Acerca de la circulación de documentos
La circulación de documentos es una función que permite enviar y recibir archivos (documentos) entre los distintos miembros mediante la utilización de carpetas compartidas en red.
El envío y la recepción de documentos se realiza mediante el icono de salida de carpeta añadido a la Barra de salida en la pantalla de Desktop Browser y Mi bandeja en las [Bibliotecas] del Panel de navegación . El documento que se arrastra y se suelta en el icono de salida de carpeta se transfiere a Mi bandeja del destinatario. Puede editar y hacer circular los documentos recibidos en Mi bandeja.
Puede adjuntar un comentario sencillo y una anotación o un sello digital con Annotation Editor al documento que se va a hacer circular.
Por ejemplo, puede enviar un documento con un comentario del tipo "¿Puede confirmar la aprobación, por favor?". Otro ejemplo es que la persona que recibe el documento puede remitirle el documento aprobado adjuntándole un sello digital o transferírselo a otra persona. Como se muestra en estos ejemplos, la función de circulación de documentos le permite aprobar documentos fácilmente.
Flujo de preparación y operación
La configuración de los ajustes de Mi bandeja y del icono de salida son imprescindibles para la circulación de los documentos.
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Nota
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Para configurar los ajustes de Mi bandeja y del icono de salida de carpeta, o para hacer circular los documentos, es imprescindible haber establecido una conexión con el servidor informático en el que se encuentra la carpeta de red compartida.
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1.
Configure Mi bandeja.
Cree una carpeta para recibir los documentos y configúrela para transferir los documentos a Mi bandeja.
2.
Añada un icono de salida de carpeta.
Especifique la carpeta de destino en el icono de salida de carpeta.
3.
Según sea necesario, configure los ajustes para la notificación emitida cuando llega un documento a Mi bandeja.
Puede ser informado cada vez que un documento se envíe desde una carpeta de destino a Mi bandeja mediante el icono de la bandeja de tareas, la ventana de la pantalla o un sonido.
4.
Envíe el documento que desea hacer circular. Si lo necesita, puede adjuntar comentarios.
Para obtener más información sobre cómo enviar un documento, consulte:
5.
Abra un documento recibido que se haya reenviado a Mi bandeja.
Edite el documento abierto y remítalo, o envíeselo a otra persona.
Para obtener más información sobre cómo abrir los documentos recibidos, consulte: