Skicka data via e-post/spara data till en delad mapp eller FTP-server

I det här avsnittet beskrivs hur du skannar ett original och skickar skannade data direkt från enheten genom att bifoga det till ett e-postmeddelande eller spara det i en delad mapp eller på en FTP-server.


Innan du kan skicka data direkt via e-post måste du genomföra vissa förberedande åtgärder, t.ex. ange inställningar för e-postservern. Så här anger du inställningar för att skicka e-post/skicka och ta emot I-fax Innan du kan spara data direkt i en delad mapp eller på en FTP-server måste du genomföra vissa förberedande åtgärder, t.ex. ange platsen där skannade original ska sparas. Så här anger du en delad mapp som lagringsplats Så här anger du en FTP Server som lagringsplats

Innan du kan skicka data direkt via e-post måste du genomföra vissa förberedande åtgärder, t.ex. ange inställningar för e-postservern. Så här anger du inställningar för att skicka e-post/skicka och ta emot I-fax

Innan du kan spara data direkt i en delad mapp eller på en FTP-server måste du genomföra vissa förberedande åtgärder, t.ex. ange platsen där skannade original ska sparas.
Så här anger du en delad mapp som lagringsplats
Så här anger du en FTP Server som lagringsplats

Placera ett eller flera original. Placera original

Välj <Scanna> på skärmen Hem. Skärmen Hem

Ange användarnamn och lösenord när inloggningsskärmen visas och konfigurera autentiseringsservern. Logga in till Auktoriserad sändning

Välj <E-post> eller <Fil> på skärmen Grundläggande skanningsfunktioner. Skärmen Grundläggande skanningsfunktioner

Ange mottagaren.

Ange från adressboken

Ange med kortnummer

Ange mottagare direkt (skicka e-post)

Ange mottagare i en LDAP-server

Ange från adressboken

Med adressboken kan du ange en mottagare genom att välja i en lista med registrerade mottagare eller genom att söka efter namn på mottagare.


Du måste registrera mottagare i adressboken innan du kan använda den här funktionen. Registrera mottagare Registrera den delade mappen eller FTP-serveradressen från en dator. Registrera mottagare från Fjärranvändargränssnittet

Välj <Adressbok> på fliken <Ange mottagare>.

Välj <Till>.

Välj ett index. Indexbild

Markera kryssrutan vid mottagaren och välj <Använd>.


Om du väljer mottagare i <Adressbok> på skärmen Hem kan skärmen Grundläggande funktioner för att skicka e-post eller spara fil öppnas om mottagaren behöver specificeras ytterligare.

Tillbaka till början

Ange med kortnummer

Tresiffriga nummer (kodnummer) tilldelas till adresser i adressboken. Du kan välja en adress genom att ange dess kodnummer.


För att använda kortnummer måste mottagaren registreras i adressboken i förväg. Registrera mottagare Registrera den delade mappen eller FTP-serveradressen från en dator. Registrera mottagare från Fjärranvändargränssnittet

Välj <Kodad uppringning> på fliken <Ange mottagare>.

Välj <Till>.

Ange ett tresiffrigt nummer.

Använd

för att radera om du skriver fel siffra.

Om en bekräftelseskärm visas

Om <Bekräfta vid kodad sändning> är inställt på <På> visas en skärm med mottagare och namn för numret. (För Gruppuppringning visas mottagarnamn och antal mottagare.) Kontrollera innehållet och att allt är korrekt och tryck på <OK>. För att ange en annan mottagare, tryck på <Avbryt> och ange det tresiffriga numret igen. Visa mottagare i adressboken

Tillbaka till början

Ange mottagare direkt (skicka e-post)

Mottagare som inte har registrerats i adressboken kan anges direkt med en e-postadress.

Välj <Använd tangentbord> på fliken <Ange mottagare>.

Ange e-postadress och välj <Använd>.

Information om hur du kontrollerar detta finns i Skriva text.

Tillbaka till början

Ange mottagare i en LDAP-server

Om kontoret har en LDAP-server installerad kan du ange en destination med hjälp av användarinformation i servern. Gå till LDAP-servern via maskinen för att söka efter lämplig användarinformation och ange den som destination.


Du måste ange inställningar för att kunna ansluta till en LDAP-server i förväg. Registrera LDAP-servrar

Välj <LDAP-server> på fliken <Ange mottagare>.

Välj den LDAP-server som du använder.

Välj sökvillkor för användarinformationen du söker.

Namn, faxnummer, e-postadresser, organisationsnamn och organisationsenhetsnamn kan användas som sökvillkor vid sökning efter mottagare.

Ange en söksträng och välj <Använd>.

Information om hur du anger text finns i Skriva text.

Upprepa steg 3 och 4 om du vill ange flera sökvillkor.

Välj <Sökmetod>.

Välj villkor för att visa sökresultatet.

<Användning av alla villkor nedan>

Söker och visar de användare som uppfyller alla sökvillkor som har angetts i steg 3 och 4.

<Användning av några villkor nedan>

Visar alla användare som uppfyller något av sökvillkoren som har angetts i steg 3 och 4.

Välj <Starta sökning>.

Användare som uppfyller sökvillkoren visas.

Om autentiseringsskärmen visas när du väljer <Starta sökning> anger du enhetens användarnamn och lösenordet som registrerats på LDAP-servern. Välj sedan <Använd>. Registrera LDAP-servrar

Markera kryssrutan för användaren som du vill ange som mottagare och välj <Använd>.

Tillbaka till början

Om en skärm öppnas och en mottagare redan har angetts

Du kan endast skicka till ett begränsat antal mottagare. Om du vill kunna skicka till fler mottagare måste du konfigurera autentiseringsinställningarna för sändfunktionen så att e-postöverföringen inte är begränsad. Kontakta administratören om du vill ha mer information. LDAP-serverautentisering

Ange mottagare från överföringsposter

Du kan även återkalla tidigare använda mottagare. Ange tidigare använda sänd-/sparinställningar (återkalla inställningar)

Spara originalet i den delade mappen eller på FTP-servern

Endast en mottagare kan anges.

När du skickar ett e-postmeddelande anger du flera mottagare, inklusive Cc/Bcc-mottagare, om det behövs.

Välj metoden som ska användas för att ange mottagare på fliken <Ange mottagare> och ange sedan mottagare.

Om du har valt <LDAP-server> eller <Ange Mig själv som mottagare> anges mottagaren i fältet <Till>.

Adresserna <Cc> och <Bcc> kan bara väljas med <Adressbok> eller <Kodad uppringning>.

Så här raderar du mottagare

Om du angett flera mottagare kan du ta bort några om du vill.

1	Välj <Bekräfta mottagare>.
2	Markera kryssrutan vid mottagaren som ska tas bort och välj <Ta bort fr mottag.>. Om du väljer Grupp väljer du <Detaljer> <Mottagare> för att se vilka mottagare som har registrerats i gruppen.
3	Välj <Ja>.

Ange lämpliga skanningsinställningar.

Ange originalets skanningsformat

Välja filformat

Scanna 2-sidiga original

Ange originalets skanningsformat

Du kan ange originalens skanningsformat.

Välj <Scann. format> på fliken <Skicka inställningar>

Välj originalets format.

Tillbaka till början

Välja filformat

Du kan välja något av filformaten PDF/JPEG/TIFF till vilket originalet skannas. För PDF kan du välja Compact PDF som minskar datastorleken eller PDF-format som gör det möjligt för textsökning genom att ta med textdata som skannats med OCR (Optical Character Recognition). Du kan också skapa en PDF-fil med ökad säkerhet genom att kryptera data eller lägga till signaturen. Förbättra säkerheten för elektroniska filer

Välj <Filformat> på fliken <Skicka inställningar>

Välj filformat


Om du väljer JPEG under <Filformat> och försöker scanna ett dokument med originalglaset, kan du bara scanna en sida. För att scanna original med flera sidor samtidigt bör du använda mataren. Varje sida av originalet sparas som en separat fil. Om du väljer TIFF eller PDF kan du scanna flersidiga original antingen från originalglaset eller från mataren. I det här fallet, kan du ange om originalet ska sparas som en enda fil eller varje sida som separata filer, i Dela upp en PDF-fil per sida eller Dela upp en TIFF-fil per sida. <PDF (kompakt)> och <PDF (kompakt/OCR)> komprimerar foton och bilder i dokument, mer än <PDF> och <PDF (OCR)>. Filen blir mindre, men bildkvaliteten för vissa original, eller antalet original som kan scannas på en gång, kan bli lägre. I <PDF (kompakt/OCR)> och <PDF (OCR)> kan du ange inställningarna så att enheten automatiskt identifierar originalets orientering. Det görs genom att textens riktning avläses av OCR-funktionen när originalet skannas. <OCR-inställningar (sökbar text)>

Om du väljer JPEG under <Filformat> och försöker scanna ett dokument med originalglaset, kan du bara scanna en sida. För att scanna original med flera sidor samtidigt bör du använda mataren. Varje sida av originalet sparas som en separat fil. Om du väljer TIFF eller PDF kan du scanna flersidiga original antingen från originalglaset eller från mataren. I det här fallet, kan du ange om originalet ska sparas som en enda fil eller varje sida som separata filer, i Dela upp en PDF-fil per sida eller Dela upp en TIFF-fil per sida.

<PDF (kompakt)> och <PDF (kompakt/OCR)> komprimerar foton och bilder i dokument, mer än <PDF> och <PDF (OCR)>. Filen blir mindre, men bildkvaliteten för vissa original, eller antalet original som kan scannas på en gång, kan bli lägre.

I <PDF (kompakt/OCR)> och <PDF (OCR)> kan du ange inställningarna så att enheten automatiskt identifierar originalets orientering. Det görs genom att textens riktning avläses av OCR-funktionen när originalet skannas. <OCR-inställningar (sökbar text)>

Dela upp en PDF-fil per sida

Ange om du vill konvertera ett original med flera sidor till en enda PDF-fil eller om en PDF-fil per sida ska skapas. Den här inställningen kan anges för respektive PDF-format.

Välj <Filformat>

Välj PDF-formatet

Välj <På> eller <Av> på fliken <Skicka inställningar>

Dela upp en TIFF-fil per sida

Ange om du vill konvertera ett original med flera sidor till en enda TIFF-fil eller om en TIFF-fil per sida ska skapas.

Välj <Filformat>

Välj <På> eller <Av> på fliken <Skicka inställningar>

Tillbaka till början

Scanna 2-sidiga original

Enheten kan automatiskt skanna både fram- och baksida på ett original i mataren.


Enheten kan inte automatiskt skanna båda sidorna av ett original som placerats på originalglaset.

Välj <2-sidigt original> på fliken <Skicka inställningar>

Välj <Boktyp> eller <Kalendertyp>

<Boktyp>
Välj det här för original där fram- och baksida har samma riktning.

<Kalendertyp>
Välj det här för original där fram- och baksida har motsatt riktning.

Tillbaka till början

Mer information om andra skanningsinställningar finns i Scanna tydligt eller Justera balansen mellan filstorlek och bildkvalitet.

För e-post kan du ange ämne, meddelande, svarsadress och prioritet om det behövs. Göra e-postinställningar

Välj <Start>.

Kontrollera att mottagaren är rätt om skärmen <Bekräfta mottagare> öppnas och välj sedan <Startar scanning>.

Skanningen av originalet startar.

Om du vill avbryta väljer du <Avbryt>

<Ja>. Avbryta sändning av dokument

När du placerar original i mataren i steg 1

När skanningen är klar startas sänd-/sparprocessen.

När du placerar original på originalglaset i steg 1

När skanningen är klar gör du på följande sätt (utom när du har valt JPEG som filformat).

1	Om det finns fler sidor i originalet som ska skannas lägger du nästa sida på originalglaset och väljer <Scanna nästa>. Upprepa det här steget tills alla sidor har skannats. Om det bara är en sida som ska skannas går du till nästa steg.
2	Välj <Startar sändn.>. Sänd-/sparprocessen startar.

Om skärmen <Filverifiering> eller <SMTP-verifiering> öppnas

Ange användarnamnet och lösenordet och välj sedan <Använd>.

Filnamn på skickat dokument

Filnamn tilldelas automatiskt dokument som skickas baserat på följande format: kommunikationshanteringsnummer (fyra siffror)_sänddatum och tid_dokumentnummer (tre siffror).filnamnstillägg.

Om ett fel uppstår när e-post skickas

Felmeddelanden skickas ibland till enhetens e-postadress. Om du låter dem ligga kvar kan det, beroende på vilken e-postserver du har, resultera i minnesbrist i brevlådan. Vi rekommenderar att du regelbundet rensar brevlådan.

Rensa brevlådan

När du raderar brevlådan tas all e-post bort i serverbrevlådan. Om du anger det e-postkonto som du vanligtvis använder ska du först kontrollera att det inte finns e-postmeddelanden som behöver sparas.

1	Starta Fjärranvändargränssnittet och logga in i systemhanteringsläget. Starta Fjärranvändargränssnittet
2	Klicka på [Inställningar/Registrering] på portalsidan. Fjärranvändargränssnittets skärm
3	Välj [Sändningsinställningar] [Nätverksinställningar – Inställningar för e-post-/I-faxsändning].
4	Klicka på [Rengör] i [Rensa brevlåda].
5	Läs meddelandet som visas och klicka på [OK]. E-postmeddelandet raderas från brevlådan.


Om du alltid vill skanna med samma inställningar: Ändra funktionernas standardinställningar Om du vill registrera en kombination av inställningar som ska användas vid behov: Registrera ofta använda inställningar