Sende e-post eller lagre data til den delte mappen eller FTP-serveren
Dette avsnittet beskriver fremgangsmåten når du vil skanne dokumenter og sende dem direkte fra maskinen ved å legge dem ved en e-post eller lagre dem i en delt mappe eller på en FTP-server.
|
|
|
Før du kan sende dataene direkte med e-post, må du utføre bestemte prosedyrer, som angi innstillinger for e-postserver. Instillingsprosedyre for sending av e-post / sending og mottak av I-faks
Før du kan lagre dataene i en delt mappe eller på en FTP-server, må du utføre bestemte prosedyrer, som å angi plasseringen hvor du vil lagre de skannede dokumentene.
Prosedyre for innstilling av en delt mappe som lagringsplassering Prosedyre for innstilling av en FTP-server som lagringsplassering |
1
Legg inn dokumentet/dokumentene. Plassere originaler
2
Velg <Skann> på Hjem-skjermen. Hjem-skjerm
Når påloggingsskjermbildet vises, taster du inn brukernavnet og passordet og setter opp godkjenningsserveren. Logge inn til Autorisert sending
3
Velg <E-post> eller <Fil> på skjermbildet Grunnleggende funksjoner for skanning. Skjermbildet Grunnleggende funksjoner for skanning
4
Angi mottakeren.
Spesifisere fra adressebok
Angi fra kortnummere
Angi mottakere direkte (sende e-post)
Spesifisere mottakere på en LDAP-server
Spesifisere fra adressebok
|
Adresseboken lar deg spesifisere en mottaker ved å velge fra en liste over registrerte mottakere eller ved å søke etter navn på mottakere.
|
|
|
|
Du må registrere mottakere i adresseboken før du bruker denne funksjonen. Registrere mottakere
Registrer den delte mappen eller FTP-serveradressen fra en datamaskin.
Registrere mottakere fra Fjernkontroll |
1
Velg <Adressebok> i <Angi mottaker>-kategorien.
2
Velg <Til>.
3
Velg indeks. Indeks
4
Merk av i avkrysningsboksen for ønsket mottaker og velg <Bruk>.
|
|
Hvis en mottaker velges fra <Adressebok> på Hjem-skjermen, kan skjermbildet Grunnleggende funksjoner for sending av e-post eller lagring av filer, vises mens den valgte mottakeren fortsatt er angitt.
|
Tilbake til toppen
Angi fra kortnummere
|
Tre-sifrede numre (kortnumre) er tilordnet adresser i adresseboken. Du kan spesifisere en adresse ved å bare angi kortnumret.
|
|
|
|
Hvis du vil bruke kortnumre, må mottakeren være registrert i adresseboken på forhånd. Registrere mottakere
Registrer den delte mappen eller FTP-serveradressen fra en datamaskin.
Registrere mottakere fra Fjernkontroll |
1
Velg <Kortnummer> i <Angi mottaker>-kategorien.
2
Velg <Til>.
3
Legg inn et tresifret nummer.
Hvis du har lagt inn feil verdi, kan du slette den med 
.
.
Hvis en bekreftelsesskjerm vises
Når <Bekr. ved kortnummersending> er stilt inn til <På>, vises et skjermbilde som viser mottakeren og navnet for nummeret. (For gruppeoppringing, vises mottakernavnet og antall mottakere.) Kontroller innholdet og at alt er korrekt, og trykk på <OK>. For å spesifisere en annen mottaker, trykk på <Avbryt> og angi deretter det tresifrede kortnumret. Vise mottakere i adresseboken
Tilbake til toppen
Angi mottakere direkte (sende e-post)
Mottakere som ikke er lagret i adresseboken, kan angis ved å skrive inn e-postadressen.
1
Velg <Bruk tastatur> i <Angi mottaker>-kategorien.
2
Skriv inn e-postadressen og velg <Bruk>.
Informasjon om hvordan du legger inn tekst, se Skrive inn tekst.
Tilbake til toppen
Spesifisere mottakere på en LDAP-server
|
Hvis kontoret ditt har en LDAP-server installert, kan du angi en mottaker ved bruk av brukerinformasjon på serveren. Gå til LDAP-serveren via maskinen for å søke etter aktuell brukerinformasjon og angi den som mottaker.
|
|
|
|
Du må angi innstillinger for tilkobling til en LDAP-server på forhånd. Registrere LDAP-servere
|
1
Velg <LDAP-server> i <Angi mottaker>-kategorien.
2
Velg LDAP-serveren du bruker.
3
Velg betingelser for brukerinformasjonen som skal søkes.
Navn, faksnumre, e-postadresser, navn på organisasjoner og organisasjonsenhetsnavn er tilgjengelige kriterier for søk av mottakere.
4
Skriv inn søkestrengen ved bruk av talltastene og velg <Bruk>.
Informasjon om hvordan du legger inn tekst, se Skrive inn tekst.
Hvis du vil angi flere søkekriterier, gjentar du trinn 3 og 4.
5
Velg <Søkemetode>.
6
Velg betingelser for å vise søkeresultatet.
<Bruker alle betingelsene nedenfor>
Søker og viser brukerne som oppfyller alle søkekriteriene som er angitt i trinn 3 og 4.
<Bruker noen betingelser nedenfor>
Hvis det blir funnet brukere som oppfyller minst ett av kriteriene som er angitt i trinn 3 og 4, vises alle de brukerne.
7
Velg <Start søk>.
Brukerne som oppfyller dine søkekriterier vises.
Hvis godkjenningsskjermbildet vises når du velger <Start søk>, angir du brukernavnet for maskinen og passordet som er registrert på LDAP-serveren, og trykker på <Bruk>. Registrere LDAP-servere
8
Merk av i avkryssingsboksen for den brukeren som du vil angi som mottaker og velg <Bruk>.
Tilbake til toppen
Dersom det vises et skjermbilde hvor mottakeren allerede er bestemt
Du kan bare sende til et begrenset antall mottakere. For å sende til andre mottakere, må du konfigurere godkjenningsinnstillingene for sendefunksjonen slik at e-postsending ikke er begrenset. Kontakt administratoren for å få mer informasjon. LDAP-serverautentisering
Angi mottakere fra sendingsregistreringene
Du kan også tilbakekalle tidligere brukte mottakere. Tilbakekalle tidligere brukte innstillinger for sending/lagring (tilbakekalle innstillinger)
Lagre dokumentet i en delt mappe eller på en FTP-server
Bare én mottaker kan angis.
5
Når du sender e-post, kan du angi flere mottakere, inkludert mottakere under Kopi/Blindkopi, etter behov.
Velg metoden som skal brukes til å angi mottakere i kategorien <Angi mottaker> og angi så mottakeren.
Hvis du valgte <LDAP-server> eller <Angi meg selv som mottaker>, vises mottakeren i feltet <Til>.
<Cc>- og <Bcc>-adresser kan bare velges ved bruk av <Adressebok> eller <Kortnummer>.
For å slette mottakere
Hvis du spesifiserte flere mottakere, kan du slette mottakere etter behov.
|
1
|
Velg <Sjekk mottaker>.
|
|
2
|
Merk av i avkrysningsboksen for den mottakeren som skal slettes og velg <Fjern fra Mott.>.
Hvis du valgte gruppe, velger du <Detaljer>
 <Mottaker>. Du kan vise mottakerne som er registrert i gruppen. |
|
3
|
Velg <Ja>.
|
6
Spesifiser skanneinnstillingene som nødvendig.
Angi skanneformatet for originaldokumentet
Velge et filformat
Skanne 2-sidige dokumenter
Angi skanneformatet for originaldokumentet
|
Du kan angi skanneformatet for dokumentene.
 |
Velg <Skanneformat> i kategorien <Send innstillinger> 
Velg originalformatet
Velg originalformatetTilbake til toppen
Velge et filformat
|
Du kan velge mellom filformatene PDF/JPEG/TIFF, som dokumentene skal skannes til. For PDF, velger du mellom Compact PDF, som reduserer filstørrelsen eller formatet PDF, som gjør det mulig å søke etter tekst, ved å inkludere skannet tekst med OCR (optisk tegngjenkjenning). Du kan også opprette en PDF-fil med økt sikkerhet, ved å kryptere dataene eller legge til en signatur. Forbedre sikkerheten for elektroniske filer
|
Velg <Filformat> i kategorien <Send innstillinger> Velg filformat
Velg filformat|
|
|
Hvis du velger JPEG i <Filformat> og prøver å skanne et dokument fra glassplaten, kan bare én side skannes. Hvis du vil skanne et flersidig dokument i én omgang, bruk materen. Hver side av dokumentet lagres som en separat fil. Hvis du velger TIFF eller PDF, kan du skanne flersidige dokumenter enten fra glassplaten eller materen. I så fall, kan du angi om dokumentene skal lagres som én enkelt fil eller hver side som separate filer, i Dele opp en PDF-fil etter side eller Dele opp en TIFF-fil etter side.
<PDF (Compact)> og <PDF (Compact/OCR)> komprimerer bilder og illustrasjoner på originaler mer enn <PDF> og <PDF (OCR)>. Filen vil bli mindre, men bildekvaliteten på noen originaler eller antall originaler som kan skannes om gangen kan være lavere.
I <PDF (Compact/OCR)> og <PDF (OCR)> kan du konfigurere innstillingen slik at maskinen automatisk gjenkjenner dokumentretningen under skanning basert på retningen til teksten som leses av OCR-funksjonen. <OCR-innstillinger (søkbar tekst)>
|
Angi om dokumentet skal konverteres med flere sider, til én enkelt PDF-fil eller opprette en separat PDF-fil for hver side. Denne innstillingen kan konfigureres for hvert PDF-format.
Velg <Filformat> <Angi PDF-detaljer> Velg PDF-format <Del inn i sider> Velg <På> eller <Av> i <Send innstillinger>-kategorien
<Angi PDF-detaljer> Velg PDF-format <Del inn i sider> Velg <På> eller <Av> i <Send innstillinger>-kategorienAngi om dokumentet skal konverteres med flere sider, til én enkelt TIFF-fil eller opprette en separat TIFF-fil for hver side.
Velg <Filformat> <Angi TIFF-detaljer> <Del inn i sider> Velg <På> eller <Av> i <Send innstillinger>-kategorien
<Angi TIFF-detaljer> <Del inn i sider> Velg <På> eller <Av> i <Send innstillinger>-kategorienTilbake til toppen
Skanne 2-sidige dokumenter
|
Maskinen kan automatisk skanne front- og baksiden på dokumenter i materen.
|
|
|
Maskinen kan ikke skanne begge sider av dokumenter automatisk når dokumentene er plassert på glassplaten.
|
Velg <2-sidig original> i <Send innstillinger>-kategorien Velg <Bok> eller <Kalender>
Velg <Bok> eller <Kalender>
<Bok>
Velg for dokumenter med bilder på for- og baksiden, vendt i samme retning.
Velg for dokumenter med bilder på for- og baksiden, vendt i samme retning.
<Kalender>
Velg for dokumenter med bilder på for- og baksiden, vendt i motsatt retning.
Velg for dokumenter med bilder på for- og baksiden, vendt i motsatt retning.
Tilbake til toppen
Mer informasjon om andre skanneinnstillinger finner du her: Skanne klart eller Justere balanse mellom filstørrelse og bildekvalitet.
Du kan spesifisere emnet, teksten, svar-til-adressen og prioritering for e-posten, som nødvendig. Angi e-postinnstillinger
7
Velg <Start>.
Hvis skjermbildet <Sjekk mottaker> vises, må du sjekke om mottaker er korrekt, og deretter velge <Start skanning>.
Skanning av dokumentet starter.
Hvis du vil avbryte, velger du <Avbryt> <Ja>. Avbryte sending av dokumenter
<Ja>. Avbryte sending av dokumenterNår dokumenter plasseres i materen i trinn 1
Når skanningen er ferdig, startes sende-/lagreprosessen.
Når dokumenter plasseres på glassplaten i trinn 1
Når skanningen er fullført, følger du fremgangsmåtene nedenfor (bortsett fra hvis du valgte JPEG som filformat).
|
1
|
Dersom det er flere sider av dokumenter som skal skannes, plasserer du det neste dokumentet på glassplaten, og velger <Skann neste>.
Gjenta dette trinnet til du er ferdig med å skanne alle sidene.
Når det bare er én side som skal skannes, går du videre til neste trinn.
|
|
2
|
Velg <Start sending>.
Sende-/lagreprosessen starter.
|
Hvis skjermbildet <Filautentisering> eller skjermbildet <SMTP-autentisering> vises
Skriv inn brukernavn og passord, og velg deretter <Bruk>.
Filnavn på det sendte dokumentet
Filnavnet til et sendt dokument tilordnes automatisk basert på følgende format: "kommunikasjonsstyringsnummer (fire sifre)_sendt dato og klokkeslett_dokumentnummer (tre sifre).filendelse".
Hvis en sendefeil for e-post oppstår
Feilmeldinger sendes noen ganger til e-postadressene som er satt til maskinen. Hvis du lar alt være som det er, kan det resultere i for liten, gjenværende kapasitet, avhengig av postserveren. Det anbefales at du tømmer postboksen periodevist.
Tømme postboksen
Når postboksen tømmes, slettes all e-post på serverens postboks. Når du angir e-postkontoen som du vanligvis bruker, må du først kontrollere om det finnes e-poster i postboksen som skal beholdes.
|
1
|
Start Fjernkontroll, og logg på i systemstyrermodus. Starte Fjernkontroll
|
|
2
|
Klikk på [Innstillinger/lagring] på Portal-siden. Skjermbildet for Fjernkontroll
|
|
3
|
Velg [TX-innstillinger]
[Nettverksinnstillinger – Innstillinger for e-post/I-Faks]. |
|
4
|
Klikk på [Slett] i [Tøm postboks].
|
|
5
|
Les meldingen som vises og klikk på [OK].
E-post slettes fra postboksen.
|
|
|
|
Hvis du alltid vil skanne med de samme innstillingene: Endre standardinnstillinger for funksjoner
Hvis du vil registrere en kombinasjon av innstillinger som skal brukes ved behov: Registrere innstillinger som brukes ofte
|