Spara en kopia av ett dokument som skickas

 
Du kan spara en kopia av skickade fax i en angiven mottagare (e-post eller filserver). Beroende på mottagare konverteras den sparade faxkopian till ett annat digitalt filformat, t.ex. PDF, vilket gör dokumenten organiserade och hanterbara. Den här metoden hjälper dig enkelt hantera loggar eftersom en mapp som kategoriseras efter avsändarens namn eller datum automatiskt skapas i den angivna mottagaren på servern.
En kopia av ett dokument sparas även om sändningsfel inträffar.
Följande begränsningar kan tillämpas, beroende på mottagartypen.
E-post: Ett e-postmeddelande utan meddelande skickas.
Fax/I-Fax: Det skickade faxet kan inte sparas som en elektronisk fil.

Registrera lagringsplats och filformat

För att säkerhetskopiera faxdokument är det nödvändigt att registrera inställningar såsom lagringsplats och filformat i förväg.
Du kan inte utföra direktsändning om du ställer in <Arkivera sänt dokument> på <On>.
Den här inställningen övergår automatiskt till <Av> i följande fall. Specificera mottagaren igen eller återställ inställningarna till <På> så som krävs.
Ifall målmappen för säkerhetskopiering har raderats från adressboken
När en adressbok har importerats från fjärranvändargränssnittet Importera/exportera inställningsdata
När en adressbok har tagits emot från programmet för adressbokshantering. <Importera/exportera från hant.program för adressbok>
1
Tryck på  (Inst./register)  <Funktionsinställningar>  <Skicka>  <Gemensamma inställningar>  <Arkivera sänt dokument>.
2
Tryck på <På> för <Använd Arkivera sänt dokument>.
3
Tryck på <Säkerhetskopieplats>  välj mottagaren  tryck på <OK>. Registrera mottagare i adressboken
En mottagare i <Personlig adr.lista> kan inte anges som mottagare.
4
Tryck på <Mappnamn>   ange hur skapade mappar ska organiseras tryck på <OK>.
Du kan kategorisera mappnamn efter <Avsändarinformation>, <Datum> eller <Av>. <Arkivera sänt dokument>
Filnamn baseras på sändningsdatum och -tid, jobbnummer, avsändarinformation, mottagarinformation och resultatinformation.
Exempel: 201603151005_0050_John_1112223333_OK.pdf
Avsändarinformation
Information om avsändaren visas under följande omständigheter.
Sändarnamn: När <Avsändarnamn (TTI)> är inställt på <Med inställn.>
Användarnamn: När <Avsändarnamn (TTI)> är inställt på <Inga inställningar> och användaren är autentiserad
Linjenamn: När <Avsändarnamn (TTI)> är inställt på <Inga inställningar>, användaren inte är autentiserad och användarnamnet har registrerats för den linje som används för att skicka faxet
Telefonnummer: När <Avsändarnamn (TTI)> är inställt på <Inga inställningar>, användaren inte är autentiserad och telefonnumret har registrerats men användarnamnet inte är registrerat för den linje som används för att skicka faxet
----: Om ingen av ovanstående information är tillgänglig
Mottagarinformation
Information om mottagaren visas under följande omständigheter.
Mottagarenhetsnamn: Om mottagarenhetens namn är tillgängligt
Telefonnummer: Om mottagarenhetens namn inte är tillgängligt
Mottagarnamnet för den första lyckade sändningen: Om en manuell gruppsändning utförs
5
Tryck på <Filformat>  välj filformatet för att spara skickade data.
6
Tryck på <OK> .
Registreringen har slutförts.
Ange flera mottagare, inklusive en faxmottagare
Du kan spara en kopia av ett skickat dokument genom att skicka det till flera mottagare, inklusive en faxmottagare, från skärmbilden för grundläggande scanningsfunktioner. För att visa faxmottagare i skärmbilden för grundläggande scanningsfunktioner måste du sätta <Aktivera fax i scannings- och sändfunktion> till <På>. <Visa faxfunktion>
7J36-059