Enviar documentos como documentos PDF por correo electrónico
Puede convertir documentos registrados en bibliotecas a documentos PDF y adjuntarlos a un correo electrónico.
|
IMPORTANTE
|
|
Si convierte un documento PDF con Reader Extensions en un documento PDF y lo adjunta en un correo electrónico, se elimina la función Reader Extensions.
|
|
NOTA
|
|
Para realizar envíos por correo electrónico, es necesario configurar previamente una cuenta de correo electrónico y un perfil.
El uso de un botón de salida de [Correo electrónico] siMicrosoft Outlook no se ha iniciado nunca para adjuntar un documento a un correo electrónico producirá un error.
Para convertir un documento en un documento PDF y enviarlo, configure uno de los siguientes ajustes del botón de salida de [Correo electrónico].
[Adjuntar después de convertir a documento PDF]
[Seleccionar al adjuntar]
A continuación encontrará más información sobre las opciones de los botones de salida de [Correo electrónico].
También puede adjuntar documentos como archivos de aplicación a un correo electrónico. Para obtener más información, consulte:
Puede también adjuntar accesos directos a un correo electrónico. Para obtener más información, consulte:
|
1.
Seleccione el documento que desee adjuntar a un correo electrónico en la Ventana de visualización de la lista de archivos.
|
NOTA
|
|
Puede convertir varios documentos a documentos PDF y enviarlos por correo electrónico. En este caso, cada documento se convierte por separado sin fusionar los documentos en un único documento PDF.
No puede convertir accesos directos (*.iwl/*.iwlf), sitios, bibliotecas, carpetas, la papelera de reciclaje o documentos ubicados en la papelera de reciclaje en documentos PDF y adjuntarlos.
|
2.
Haga clic en el botón de salida de [Correo electrónico].
O bien arrastre y suelte el documento en el botón de salida de [Correo electrónico].
Se mostrará [Configuración detallada para documento PDF].
|
NOTA
|
|
Si selecciona la casilla de verificación [Seleccionar al adjuntar] en los ajustes del botón de salida de correo, se muestra un cuadro de diálogo para seleccionar el formato del archivo que se adjuntará. En tal caso, haga clic en [Convertir a documento PDF]. Para obtener más información, consulte:
También puede utilizar uno de los siguientes métodos para realizar la misma operación.
Haga clic en el botón de salida de [Correo electrónico] que aparece en la cinta o en la barra de herramientas
. Haga clic en ▼ de un botón de salida de [Correo electrónico] que aparece en la cinta o en la barra de herramientas, y seleccione [Ejecución].
Si no aparecen botones en la cinta o en la barra de herramientas, consulte la siguiente información para mostrarlos.
|
3.
Configurar los ajustes avanzados del documento PDF.
|
NOTA
|
|
Para obtener más información sobre los ajustes, consulte:
|
4.
Haga clic en [Aceptar].
Se abre la aplicación de correo electrónico utilizada en su ordenador y aparece la pantalla de creación de un nuevo correo electrónico. Vaya al paso 8.
Se mostrará un mensaje de confirmación si la casilla de verificación [Convertir a formato PDF/A-1b] está marcada. En tal caso, vaya al paso 5.
Se mostrará [Confirmar contraseña para abrir el documento] al establecer una contraseña para abrir el documento. En este caso, vaya al paso 6.
Se mostrará [Confirmar contraseña de permisos] cuando esté restringida la impresión o edición del documento. En este caso, vaya al paso 7.
|
NOTA
|
|
Si el archivo adjunto supera el tamaño de archivo especificado, aparece un mensaje de advertencia. Haga clic en [Sí] para adjuntar el archivo o [No] para no adjuntarlo. Para obtener información sobre los ajustes de tamaño de archivos adjuntos, consulte:
Cuando se incluyen documentos inconvertibles entre los documentos seleccionados, se muestran los documentos que no se han podido convertir junto con un mensaje de error.
El nombre del documento PDF convertido es el nombre del documento original con la extensión de archivo cambiada a '.pdf'.
Cuando se adjuntan documentos de una Biblioteca de Therefore a un correo electrónico, el nombre del documento depende de la configuración del sistema. A continuación encontrará más información.
Se conservarán los valores establecidos en la [Configuración detallada para documento PDF] para la próxima ocasión.
Los ajustes de la [Configuración detallada para documento PDF] son los mismos que los del cuadro de diálogo de "Conversión de un documento a un PDF usando los ajustes avanzados", pero se guardan por separado. A continuación encontrará más información sobre la "Conversión de un documento a un PDF usando los ajustes avanzados".
|
5.
Haga clic en [Aceptar].
Se abre la aplicación de correo electrónico utilizada en su ordenador y aparece la pantalla de creación de un nuevo correo electrónico. Vaya al paso 8.
|
NOTA
|
|
Si se selecciona la casilla [Convertir a formato PDF/A-1b], se muestra un mensaje de error si falla la conversión a documento PDF en formato PDF/A. Para obtener información sobre las causas de error, consulte.
Si no está seleccionada la casilla de verificación de [Convertir a formato PDF/A-1b] cuando el documento original esté en formato PDF/A, el formato PDF resultante de la conversión no se ajustará al formato PDF/A.
Al seleccionar [No mostrar este mensaje de nuevo] se desactiva el mensaje de confirmación. Es posible activar el mensaje de confirmación de nuevo seleccionando [Mostrar un mensaje de confirmación al convertir a documentos PDF que reúnan los requisitos de PDF/A].
Menú [Archivo] > [Opción] > [Configuración del sistema] > [Browser] > [Mostrar cuadro de diálogo] > [Mostrar un mensaje de confirmación al convertir a documentos PDF que reúnan los requisitos de PDF/A]
|
6.
Introduzca la misma contraseña que ha introducido en [Contraseña para abrir el documento] y haga clic en [Aceptar].
Se abre la aplicación de correo electrónico utilizada en su ordenador y aparece la pantalla de creación de un nuevo correo electrónico. Vaya al paso 8.
Se mostrará [Confirmar contraseña de permisos] cuando esté restringida la impresión o edición del documento. En este caso, vaya al paso 7.
7.
Introduzca la misma contraseña que ha introducido en [Contraseña de permisos para evitar restricciones] y haga clic en [Aceptar].
Se abre la aplicación de correo electrónico utilizada en su ordenador y aparece la pantalla de creación de un nuevo correo electrónico.
8.
Introduzca la dirección de correo electrónico de destino, el título y el mensaje, y envíe el correo electrónico.