Avancerade sändmetoder

I det här avsnittet beskrivs vissa ytterligare funktioner för sändning av dokument.

Autentisera användare före sändning av dokument (Behörig sändning)

Om katalogtjänster såsom Active Directory används i nätverket, rekommenderar vi att du även använder Behörig sändning. Behörig sändning är en autentiseringsfunktion som gör det möjligt att förhindra obehöriga användare att skicka dokument från maskinen. Med funktionen aktiverad måste en användare som vill skicka dokument ange ett giltigt användarnamn och lösenord.
Arbetsgång för att skicka dokument med Behörig sändning
1. En användare som försöker skicka dokument uppmanas ange ett giltigt användarnamn och lösenord.
2. Angiven information jämförs med katalogdatabasen på autentiseringsservern, för att autentisera användaren.
3. Maskinen tar emot autentiseringsresultatet från autentiseringsservern.
4. Efter autentiseringen kan den behörig användaren skicka dokument till den angivna mottagaren.
Det här kan du göra med behörig sändning
Utöver att autentisera användare kan du med behörig sändning göra följande:
Föra över inloggningsinformation (både användarnamn och lösenord eller endast användarnamn) från Behörig sändning till andra autentiseringssystem såsom SMTP-autentisering
Begränsa mottagares möjlighet att skicka dokument till e-postadressen och mappen för den inloggade användaren
Aktivera/inaktivera sändningsfunktioner
För att använda Behörig sändning anger du inställningar för autentiseringsserver och andra inställningar i maskinen i förväg. (Customizing Settings)
I det här avsnittet beskrivs hur du loggar in till Behörig sändning och här presenteras ett enklare sätt att skicka dokument till en inloggad användares e-postadress och mapp.
VIKTIGT
Beroende på nätverksmiljö kan konfigurering av autentiseringsservern behöva göras i förväg.

Logga in till Behörig sändning

Nedan beskrivs hur du loggar in till Behörig sändning.
1
Tryck på (SKICKA) → placera originalen.
Displaybilden Behörig sändning visas.
OBS:
För anvisningar om hur du placerar original, se Grundläggande funktioner.
Om något av meddelandena nedan visas, följer du anvisningarna i Grundläggande funktioner:
<Ange avdelnings-ID och lösenord med hjälp av siffertangenterna.>
<Du måste sätta i ett kontrollkort.>
<Ange användar-ID och lösenord.>
2
Tryck på [Användare].
3
Ange ditt användarnamn (upp till 24 tecken) med hjälp av tangentbordet på skärmen → tryck på [OK].
OBS:
För anvisningar om hur du anger tecken, se Grundläggande funktioner.
4
Tryck på [Lösenord].
5
Ange lösenordet (upp till 24 tecken) med hjälp av tangentbordet på skärmen → tryck på [OK].
6
Välj det servernamn som du vill logga in till i listrutan Server → tryck på [Logga in].
Om autentiseringen lyckas visas den översta skärmbilden (Skicka).
7
Ange mottagare, scanningsinställningar, sändinställningar och tryck på (Start) för att skicka dokument.
OBS:
Grundläggande procedurer för att skicka dokument finns i Grundläggande sändmetoder.
8
Tryck på (Logga in/ut).
Du har loggats ut från Behörig sändning och visningen återgår till displaybilden för inloggning till Behörig sändning.
VIKTIGT:
Om [Visa displaybild för bekräftelse vid utloggning] har valts på sidan Autentiseringsinställningar för sändningsfunktion, kan följande diplaybild visas när du loggar ut. (Customizing Settings)
Tryck på [Skicka] för att logga ut från endast Behörig sändning eller på [Enhet] för att logga ut från andra säkerhetsfunktioner såsom Hantering av avdelnings-ID samtidigt.
När maskinen övergår i viloläge eller efter att arbetssättet för automatisk återställning har aktiverats, loggas du automatiskt ut från Behörig sändning.

Skicka dokument till din e-postadress med hjälp av Behörig sändning

Behörig sändning utgör ett enkelt sätt att ange din e-postadress som mottagare när du skickar dokuments via e-post. Maskinen inhämtar automatiskt din e-postadress från en autentiseringsserver vid kommunikation med servern när du loggar in till Behörig sändning. Genom att trycka på [Skicka e-post till mig själv] kan du ange din e-postadress som mottagare.
Nedan beskrivs hur du använder Behörig sändning för att ange din e-postadress som mottagare.
VIKTIGT
Kontrollera följande om du vill ange din e-postadress som mottagare:
[Tillåt] eller [Tillåt endast sändning till egen adress] i [Skicka e-post] har valts. (Customizing Settings)
Ditt e-postadressattribut registreras på en autentiseringsserver. (Kontakta nätverksadministratören.)
1
Följ stegen 1 till 6 i Logga in till Behörig sändning.
Den översta skärmbilden (Sänd) visas.
2
Tryck på [Ny adress].
3
Tryck på [Skicka e-post till mig själv].
Din e-postadress visas på den översta skärmbilden.
4
Ange scanningsinställningar, sändinställningar och tryck på (Start) för att skicka dokument.
OBS:
Grundläggande procedurer för att skicka dokument finns i Grundläggande sändmetoder.
Om inställningarna under <Autentiseringsmetod> i <Inställningar för SMTP-autentisering> är konfigurerade för att visa en autentiseringsskärm, visas skärmen Ange nätverkslösenord när du trycker på (Start). (Customizing Settings) Ange användarnamn och lösenord → tryck på [OK].

Skicka dokument till din mapp med hjälp av Behörig sändning

Behörig sändning utgör ett enkelt sätt att ange din mapp som mottagare när du skickar dokument till en filserver. Om Active Directory används som ern autentiseringsserver, inhämtar maskinen automatiskt namnet på din hemkatalog (mappnamn) från en autentiseringsserver vid kommunikation med servern när du loggar in till Behörig sändning. Genom att trycka på [Skicka fil till mig själv] kan du ange den här mappen som mottagare.
Nedan beskrivs hur du använder Behörig sändning för att ange din mapp som mottagare.
VIKTIGT
Kontrollera följande om du vill ange din mapp som mottagare:
[Tillåt] eller [Tillåt endast sändning till egen adress eller angiven mapp] i [Skicka fil] har valts. (Customizing Settings)
Ditt hemkatalogattribut registreras på en autentiseringsserver. (Kontakta nätverksadministratören.)
Om Active Directory inte används som en autentiseringsserver eller om du manuellt vill ange din mapp som mottagare, används den mapp som har angetts i [Sökväg] under [Ange målmapp] som mottagare när du trycker på [Skicka fil till mig själv]. (Customizing Settings)
1
Följ stegen 1 till 6 i Logga in till Behörig sändning.
Den översta skärmbilden (Sänd) visas.
2
Tryck på [Ny adress].
3
Tryck på [Skicka fil till mig själv].
Din mapp visas på den översta skärmbilden.
OBS:
Om inställningarna under <Vid sändning av fil till egen adress> har konfigurerats för att visa en skärmbild för autentisering, visas skärmen Fil när du trycker på [Skicka fil till mig själv]. (Customizing Settings) Ange användarnamn och lösenord → tryck på [OK].
4
Ange scanningsinställningar, sändinställningar och tryck på (Start) för att skicka dokument.
OBS:
Grundläggande procedurer för att skicka dokument finns i Grundläggande sändmetoder.

Tillfällig omkoppling till tonval

Många faxinformationstjänster hos banker, flygbolag, hotell och liknande fungerar bara med tonvalsfunktion. Om din maskin är ansluten till en telefonlinje med pulsval följer du proceduren nedan för att temporärt ställa in maskinen på tonvalsuppringning.
1
Tryck på (SKICKA).
2
Tryck på [Ny adress] → [Fax].
OBS:
Om Faxsämndning är inställt på ‘Tillåt inte’ visas inte [Fax]. (Customizing Settings)
3
Tryck på [Koppla].
VIKTIGT:
Om maskinen är i Hantering av avdelnings-ID med tillbehöret Kopieringskortläsare-F1, ska du inte avlägsna styrkortet. Om du avlägsnar kortet kan det resultera i att linjen kopplas ned.
4
Ange numret till informationstjänsten med hjälp av - (siffertangenterna).
Om numret är registrerat i snabbvalstangenterna, kan du även ange numret genom att trycka på [Snabbvalstangenter]. (Med snabbvalstangenterna)
I det här steget är även följande tangenter tillgängliga efter behov.
 
[R]:
Tryck här för att använda Linjeval. (Ringa från en anknytning)
OBS:
Adressboken och funktionen Återkalla jobb kan inte användas för att ange numret.
5
Tryck på [Tonval] när ditt samtal besvaras och du hör det inspelade meddelandet från informationstjänsten.
När du tryckt på [Tonval] visas bokstaven <T> på pekskärmen.
6
Ange numret som efterfrågas av informationstjänsten med hjälp av - (siffertangenterna).
OBS:
Om du vill ha mer information om tjänsten kontaktar du det företag som tillhandahåller tjänsten.
7
Tryck på [Starta M.] om du vill ha en faxad kopia av informationen.
I annat fall trycker du på [Slut].

Ange tid för att starta sändning (tidsbestämd sändning)

Läget Tidsbestämd sändning kan du lagra ett sändjobb i minnet och skicka det vid ett senare tillfälle.
VIKTIGT
Om maskinen har tidsbestämda sändningsjobb, startas timern för Tid till automatisk avstängning (om den har ställts in) när de tidsbestämda sändningsjobben har skickats. (Se till att ställa in Tid till automatisk avstängning på ‘Av’, om Super G3-faxkort-AG1 (tillbehör) har monterats på maskinen.) För mer information om inställningen Tid till automatisk avstängning, se Konfigurera maskinens grundläggande inställningar.
OBS
Du kan reservera högst 64 jobb för tidsbestämd sändning. Det faktiska antalet jobb som kan reserveras kan emellertid vara färre än 64 i följande situationer:
Om du skickar flera dokument samtidigt
Om stora dokument skickas
Det högsta antalet tidsbestämda sändjobb kan också minskas om det finns andra jobb än de tidsbestämda eller om det finns andra faktorer som påverkar de angivna mottagarna.
Tidsbestämd sändning kan inte användas i följande fall:
Vid sändning av scannade dokument till en USB-minnesenhet
Vid sändning av faxdokument med läget Direktsändning eller Manuell sändning
De tidsbestämda dokumenten raderas automatiskt från minnet när de har skickats.
Du kan kontrollera status och avbryta sändning av jobb för vilka det har angetts en förinställd sändtid. (Kontrollera/ta bort dokument som skickas eller väntar på att skickas)
Om flera sändningsjobb är inställda för att skickas samtidigt, skickas dokumenten med följande ordningsföljd:
1
Tryck på (SKICKA) → placera originalen → ange mottagaren.
OBS:
För anvisningar om hur du placerar original, se Grundläggande funktioner.
För anvisningar om hur du anger mottagare, se Grundläggande sändmetoder och Ange mottagare snabbt och enkelt.
2
Tryck på [Scanningsinställningar] när du vill ange nödvändiga scanningsinställningar.
För mer information, se Ange scanningsinställningar.
3
Tryck på [Sändinst.].
4
Tryck på [Tidsbestämd sändning].
5
Skriv sändningstiden med - (siffertangenterna) → tryck på [OK].
Skriv klockslaget med 24-timmarsklocka och fyra siffror (inklusive nollor).
Exempel:
9:05 → 905
04:18 em → 1618
Om du anger en tidpunkt som infaller före den aktuella tiden, skickas dokumentet samma tid nästa dag.
OBS:
Om du skriver fel, tryck på (Rensa) för att radera det du skrivit → skriv ett annat fyrsiffrigt värde.
6
Tryck på [Klart].
OBS:
Om du vill avbryta Tidsbestämd sändning, tryck på [Tidsbestämd sändning] → [Avbryt].
7
Tryck på (Start) för att börja scanna originalen.
För att avbryta scanningen, tryck på [Avbryt] eller (Stopp).
Om du har placerat originalet på originalglaset, följ anvisningarna på pekskärmen → tryck på (Start) en gång för varje original. Tryck på [Klart] när scanningen är klar.
Dokumentet sparas i minnet och sänds därefter till angiven mottagare vid angiven tidpunkt.
OBS:
Du kan avbryta tidsbestämda sändjobb från displaybilden Systemmonitor. (Kontrollera/ta bort dokument som skickas eller väntar på att skickas)

Skicka dokument till flera mottagare (gruppsändning)

Med gruppsändning kan du scanna dokument en gång och skicka dem till flera mottagare. Med den här sändningsmetoden kan du skicka samma dokument till maximalt 532 mottagare.
OBS
Om du ofta sänder dokument till flera mottagare rekommenderas du att lagra mottagarna som en gruppadress. (Gruppadresser)
Om du anger mottagare med hjälp av en gruppadress, räknas varje mottagare som en separat adress.
När Begränsa gruppsändning i Begränsa sändningsfunktionen är inställt på ‘Förhindra gruppsändning', kan du inte skicka dokument till flera mottagare om dessa innehåller en faxadress. (Setting the Send Function)
Du kan inte avbryta sändning av dokumentet till endast en mottagare av flera.
1
Tryck på (SKICKA) → placera originalen.
OBS:
För anvisningar om hur du placerar original, se Grundläggande funktioner.
2
Ange mottagarna.
Använd adressboken för att välja önskade mottagare och/eller använd - (siffertangenterna) eller tangentbordet på skärmen för att ange mottagarens adress siffra för siffra.
Om du använder adressboken:
1
Tryck på [Adressbok].
2
Välj mottagare i adressbokslistan → tryck på [OK].
Du kan välja upp till 500 mottagare.
OBS:
Du kan avmarkera en mottagare genom att markera mottagaren på nytt så att bockmarkeringen försvinner.
För anvisningar om hur du använder adressboken, se Med adressboken.
Vilka mottagare du kan ange kan variera beroende på inställningarna under <Inställningar för sändbegränsning>. (Customizing Settings) Om till exempel Skicka e-post är satt till ”Tillåt inte” eller ”Tillåt endast sändning till egen adress”, visas inte e-postadresser och I-faxadresser i adressbokslistan.
Om inställningarna under <Vid sändning av fil till adress registrerad i adressboken> har konfigurerats för att visa en skärmbild för autentisering, ska du inte ange flera filserveradresser samtidigt. (Customizing Settings) Om du anger flera filserveradresser visas ett felmeddelande när du trycker på (Start) i steg 5.
Om du använder - (siffertangenterna) eller tangentbordet på skärmen:
1
Tryck på [Ny adress] → välj [E-post], [I-fax], [Fil] eller [Fax].
OBS:
Beroende på inställningarna under <Inställningar för sändbegränsning>, kanske [E-post], [I-Fax], [Fil] eller [Fax] inte visas. (Customizing Settings)
2
Ange mottagaren med hjälp av - (siffertangenterna) eller tangentbordet på skärmen → tryck på [OK].
OBS:
För anvisningar om hur du anger mottagare, se Grundläggande sändmetoder.
3
Upprepa dessa steg tills alla mottagare har angetts.
Du kan ange högst 32 mottagare.
3
Tryck på [Scanningsinställningar] när du vill ange nödvändiga scanningsinställningar.
För mer information, se Ange scanningsinställningar.
4
Tryck på [Sändinst.] för att ange nödvändiga sändinställningar → tryck på [Klart].
För mer information, se Grundläggande sändmetoder.
5
Tryck på (Start) för att börja scanna originalen.
För att avbryta scanningen, tryck på [Avbryt] eller (Stopp).
Om du har placerat originalet på originalglaset, följ anvisningarna på pekskärmen → tryck på (Start) en gång för varje original. Tryck på [Klart] när scanningen är klar.
Den inscannade informationen skickas till angiven mottagare när scanningen är klar.
OBS:
Om inställningarna under <Autentiseringsmetod> i <Inställningar för SMTP-autentisering> är konfigurerade för att visa en skärmbild för autentisering, visas skärmen Ange nätverkslösenord när du trycker på (Start) för att skicka e-post och I-fax. (Customizing Settings) Ange användarnamn och lösenord → tryck på [OK].
Om inställningarna under <Vid sändning av fil till adress registrerad i adressboken> har konfigurerats för att visa en skärmbild för autentisering, visas skärmen Ange nätverkslösenord när du trycker på (Start) för att skicka dokument till en filserver. (Customizing Settings) Ange användarnamn och lösenord → tryck på [OK].

Ringa från en anknytning

När man ringer ett externt faxsamtal från en anknytning brukar man slå åtkomstnumret till den externa linjen (exempelvis 0) före mottagarens faxnummer. På samma sätt gäller att när maskinen är ansluten till en anknytning, måste åtkomstnumret för extern linje anges före faxnumren. Du kan också ange en paustid (det vill säga hur länge maskinen ska vänta efter att du har slagit åtkomstnumret till den externa linjen när du ringer från en anknytning) tillsammans med numren.
1
Tryck på (SKICKA) → placera originalen.
OBS:
För anvisningar om hur du placerar original, se Grundläggande funktioner.
2
Tryck på [Ny adress] → [Fax].
OBS:
Om Faxsämndning är inställt på ‘Tillåt inte’ visas inte [Fax]. (Customizing Settings)
3
Tryck på [R].
Om du inte har registrerat åtkomstnumret för extern linje i R-tangenten är [R] inte tillgängligt. Använd - sifferknapparna för att mata in åtkomstnumret för extern linje.
OBS:
För anvisningar om hur du registrerar numret för extern linje i R-tangenten, se Setting the Send Function.
4
Tryck på [Paus].
OBS:
Pausen är olika lång beroende på om den infogas i mitten eller slutet av ett faxnummer.
En paus som infogas mitt i ett faxnummer (anges med litet p) är som standard 4 sekunder lång. Du kan ändra tidsintervallet till vilket värde som helst mellan 1 och 15 sekunder. (Justera paustiden)
En paus som infogas efter ett faxnummer (anges med stort P) är som standard 10 sekunder lång. (Detta tidsintervall kan inte ändras.)
Du kan infoga två eller fler pauser efter varandra.
Paustiden ska motsvara tiden innan kopplingstonen hörs efter att åtkomstnumret till den externa linjen har slagits.
5
Ange faxnumret (upp till 120 tecken) med hjälp av - (siffertangenterna).
6
Tryck på [OK].
Den angivna mottagaren visas på den översta skärmbilden.
Om du vill kontrollera eller ändra den angivna mottagaren:
1
Tryck på [Detaljer] → kontrollera eller ändra informationen om mottagaren → tryck på [OK].
För hjälp, se steg 4 i Skicka e-postmeddelanden.
Om du vill ta bort den angivna mottagaren:
1
Tryck på [Radera].
För hjälp, se steg 4 i Skicka e-postmeddelanden.
OBS:
Om Kontrollera angivna faxnummer i Begränsa sändfunktionen är inställt på ‘På’, måste du bekräfta faxnumret genom att ange det igen. Ange det faxnummer som du angav i steg 5 → tryck på [OK]. (Setting the Send Function)
7
Tryck på [Scanningsinställningar] när du vill ange nödvändiga scanningsinställningar.
För mer information, se Ange scanningsinställningar.
8
Tryck på (Start) för att börja scanna originalen.
För att avbryta scanningen, tryck på [Avbryt] eller (Stopp).
Om du har placerat originalet på originalglaset, följ anvisningarna på pekskärmen → tryck på (Start) en gång för varje original. Tryck på [Klart] när scanningen är klar.
Den inscannade informationen skickas till angiven mottagare när scanningen är klar.

Ringa utlandssamtal

När du slår ett utlandsnummer kan du behöva infoga en paus (dvs en tid som maskinen väntar efter att ha slagit det internationella faxnumret) i numret. Följ den här proceduren för att ange pauser tillsammans med ett internationellt faxnummer.
1
Tryck på (SKICKA) → placera originalen.
OBS:
För anvisningar om hur du placerar original, se Grundläggande funktioner.
2
Tryck på [Ny adress] → [Fax].
OBS:
Om Faxsämndning är inställt på ‘Tillåt inte’ visas inte [Fax]. (Customizing Settings)
3
Ange det internationella åtkomstnumret med hjälp av - (siffertangenterna).
4
Om det behövs trycker du på [Paus] och lägger in en paus.
OBS:
Pausen är olika lång beroende på om den infogas i mitten eller slutet av ett faxnummer.
En paus som infogas mitt i ett faxnummer (anges med litet p) är som standard 4 sekunder lång. Du kan ändra tidsintervallet till vilket värde som helst mellan 1 och 15 sekunder. (Justera paustiden)
En paus som infogas efter ett faxnummer (anges med stort P) är som standard 10 sekunder lång. (Detta tidsintervall kan inte ändras.)
Du kan infoga två eller fler pauser efter varandra.
Ange en paus som är tillräckligt lång för att kopplingstonen ska ljuda efter att det internationella åtkomstnumret har slagits.
5
Ange landsnumret, riktnumret och faxnumret med hjälp av - (siffertangenterna).
6
Om det behövs trycker du på [Paus] för att lägga in en paus i slutet av faxnumret.
7
Tryck på [OK].
Den angivna mottagaren visas på den översta skärmbilden.
Om du vill kontrollera eller ändra den angivna mottagaren:
1
Tryck på [Detaljer] → kontrollera eller ändra informationen om mottagaren → tryck på [OK].
För hjälp, se steg 4 i Skicka e-postmeddelanden.
Om du vill ta bort den angivna mottagaren:
1
Tryck på [Radera].
För hjälp, se steg 4 i Skicka e-postmeddelanden.
OBS:
Om Kontrollera angivna faxnummer i Begränsa sändfunktionen är inställt på ‘På’, måste du bekräfta faxnumret genom att ange det igen. Ange det faxnummer som du angav i steg 5 → tryck på [OK]. (Setting the Send Function)
8
Tryck på [Scanningsinställningar] när du vill ange nödvändiga scanningsinställningar.
För mer information, se Ange scanningsinställningar.
9
Tryck på (Start) för att börja scanna originalen.
För att avbryta scanningen, tryck på [Avbryt] eller (Stopp).
Om du har placerat originalet på originalglaset, följ anvisningarna på pekskärmen → tryck på (Start) en gång för varje original. Tryck på [Klart] när scanningen är klar.
Den inscannade informationen skickas till angiven mottagare när scanningen är klar.
4HRC-029