Precauciones para la operación (Administración de libreta de direcciones)
En esta sección se describen las precauciones relativas a la administración de libretas de direcciones cuando se utiliza este software.
Las especificaciones de la libreta de direcciones varían en función del tipo de impresora. Para obtener detalles sobre los modelos y los tipos compatibles, consulte lo siguiente.
Tome las siguientes precauciones antes de utilizar Administración de libreta de direcciones.
Configuración de impresora
Para poder administrar las libretas de direcciones de impresora con este software, es necesario cambiar la configuración predeterminada de fábrica de las impresoras. Para obtener detalles, consulte lo siguiente.
Método de administración de libretas de direcciones
Cuando se utiliza Administración de libreta de direcciones para distribuir libretas de direcciones a las impresoras cuyas libretas de direcciones se administran con la Administración de valores de configuración de dispositivos de este software, la integridad de las libretas de direcciones puede perderse. Se recomienda que solo se utilice una de estas funciones para administrar libretas de direcciones.
Listas de direcciones compatibles con Administración de libreta de direcciones
Las siguientes listas de direcciones se pueden administrar con Administración de libreta de direcciones.
Tipo I:
Las siguientes listas de direcciones se pueden administrar con impresoras de tipo I.
Lista de direcciones 1 a Lista de direcciones 10
Acceso rápido
IMPORTANTE |
Las siguientes listas de direcciones que existen en algunas impresoras de Tipo I no se pueden administrar con Administración de libreta de direcciones en este software. Lista de direcciones para administrador Lista de direcciones personales Lista de direcciones de grupos de usuarios |
Tipo II:
Las siguientes listas de direcciones se pueden administrar con impresoras de tipo II.
Marcación codificada
Favoritos (Teclas abreviadas en algunos modelos)
IMPORTANTE |
Cuando se distribuyen libretas de direcciones a impresoras de Tipo II desde este software, se eliminan todos los flujos de trabajo de la impresora. |
Tipo III:
Las siguientes listas de direcciones se pueden administrar con impresoras de tipo III.
Libreta de direcciones
Marcación abreviada
IMPORTANTE |
Cuando se distribuyen libretas de direcciones a impresoras de Tipo III desde este software, se eliminan todos los flujos de trabajo de la impresora. |
Número máximo de destinos
A continuación, se indican las especificaciones para cada tipo de impresora.
Listas de direcciones
Tipo I:
Se pueden distribuir hasta 1.600 destinos y grupos de destinos a una sola lista de direcciones. El número total de destinos y grupos de direcciones que se pueden distribuir de la [Lista de direcciones 1] a la [Lista de direcciones 10] es 1.600.
Tipo II:
Se pueden distribuir a una libreta de direcciones hasta 300 destinos y grupos de destinos.
Tipo III:
Se pueden distribuir a una libreta de direcciones hasta 500 destinos y grupos de destinos.
Accesos rápidos
Tipo I:
Se pueden registrar hasta 200 destinos y grupos de destinos en los acceso rápido. Los destinos registrados en [Acceso rápido] en Administración de libreta de direcciones se pueden distribuir al [Acceso rápido] de una impresora.
Tipo II:
Se pueden distribuir hasta 19 destinos y grupos de destinos a los [Favoritos] ([Teclas abreviadas] en algunas funciones). Los destinos registrados en [Acceso rápido] en Administración de libreta de direcciones se pueden distribuir a los [Favoritos] ([Teclas abreviadas] en algunas funciones) de una impresora.
Tipo III:
Se pueden registrar hasta 200 destinos y grupos de destinos en [Marcación abreviada]. Los destinos registrados en [Acceso rápido] en Administración de libreta de direcciones pueden distribuirse a la [Marcación abreviada] de una impresora.
Grupos de destinos
Tipo I:
Se pueden registrar hasta 256 destinos en un solo grupo de destinos. Los destinos con distintos tipos en [Tipo de destino] se pueden registrar conjuntamente.
Tipo II:
Se pueden registrar en un solo grupo de destinos el siguiente número de destinos.
[E-mail]: 100
[I-fax]: 100
[Fax]: 299
IMPORTANTE |
Tenga en cuenta lo siguiente para los dispositivos de Tipo II. Se pueden registrar en un grupo de destinos los destinos en los que aparezca [E-mail], [I-fax] o [Fax] en [Tipo de destino]. No se pueden registrar en un solo grupo de destinos las combinaciones de destinos que tengan distintos tipos en [Tipo de destino]. |
Tipo III:
Se pueden registrar hasta 499 destinos en un solo grupo de destinos. Los destinos con distintos tipos en [Tipo de destino] se pueden registrar conjuntamente.
Copia de seguridad de listas de direcciones
Es recomendable utilizar este software para hacer una copia de seguridad de las listas de direcciones de antemano. Si las libretas de direcciones tienen un estado imprevisto como consecuencia de la ejecución de una tarea con este software, se puede exportar la copia de seguridad de listas de direcciones e importarla en una impresora a través de la IU remota para restaurar el estado anterior de las libretas de direcciones.
NOTA |
En impresoras de Tipo I, se guarda en la impresora una copia de seguridad de las listas de direcciones y acceso rápido que se hayan distribuido más recientemente. Si las listas de direcciones tienen un estado imprevisto después de la distribución, puede restaurarlas a su estado anterior mediante los datos de la copia de seguridad de la impresora. Sin embargo, si distribuye varias listas de direcciones simultáneamente, es recomendable que utilice este software para hacer una copia de seguridad de todas las listas de direcciones. Por ejemplo, si se distribuyen las listas de direcciones de la 1 a la 10 y la lista de direcciones 10 se distribuye en último lugar, solo se guarda en la impresora una copia de seguridad de la lista de direcciones 10. |
Especificaciones de destino
Las opciones que se pueden configurar varían en función del tipo de impresora. También es posible que varíen el número y el tipo de caracteres que se pueden configurar. En esta sección se describen los elementos que tienen limitados los valores que se pueden configurar en función del tipo.
NOTA |
En la siguiente tabla se indica el número máximo de caracteres de byte único (cada carácter es un byte) que se puede utilizar. Si en un elemento se pueden utilizar caracteres multibyte, se escribirá el número máximo de caracteres multibyte y el número de caracteres de byte único. Solo se podrán utilizar caracteres multibyte si el dispositivo de distribución admite caracteres multibyte. La configuración de valores en elementos que no existan en una impresora de destino no se distribuyen a la impresora. Sin embargo, sí se ejecutan correctamente las tareas para distribuir libretas de direcciones a dichas impresoras. |
Elementos comunes a todos los tipos de destino
Elemento | Tipo I | Tipo II | Tipo III | Valores válidos para todos los tipos de dispositivos |
[Nombre] | 24 caracteres (12 caracteres multibyte) | 16 caracteres (tanto los caracteres de byte único como los multibyte) | 16 caracteres (8 caracteres multibyte) | 16 caracteres (8 caracteres multibyte) Si se mezclan caracteres de byte único con caracteres multibyte, el número total de caracteres debe ser igual o menor a 16 caracteres e igual o menor a 16 bytes (un carácter de byte único ocupa 1 byte; un carácter multibyte ocupa 2 bytes). |
[Furigana] | 24 caracteres | 16 caracteres | 16 caracteres | 16 caracteres |
[Número de acceso] | Número de su elección entre el 1 y el 9999999 | - | - | - |
Si [Tipo de destino] es [E-mail]
Elemento | Tipo I | Tipo II | Tipo III | Valores válidos para todos los tipos de dispositivos |
[Dirección de e-mail] | 128 caracteres | 120 caracteres (ASCII: 0x20 - 0x7e) | 120 caracteres (ASCII: 0x20 - 0x7e) | 120 caracteres (ASCII: 0x20 - 0x7e) |
Si [Tipo de destino] es [Fax]
Incluye destinos de Fax por IP*1.
Elemento | Tipo I | Tipo II | Tipo III | Valores válidos para todos los tipos de dispositivos |
[Número de fax] | 120 caracteres (ASCII: 0x20 - 0x7e) | 120 caracteres (numéricos, espacios, * y #) | 120 caracteres (numéricos, espacios, *, #, P, p, T, C, R) Solo puede utilizar una "T" y "C". Puede utilizar "R" solo como el primer carácter. No puede utilizar un espacio como el primer carácter. | 120 caracteres (numéricos, espacios, * y #) |
[Subdirección] | 20 caracteres (numéricos, espacios, * y #) No se pueden usar espacios al principio de una cadena. | - | - | - |
[Contraseña] | 20 caracteres (numéricos, espacios, * y #) | - | - | - |
*1 Los destinos con Fax por IP establecido como [Tipo de destino] no se distribuyen a impresoras que no sean compatibles con la función Fax por IP. Sin embargo, sí se ejecutan correctamente las tareas para distribuir libretas de direcciones a dichas impresoras.
Si [Tipo de destino] es [Archivo]
Elemento | Tipo I | Tipo II | Tipo III | Valores válidos para todos los tipos de dispositivos |
[Protocolo]*2 | FTP Windows (SMB) Windows (IPX) WebDAV | FTP Windows (SMB) | FTP Windows (SMB) | FTP Windows (SMB) |
[Nombre de host] | 128 caracteres (64 caracteres multibyte) | 120 caracteres (tanto los caracteres de byte único como los multibyte) | FTP:
47 caracteres (ASCII: 0x20 - 0x7e)
Windows (SMB):
120 caracteres (60 caracteres multibyte) | FTP: 47 caracteres (ASCII: 0x20 - 0x7e) Windows (SMB): 120 caracteres (60 caracteres multibyte) Si se mezclan caracteres de byte único con caracteres multibyte, el número total de caracteres debe ser igual o menor a 120 caracteres e igual o menor a 120 bytes (un carácter de byte único ocupa 1 byte; un carácter multibyte ocupa 2 bytes). |
[Ruta de la carpeta] | 255 caracteres (127 caracteres multibyte) | 120 caracteres (tanto los caracteres de byte único como los multibyte) | FTP:
120 caracteres (ASCII: 0x20 - 0x7e)
Windows (SMB):
120 caracteres (60 caracteres multibyte) | FTP:
120 caracteres (ASCII: 0x20 - 0x7e)
Windows (SMB):
120 caracteres (60 caracteres multibyte) |
[Nombre de usuario] | FTP: 24 caracteres (12 caracteres multibyte) Windows (SMB): 128 caracteres (64 caracteres multibyte) Windows (IPX): 24 caracteres (12 caracteres multibyte) WebDAV: 128 caracteres (64 caracteres multibyte) | FTP: 32 caracteres (10 caracteres multibyte) Windows (SMB): 32 caracteres (10 caracteres multibyte) En ambos casos, si se usan caracteres de ancho completo y caracteres de ancho medio, hasta un total de 32 bytes, con caracteres de ancho medio contados como 1 byte y caracteres de ancho completo contados como 3 bytes | FTP:
24 caracteres
Windows (SMB):
24 caracteres (12 caracteres multibyte) | FTP:
24 caracteres (10 caracteres multibyte) Si se mezclan caracteres de byte único con caracteres multibyte, utilice caracteres que cumplan las dos condiciones siguientes. El número total de caracteres debe ser igual o menor a 24 bytes. (Cuando un carácter de byte único ocupa 1 byte y un carácter multibyte ocupa 2 bytes.) El número total de caracteres debe ser igual o menor a 32 bytes. (Cuando un carácter de byte único ocupa 1 byte y un carácter multibyte ocupa 3 bytes.) Windows (SMB): 24 caracteres (10 caracteres multibyte) Si se mezclan caracteres de byte único con caracteres multibyte, el número total de caracteres debe ser igual o menor a 24 bytes (cuando un carácter de byte único ocupa 1 byte y un carácter multibyte ocupa 3 bytes). |
[Contraseña] | 24 caracteres (32 caracteres en algunos modelos) | 32 caracteres (ASCII: 0x20 - 0x7e) | FTP:
24 caracteres
(ASCII: 0x20 - 0x7e)
Windows (SMB):
14 caracteres | 24 caracteres (ASCII: 0x20 - 0x7e) |
*2 Los destinos de Windows (IPX) y WebDAV solo se distribuirán a los dispositivos de Tipo I. Sin embargo, sí se ejecutan correctamente las tareas para distribuir libretas de direcciones a dichas impresoras.
Si [Tipo de destino] es [I-fax]*3
Elemento | Tipo I | Tipo II | Tipo III | Valores válidos para todos los tipos de dispositivos |
[Dirección de I-fax] | 128 caracteres | 120 caracteres (ASCII: 0x20 - 0x7e) | 120 caracteres (ASCII: 0x20 - 0x7e) | 120 caracteres (ASCII: 0x20 - 0x7e) |
[Campo estándar 1] | 40 caracteres | - | - | - |
[Campo estándar 2] | 16 caracteres | - | - | - |
*3 Los destinos con [I-fax] establecido como [Tipo de destino] no se distribuyen a impresoras que no sean compatibles con la función I-Fax. Sin embargo, sí se ejecutan correctamente las tareas para distribuir libretas de direcciones a dichas impresoras.
Importación/exportación de listas de direcciones
Formatos de archivo de lista de direcciones que se pueden importar en este software
Archivo de Excel (*.xlsx)
Archivos en formato Excel desde la lista de destinos de este software (extensión "xlsx")
Archivo CSV (para aplicaciones) (*.csv)
Archivos exportados desde la lista de destinos de este software
Archivo CSV (para impresoras) (*.csv)
Archivos exportados desde impresoras de Tipo I compatibles con este formato
Formato patentado (*.abk)
Archivos de "Formato personalizado" exportados desde impresoras de Tipo I (extensión "abk")
Para obtener detalles sobre el procedimiento de importación, consulte lo siguiente.
IMPORTANTE |
Los siguientes archivos de lista de direcciones exportados desde impresoras de Tipo I no se pueden importar en este software. (Esas listas de direcciones existen en algunos modelos de Tipo I.) Lista de direcciones personales Lista de direcciones de grupos de usuarios |
Formatos de archivo de lista de direcciones que se pueden exportar desde este software
Los destinos registrados en el menú [Administración de datos] > [Libretas de direcciones] > página [Lista de destinos] se pueden exportar en los siguientes formatos. Las listas de direcciones exportadas en estos formatos no se pueden importar en las impresoras.
Archivo de Excel (*.xlsx)
Permite exportar todos los tipos de destinos. La extensión de archivo es "xlsx".
Archivo CSV (para aplicaciones) (*.csv)
Permite exportar los destinos del tipo seleccionado.
Para obtener detalles sobre el procedimiento de exportación, consulte lo siguiente.
Las listas de direcciones registradas en el menú [Dispositivos] > [Copia de seguridad de datos] > [Libretas de direcciones] > página [Administración de datos de copia de seguridad de las libretas de direcciones] se pueden exportar en los siguientes formatos. Las listas de direcciones exportadas en estos formatos se pueden importar en las impresoras.
Tipo I
Archivo CSV (para impresoras) (*.csv)
Formato patentado (nivel de seguridad 1) (*.abk)
Formato patentado (nivel de seguridad 2) (*.abk)
Dispositivos que no sean de Tipo I
Archivo de libreta de direcciones (*.dcm)
Para obtener detalles sobre el procedimiento de exportación, consulte lo siguiente.
IMPORTANTE |
Al importar listas de direcciones en un modelo distinto del modelo de origen de la copia de seguridad, compruebe si el número de destinos y las opciones de destino registradas en la lista de direcciones coinciden con las especificaciones de la impresora de destino de importación antes de exportar. Para obtener detalles, consulte lo siguiente. Manuales de instrucciones de la impresora |
Precauciones a tener en cuenta cuando edite archivos CSV
A continuación se indican las precauciones que debe tener en cuenta cuando edite un archivo CSV exportado y lo importe de nuevo en este software.
NOTA |
Si puede editar archivos Excel, se recomienda exportar los datos a un archivo Excel. |
Al utilizar un editor de texto
Asegúrese de guardar el archivo con codificación UTF-8. Si puede especificar si desea adjuntar la BOM (Byte Order Mark), adjunte la BOM.
Al utilizar Microsoft Excel
Existen algunas precauciones a tener en cuenta cuando abra y guarde archivos CSV con Microsoft Excel. Asegúrese de seguir el procedimiento que aquí se describe al abrir archivos. También es necesario modificar la codificación de archivos con un editor de texto una vez que se ha guardado.
IMPORTANTE |
Si abre un archivo siguiendo un procedimiento distinto al que aquí se describe, pueden aparecer los siguientes problemas. Los valores que comienzan con 0 se convierten automáticamente a un número que comienza con algo distinto de 0. Por ejemplo, el 0 inicial de los números de fax que comienzan con un código de área se perderá. Si dichos archivos se importan a este software o a una impresora, los números de fax serán sustituidos por los valores convertidos de forma automática, lo que puede provocar que los faxes se envíen por error a destinos equivocados. El formato se daña cuando se guarda el archivo. |
NOTA |
Para obtener detalles sobre el método de funcionamiento, consulte el manual de instrucciones de Microsoft Excel. También tenga en cuenta que la estructura del menú y los términos utilizados pueden ser diferentes de esta descripción, en función de la versión de Microsoft Excel que se utilice. Es posible que los archivos CSV puedan guardarse en formato UTF-8, en función de la versión de Microsoft Excel. |
1.
Abrir Excel.
2.
Crear una librera nueva.
3.
Seleccione [Archivos de texto] en el menú [Datos] > [Obtener datos externos].
4.
Abra el archivo CSV de destino en la ventana de selección de archivo.
Aparece el asistente de importación de datos.
NOTA |
Si el archivo CSV no aparece en la lista, cambie la opción para visualizar todos los tipos de archivo. |
5.
Configure cada ajuste en el asistente.
Seleccione [Delimitados] en la primera pantalla.
No es necesario modificar el resto de ajustes.
Confirme las siguientes opciones en la segunda pantalla.
[Separadores] | Seleccione [Millares]. Anule la selección del resto de elementos. |
[Tratar los delimitadores consecutivos como uno solo] | Anule la selección de esto. |
[Calificador de texto] | Seleccione ["]. |
En la tercera pantalla, desplácese a la fila en la que los datos de destino están en [Vista previa de los datos], seleccione todas las columnas, y seleccione [Texto] en [Formato de los datos en columnas].
Haga clic en [Finalizar].
Haga clic en la celda A1 de la hoja de cálculo existente en la ventana [Importar datos] y haga clic en [Aceptar].
Se importan los datos del archivo CSV. Confirme que los datos importados están en el estado previsto.
6.
Edite los datos.
Si "# CharSet" no está configurado en "UTF-8" en el encabezado, cámbielo a "UTF-8."
Debe seguir algunas precauciones al editar un archivo CSV. Para obtener detalles, consulte lo siguiente.
7.
El archivo se guarda como un archivo CSV con el formato UTF-8.
En función de la versión, es posible que no se pueda guardar un archivo CSV con el formato UTF-8. En ese caso, realice las operaciones desde el paso 8 después de guardar el archivo como un archivo CSV.
8.
Abra el archivo CSV en un editor de texto como Bloc de notas.
Confirme que los datos en el archivo están en el estado previsto.
IMPORTANTE |
Ponga especial cuidado cuando las cadenas que introduce incluyen caracteres que se pueden utilizar como separadores o comillas. |
9.
Guarde el archivo con [UTF-8] establecido como la codificación de caracteres.
Si puede especificar si desea adjuntar la BOM (Byte Order Mark), adjunte la BOM.