Automatisk videresending og sikkerhetskopiering av sendte fakser

Du kan konfigurere innstillingene slik at sendte fakser automatisk videresendes til eller lagres på et på forhånd angitt mål.

* Fakser videresendes eller lagres selv om det oppstår en feil under sendingen.

Mottakere som kan angis

Du kan angi følgende mottakere som er registrert i adresseboken, som videresendingsmottakere og lagringssteder (unntatt mottakere i den personlige adresselisten og brukergruppens adresseliste):

Faksnummer

E-postadresse (e-post og I-faks)

Fillagringsplassering (delt mappe, filserver og Avansert område på en annen maskin)

Gruppe

Du kan bare angi ett mål. Hvis du imidlertid angir en gruppe, blir fakser videresendt eller lagret til alle destinasjoner som er registrert i gruppen.
Hvis det er spesifisert en gruppedestinasjon som inneholder en postboks som ikke støttes av maskinen, blir ikke dokumentet videresendt eller lagret i den postboksen.

Hvis du angir en e-postadresse eller en lagringsplass for filer, blir faksene videresendt eller lagret som TIFF- eller PDF-filer.
Hvis du i tillegg angir en e-postadresse, videresendes fakser som filer vedlagt en e-post uten melding.

Denne delen beskriver hvordan du konfigurerer innstillingene ved bruk av kontrollpanelet.
Du kan også konfigurere innstillingene ved å bruke Fjernkontrollen fra en datamaskin. Administrere maskinen fra en datamaskin (Fjernkontroll)
Administrator- eller EnhetsAdmin-rettigheter kreves.

Nødvendige forberedelser

Når du angir en annen mottaker enn et faksnummer som videresendingsmottaker eller lagringssted, må du klargjøre faksen slik at den videresendes eller lagres til denne mottakeren.

Når du angir en e-postadresse Konfigurere informasjon for e-postserveren

Når du angir en fillagringsplassering

Delt mappe

Opprett en delt mappe som fungerer som videresendingsmottaker eller lagringssted, etter behov. Opprette en delt mappe

FTP-server

Konfigurere PASV-modus når det er en brannmur mellom FTP-serveren og maskinen. Konfigurere FTP PASV-modus

Avansert område på en annen maskin eller Windows-server

Ingen forberedelser er nødvendige for videresending eller lagring av data.

For å angi mottakere, må du først registrere dem i maskinens adressebok. Registrere mottakere (adresseboken)

VIKTIG

Direktesending og manuell sending er ikke tilgjengelig hvis du konfigurerer innstillingene for automatisk videresending eller lagring av sendte fakser.

Logg på maskinen som administrator. Logge på maskinen

På kontrollpanelet trykker du på [

Innst./Registrer] på [Hjem]-skjermbildet eller et annet skjermbilde. [Hjem]-skjermbilde

[Innstillinger/lagring]-skjermbildet vises.

Trykk på [Funksjonsinnstillinger]

[Sende]

[Fellesinnstillinger]

[Arkiver sendedokument].

[Arkiver sendedokument]-skjermbildet vises.

Angi [Bruk arkivering av sendedokument] til [På].

Trykk på [Sik.kopiplassering].

Skjermbildet for adresseboken vises.

Angi videresendingsmottakeren eller lagringsstedet, og trykk på [OK]. Angi mottakere (adressebok)

[Arkiver sendedokument] vises igjen.

Angi mappenavn og filformat etter behov.

Konfigurer disse innstillingene hvis du angir en e-postadresse eller en filplassering som mål.

[Mappenavn]

Hvis mottakerens overføringsprotokoll er SMB eller FTP, må du angi om det skal opprettes en mappe og fakser skal lagres.

Hvis du vil opprette mapper og lagre fakser, velger du [Avsenderinfo] eller [Dato]. Denne informasjonen brukes som mappenavn når en faks sendes.

Hvis du ikke vil opprette mapper, velger du [Av (ikke opprett)].

* Hvis målet inngår i en gruppe, er innstillingen [Mappenavn] deaktivert. Fakser lagres uten at det opprettes en mappe, selv om du konfigurerer innstillingene slik at det skal opprettes mapper.

[Filformat]

Velg filformatet for videresending eller lagring av fakser.

Trykk på [OK].

Innstillinger er brukt.

Filnavn ved videresending og lagring

Hvis du angir en e-postadresse eller en filplassering som mål, videresendes eller lagres faksene med følgende filnavn:

Dato og klokkeslett for sending (30.10.2023, 12:34 i dette eksempelet)

Jobbnummer

Avsenderinformasjon*1

Målinformasjon*2

Senderesultat

*1Dette inneholder opplysningene nedenfor om når faksen ble sendt. Det aktuelle elementet brukes med utgangspunkt i det øverste. Hvis ingen av opplysningene nedenfor er registrert, brukes "----".

Avsendernavn

Påloggingsnavn

Enhetsnavn

Enhetens telefonnummer

*2Dette er navnet på mottakeren da faksen ble sendt. Hvis mottakerens navn ikke er registrert, brukes mottakerens faksnummer.
Når en faks sendes til flere mottakere, brukes opplysningene til den første mottakeren som faksen ble vellykket sendt til.

MERK

Når innstillingene for videresending og lagring deaktiveres automatisk

[Bruk arkivering av sendedokument] settes automatisk til [Av] i følgende tilfeller. Konfigurer innstillingene for videresending og lagring på nytt etter behov.

Når den spesifiserte mottakeren er slettet fra adresseboken

Når adresseboken er importert Importere og eksportere adresseboken og innstillingene

Videresending og sikkerhetskopiering av fakser kun når det er nødvendig

Du kan også videresende og sikkerhetskopiere fakser ved å angi faksnummeret og videresendingsmålet eller lagringsstedet som mål i [Skanne og sende] på [Hjem]-skjermen. Sende skannede data

For å sende til en faksmottaker fra [Skanne og sende] må du først konfigurere innstillingene som gjør det mulig å angi en faksmottaker, i [Skanne og sende]. [Vis faksfunksjon]

Automatisk videresending og sikkerhetskopiering av mottatte fakser

Innstillingene beskrevet ovenfor gjelder videresending og lagring av fakser som sendes. For å videresende eller lagre mottatte fakser automatisk må du konfigurere egne innstillinger. Automatisk videresending og sikkerhetskopiering av mottatte fakser