Avancerede sendemetoder

Dette afsnit beskriver nogle ekstra funktioner til afsendelse af dokumenter.

Godkendelse af brugere inden afsendelse af dokumenter (Godkendt afsendelse)

Hvis dit netværk anvender katalogtjenester, som f.eks. Active Directory, anbefaler vi, at du også anvender Godkendt afsendelse. Godkendt afsendelse er en godkendelsesfunktion, hvormed du forhindrer uautoriserede brugere af sende dokumenter fra maskinen. Er denne funktion aktiveret, skal alle brugere, der vil sende dokumenter, indtaste et gyldigt brugernavn og password.
Forløb for afsendelse af dokumenter med Godkendt afsendelse
1. En bruger, der forsøger at sende dokumenter, bliver bedt om at indtaste et gyldigt brugernavn og password.
2. Indtastede informationer kontrolleres i godkendelsesserveren mod katalogdatabasen for at godkende brugeren.
3. Maskinen modtager godkendelsesresultater fra godkendelsesserveren.
4. Efter godkendelse kan den godkendte bruger sende dokumenter til den angivne modtager.
Dette kan du gøre med Godkendt afsendelse
Foruden godkendelse af brugere kan du med Godkendt afsendelse gøre følgende:
Overføre login-informationer (både brugernavn og password eller kun brugernavn) fra Godkendt afsendelse til andre godkendelsessystemer, som f.eks. SMTP-godkendelse.
Begrænse modtagerne for afsendte dokumenter til e-mailadresser og en indlogget brugers mappe
Aktivere/deaktivere sendefunktionaliteter
For at bruge Godkendt afsendelse skal du på forhånd angive godkendelsesserverindstillinger og andre indstillinger i maskinen. (Customizing Settings)
Dette afsnit beskriver, hvordan du logger på Godkendt afsendelse og viser en nemmere metode til afsendelse af dokumenter til en indloggets brugers e-mailadresse og mappe.
VIGTIGT!
Afhængigt af netværksmiljøet kan det være, at godkendelsesserveren skal være indstillet på forhånd.

Logge på Godkendt afsendelse

Følgende beskriver, hvordan du logger på Godkendt afsendelse.
1
Tryk på (SEND) → placér dine originaler.
Log ind-skærmen til Godkendt afsendelse vises.
BEMÆRK!
For instruktioner om at anbringe dine originaler kan du se Grundlæggende betjening.
Hvis nogen af meddelelserne herunder vises, kan du følge anvisningerne i Grundlæggende betjening:
<Indtast Afdelings-ID og password med taltasterne.>
<Du skal isætte et kontrolkort.>
<Indtast Bruger-ID og password.>
2
Tryk på [Bruger].
3
Indtast dit brugernavn (op til 24 tegn) med tastaturet på skærmen → tryk på [OK].
BEMÆRK!
For instruktioner om at indtaste tegn kan du se Grundlæggende betjening.
4
Tryk på [Password].
5
Indtast dit password (op til 24 tegn) med tastaturet på skærmen → tryk på [OK].
6
Vælg det servernavn, du vil logge på, på dropdown-listen Server → tryk på [Log på].
Hvis din godkendelse er i orden, vises startskærmen (Send).
7
Angiv modtageren, scanningsindstillingerne, sendeindstillingerne, og tryk på (Start) for at sende dokumenter.
BEMÆRK!
For de grundlæggende fremgangsmåder ved afsendelse af dokumenter skal du se Grundlæggende sendemetoder.
8
Tryk på (Log på/af).
Du logges ud fra Godkendt afsendelse, og skærmbilledet vender tilbage til Godkendt afsendelse.
VIGTIGT!
Hvis [Vis bekræftelsesskærm når logget ud] er valgt på siden Indstillinger for godkendelse til sendefunktion, vises følgende skærm muligvis, når du er logget ud. (Customizing Settings)
Tryk på [Send] for kun at logge ud fra Godkendt afsendelse eller [Enhed] for samtidigt at logge ud fra andre sikkerhedsfunktioner, som f.eks. Administration af Bruger-ID.
Når maskinen går i dvale, eller når statussen Automatisk sletning aktiveres, logges du automatisk ud fra Godkendt afsendelse.

Afsendelse af dokumenter til din e-mailadresse med Godkendt afsendelse

Godkendt afsendelse indeholder en nem metode til angivelse af din e-mailadresse som modtager, når du sender dokumenter via e-mail. Maskinen henter automatisk din e-mailadresse fra en godkendelsesserver under kommunikation med serveren, når du logger på Godkendt afsendelse. Ved at trykke på [Send mail til dig selv] kan du angive din e-mailadresse som modtager.
Følgende beskriver, hvordan du bruger Godkendt afsendelse til at angive din egen e-mailadresse som modtager.
VIGTIGT!
Sørg for følgende, når du angiver din e-mailadresse som modtager:
[Tillad] eller [Tillad kun afsendelse til egen adresse] i [E-mail-afsendelse] skal være valgt. (Customizing Settings)
Din e-mailadresseattribut skal være registreret på en godkendelsesserver. (Tal med din netværksadministrator.)
1
Følg trin 1 til 6 i Logge på Godkendt afsendelse.
Startskærmen (Send) vises.
2
Tryk på [Ny adresse].
3
Tryk på [Send mail til dig selv].
Din e-mailadresse vises på startskærmen.
4
Angiv scanningsindstillingerne, sendeindstillingerne, og tryk på (Start) for at sende dokumenter.
BEMÆRK!
For de grundlæggende fremgangsmåder ved afsendelse af dokumenter skal du se Grundlæggende sendemetoder.
Hvis indstillingerne under <Godkendelsesmetode> i <SMTP-godkendelsesindstillinger> er konfigureret til at vise godkendelseskærmen, vises skærmbilledet Indtast netværkspassword, når du trykker på (Start). (Customizing Settings) Angiv brugernavnet og passwordet → tryk på [OK].

Afsendelse af dokumenter til din mappe med Godkendt afsendelse

Godkendt afsendelse indeholder en nem metode til angivelse af din mappe som modtager, når du sender dokumenter til en filserver. Hvis Active Directory anvendes som en godkendelsesserver, henter maskinen automatisk navnet på dit hjemmebibliotek (mappenavn) fra en godkendelsesserver under kommunikation med serveren, når du logger på Godkendt afsendelse. Ved at trykke på [Send fil til dig selv] kan du angive denne mappe som modtager.
Følgende beskriver, hvordan du bruger Godkendt afsendelse til at angive din personlige mappe som modtager.
VIGTIGT!
Sørg for følgende, når du angiver din mappe som modtager:
[Tillad] eller [Tillad kun afsendelse til egen adresse eller specificeret mappe] i [Filafsendelse] skal være valgt. (Customizing Settings)
Attributten for din hjemmemappe skal være registreret på en godkendelsesserver. (Tal med din netværksadministrator.)
Hvis Active Directory ikke anvendes som en godkendelsesserver, eller du manuelt vil angive din mappe som modtager, anvendes den mappe, der er angivet i [Mappesti] under [Angiv modtagermappe] som modtager, når du trykker på [Send fil til dig selv]. (Customizing Settings)
1
Følg trin 1 til 6 i Logge på Godkendt afsendelse.
Startskærmen (Send) vises.
2
Tryk på [Ny adresse].
3
Tryk på [Send fil til dig selv].
Din mappesti vises på startskærmen.
BEMÆRK!
Hvis indstillingerne under <Ved afsendelse af fil til egen adresse> er konfigureret til at vise en godkendelsesskærm, vises skærmbilledet Fil, når du trykker på [Send fil til dig selv]. (Customizing Settings) Angiv brugernavnet og passwordet → tryk på [OK].
4
Angiv scanningsindstillinger, sendeindstillinger, og tryk på (Start) for at sende dokumenter.
BEMÆRK!
For de grundlæggende fremgangsmåder ved afsendelse af dokumenter skal du se Grundlæggende sendemetoder.

Skift midlertidigt til toneopkald

Mange faxinformationstjenester som f.eks. bank-, fly- og hotelreservationer mm. kræver toneopkald for deres tjenester. Hvis din maskine er sluttet til en drejeskivetelefon, skal du følge nedenstående fremgangsmåde for midlertidigt at indstille maskinen til toneopkald.
1
Tryk på (SEND).
2
Tryk på [Ny adresse] → [Fax].
BEMÆRK!
Hvis Faxafsendelse er indstillet til ‘Tillad ikke’, vises [Fax] ikke. (Customizing Settings)
3
Tryk på [Rør].
VIGTIGT!
Er maskinen i Administration af Afdelings-ID med tilbehøret Kopikortlæser-F1, skal du ikke fjerne kontrolkortet. Fjerner du kortet, kan det afbryde forbindelsen.
4
Indtast informationsservicens nummer med - (taltasterne).
Er nummeret registreret på hurtigkaldstasterne, kan du også trykke på [Tastopkaldstaster] for at angive nummeret. (Sådan benytter du funktionstasterne)
Under dette punkt er følgende tast også tilgængelig om nødvendigt.
 
[R]:
Tryk for at anvende R-tasten. (Opkald fra et ekstra apparat)
BEMÆRK!
Adressebogen og funktionen Hent job kan ikke anvendes til at angive nummeret.
5
Når dit opkald bliver besvaret, og du hører den indtalte besked fra informationsservicen, tryk på [Tone].
Når du trykker på [Tone], vises et <T> på touchpanelet.
6
Indtast de numre, informationsservicen beder om, med - (taltasterne).
BEMÆRK!
Hvis du har brug for flere informationer om tjenesten, skal du kontakte leverandøren af tjenesten.
7
Tryk på [Modt.-start] hvis du ønsker en tilsendt kopi af indholdet af informationstjenesten.
Hvis du ikke ønsker en tilsendt kopi, tryk på [Slut].

Angiv tidspunkt til start af afsendelse (tidsforskudt afsendelse)

Med Tidsforskudt afsendelse kan du gemme et sendejob i hukommelsen og sende det på et senere tidspunkt.
VIGTIGT!
Hvis maskinen har tidsforskudte sendejob, starter timeren i Automatisk lukningstid (hvis den er indstillet), når de tidsforskudte sendejob er sendt. (Husk at indstille Automatisk lukningstid til ‘Fra’, hvis tilbehøret Super G3 faxkort-AG1 er monteret på maskinen.) For flere informationer om indstilling af Automatisk nedlukningstid kan du se Konfiguration af maskinens grundlæggende indstillinger.
BEMÆRK!
Du kan reservere op til 64 job til tidsforskudt afsendelse. Afhængig af følgende forhold kan det reelle antal job, der kan reserveres, imidlertid være mindre end 64:
Hvis afsendelse af flere dokumenter foregår på samme tid
Hvis store dokumenter er ved at blive afsendt
Det maksimale antal jobs til tidsforskudt afsendelse kan også blive reduceret, hvis der er andre jobs end dem til tidsforskudt afsendelse, eller hvis andre faktorer påvirker de ønskede modtagere.
Statussen Tidsforskudt afsendelse kan ikke benyttes sammen med:
Afsendelse af scannede dokumenter på et USB-hukommelsesmedie
Afsendelse af faxdokumenter i statussen Direkte afsendelse eller Manuel afsendelse
Så snart de tidsforskudte dokumenter er sendt, vil dokumenterne automatisk blive slettet fra hukommelsen.
Du kan kontrollere status eller annullere afsendelse af jobs for hvilke, der er angivet et forvalgt sendetidspunkt. (Kontrol/sletning af dokumenter der sendes eller venter på at blive sendt)
Hvis flere sendejobs når deres tidspunkt for tidsforskudt afsendelse på samme tid, afsendes dokumenterne i følgende rækkefølge:
1
Tryk på (SEND) → placér dine originaler → angiv modtageren.
BEMÆRK!
For instruktioner om at anbringe dine originaler kan du se Grundlæggende betjening.
For instruktioner om at angive modtageren skal du se Grundlæggende sendemetoder eller Hurtig og nem angivelse afmodtagere.
2
Tryk på [Scannevalg] for at angive de ønskede scannevalg.
For flere informationer skal du se Angivelse af scanningsindstillingerne.
3
Tryk på [Sendevalg].
4
Tryk på [Tidsforskudt afsendelse].
5
Indtast sendetidspunktet ved brug af - (taltaster) → tryk på [OK].
Indtast alle fire cifre for tidspunktet (inklusive nuller), ved brug af 24-timers systemet.
Eksempler:
9:05 om morgenen → 905
16:18 → 1618
Hvis du indstiller tidspunktet før det aktuelle tidspunkt, vil dokumentet blive sendt på det pågældende tidspunkt, den følgende dag.
BEMÆRK!
Hvis du laver en fejl, når du indtaster sendetidspunktet, tryk på (Slet) for at slette din indtastning → indtast et andet firecifret tal.
6
Tryk på [OK].
BEMÆRK!
Vil du annullere tidsforskudt afsendelse, skal du trykke på [Tidsforskudt afsendelse] → [Annullér].
7
Tryk på (Start) for at starte scanningen af dine originaler.
For at annullere scanningen, tryk på [Annullér] eller på (Stop).
Hvis du anbringer originalen på glaspladen, skal du følge de anvisninger, der bliver vist på touchpanelet → tryk på (Start) en gang for hver original. Tryk på [OK] når scanningen er afsluttet.
Dokumenterne gemmes i hukommelsen og sendes derefter til de angivne modtagere på det angive tidspunkt.
BEMÆRK!
Du kan annullere et tidsforskudt sendejob fra skærmbilledet Systemmonitor. (Kontrol/sletning af dokumenter der sendes eller venter på at blive sendt)

Afsendelse af dokument til mere end én modtager (rundsending)

Med Rundsending kan du scanne dokumenter en gang, hvorefter de sendes til flere modtagere. Med denne sendemetode kan du sende det samme dokument til maksimalt 532 modtagere.
BEMÆRK!
Sender du ofte dokumenter til flere modtagere, anbefales det at gemme disse modtagere som en gruppeadresse. (Gruppeadresser)
Angiver du modtagere som en gruppeadresse, tæller hver modtager som en separat adresse.
Når Begræns rundsending i Begræns sendefunktionen er sat til ‘Forbyd sending’, kan du ikke sende dokumenter til flere modtagere, hvis disse modtagere indeholder en fax-adresse. (Setting the Send Function)
Du kan ikke annullere afsendelsen af dokumentet til en enkelt af flere modtagere.
1
Tryk på (SEND) → placér dine originaler.
BEMÆRK!
For instruktioner om at anbringe dine originaler kan du se Grundlæggende betjening.
2
Angiv modtagerne.
Benyt adressebogen til at vælge de ønskede modtagere, og/eller benyt - (taltasterne) eller skærmtastaturet til at indtaste modtagerens adresse, ciffer efter ciffer.
Hvis du bruger adressebogen:
1
Tryk på [Adresseliste].
2
Vælg modtagerne fra adressebogslisten → tryk på [OK].
Du kan vælge op til 500 modtagere.
BEMÆRK!
For annullering af en valgt modtager skal du vælge modtageren igen for at kunne slette afkrydsningen.
Du kan få anvisninger i, hvordan du bruger adressebogen, under Sådan benytter du adressebogen.
De modtagere, du kan angive, kan variere. Det afhænger af indstillingerne for <Indstillinger for sendebegrænsning>. (Customizing Settings) Hvis E-mailafsendelse f.eks. er indstillet til ‘Tillad ikke’ eller ‘Tillad kun afsendelse til egen adresse’, vises e-mailadresser og I-faxadresser ikke i adressebogen.
Hvis indstillingerne under <Ved afsendelse af filer til adresse registreret i adressebog> er konfigureret til at vise en godkendelsesskærm, skal du ikke angive flere serveradresser på samme tid. (Customizing Settings) Hvis du angiver flere serveradresser, vises en fejlmeddelelse, når du trykker på (Start) i trin 5.
Benytter du - (taltasterne) eller skærmtastaturet:
1
Vælg [Ny adresse] → vælg [E-mail], [I-Fax], [Fil] eller [Fax].
BEMÆRK!
Afhængigt af indstillingerne under <Indstillinger for sendebegrænsning> vises [E-mail], [I-Fax], [Fil] eller [Fax] måske ikke. (Customizing Settings)
2
Angiv modtagerne med - (taltaster) eller skærmtastaturet → tryk på [OK].
BEMÆRK!
For instruktioner om at angive modtageren skal du se Grundlæggende sendemetoder.
3
Gentag disse punkter indtil alle modtagere er angivet.
Du kan angive op til 32 modtagere.
3
Tryk på [Scannevalg] for at angive de ønskede scannevalg.
For flere informationer skal du se Angivelse af scanningsindstillingerne.
4
Tryk på [Sendevalg] for at angive de ønskede sendevalg → tryk på [OK].
For flere informationer skal du se Grundlæggende sendemetoder.
5
Tryk på (Start) for at starte scanningen af dine originaler.
For at annullere scanningen, tryk på [Annullér] eller på (Stop).
Hvis du anbringer originalen på glaspladen, skal du følge de anvisninger, der bliver vist på touchpanelet → tryk på (Start) en gang for hver original. Tryk på [OK] når scanningen er afsluttet.
Når scanning er afsluttet, vil det scannede materiale blive sendt til den angivne modtager.
BEMÆRK!
Hvis indstillingerne under <Godkendelsesmetode> i <SMTP-godkendelsesindstillinger> er konfigureret til at vise godkendelseskærmen, vises skærmbilledet Indtast netværkspassword, når du trykker på (Start) for at sende e-mails eller I-faxer. (Customizing Settings) Angiv brugernavnet og passwordet → tryk på [OK].
Hvis indstillingerne under <Ved afsendelse af filer til adresse registreret i adressebog> er konfigureret til at vise godkendelseskærmen, vises skærmbilledet Indtast netværkspassword, når du trykker på (Start) for at sende dokumenter til en filserver. (Customizing Settings) Angiv brugernavnet og passwordet → tryk på [OK].

Opkald fra et ekstra apparat

Hvis du ønsker at ringe op til et udenbysnummer fra et ekstra apparat, skal du normalt indtaste en udkode (såsom 0) før modtagerens faxnummer. Er maskinen ligeledes tilsluttet et ekstra apparat, skal du først vælge præfikset (udkoden) til en ekstern linje og derefter faxnummeret. Du kan også indtaste en pauselængde (f.eks. den tidsperiode, maskinen skal vente efter at have ringet op til udkoden i forbindelse med opkald fra et ekstra apparat) sammen med disse numre.
1
Tryk på (SEND) → placér dine originaler.
BEMÆRK!
For instruktioner om at anbringe dine originaler kan du se Grundlæggende betjening.
2
Tryk på [Ny adresse] → [Fax].
BEMÆRK!
Hvis Faxafsendelse er indstillet til ‘Tillad ikke’, vises [Fax] ikke. (Customizing Settings)
3
Tryk på [R].
Har du ikke registreret koden til ekstern linje på R-tasten, er [R] ikke tilgængelig. Benyt - (taltaster) til at indtaste koden til ekstern linje.
BEMÆRK!
For instruktioner om at registrere den eksterne adgangsnummer i R-tasten kan du se Setting the Send Function.
4
Tryk på [Pause].
BEMÆRK!
Pauselængden varierer afhængigt af, om den bliver indtastet i midten eller i slutningen af et faxnummer.
Den pauselængde, der indtastes i midten af faxnummeret (lille p), er som standard sat til fire sekunder. Du kan ændre den til at vare mellem 1 og 15 sekunder. (Justering af pauselængde)
Den pauselængde, der indtastes i slutningen af faxnummeret (stort P), er som standard sat til ti sekunder. (Denne pauselængde kan ikke ændres).
Du kan indsætte to eller flere på hinanden følgende pauser.
Indtast pauselængden svarende til længden af den tid, der går, før udkodens klartone høres, når der er ringet op til udkoden.
5
Indtast faxnummeret (op til 120 tegn) med - (taltasterne).
6
Tryk på [OK].
Den angivne modtager ses på skærmbilledet Top.
Ønsker du at kontrollere eller ændre den angivne modtager:
1
Tryk på [Detaljer] → kontrollér eller foretag ændringer i modtagerens informationer → tryk på [OK].
Hjælp findes i trin 4 i Afsendelse af en e-mail.
Hvis du vil slette den valgte modtager:
1
Tryk på [Slet].
Hjælp findes i trin 4 i Afsendelse af en e-mail.
BEMÆRK!
Hvis Bekræftelse af indtastede faxnumre i Begræns sendefunktionen er sat 'Til', skal du indtaste faxnummeret én gang til som bekræftelse. Indtast det faxnummer, du indtastede i punkt 5 → tryk på [OK]. (Setting the Send Function)
7
Tryk på [Scannevalg] for at angive de ønskede scannevalg.
For flere informationer skal du se Angivelse af scanningsindstillingerne.
8
Tryk på (Start) for at starte scanningen af dine originaler.
For at annullere scanningen skal du trykke på [Annullér] eller på (Stop).
Hvis du anbringer originalen på glaspladen, skal du følge de anvisninger, der bliver vist på touchpanelet → tryk på (Start) en gang for hver original. Tryk på [OK] når scanningen er afsluttet.
Når scanning er afsluttet, vil det scannede materiale blive sendt til den angivne modtager.

Oversøiske opkald

Ringer du til oversøiske numre, kan det være nødvendigt at indsætte en pause (eksempelvis det tidsrum, maskinen venter, efter den har ringet op til det internationale faxnummer) i nummeret. Følg denne procedure for at indtaste pauser i et internationalt faxnummer.
1
Tryk på (SEND) → placér dine originaler.
BEMÆRK!
For instruktioner om at anbringe dine originaler kan du se Grundlæggende betjening.
2
Tryk på [Ny adresse] → [Fax].
BEMÆRK!
Hvis Faxafsendelse er indstillet til ‘Tillad ikke’, vises [Fax] ikke. (Customizing Settings)
3
Indtast den internationale landekode med - (taltaster).
4
Om nødvendigt kan du trykke på [Pause] for at indsætte en pause.
BEMÆRK!
Pauselængden varierer afhængigt af, om den bliver indtastet i midten eller i slutningen af et faxnummer.
Den pauselængde, der indtastes i midten af faxnummeret (lille p), er som standard sat til fire sekunder. Du kan ændre den til at vare mellem 1 og 15 sekunder. (Justering af pauselængde)
Den pauselængde, der indtastes i slutningen af faxnummeret (stort P), er som standard sat til ti sekunder. (Denne pauselængde kan ikke ændres).
Du kan indsætte to eller flere på hinanden følgende pauser.
Indtast en pause, der er tilstrækkelig lang til, at opkaldstonen kan høres, efter at den internationale landekode er tastet.
5
Indtast landekode, områdekode og faxnummeret med - (taltaster).
6
Tryk om nødvendigt på [Pause] for at indtaste en pause i slutningen af faxnummeret.
7
Tryk på [OK].
Den angivne modtager ses på skærmbilledet Top.
Ønsker du at kontrollere eller ændre den angivne modtager:
1
Tryk på [Detaljer] → kontrollér eller foretag ændringer i modtagerens informationer → tryk på [OK].
Hjælp findes i trin 4 i Afsendelse af en e-mail.
Hvis du vil slette den valgte modtager:
1
Tryk på [Slet].
Hjælp findes i trin 4 i Afsendelse af en e-mail.
BEMÆRK!
Hvis Bekræftelse af indtastede faxnumre i Begræns sendefunktionen er sat 'Til', skal du indtaste faxnummeret én gang til som bekræftelse. Indtast det faxnummer, du indtastede i punkt 5 → tryk på [OK]. (Setting the Send Function)
8
Tryk på [Scannevalg] for at angive de ønskede scannevalg.
For flere informationer skal du se Angivelse af scanningsindstillingerne.
9
Tryk på (Start) for at starte scanningen af dine originaler.
For at annullere scanningen, tryk på [Annullér] eller på (Stop).
Hvis du anbringer originalen på glaspladen, skal du følge de anvisninger, der bliver vist på touchpanelet → tryk på (Start) en gang for hver original. Tryk på [OK] når scanningen er afsluttet.
Når scanning er afsluttet, vil det scannede materiale blive sendt til den angivne modtager.
4HH7-029