Αποστολή δεδομένων με E-Mail/Αποθήκευση δεδομένων σε κοινόχρηστο φάκελο ή διακομιστή FTP
Αυτή η ενότητα περιγράφει τις βασικές διαδικασίες για τη σάρωση πρωτοτύπων και την αποστολή των σαρωμένων δεδομένων απευθείας από τη συσκευή με επισύναψη σε e-mail ή την αποθήκευση τω δεδομένων σε κοινόχρηστο φάκελο ή διακομιστή FTP.
|
|
|
Για να μπορέσετε να στείλετε απευθείας τα δεδομένα με e-mail, πρέπει να ολοκληρώσετε ορισμένες διαδικασίες, όπως τον καθορισμό των ρυθμίσεων του διακομιστή e-mail. Διαδικασία ρύθμισης Αποστολής E-Mail/Αποστολής κι Λήψης I-Φαξ
Για να μπορέσετε να αποθηκεύσετε τα δεδομένα απευθείας σε κοινόχρηστο φάκελο ή διακομιστή FTP, πρέπει να ολοκληρώσετε ορισμένες διαδικασίες, όπως τον καθορισμό της θέσης αποθήκευσης των σαρωμένων πρωτοτύπων.
Διαδικασία καθορισμού κοινόχρηστου φακέλου ως θέση αποθήκευσης Διαδικασία καθορισμού διακoμιστή FTP ως θέση αποθήκευσης |
1
Τοποθετήστε το πρωτότυπο(-α). Τοποθέτηση εγγράφων
2
Επιλέξτε <Σάρωση> στην οθόνη Αρχική. Οθόνη Αρχική
Όταν εμφανιστεί η οθόνη σύνδεσης, καθορίστε το όνομα χρήστη και τον κωδικό πρόσβασης και ρυθμίστε τον διακομιστή πιστοποίησης. Σύνδεση για εξουσιοδοτημένη αποστολή
3
Επιλέξτε <e-mail> ή <Αρχείο> στην οθόνη Βασικές λειτουργίες σάρωσης. Οθόνη Βασικών λειτουργιών σάρωσης
4
Καθορίστε τον προορισμό.
Καθορισμός από το Βιβλίο διευθύνσεων
Καθορισμός από κωδικούς μνήμης
Απευθείας καταχώρηση προορισμών (αποστολή e-mail)
Καθορισμός προορισμών σε διακομιστή LDAP
Καθορισμός από το Βιβλίο διευθύνσεων
|
Το βιβλίο διευθύνσεων σάς δίνει τη δυνατότητα να καθορίσετε έναν προορισμό επιλέγοντας από τη λίστα καταχωρισμένων προορισμών ή αναζητώντας προορισμούς με βάση το όνομα του παραλήπτη.
|
|
|
|
Για να χρησιμοποιήσετε αυτή τη δυνατότητα, θα πρέπει να έχετε καταχωρίσει προορισμούς στο βιβλίο διευθύνσεων. Καταχώριση προορισμών
Καταχωρήστε τον κοινόχρηστο φάκελο ή τη διεύθυνση του διακομιστή FTP από έναν υπολογιστή.
Καταχώρηση προορισμών από το Remote UI (Απομακρυσμένο περιβάλλον εργασίας) |
1
Επιλέξτε <Βιβλ δ/νσεων> στην καρτέλα <Ορισμός προορ>.
2
Επιλέξτε <Προς>.
3
Επιλέξτε ευρετήριο. Ευρετήριο
4
Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου για τον προορισμό και επιλέξτε <Εφαρμογή>.
|
|
Εάν επιλέξετε προορισμό από το <Βιβλ δ/νσεων> στην οθόνη Αρχική, η οθόνη Βασικών λειτουργιών για την αποστολή e-mail ή την αποθήκευση αρχείου μπορεί να εμφανιστεί ενόσω ο επιλεγμένος προορισμός παραμένει καθορισμένος.
|
Επιστροφή στην Αρχή
Καθορισμός από κωδικούς μνήμης
|
Σε κάθε διεύθυνση του Βιβλίου διευθύνσεων εκχωρείται ένας τριψήφιος αριθμός (κωδικός μνήμης). Μπορείτε να επιλέξετε μια διεύθυνση απλώς εισάγοντας τον κωδικό μνήμης.
|
|
|
|
Για να χρησιμοποιήσετε κωδικούς μνήμης, πρέπει να έχετε καταχωρίσει τον προορισμό στο Βιβλίο διευθύνσεων εκ των προτέρων. Καταχώριση προορισμών
Καταχωρήστε τον κοινόχρηστο φάκελο ή τη διεύθυνση του διακομιστή FTP από έναν υπολογιστή.
Καταχώρηση προορισμών από το Remote UI (Απομακρυσμένο περιβάλλον εργασίας) |
1
Επιλέξτε <Κωδικός μνήμης> στην καρτέλα <Ορισμός προορ>.
2
Επιλέξτε <Προς>.
3
Εισαγάγετε έναν τριψήφιο αριθμό.
Αν καταχωρήσετε εσφαλμένη τιμή, χρησιμοποιήστε το 
για να τη διαγράψετε.
για να τη διαγράψετε.
Εάν εμφανιστεί μια οθόνη επιβεβαίωσης
Εάν η ρύθμιση <Επιβεβ σε κωδικό μνήμης ΑΠ> έχει οριστεί σε <On>, εμφανίζεται μια οθόνη που δείχνει τον προορισμό και το όνομα που αντιστοιχεί στον αριθμό. (Στην ομαδική κλήση, εμφανίζονται το όνομα προορισμού και ο αριθμός προορισμών.) Ελέγξτε τα περιεχόμενα, επιβεβαιώστε ότι όλα τα στοιχεία είναι σωστά και επιλέξτε <OK>. Για να καθορίσετε διαφορετικό προορισμό, επιλέξτε <Άκυρο> και, έπειτα, εισαγάγετε ξανά τον τριψήφιο κωδικό μνήμης. Εμφάνιση προορισμών στο βιβλίο διευθύνσεων
Επιστροφή στην Αρχή
Απευθείας καταχώρηση προορισμών (αποστολή e-mail)
Για έναν προορισμό που δεν έχει καταχωρηθεί στο Βιβλίο διευθύνσεων, καθορίστε τον εισάγοντας μία διεύθυνση e-mail.
1
Επιλέξτε <Χρήση πληκτρολογίου> στην καρτέλα <Ορισμός προορ>.
2
Εισαγάγετε τη διεύθυνση e-mail και επιλέξτε <Εφαρμογή>.
Σχετικά με τον τρόπο εισαγωγής κειμένου, ανατρέξτε στην ενότητα Εισαγωγή κειμένου.
Επιστροφή στην Αρχή
Καθορισμός προορισμών σε διακομιστή LDAP
|
Αν στο γραφείο σας υπάρχει εγκατεστημένος διακομιστής LDAP, μπορείτε να καθορίσετε έναν προορισμό χρησιμοποιώντας τα στοιχεία χρήστη στον διακομιστή. Προσπελάστε τον διακομιστή LDAP μέσω της συσκευής για να αναζητήσετε τα κατάλληλα στοιχεία χρήστη και να τα καθορίσετε ως προορισμό.
|
|
|
|
Πρέπει να καθορίσετε εκ των προτέρων τις ρυθμίσεις για τη σύνδεση σε διακομιστή LDAP. Καταχώριση διακομιστών LDAP
|
1
Επιλέξτε <Διακομ LDAP> στην καρτέλα <Ορισμός προορ>.
2
Επιλέξτε τον διακομιστή LDAP που χρησιμοποιείτε.
3
Επιλέξτε τα κριτήρια αναζήτησης των στοιχείων χρήστη.
Τα διαθέσιμα κριτήρια για την αναζήτηση προορισμών είναι το όνομα, οι αριθμοί φαξ, οι διευθύνσεις e-mail, οι επωνυμίες εταιρειών και τα ονόματα τμημάτων.
4
Εισαγάγετε τη συμβολοσειρά αναζήτησης χαρακτήρα στόχου και επιλέξτε <Εφαρμογή>.
Σχετικά με τον τρόπο εισαγωγής κειμένου, ανατρέξτε στην ενότητα Εισαγωγή κειμένου.
Για να καθορίσετε πολλά κριτήρια αναζήτησης, επαναλάβετε τα βήματα 3 και 4.
5
Επιλέξτε <Μέθοδος αναζήτησης>.
6
Επιλέξτε τα κριτήρια εμφάνισης των αποτελεσμάτων αναζήτησης.
<Χρήση όλων των παρακάτω συνθηκών>
Πραγματοποιεί αναζήτηση των χρηστών που πληρούν όλα τα κριτήρια αναζήτησης που καθορίστηκαν στα βήματα 3 και 4 και τους εμφανίζει.
<Χρήση ορισμ από τις παρακ συνθ>
Εάν εντοπιστούν χρήστες που πληρούν ακόμη κι ένα από τα κριτήρια που καθορίστηκαν στα βήματα 3 και 4, εμφανίζονται όλοι αυτοί οι χρήστες.
7
Επιλέξτε <Έναρξη αναζήτ>.
Εμφανίζονται οι χρήστες που πληρούν τα κριτήρια της αναζήτησής σας.
Εάν εμφανιστεί η οθόνη πιστοποίησης όταν επιλέγετε <Έναρξη αναζήτ>, εισαγάγετε το όνομα χρήστη της συσκευής και το συνθηματικό που έχει καταχωριστεί στον διακομιστή LDAP και επιλέξτε <Εφαρμογή>. Καταχώριση διακομιστών LDAP
8
Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου για τον χρήστη που θέλετε να καθορίσετε ως προορισμό και επιλέξτε <Εφαρμογή>.
Επιστροφή στην Αρχή
Αν εμφανιστεί οθόνη, στην οποία ο προορισμός είναι ήδη καθορισμένος
Μπορείτε να πραγματοποιήσετε αποστολή μόνο σε έναν περιορισμένο αριθμό προορισμών. Για να στείλετε αρχεία και σε άλλους προορισμούς, πρέπει να διαμορφώσετε τις ρυθμίσεις πιστοποίησης της λειτουργίας αποστολής, έτσι ώστε να επιτρέπεται η αποστολή e-mail. Επικοινωνήστε με τον διαχειριστή σας για λεπτομέρειες. Πιστοποίηση διακομιστή LDAP
Καθορισμός προορισμών από τα αρχεία καταγραφής εργασιών αποστολής
Επίσης, μπορείτε να επανακαλέσετε προορισμούς που είχαν χρησιμοποιηθεί προηγουμένως. Ανάκληση προηγούμενων ρυθμίσεων αποστολής/αποθήκευσης (Ανάκληση ρυθμίσεων)
Αποθήκευση του πρωτοτύπου σε κοινόχρηστο φάκελο ή διακομιστή FTP
Μπορείτε να ορίσετε μόνο έναν προορισμό.
5
Κατά την αποστολή e-mail, καθορίστε πολλούς προορισμούς, συμπεριλαμβανομένων προορισμών Κοινοποίησης/Ιδιαίτερης κοινοποίησης, όπως απαιτείται.
Επιλέξτε τη μέθοδο που θα χρησιμοποιηθεί για τον καθορισμό προορισμών στην καρτέλα <Ορισμός προορ> και καθορίστε τον προορισμό.
Εάν επιλέξετε <Διακομ LDAP> ή <Ορισμός εμού ως προορισμός>, επιλέγεται ως προορισμός η διεύθυνση του πεδίου <Προς>.
Οι διευθύνσεις <Κοινοποίηση> και <Ιδιαίτερη κοινοποίηση> είναι διαθέσιμες για επιλογή μόνο εάν έχετε επιλέξει <Βιβλ δ/νσεων> ή <Κωδικός μνήμης>.
Για να διαγράψετε προορισμούς
Αν έχουν οριστεί πολλοί προορισμοί, μπορείτε να διαγράψετε προορισμούς, εάν είναι απαραίτητο.
|
1
|
Επιλέξτε <Επιβεβ προορ>.
|
|
2
|
Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου για τον προορισμό προς διαγραφή και επιλέξτε <Διαγρ. από προορ.>.
Εάν επιλέξατε ομαδική κλήση, επιλέξτε <Λεπτομέρειες>
 <Προορισμός>. Μπορείτε να δείτε τους προορισμούς που έχουν καταχωρηθεί στην ομάδα |
|
3
|
Επιλέξτε <Ναι>.
|
6
Καθορίστε τις ρυθμίσεις σάρωσης, όπως απαιτείται.
Καθορισμός του μεγέθους σάρωσης του πρωτοτύπου
Επιλογή μορφής αρχείου
Σάρωση πρωτοτύπων 2-όψεων
Καθορισμός του μεγέθους σάρωσης του πρωτοτύπου
|
Μπορείτε να καθορίσετε το μέγεθος σάρωσης των πρωτοτύπων σας.
 |
Επιλέξτε <Μέγ σάρωσης> στην καρτέλα <Ρυθμ αποστολ> 
Επιλέξτε το μέγεθος πρωτοτύπου
Επιλέξτε το μέγεθος πρωτοτύπουΕπιστροφή στην Αρχή
Επιλογή μορφής αρχείου
|
Μπορείτε να επιλέξετε τη μορφή αρχείου στην οποία θα σαρωθούν τα πρωτότυπα, δηλαδή PDF/JPEG/TIFF. Για PDF, μπορείτε να επιλέξετε Compact PDF που μειώνει το μέγεθος των δεδομένων ή τη μορφή PDF που επιτρέπει αναζήτηση κειμένου συμπεριλαμβάνοντας δεδομένα κειμένου που έχουν σαρωθεί με OCR (οπτική αναγνώριση χαρακτήρων). Μπορείτε επίσης να βελτιώσετε την ασφάλεια των αρχείων PDF με κρυπτογράφηση δεδομένων ή προσθήκη ψηφιακής υπογραφής. Βελτίωση της ασφάλειας ηλεκτρονικών αρχείων
|
Επιλέξτε <Μορφή αρχείου> στην καρτέλα <Ρυθμ αποστολ> Επιλέξτε μία μορφή αρχείου
Επιλέξτε μία μορφή αρχείου|
|
|
Εάν επιλέξετε τη μορφή αρχείου JPEG στη ρύθμιση <Μορφή αρχείου> και προσπαθήσετε να σαρώσετε ένα έγγραφο από την επιφάνεια σάρωσης, θα μπορείτε να σαρώσετε μόνο μία σελίδα. Για να σαρώσετε ένα πολυσέλιδο πρωτότυπο με μία κίνηση, χρησιμοποιήστε τον τροφοδότη. Κάθε σελίδα του πρωτοτύπου αποθηκεύεται ως ξεχωριστό αρχείο. Εάν επιλέξετε τη μορφή αρχείου TIFF ή PDF, θα μπορείτε να σαρώνετε πολυσέλιδα έγγραφα είτε από την επιφάνεια σάρωσης είτε από τον τροφοδότη. Σε αυτήν την περίπτωση, η αποθήκευση του πρωτοτύπου ως μεμονωμένο αρχείο ή κάθε σελίδας ως ξεχωριστό αρχείο μπορεί να καθοριστεί στο Διαχωρισμός αρχείου PDF ανά σελίδα ή το Διαχωρισμός αρχείου TIFF ανά σελίδα.
Οι επιλογές <PDF (συμπιεσ)> και <PDF (συμπ/OCR)> συμπιέζουν περισσότερο τις φωτογραφίες και τις εικόνες στα πρωτότυπα από ό, τι οι επιλογές <PDF> και <PDF (OCR)>. Το αρχείο θα είναι μικρότερο, αλλά η ποιότητα εικόνας ορισμένων πρωτοτύπων ή ο αριθμός των πρωτοτύπων που μπορούν να σαρωθούν ταυτόχρονα μπορεί να είναι μικρότερος.
Στα πεδία <PDF (συμπ/OCR)> και <PDF (OCR)> μπορείτε να διαμορφώσετε τις ρυθμίσεις έτσι ώστε η συσκευή να εντοπίζει αυτόματα την κατεύθυνση του πρωτοτύπου κατά τη σάρωση, με βάση την κατεύθυνση του κειμένου που διαβάζει η λειτουργία οπτικής αναγνώρισης χαρακτήρων (OCR). <Ρυθμίσεις OCR (με δυνατ αναζ σε κείμενο)>
|
Καθορίστε εάν το πρωτότυπο πολλαπλών σελίδων θα μετατραπεί σε μεμονωμένο αρχείο PDF ή αν θα δημιουργηθεί ξεχωριστό αρχείο PDF για κάθε σελίδα. Αυτή η ρύθμιση μπορεί να διαμορφωθεί για κάθε μορφή PDF.
Επιλέξτε <Μορφή αρχείου> <Ορισμός λεπτομερειών PDF> Επιλέξτε τη μορφή PDF <Διάκριση σε σελίδες> Επιλέξτε <On> ή <Off> στην καρτέλα <Ρυθμ αποστολ>
<Ορισμός λεπτομερειών PDF> Επιλέξτε τη μορφή PDF <Διάκριση σε σελίδες> Επιλέξτε <On> ή <Off> στην καρτέλα <Ρυθμ αποστολ>Καθορίστε εάν το πρωτότυπο πολλαπλών σελίδων θα μετατραπεί σε μεμονωμένο αρχείο TIFF ή αν θα δημιουργηθεί ξεχωριστό αρχείο TIFF για κάθε σελίδα.
Επιλέξτε <Μορφή αρχείου> <Ορισμός λεπτομερειών TIFF> <Διάκριση σε σελίδες> Επιλέξτε <On> ή <Off> στην καρτέλα <Ρυθμ αποστολ>
<Ορισμός λεπτομερειών TIFF> <Διάκριση σε σελίδες> Επιλέξτε <On> ή <Off> στην καρτέλα <Ρυθμ αποστολ>Επιστροφή στην Αρχή
Σάρωση πρωτοτύπων 2-όψεων
|
Η συσκευή μπορεί να σαρώσει αυτόματα την μπροστινή και την πίσω πλευρά των πρωτοτύπων στον τροφοδότη.
|
|
|
Εάν το πρωτότυπο τοποθετηθεί στην επιφάνεια σάρωσης, η συσκευή δεν μπορεί να σαρώσει αυτόματα και τις δύο πλευρές του.
|
Επιλέξτε <Πρωτότυπο 2 όψεων> στην καρτέλα <Ρυθμ αποστολ> Επιλέξτε <Τύπος Βιβλίου> ή <Τύπος Ημερολογίου>
Επιλέξτε <Τύπος Βιβλίου> ή <Τύπος Ημερολογίου>
<Τύπος Βιβλίου>
Επιλέξτε αυτή τη ρύθμιση για πρωτότυπα, των οποίων οι εικόνες στην μπροστινή και την πίσω πλευρά δείχνουν προς την ίδια κατεύθυνση.
Επιλέξτε αυτή τη ρύθμιση για πρωτότυπα, των οποίων οι εικόνες στην μπροστινή και την πίσω πλευρά δείχνουν προς την ίδια κατεύθυνση.
<Τύπος Ημερολογίου>
Επιλέξτε αυτή τη ρύθμιση για πρωτότυπα των οποίων οι εικόνες στην μπροστινή και την πίσω πλευρά δείχνουν προς αντίθετες κατευθύνσεις.
Επιλέξτε αυτή τη ρύθμιση για πρωτότυπα των οποίων οι εικόνες στην μπροστινή και την πίσω πλευρά δείχνουν προς αντίθετες κατευθύνσεις.
Επιστροφή στην Αρχή
Για πληροφορίες σχετικά με άλλες ρυθμίσεις σάρωσης, ανατρέξτε στην ενότητα Ευκρινής σάρωση ή Προσαρμογή της ισορροπίας μεταξύ του μεγέθους αρχείου και της ποιότητας εικόνας.
Για τα e-mail, μπορείτε να καθορίσετε το θέμα, το μήνυμα, τη διεύθυνση για απάντηση και την προτεραιότητα, όπως απαιτείται. Καθορισμός ρυθμίσεων E-Mail
7
Επιλέξτε <Έναρξη>.
Αν εμφανιστεί η οθόνη <Επιβεβ προορ>, ελέγξτε αν ο προορισμός είναι σωστός και, στη συνέχεια, επιλέξτε <Έναρξη σάρωσης>.
Ξεκινά η σάρωση του πρωτοτύπου.
Εάν θέλετε να την ακυρώσετε, επιλέξτε <Άκυρο> <Ναι>. Ακύρωση αποστολής εγγράφων
<Ναι>. Ακύρωση αποστολής εγγράφωνΌταν τοποθετείτε πρωτότυπα στον τροφοδότη στο βήμα 1
Η διαδικασία αποστολής/αποθήκευσης ξεκινά όταν ολοκληρωθεί η σάρωση.
Όταν τοποθετείτε πρωτότυπα στην επιφάνεια σάρωσης στο βήμα 1
Όταν ολοκληρωθεί η σάρωση, ακολουθήστε την παρακάτω διαδικασία (εκτός εάν έχετε επιλέξει τη μορφή αρχείου JPEG).
|
1
|
Εάν υπάρχουν επιπλέον σελίδες του πρωτοτύπου που θέλετε να σαρώσετε, τοποθετήστε την επόμενη σελίδα στην επιφάνεια σάρωσης και επιλέξτε <Σάρωση επόμ>.
Επαναλάβετε αυτό το βήμα, έως ότου ολοκληρώσετε τη σάρωση όλων των σελίδων.
Όταν έχετε μόνο μία σελίδα για σάρωση, προχωρήστε στο επόμενο βήμα.
|
|
2
|
Επιλέξτε <Έναρξη αποστ>.
Η διαδικασία αποστολής/αποθήκευσης ξεκινά.
|
Εάν εμφανιστεί η οθόνη <Πιστοποίηση αρχείων> ή η οθόνη <Πιστοποίηση SMTP>
Εισαγάγετε σωστά το όνομα χρήστη και το συνθηματικό και έπειτα επιλέξτε <Εφαρμογή>.
Όνομα αρχείου απεσταλμένου εγγράφου
Το όνομα αρχείου ενός απεσταλμένου εγγράφου εκχωρείται αυτόματα με βάση την ακόλουθη μορφή: αριθμός διαχείρισης επικοινωνίας (τέσσερα ψηφία)_ημερομηνία και ώρα αποστολής_αριθμός εγγράφου (τρία ψηφία).όνομα επέκτασης αρχείου.
Εάν παρουσιαστεί σφάλμα αποστολής E-Mail
Οι ειδοποιήσεις σφαλμάτων αποστέλλονται μερικές φορές στη διεύθυνση email που έχει καθοριστεί στη συσκευή. Εάν την αφήσετε ως έχει, ενδέχεται να προκληθεί ανεπαρκής υπολειπόμενη χωρητικότητα του γραμματοκιβωτίου ανάλογα με τον διακομιστή αλληλογραφίας σας. Συνιστάται η περιοδική εκκαθάριση του γραμματοκιβωτίου.
Για εκκαθάριση του γραμματοκιβωτίου
Κατά την εκκαθάριση του γραμματοκιβωτίου, διαγράφονται όλα τα email που υπάρχουν στο γραμματοκιβώτιο του διακομιστή. Όταν καθορίσετε τον λογαριασμό email που χρησιμοποιείτε συνήθως, θα πρέπει πρώτα να ελέγξετε εάν υπάρχουν email που θέλετε να κρατήσετε στο γραμματοκιβώτιο.
|
1
|
Εκκινήστε το Remote UI (Απομακρυσμένο περιβάλλον εργασίας) και συνδεθείτε σε Λειτουργία υπεύθυνου συστήματος. Εκκίνηση του Remote UI (Απομακρυσμένο περιβάλλον εργασίας)
|
|
2
|
Κάντε κλικ στο [Settings/Registration] στη σελίδα πύλης. Η οθόνη του Remote UI (Απομακρυσμένο περιβάλλον εργασίας)
|
|
3
|
Επιλέξτε [TX Settings]
[Network Settings - E-Mail/I-Fax Settings]. |
|
4
|
Κάντε κλικ στο [Clear] στην ενότητα [Clear Mail Box].
|
|
5
|
Διαβάστε το μήνυμα που εμφανίζεται και κάντε κλικ στο [OK].
Το e-mail διαγράφεται από το γραμματοκιβώτιο.
|
|
|
|
Εάν θέλετε να πραγματοποιείτε σάρωση πάντα με τις ίδιες ρυθμίσεις: Αλλαγή των προεπιλεγμένων ρυθμίσεων για τις λειτουργίες
Εάν θέλετε να καταχωρίσετε έναν συνδυασμό ρυθμίσεων για να τον χρησιμοποιήσετε όποτε χρειαστεί: Καταχώριση των ρυθμίσεων που χρησιμοποιούνται πιο συχνά
|