ممانعت از ارسال تصادفی داده‌ها، نشت داده‌ها و دستکاری
ارسال سهوی فکس به مقصد اشتباه یا رها کردن سند چاپ‌شده در دستگاه، خطر لو رفتن اطلاعات را به همراه دارد. علاوه بر آن، در حالی که ارسال فکس از رایانه و استفاده از رسانه حافظه آسان و ساده است، این موارد می‌توانند به خطاهای عملیاتی و دزدی اطلاعات منجر شوند. هنگام مدیریت اسناد محرمانه، ممکن است در معرض تهدیدات اشخاص ثالث مخرب قرار گیرند، مانند دستکاری اسناد اسکن‌شده.
برای اطمینان از استفاده ایمن از دستگاه، می‌توانید اقداماتی برای جلوگیری از ارسال اشتباه داده‌ها، نشت اطلاعات یا لو رفتن اطلاعات، بسته به وضعیت استفاده از عملکرد انجام دهید.
محدودسازی و تأیید مقصد ارسال
می‌توانید مقصدهایی را که داده‌های اسکن‌شده و فکس‌ها به آن‌ها ارسال می‌شوند محدود کرده و صفحه‌ای نمایش دهید که کاربر را هنگام ارسال، به تأیید شماره فکس دعوت می‌کند. شما همچنین می‌توانید یک کلید عمومی را برای احراز هویت سرور SFTP مقصد انتخاب کنید.
محدود کردن عملیات‌ها به‌صورت مناسب
شما می‌توانید هنگام ارسال فکس یا استفاده از رسانه حافظه، بخشی از یک عملکرد یا کل آن را محدود کنید.
جلوگیری از وجود اسناد چاپ‌شده بدون مراقبت و دزدی اطلاعات
می‌توانید چاپ از رایانه را محدود کنید، یا تنظیمات را طوری انجام دهید که دستگاه فوراً فکس‌های دریافتی را چاپ نکند.
افزودن امضای دیجیتال و رمزنگاری ایمیل
افزودن امضای دیجیتال به داده‌های اسکن‌شده می‌تواند هویت نویسنده فایل را تضمین کند و ثابت کند که سند دستکاری نشده است. می‌توانید S/MIME را طوری تنظیم کنید که ایمیل یا فکس اینترنتی را رمزنگاری کند یا به آن امضای دیجیتال اضافه نماید.
همچنین رجوع کنید به
اقدامات در دسترس کاربران
کاربران همچنین می‌توانند هنگام استفاده از هر یک از عملکردها، اقدامات امنیتی را انجام دهند.