is opgeslagen. (Setting the Send Function, Opslaan van het faxnummer van uw machine)
Naam van afzender (TTI (Transmit Terminal Identification))
Wanneer u faxdocumenten verzendt wordt de naam vastgelegd, die is opgeslagen als de naam van de machine. (Opslaan van de machinenaam)
Naam bestemming
Als u het adresboek gebruikt voor het aangeven van de bestemming wanneer u l-faxdocumenten verzendt, wordt de opgeslagen naam vastgelegd. (Het adresboek registreren)
Paginanummer
Het huidige paginanummer van het totale aantal pagina's van het origineel wordt vastgelegd.
BELANGRIJK
Als u de machine probeert te gebruiken zonder de juiste registratiegegevens, dan zal de machine wellicht niet goed functioneren.
Als u besluit van displaytaal te veranderen, schakel Taalomschakeling bij Standaardinstellingen dan in voordat u tekens invoert.
Als Taalomschakeling is uitgeschakeld en u schakelt het in nadat tekens zijn ingevoerd, kunnen de tekens wellicht niet goed worden weergegeven. In zo'n situatie voert u de tekens opnieuw in nadat Taalomschakeling is ingeschakeld of voert u de tekens in met de Taalomschakeling uitgeschakeld.
N.B.
U kunt de machine ook instellen om het verzendrecord niet af te drukken. (Informatie over de afzender afdrukken op een verzonden document (TX Terminal ID))
Als de machine is ingesteld om het verzendrecord bovenaan het afdrukpapier af te drukken terwijl u niet alle items heeft opgeslagen, worden alleen de verplicht opgeslagen items en het totale aantal pagina's van het origineel afgedrukt. Bij de Direct verzenden modus wordt echter het totale aantal pagina's van het origineel niet afgedrukt.

Selecteren van het type telefoonlijn

Stel het type telefoonlijn dat op de machine is aangesloten in.
Als u niet zeker weet welk type telefoonlijn u heeft, neem dan contact op met uw telefoonmaatschappij. Om de faxfunctie te kunnen gebruiken, dient u te weten of de machine is aangesloten op een toon- of pulskieslijn. De machine kan worden ingesteld voor beide typen telefoonlijn.
Als deze instelling niet juist is, kunt u niet met andere machines communiceren.
N.B.
De standaard instelling is ‘Toon’.
1
Druk op (Extra functies).
Het menu Extra functies verschijnt.
2
Druk op [Communicatie-instellingen].
3
Druk op [Gebruikersinstellingen] onder <Faxinstellingen>.
4
Druk op [Type tel. lijn].
5
Selecteer het type telefoonlijn → druk op [OK].
Als u het type telefoonlijn niet weet, neem dan contact op met het telefoonbedrijf.
6
Druk op (Reset) om terug te gaan naar het hoofdscherm.

Opslaan van het faxnummer van uw machine

U dient het faxnummer van uw machine op te slaan. Dit nummer wordt afgedrukt langs de bovenrand van elk document dat u naar de andere partij verzendt.
Het telefoonnummer van uw machine kan ook verschijnen op het aanraakscherm van de machine van de andere partij. Dit is afhankelijk van het type machine dat zij gebruiken.
1
Druk op (Extra functies) → [Communicatie-instellingen] → [Gebruikersinstellingen] onder <Faxinstellingen>.
Voor assistentie raadpleegt u stap 1 t/m 3 in Selecteren van het type telefoonlijn.
2
Druk op [Telefoon #].
3
Voer het telefoonnummer van de machine in (max. 20 cijfers) met  - (numerieke toetsen) → druk [OK].
Bij deze stap zijn de volgende toetsen, indien nodig, ook beschikbaar.
 
[Spatie]:
Druk op deze toets om tussen de cijfers een spatie in te voegen.
[+]:
Druk hierop om een '+'-teken in te voegen tussen de landcode en het faxnummer.
[Backspace]:
Druk op deze toets voor het verwijderen van het cijfer dat links van de cursor staat.
N.B.
Als u een vergissing maakt tijdens het invoeren van het nummer, druk dan op (Wissen) → voer het juiste nummer in.
4
Druk op (Reset) om terug te gaan naar het hoofdscherm.

Opslaan van de machinenaam

Uw naam of de naam van de onderneming dient te zijn opgeslagen als naam voor de machine.
Wanneer u een document via e-mail, l-fax of fax verzendt, zal de door u opgeslagen apparaatnaam bij de andere machine worden weergegeven of afgedrukt als de naam van de afzender.
Wanneer u een document via e-mail verzendt, zal de opgeslagen apparaatnaam worden getoond in het veld Van op de e-mailtoepassing van de andere partij. Als de apparaatnaam niet is opgeslagen, wordt het e-mailadres van de machine niet in het veld Van getoond.
Wanneer u een document via l-fax verzendt, zal de opgeslagen apparaatnaam en het e-mailadres van de machine worden afgedrukt in het veld Van op het afdrukpapier van de l-faxmachine van de andere partij. Als de apparaatnaam niet is opgeslagen, wordt alleen het e-mailadres van de machine afgedrukt in het veld Van.
Wanneer u een document via fax verzendt, zal de opgeslagen apparaatnaam worden afgedrukt langs de bovenrand van het afdrukpapier van de machine van de andere partij.
N.B.
U kunt slechts één apparaatnaam registreren.
Als Gebruikers-ID beheer is ingeschakeld wanneer Geautoriseerd verzenden niet is geactiveerd wanneer u een e-mail of l-fax verzendt, worden de gebruikersnaam en het e-mailadres van de ingelogde gebruiker gebruikt als de informatie over de afzender, in plaats van de apparaatnaam.
Wanneer u e-mails verzendt, zal de gebruikersnaam van de ingelogde gebruiker in het veld Van op de e-mailtoepassing van de andere partij worden getoond. Als de gebruikersnaam niet is opgeslagen, wordt het e-mailadres van de ingelogde gebruiker niet in het veld Van getoond.
Wanneer u een l-fax verzendt, zal het veld Afzender en het veld Van worden afgedrukt bij de l-faxmachine van de andere partij. In het veld Afzender worden de gebruikersnaam en het e-mailadres van de ingelogde gebruiker afgedrukt. Als de apparaatnaam niet is opgeslagen, wordt alleen het e-mailadres afgedrukt in het veld Afzender.
Als Geautoriseerd verzenden is geactiveerd en [Aangeven LDAP-authentificatie gebruikeradres als naam afzender] is geselecteerd wanneer u e-mails of I-faxen verzendt, wordt het e-mailadres van de gebruiker die is ingelogd om Geautoriseerd te verzenden gebruikt als informatie van de afzender, in plaats van de apparaatnaam. (Customizing Settings)
Wanneer u e-mails verzendt, zal het e-mailadres van de ingelogde gebruiker in het veld Van in de e-mailtoepassing van de ontvanger worden getoond.
Wanneer u een l-fax verzendt, zal het veld Afzender en het veld Van worden afgedrukt bij de l-faxmachine van de andere partij. Het e-mailadres van de ingelogde gebruiker wordt afgedrukt in het veld Afzender.
Voor instructies over het registreren van het e-mailadres van de machine raadpleegt u Setting up the Machine for Your Network Environment.
Voor instructies over het registreren van de gebruikersnaam en het e-mailadres van een ingelogde gebruiker raadpleegt u Specifying Department ID and User Management.
1
Druk op (Extra functies)→ [Communicatie-instellingen].
Voor assistentie raadpleegt u stap 1 en 2 in Selecteren van het type telefoonlijn.
2
Druk op [TX Instellingen] onder <Standaardinstellingen>.
3
Druk op [Naam].
4
Voer via het toetsenbord op het scherm de naam van de machine in (max. 24 tekens) → druk op [OK].
BELANGRIJK:
Als Taalomschakeling is ingesteld op 'Aan,' zijn sommige tekens uitgesloten en kunnen deze niet worden ingevoerd. Voor het invoeren van alle tekens dient u de Taalomschakeling op 'Uit' in te stellen. (Basisinstellingen van de machine configureren)
N.B.
Voor instructies over het invoeren van tekens raadpleegt u Basishandelingen.
Om alle ingevoerde tekens te verwijderen, drukt u op (Wissen).
5
Druk op (Reset) om terug te gaan naar het hoofdscherm.
4HYC-026