Envoi de données par e-mail ou enregistrement de données dans un dossier partagé ou sur un serveur FTP

Cette section décrit les procédures pour numériser des originaux et envoyer les données numérisées directement de l'appareil en pièce jointe d'un e-mail ou les enregistrer dans un dossier partagé ou sur un serveur FTP.
Avant de pouvoir envoyer des données directement par e-mail, vous devez effectuer certaines procédures, comme la configuration d'un serveur de messagerie. Procédure de configuration de Envoyer un e-mail/Envoyer et recevoir un I-Fax
Avant de pouvoir enregistrer des données dans un dossier partagé ou sur un serveur FTP, vous devez effectuer certaines procédures, comme spécifier un emplacement pour enregistrer les originaux numérisés.
Procédure de configuration d'un dossier partagé en tant que dossier d'enregistrement
Procédure de configuration d'un serveur FTP en tant qu'emplacement d'enregistrement
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Mettez le ou les originaux en place. Placement des originaux
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Sélectionnez <Lecture> dans l'écran Accueil. Écran Accueil
Si l'écran de connexion s'affiche, spécifiez le nom d'utilisateur et le mot de passe et le serveur d'authentification. Connexion à l'écran Envoi autorisé
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Sélectionnez <E-mail> ou <Fichier> dans l'écran Procédures de base pour la numérisation. Écran Procédures de base pour la numérisation
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Indiquez le destinataire.
Spécification d'un carnet d'adresses
Spécification à partir des numéros de composition codée
Saisie directe des destinataires (envoi par e-mail)
Définition des destinataires dans un serveur LDAP
Spécification depuis le carnet d'adresses d'un terminal mobile (envoi d'e-mail)
Si un écran sur lequel un destinataire déjà spécifié apparaît
Vous ne pouvez faire des envois qu'à des destinataires ne faisant pas l'objet de restriction. Pour envoyer à d'autres destinataires, vous devez configurer les paramètres d'authentification de la fonction d'envoi afin que la transmission d'e-mail ne soit pas restreinte. Contactez votre administrateur pour plus de détails. Authentification d'un serveur LDAP
Spécification de destinataires à partir des enregistrements de transmission
Vous pouvez également rappeler des destinataires précédemment utilisés. Rappel de réglages précédemment utilisés pour l'envoi/enregistrement (Rappeler réglages)
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Spécifiez plusieurs destinataires comme il se doit.
Répétez l'étape 4 pour spécifier tous les destinataires.
Pour spécifier le destinataire de l'envoi d'un e-mail
Si vous sélectionnez <Serveur LDAP> ou <Définir moi-même comme destinataire>, le destinataire est spécifié dans le champ <A>.
Les adresses <Cc> et <Cci> Ne peuvent être sélectionnées qu'à l'aide de <Carnet d'adresses> ou <Composition codée>.
Pour supprimer des destinataires
Si vous avez spécifié plusieurs destinataires, vous pouvez ensuite supprimer les destinataires inutiles.
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Définissez comme bon vous semble les réglages de numérisation.
Spécification du format de numérisation de l'original
Sélection d'un format de fichier
Spécification de l'orientation de l'original
Numérisation d'originaux recto verso
Pour toute information sur les autres réglages pour la numérisation, consultez la section Faire des numérisations claires ou la section Ajustement de la balance entre la taille des données et la qualité de l'image (taille des données).
Pour les e-mails, vous pouvez indiquez l'objet, l'adresse de réponse et la priorité si nécessaire. Spécification des réglages pour l'e-mail
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Sélectionnez <Démarrer>.
Si l'écran <Confirmer destinataire> s'affiche, vérifiez si le destinataire est correcte, puis sélectionnez <Lancer la lecture>.
La numérisation de l'original commence.
Si vous voulez annuler, sélectionnez <Annuler>  <Oui>. Annulation de l'envoi des documents
Lorsque vous placez des originaux dans le chargeur à l'étape 1
Une fois la numérisation terminée, le processus d'envoi/enregistrement démarre. Sélectionnez <Fermer> pour terminer la procédure.
Lorsque vous placez des originaux contre la vitre d'exposition à l'étape 1
Si l'écran <Authentification des fichiers> ou <Authentification SMTP> s'affiche
Saisissez le nom d'utilisateur et le mot de passe, puis sélectionnez <Appliquer>.
Nom de fichier du document envoyés
Les documents envoyés sont automatiquement nommés selon le format suivant : numéro de gestion des communications (quatre chiffres)_date et heure d'envoi_numéro du document (trois chiffres).extension de fichier. Une chaîne de caractères arbitraire peut être ajoutée en amont du nom de fichier (Configuration d'un nom de fichier).
Vérification de l'état des communications
Le réglage de l'option <Afficher notif. à l'accept. de la tâche> sur <Activé> permet l'affichage d'un écran vous invitant à vérifier l'état des communications. Si vous sélectionnez <Suivi statut>, vous pouvez vérifier l'état des envois. <Afficher notif. à l'accept. de la tâche>
Si une erreur d'envoi d'e-mail se produit
Des notifications d'erreurs sont parfois envoyées à l'adresse e-mail attribuée à l'appareil. Si vous laissez ces notifications s'accumuler, la boîte de messagerie peut se saturer, selon la capacité de votre serveur de messagerie. Nous vous recommandons de vider la boîte de messagerie périodiquement.
Pour vider la boîte de courrier
Lorsque vous videz la boîte de messagerie, tous les e-mails de la boîte du serveur sont supprimés. Lorsque vous définissez le compte de messagerie électronique que vous utilisez habituellement, vous devez d'abord vérifier si des messages de la boîte de réception doivent être conservés.
Si vous voulez toujours appliquer les mêmes réglages de numérisation : Modification des réglages par défaut pour les fonctions
Si vous voulez enregistrer une combinaison de réglages pour de futures utilisations : Enregistrement de réglages couramment utilisés
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