Types de liste d'adresses et carnets d'adresses utilisables

Le carnet d'adresses est constitué de plusieurs listes d'adresses (listes dans lesquelles les destinataires sont enregistrés) dressées en fonction des besoins des différents utilisateurs ou en fonction d'usages spécifiques.
Pour spécifier un destinataire, vous pouvez utiliser le carnet d'adresses de cette machine ou le carnet d'adresses d'une autre machine sur le réseau.

Types de liste d'adresses

Les types de liste d'adresses sont décrits ci-dessous. Vous pouvez enregistrer les mêmes types de destinataire dans n'importe quel type de liste d'adresses.

Listes d'adresses communes

Les listes d'adresses communes sont accessibles à tous les utilisateurs. Les trois types de liste suivants sont disponibles.

Listes d'adresses 1 à 10

Un maximum de 1 600 destinataires peuvent être enregistrés dans les listes d'adresses 1 à 10 et dans la liste d'adresses pour administrateurs.

Liste d'adresses des boutons 1 touche

Cette liste d'adresses comprend les destinataires enregistrés sur un bouton 1 touche.
Jusqu'à 200 destinataires peuvent être enregistrés.

Liste d'adresses pour administrateurs

Cette liste d'adresses comprend les destinataires que seuls les utilisateurs détenteurs des droits d'Administrator ou de DeviceAdmin peuvent enregistrer et modifier.
Utilisez cette liste d'adresses pour enregistrer les destinataires dont l'enregistrement et la modification par les utilisateurs autres que les administrateurs sont restreints, comme les destinataires à spécifier comme destinataire d'un transfert pour l'envoi et la réception de fax.

NOTE

Restreindre l'enregistrement et la modification des destinataires

Vous pouvez établir un code PIN pour le carnet d'adresses pour restreindre l'enregistrement des destinataires dans les listes d'adresses 1 à 10 et dans la liste d'adresses des boutons 1 touche et restreindre la modification des destinataires enregistrés. Limitation de l’enregistrement et de la modification du carnet d’adresses par la mise en place d’un code PIN

Restreindre l'affichage et l'utilisation de certains destinataires

Vous pouvez établir un numéro d'accès pour les destinataires dans les listes d'adresses 1 à 10 et dans la liste d'adresses pour administrateurs pour restreindre l'affichage et l'utilisation de chaque destinataire.

* La gestion par numéro d'accès doit être activée. Masquer les destinataires (gestion des numéros d’accès)

Listes d'adresses propres à des utilisateurs

Ces listes d'adresses ne sont disponibles que pour certains utilisateurs qui se connectent à la machine. Les deux types de liste suivants sont disponibles.

Liste d'adresses personnelle

Chaque utilisateur peut se constituer une liste d'adresses personnelle.
Chaque utilisateur peut y enregistrer un maximum de 25 destinataires.

Liste d'adresses pour groupe d'utilisateurs

Cette liste est une liste d'adresses utilisable par un groupe d'utilisateurs. Seuls les utilisateurs qui appartiennent au groupe d'utilisateurs spécifié dans les réglages d'affichage public de la liste d'adresses peuvent utiliser la liste et enregistrer et modifier des destinataires. Partage de destinataires dans un groupe (groupe d’utilisateurs)
Jusqu'à 4 000 destinataires *1 (10 groupes*2 × 400 destinataires*3) peuvent être enregistrés pour chaque utilisateur.
Les utilisateurs détenteurs des droits d'Administrator qui se connectent à l'interface utilisateur distante peuvent enregistrer et modifier des destinataires dans toutes les listes d'adresses pour des groupes d'utilisateurs.

*1Un maximum de 20 000 destinataires peuvent être enregistrés dans la machine pour tous les groupes.

*2Nombre maximal de groupes pouvant être enregistrés par utilisateur (jusqu'à 50 groupes peuvent être enregistrés dans la machine).

*3Nombre maximal de destinataires pouvant être enregistrés par groupe.

NOTE

Fonctions non utilisables

L'affichage public des listes d'adresses personnelles et des listes d'adresses pour des groupes d'utilisateurs étant restreint, les opérations suivantes ne sont pas disponibles :

Spécifier un destinataire enregistré comme destinataire de transfert pour l'envoi et la réception de fax ou comme destinataire auquel répondre ou destinataire de la notification lors de l'envoi d'un e-mail.

Imprimer une liste des destinataires enregistrés (liste d'adresses)

Enregistrer une boîte aux lettres dans un groupe de destinataires

Restreindre l'utilisation des listes d'adresses personnelles

Vous pouvez configurer les réglages permettant de désactiver l'utilisation des listes d'adresses personnelles. [Utiliser la liste d'adresses personnelle]

Restreindre l'utilisation des listes d'adresses pour des groupes d'utilisateurs

Vous pouvez configurer les réglages permettant de désactiver l'utilisation des listes d'adresses pour des groupes d'utilisateurs ou de n'autoriser que les utilisateurs détenteurs des droits d'Administrator à enregistrer et modifier des destinataires depuis l'interface utilisateur distante. [Utiliser la liste d'adresses du groupe d'utilisateur]

Déplacer et copier des destinataires d'une liste d'adresses à l'autre

Vous pouvez modifier un destinataire enregistré et le changer de liste d'adresses dans laquelle il est enregistré. Le destinataire est "déplacé" ou "copié" selon le type d'adresse avant et après le changement.

En cas de changement "entre listes d'adresses communes" ou "entre listes d'adresses propres à des utilisateurs"

Les destinataires sont "déplacés" dans une autre liste d'adresses.

Exemples de changement :

Changer le destinataire de la liste d'adresses 1 à la liste d'adresses pour administrateurs

Changer le destinataire d'une liste d'adresses personnelle à une liste d'adresses pour un groupe d'utilisateurs

En cas de changement d'une liste d'adresses commune à une liste d'adresses propres à des utilisateurs
En cas de changement d'une liste d'adresses propres à des utilisateurs à une liste d'adresses commune

Le destinataire est "copié" dans l'autre liste d'adresses, et les informations du destinataire avant la modification restent dans la liste d'adresses avant le changement de liste.

Exemples de changement :

Changer le destinataire de la liste d'adresses 1 à une liste d'adresses pour un groupe d'utilisateurs

Changer le destinataire d'une liste d'adresses personnelle à la liste d'adresses pour administrateurs

* Vous ne pouvez pas changer de liste les destinataires enregistrés dans la liste d'adresses des boutons 1 touche. Vous ne pouvez pas non plus changer les destinataires d'une liste autre que la liste d'adresses des boutons 1 touche à la liste d'adresses des boutons 1 touche.

* Vous ne pouvez pas déplacer ou copier des destinataires si l'utilisation et la modification de la liste d'adresses sont restreintes.

Carnets d'adresses utilisables

Les destinataires enregistrés sont enregistrés dans le carnet d'adresses de la machine (carnet d'adresses local).
Lorsque vous spécifiez un destinataire, vous pouvez utiliser le carnet d'adresses local ou le carnet d'adresses d'une autre machine sur le réseau (carnet d'adresses distant).

Préparatifs pour l'utilisation d'un carnet d'adresses distant

Vous devez configurer les réglages suivants avant d'utiliser le carnet d'adresses distant.

Sur l'autre machine (machine serveur) sur le réseau, configurez le carnet d'adresses pour qu'il soit ouvert.

Configurez cette machine (machine cliente) pour acquérir le carnet d'adresses distant, et enregistrez la machine serveur. [Acquérir carnet adresses distant]

* Si les informations d'administrateur système (code d'administrateur système et code PIN) sont définies sur la machine serveur, les informations d'administrateur système définies sur la machine serveur doivent être les mêmes que celles sur la machine cliente. Changement de l’ID de service et du code PIN pour l’administrateur

Utiliser des destinataires dans le carnet d'adresses distant

Dans l'écran du carnet d'adresses, appuyez sur [Vers Carn. adr distant] ou [Modifier carnet adr.]

[A distance] pour passer au carnet d'adresses distant. Écran du carnet d'adresses

Modifier et supprimer des destinataires dans le carnet d'adresses distant

Vous ne pouvez pas modifier ou supprimer des destinataires dans le carnet d'adresses distant depuis la machine cliente. Modifiez et supprimez les destinataires sur la machine serveur.

IMPORTANT

Lorsque le code d'administrateur système et le code PIN sont définis sur la machine serveur

Vous ne pouvez pas utiliser un carnet d'adresses distant dans les cas suivants :

Lorsque le code d'administrateur système et le code PIN ne sont pas définis sur la machine cliente

Lorsque le code d'administrateur système et le code PIN définis sur la machine serveur sont différents de ceux de la machine cliente

* Pour de plus amples informations sur le code d'administrateur système et le code PIN, voir :

Changement de l’ID de service et du code PIN pour l’administrateur

NOTE

Nombre de machines clientes pouvant être connectée simultanément

Jusqu'à huit machines clientes peuvent être connectées simultanément à une machine serveur.

* Le nombre peut être réduit si la machine serveur exécute d'autres communications sur le réseau.

* Si la machine ne peut pas être connectée à la machine serveur, une notification d'erreur de réseau est envoyée.

Lorsque les destinataires du carnet d'adresses distant sont mis à jour sur la machine serveur

Vous pouvez utiliser les informations mises à jour des destinataires sur la machine cliente. Cependant, si un destinataire du carnet d'adresses distant est enregistré sur un bouton personnel, un bouton partagé ou comme "réglages favoris" sur la machine cliente, les informations du destinataire enregistré ne sont pas mises à jour lorsque les informations sur la machine serveur sont mises à jour.

Les informations des destinataires de boutons 1 touche sont mises à jour lorsque les opérations ou procédures suivantes sont effectuées sur la machine cliente :

Lorsque vous appuyez sur [

Reset]

Lorsque l'envoi est terminé

Lorsque vous effectuez une réinitialisation automatique [Délai réinitialisation auto.]

Pour utiliser le carnet d'adresses de cette machine comme carnet d'adresses distant pour une autre machine

Configurez le carnet d'adresses de cette machine pour qu'il soit ouvert, et configurez cette machine pour pouvoir l'utiliser comme machine serveur. [Publier carnet adresses distant]