Tiedosto- ja jakoasetukset

Aseta skannatun tiedon tiedostomuoto ja jakoasetukset sekä skannatun datan tiedostonimi.
Tämä poimii tekstitiedot alkuperäisestä ja luo tekstihaun mahdollistavan tiedoston.
Tiedostomuoto- ja jakoasetusten määrittäminen
Tiedoston nimen määrittäminen
Tekstihakukelpoisen tiedoston luominen (OCR-käsittely)

Tiedostomuoto- ja jakoasetusten määrittäminen

Valitse skannatun tiedon muodoksi JPEG, TIFF, PDF, XPS tai OOXML käyttötarkoituksen ja ympäristön mukaan.
Voit pakata tietoja ja hahmotella tekstiä ja viivapiirroksia. Voit myös yhdistää usean sivun alkuperäiset yhdeksi tiedostoksi tai luoda erilliset tiedostot kullekin sivulle.
* Et voi määrittää tätä asetusta, kun skannatut tiedot tallennetaan postilokeroon.
1
Paina skannausnäytössä tiedostomuodon asettamisen painiketta. Skannausikkuna
[Tiedostomuoto] -näyttö avautuu.
2
Valitse tiedostomuoto.
[JPEG]
Tämä tiedostomuoto sopii alkuperäiskappaleille, joissa on valokuvia. Voit jakaa useita sivuja sisältävän alkuperäisen kutakin sivua varten erillisiksi tiedostoiksi.
[TIFF]
Tämä tiedostomuoto sopii alkuperäiskappaleille, joissa on kuvia. Alkuperäiset skannataan mustavalkoisina.
[TIFF/JPEG (Autom.)]
Asetukseksi asetetaan automaattisesti TIFF tai JPEG skannauksen väriasetuksen mukaan. Värin valitseminen
Kun väriasetus on [Mustav.]: TIFF
Kun väriasetus on muu kuin [Mustav.]: JPEG
TIFF- ja JPEG-muodossa voit jakaa useita sivuja sisältävän alkuperäisen kutakin sivua varten erillisiksi tiedostoiksi.
[PDF]
Tämä tiedostomuoto sopii tekstiasiakirjoille. Tiedostot voidaan näyttää samanlaisina kaikissa tietokoneissa käyttöjärjestelmästä riippumatta.
[XPS]
Windows Vistasta lähtien käytetty tiedostomuoto. Voit näyttää asiakirjan samalla tavalla missä tahansa Windows-tietokoneessa.
[OOXML]
Kansainvälisen standardointijärjestön (International Organization for Standardization) standardoima Microsoft Office -asiakirjojen tiedostomuoto (Office Open XML). Tätä tiedostomuotoa voidaan muokata Microsoft Office Word- tai PowerPoint-ohjelmalla. Valitse, käytetäänkö Word- vai PowerPoint-muotoa.
3
Määritä tarvittaessa lisää PDF-, XPS- tai OOXML-ominaisuuksia.
Voit määrittää lisäominaisuuksia, kun PDF, XPS tai OOXML on valittuna vaiheessa 2.
Määritettäessä PDF-lisäominaisuuksia
Määritettäessä XPS-lisäominaisuuksia
Määritettäessä OOXML-lisäominaisuuksia
4
Määritä tarvittaessa jakoasetukset.
Jos haluat jakaa useita sivuja sisältävän alkuperäisen erillisiksi tiedostoiksi kullekin sivulle sen sijaan, että ne olisivat yhtenä tiedostona, valitse se painamalla [Jaa sivuihin].
Jos haluat skannata kohteesta [Skannaa ja lähetä], määritä, kuinka monelle sivulle alkuperäinen jaetaan, ja paina [OK].
5
Valitse [OK].
Skannausnäkymä tulee jälleen esiin.
HUOMAUTUS
Tiedostomuodon vaikutus värin, resoluution ja suhteen valintaan
Kun PDF (pakattu tai ääriviiva), XPS (pakattu) tai OOXML on valittuna, seuraavat asetusrajoitukset ovat voimassa:
Värivalinta: muu kuin [Mustav.]
Tarkkuus: [300x300 dpi]
* Kun valitset OOXML:n PowerPoint-muodossa, voit myös asettaa tämän arvoon [600x600 dpi].
Suhde: [100%] tai [Aut.]
Luotaessa ääriviivattua PDF-tiedostoa
Tätä asetusta ei voi määrittää, kun alkuperäiskappaleen kokoasetus on [Pitkä alkuperäinen].
Alkuperäisestä riippuen merkkejä ja viivapiirroksia ei välttämättä tunnisteta oikein.
Adobe Illustratorin versiosta riippuen teksti ja tausta voivat näyttää väärin kohdistetulta tai tekstiä ja viivapiirroksia ei ehkä näytetä ääriviivattua PDF-tiedostoa avattaessa.

Tiedoston nimen määrittäminen

Oletusarvoisesti skannatut tiedot lähetetään ja tallennetaan seuraavalla tiedostonimellä:
Lähetettäessä sähköpostia
Työn nro
Sivunro
Kun lähetät skannatut tiedot muulel vastaanottajalle kuin sähköpostiosoitteeseen tai kun tallennat skannatut tiedot
 Lähetyksen/tallennuksen päivämäärä ja kellonaika (tässä esimerkissä ”30.10.2023, 12.34.56”)
* Kun tiedostomuoto-asetukseksi on määritetty [Jaa sivuihin]
Voit määrittää mukautetun tiedostonimen, joka ilmaisee sisällön, tai määrittää asetukset tiedostonimen luomiseksi poimimalla alkuperäisen alussa olevat merkit.
1
Paina skannausnäkymässä [Tiedostonimi] tai [Lisäasetukset]  [Tiedostonimi]. Skannausikkuna
[Tiedostonimi] -näyttö avautuu.
2
Määritä tiedoston nimi.
Jos haluat skannata kohteesta [Skannaa ja lähetä], paina [Tiedostonimi], anna mukautettu tiedostonimi ja paina [OK].
Skannatut tiedot lähetetään tai tallennetaan seuraavalla tiedostonimellä:
Lähetettäessä sähköpostia
Lähetettäessä muulle vastaanottajalle kuin sähköpostiosoitteeseen
Kun tallennat skannatut tiedot
Jos määritetyssä tiedostonimessä käytettyjen merkkien kokonaismäärä, jota käytetään tiedoston sijainnin (polun) ilmaisemiseen, ylittää 256 yksitavuista merkkiä, tiedostoa ei ehkä lähetetä tai tallenneta määritetyllä tiedostonimellä.
Jos syötät merkkejä, joita lähetyksen vastaanottajan käyttöjärjestelmä ei salli, kuten ”\”, ”/”, ”:”, ”*”, ”?”, ”<”, ”>” tai ”|”, kun tiedosto lähetetään tiedostopalvelimelle jne., tiedostoa ei ehkä lähetetä.
Et voi käyttää merkkejä ”\”, ”/”, ”:”, ”*”, ”?”, ”<”, ”>” tai ”|” tiedoston nimessä, kun tallennat skannatut tiedot. Huomaa, että tiedostonimen alussa tai lopussa ei myöskään voi olla pistettä (.) tai välilyöntiä.
Luotaessa tiedostonimeä purkamalla alkuperäisen alussa olevat merkit (vain skannattuja tietoja lähetettäessä)
Päivämäärän / ajan ja sivunumeron automaattisen lisäämisen estäminen (vain skannattuja tietoja lähetettäessä)
3
Paina [OK] tai [OK]  [Sulje].
Skannausnäkymä tulee jälleen esiin.
HUOMAUTUS
”Suosikkiasetuksissa” rekisteröidyn tiedostonimen muokkaaminen kohteessa [Skannaa ja lähetä]
Kun ”Suosikkiasetukset” on rekisteröity tiedostonimisarjaan, voit muokata vain ”Suosikkiasetuksissa” rekisteröityjä tiedostonimiasetuksia seuraavasti.
Kirjaudu sisään Remote UI (Etäkäyttöliittymä) -sovelukseen  [Settings/Registration]  [Send]  [Favorite Settings]  [Edit]  muokkaa tiedoston nimeä  [OK].
* Käyttöpaneelin avulla ei voi muokata vain tiedostonimiasetusta. Jos haluat muuttaa tiedostonimiasetusta, rekisteröi ”Suosikkiasetukset” uudelleen. Suosikkiasetusten tallentaminen ja palauttaminen

Tekstihakukelpoisen tiedoston luominen (OCR-käsittely)

Optical Character Recognition (OCR) on tekniikka, joka tunnistaa alkuperäisen tekstin merkit ja poimii tekstitiedot.
Määritä OCR-käsittelyn asetukset, kun skannaat alkuperäistä tekstihakutiedoston luomiseksi.
Tekstihakutiedostomuodot:
PDF (tekstihaku-PDF)
OOXML
XPS 
* Et voi määrittää tätä asetusta, kun skannatut tiedot tallennetaan postilokeroon.
1
Paina skannausnäytössä tiedostomuodon asettamisen painiketta. Skannausikkuna
[Tiedostomuoto] -näyttö avautuu.
2
Valitse tiedostomuoto.
Luo PDF-tiedosto painamalla [PDF].
Luo Word-muotoinen OOXML-tiedosto painamalla [OOXML]  [Word].
Voit luoda PowerPoint-muotoisen OOXML-tiedoston painamalla [OOXML]  [PowerPoint].
Luo XPS-tiedosto painamalla [XPS].
3
Paina [OCR (priorisoitu nopeus)], [OCR (Tekstihaku)] tai [OCR (priorisoitu tarkkuus)].
Jos valitsit [PDF] tai [XPS] vaiheessa 2, tämä voidaan määrittää yhdessä kohteen [Pakattu] tai muiden lisätoimintojen kanssa.
* Kohdetta [Jäljitys & Pehmennys] ja [Rajoitetut värit] ei voida määrittää yhdessä kohteen [OCR (priorisoitu tarkkuus)] kanssa.
* Kuvanlaatutason asetus ei ole käytössä, kun [OCR (priorisoitu tarkkuus)] on käytössä yhdessä asetuksen [Pakattu] kanssa. [Kuvan laatutaso Raj. värille/Pakkaukselle]
   Kuvan laatu voi poiketa PDF-tiedostoista, jotka on luotu käyttämällä toimintoja [OCR (priorisoitu nopeus)] ja [Pakattu].
4
OCR-käsittelykielen valitseminen alkuperäisen asiakirjan kielen mukaan.
Jos valitsit [PDF] tai [XPS] vaiheessa 2, valitse kieli avattavasta [OCR-kieli] -valikosta.
Kun [OOXML]  [Word] on valittu vaiheessa 2, paina [Muuta], valitse kieli ja paina [OK].
Kun [OOXML]  [PowerPoint] on valittuna vaiheessa 2, valitse kieli ja paina [OK].
5
Valitse [OK].
Skannausnäkymä tulee jälleen esiin.
HUOMAUTUS
OCR-käsittelyn vaikutus alkuperäisen asiakirjan kokoon ja suhteeseen
Kun OCR-käsittely on asetettu, seuraavat asetusrajoitukset ovat voimassa:
Alkuperäiskappaleen koko: muu kuin [Pitkä alkuperäinen]
Suhde: [100%] tai [Aut.]
Alkuperäisen suunnan automaattinen tunnistus
Oletusarvoisesti alkuperäiskappaleen suunta tunnistetaan automaattisesti tiedoston luomisen yhteydessä havaitun tekstin suunnan mukaan. [OCR (Tekstihaku) -asetukset]
Taustakuvan poistaminen (vain Word-muotoisille OOXML-tiedostoille)
Voit määrittää asetuksen poistamaan taustaksi tunnistetun kuvan tiedostoa luotaessa. Tarpeettomien kuvien poistaminen helpottaa Word-tiedostojen muokkaamista. [Sisällytä taustakuvat Word-tiedostoon]
Kun OCR-käsittelyä ei suoriteta oikein
Tarkista, vastaavatko kieliasetukset vaiheessa 4 alkuperäisessä asiakirjassa käytettyä kieltä.
Tarkista, sopiiko käytetty alkuperäiskappale tekstintunnistukseen. Tekstiä ei ole OCR-käsitelty oikein
E99L-087