Додаткові способи надсилання

У цьому розділі описані деякі додаткові функції надсилання документів.

Автентифікація користувачів перед надсиланням документів (Authorized Send)

Якщо у вашій мережі використовуються служби каталогів, наприклад Active Directory, рекомендуємо використовувати також функцію Authorized Send. Authorized Send — це функція автентифікації, яка дає змогу заборонити неавторизованим користувачам надсилати документи з апарата. Якщо ця функція активована, будь-який користувач, який хоче надіслати документ, повинен ввести дійсні ім’я користувача і пароль.
Порядок надсилання документів із використанням функції авторизованого надсилання
1. Користувач, який намагається надіслати документи, отримує запрошення ввести дійсні ім’я користувача і пароль.
2. Для автентифікації користувача введена інформація звіряється на сервері автентифікації з базою даних каталогів.
3. Апарат отримує результати автентифікації від сервера автентифікації.
4. Одразу після автентифікації зареєстрований користувач може надсилати документи вказаному адресату.
Можливості функції авторизованого надсилання
Крім автентифікації користувачів, функція Authorized Send дає змогу виконувати зазначені нижче дії.
Передавати реєстраційну інформацію (ім’я користувача і пароль або тільки ім’я користувача) від функції Authorized Send іншим системам автентифікації, зокрема SMTP-автентифікації
Обмежувати адресати надсилання документів адресою електронної пошти і папкою користувача, що увійшов у систему
Вмикати й вимикати функції надсилання
Для використання функції Authorized Send заздалегідь зазначте в апараті параметри сервера автентифікації та інші параметри. (Customizing Settings)
У цьому розділі описано, як виконувати вхід у функцію Authorized Send, і подано простий спосіб надсилання документів на адресу електронної пошти і в папку користувача, що увійшов у систему.
ВАЖЛИВО
Може знадобитися попереднє настроювання сервера автентифікації — це залежить від мережевого середовища.

Вхід у функцію авторизованого надсилання

Нижче описано, як увійти в Authorized Send.
1
Натисніть кнопку (SEND) → розмістіть оригінали.
З’явиться екран входу в Authorized Send.
ПРИМІТКА
Інструкції щодо розташування оригіналів наведено в розділі Основні операції.
У разі появи наведених нижче повідомлень виконайте інструкції розділу Основні операції:
<Enter the Department ID and Password using the numeric keys.>
<You must insert a control card.>
<Enter the User ID and Password.>
2
Натисніть кнопку [User].
3
Введіть своє ім’я користувача (до 24 символів) за допомогою екранної клавіатури → натисніть кнопку [OK].
ПРИМІТКА
Докладніше про введення символів див. розділ Основні операції.
4
Натисніть кнопку [Password].
5
Введіть свій пароль (до 24 символів) за допомогою екранної клавіатури → натисніть кнопку [OK].
6
Виберіть ім’я сервера, у який потрібно увійти, з розкривного списку Server → натисніть [Log In].
Якщо автентифікація пройшла успішно, з’явиться головний екран (Надсилання).
7
Для надсилання документів зазначте адресат, параметри сканування, параметри надсилання і натисніть кнопку  (Start).
ПРИМІТКА
Докладніше про основні процедури надсилання документів див. в розділі Основні способи надсилання.
8
Натисніть (Log In/Out).
Буде здійснено вихід із функції Authorized Send, і на дисплеї з’явиться екран входу Authorized Send.
ВАЖЛИВО!
Якщо на сторінці Send Function Authentication Settings вибрано пункт [Display confirm screen when logged out], після здійснення виходу може з’явитися наведений нижче екран. (Customizing Settings)
Натисніть [Send], щоб вийти тільки з функції Authorized Send або [Device] — щоб вийти водночас з інших функцій безпеки, наприклад Department ID Management.
Якщо апарат перемикається в режим сну або було активовано режим Auto Clear, відбувається автоматичний вихід із функції Authorized Send.

Надсилання документів на свою адресу електронної пошти за допомогою функції Authorized Send

Функція Authorized Send дає змогу легко зазначати свою адресу електронної пошти як адресат під час надсилання документів електронною поштою. Під час входу у функцію Authorized Send апарат автоматично отримує адресу електронної пошти від сервера автентифікації під час підключення до сервера. Натиснувши кнопку [Send Mail To Self], можна вказати як адресат свою адресу електронної пошти.
Нижче описано, як використовувати функцію Authorized Send для зазначення своєї адреси електронної пошти як адресата.
ВАЖЛИВО
Щоб зазначити свою адресу електронної пошти як адресат, перевірте зазначене нижче.
У пункті [E-mail Send] вибрано [Allow] або [Only allow sending to own address]. (Customizing Settings)
Атрибут вашої адреси електронної пошти зареєстровано на сервері автентифікації. (Зверніться до адміністратора мережі.)
1
Виконайте кроки від 1 до 6 у розділі Вхід у функцію авторизованого надсилання.
З’явиться головний екран (Надсилання).
2
Натисніть кнопку [New Address].
3
Натисніть кнопку [Send Mail To Self].
На головному екрані з’явиться ваша адреса електронної пошти.
4
Для надсилання документів зазначте параметри сканування й надсилання і натисніть кнопку (Start).
ПРИМІТКА
Докладніше про основні процедури надсилання документів див. в розділі Основні способи надсилання.
Якщо параметри в пунктах <Authentication Method> в <SMTP Authentication Settings> передбачають відображення екрана автентифікації, при натисканні кнопки  (Start) з’явиться екран Enter Network Password. (Customizing Settings) Зазначте ім’я користувача і пароль → натисніть кнопку [OK].

Надсилання документів у свою папку за допомогою функції Authorized Send

Функція Authorized Send дає змогу легко зазначити свою папку як адресат під час надсилання документів на файловий сервер. Якщо як сервер автентифікації використовується функція Active Directory, то під час здійснення входу в Authorized Send апарат автоматично отримуватиме ім’я основного каталогу (ім’я папки) від сервера автентифікації під час підключення до сервера. Натиснувши кнопку [Send File To Self], можна вказати цю папку як адресат.
Нижче описано, як використовувати функцію Authorized Send для зазначення своєї папки як адресата.
ВАЖЛИВО
Щоб зазначити свою папку як адресат, перевірте зазначене нижче:
У пункті [File Send] вибрано [Allow] або [Only allow sending to own address or specified folder]. (Customizing Settings)
Атрибут вашої основного каталогу зареєстровано на сервері автентифікації. (Зверніться до адміністратора мережі.)
Якщо Active Directory не використовується як сервер автентифікації або потрібно вручну зазначити вашу папку як адресат, то, якщо натиснуто кнопку [Send File To Self], як адресат використовується папка, зазначена в пункті [Folder Path] у пункті [Specify destination folder]. (Customizing Settings)
1
Виконайте кроки від 1 до 6 у розділі Вхід у функцію авторизованого надсилання.
З’явиться головний екран (Надсилання).
2
Натисніть кнопку [New Address].
3
Натисніть кнопку [Send File To Self].
Шлях до вашої папки з’явиться на головному екрані.
ПРИМІТКА
Якщо параметри в пункті <When Sending File to Own Address> передбачають відображення екрана автентифікації, при натисканні [Send File To Self] з’явиться екран File. (Customizing Settings) Зазначте ім’я користувача і пароль → натисніть кнопку [OK].
4
Для надсилання документів зазначте параметри сканування й надсилання і натисніть кнопку  (Start).
ПРИМІТКА
Докладніше про основні процедури надсилання документів див. в розділі Основні способи надсилання.

Тимчасове перемикання в режим тонального набору

Для багатьох послуг факсимільних інформаційних служб банків, бронювання авіаквитків, бронювання готельних номерів тощо потрібно використовувати тональний набір. Якщо апарат підключено до лінії з дисковим імпульсним набором, виконайте описану нижче процедуру, щоб тимчасово перемкнути апарат у режим тонального набору.
1
Натисніть кнопку (SEND).
2
Натисніть [New Address] → [Fax].
ПРИМІТКА
Якщо для параметра Fax Send установлено значення «Do not allow», пункт [Fax] не відображатиметься. (Customizing Settings)
3
Натисніть кнопку [Hook].
ВАЖЛИВО!
Якщо апарат працює в режимі керування ідентифікаторами відділів із підключеним додатковим пристроєм зчитування карт для копіювання F1, не виймайте контрольну картку. Виймання картки може призвести до роз’єднання лінії.
4
Введіть номер інформаційної служби за допомогою цифрових клавіш –.
Якщо номер зареєстровано для кнопок виклику одним дотиком, можна також натиснути кнопку [One-touch Buttons], щоб указати номер. (Використання кнопок виклику одним дотиком)
У цьому кроці наведена нижче клавіша також буде доступна в разі необхідності.
 
[R]
Слугує для використання клавіші R. (Здійснення викликів із паралельного телефонного апарата)
ПРИМІТКА
Функції Address Book і Job Recall не можна використовувати для зазначення номера.
5
Якщо приймається виклик і лунає записане повідомлення інформаційної служби, натисніть кнопку [Tone].
Після натискання кнопки [Tone] на сенсорному дисплеї з’явиться <T>.
6
За допомогою цифрових клавіш – введіть номери, яких вимагає інформаційна служба.
ПРИМІТКА
Щоб дізнатись більше про послугу, зверніться до компанії, яка надає цю послугу.
7
Натисніть кнопку [RX Start], якщо потрібна факсимільна копія інформації.
Якщо факсимільна копія інформації не потрібна, натисніть [End].

Зазначення часу початку надсилання (Відкладене надсилання)

Режим Delayed Sendдає змогу зберегти завдання надсилання в пам’яті, щоб надіслати його пізніше.
ВАЖЛИВО
Якщо апарат має завдання відкладеного надсилання, таймер автоматичного вимкнення (якщо налаштовано) запуститься після надсилання таких завдань. (Якщо до апарата приєднано додаткову факсимільну плату Super G3 AG1, для параметра Auto Shutdown Time обов’язково встановіть значення 0.) Додаткові відомості про параметр Auto Shutdown Time див. в розділі Настроювання основних параметрів апарата.
ПРИМІТКА
Для режиму відкладеного надсилання можна зберегти до 64 завдань. Проте фактична кількість завдань, які можна зберегти, може бути меншою за 64 в зазначених нижче умовах:
Кілька документів надсилаються одночасно
Надсилаються великі документи
Максимальна кількість завдань відкладеного надсилання може також зменшитися, якщо наявні завдання, які відрізняються від завдань для режиму відкладеного надсилання, або існують інші фактори, які впливають на вказаних адресатів.
Режим відкладеного надсилання не можна використовувати за наведених нижче умов:
Надсилання відсканованих документів у запам’ятовувальний USB-пристрій
Надсилання факсимільних документів у режимі прямого надсилання або надсилання вручну
Після надсилання відкладених документів вони автоматично видаляються з пам’яті.
Можна перевірити стан або скасувати завдання передавання, для яких був попередньо встановлений час надсилання. (Перевірка й видалення документів, що надсилаються або надсилатимуться)
Якщо час відкладеного надсилання кількох завдань надсилання настає одночасно, документи надсилатимуться в порядку, зазначеному нижче.
1
Натисніть кнопку (SEND) → розмістіть оригінали → зазначте адресата.
ПРИМІТКА
Інструкції щодо розташування оригіналів наведено в розділі Основні операції.
Інструкції щодо зазначення адресата див. в розділі Основні способи надсилання або Просте й швидке зазначення адресатів.
2
Натисніть кнопку [Scan Settings], щоб указати потрібні параметри сканування.
Докладніше про це див. в розділі Зазначення параметрів сканування.
3
Натисніть кнопку [Send Settings].
4
Натисніть кнопку [Delayed Send].
5
Введіть час надсилання за допомогою цифрових клавіш – → натисніть кнопку [OK].
Введіть чотири цифри часу (разом із нулями), використовуючи 24-годинний формат.
Приклади:
9:05 до полудня → 0905
4:18 вечора → 1618
Якщо встановити час, попередній відносно поточного, документ буде надісланий у цей самий час наступного дня.
ПРИМІТКА
Якщо під час введення часу надсилання було допущено помилку, натисніть кнопку (Clear), щоб скасувати введене значення → введіть інше чотиризначне число.
6
Натисніть кнопку [Done].
ПРИМІТКА
Щоб скасувати режим відкладеного надсилання, натисніть кнопку [Delayed Send]→ [Cancel].
7
Натисніть кнопку  (Start), щоб розпочати сканування оригіналів.
Для скасування сканування натисніть кнопку [Cancel] або  (Stop).
Якщо оригінал розташовано на склі експонування, дотримуйтесь інструкцій, що з’являються на сенсорному дисплеї → натискайте клавішу  (Start) один раз для кожного оригіналу. Після завершення сканування натисніть кнопку [Done].
Документ буде збережений у пам’яті й надісланий указаному адресату в зазначений час.
ПРИМІТКА
Завдання відкладеного надсилання можна скасувати на екрані System Monitor. (Перевірка й видалення документів, що надсилаються або надсилатимуться)

Надсилання документів кільком адресатам (Послідовна розсилка)

Послідовна розсилка дає змогу сканувати документи один раз і надсилати їх кільком адресатам. За допомогою цього способу надсилання можна надіслати один документ не більше ніж 532 адресатам.
ПРИМІТКА
Якщо потрібно часто надсилати документи кільком адресатам, рекомендується зберегти їх як групову адресу. (Групові адреси)
Якщо вказати адресатів за допомогою групової адреси, кожен адресат враховується як окрема адреса.
Якщо для параметра Restrict Sequential Broadcast у розділі Restrict the Send Function установлено значення «Prohibit Broadcast», не вдасться надіслати документи кільком адресатам, якщо вони містять адресу факсу. (Setting the Send Function)
Не можна скасувати надсилання документа тільки одному з кількох адресатів.
1
Натисніть кнопку (SEND) → розмістіть оригінали.
ПРИМІТКА
Інструкції щодо розташування оригіналів наведено в розділі Основні операції.
2
Укажіть адресатів.
Використовуйте адресну книгу, щоб вибрати потрібних адресатів, та/або за допомогою цифрових клавіш – або екранної клавіатури введіть адресу одержувача цифра за цифрою.
Якщо використовується адресна книга, виконайте наведені нижче дії.
1
Натисніть кнопку [Address Book].
2
Виберіть адресатів зі списку адресної книги → натисніть кнопку [OK].
Можна вибрати до 500 адресатів.
ПРИМІТКА
Для скасування вибраного адресата виберіть його знову, щоб зняти прапорець.
Щоб ознайомитися з інструкціями щодо використання адресної книги, див. розділ Використання адресної книги.
Адресати, яких можна зазначити, можуть бути різними залежно від параметрів пункту <Send Restriction Settings>. (Customizing Settings) Наприклад, якщо для параметра E-mail Send установлено значення «Do not allow» або «Only allow sending to own address», адреси електронної пошти й інтернет-факсимільні адреси не відображатимуться в списку Address Book.
Якщо параметри пункту <When Sending File to Address Registered in Address Book> передбачають відображення екрана автентифікації, не зазначайте кілька адрес файлового сервера одночасно. (Customizing Settings) Якщо зазначити кілька адрес файлового сервера, після натискання кнопки  (Start) у кроці 5 з’явиться повідомлення про помилку.
Якщо використовуються цифрові клавіші – або екранна клавіатура, виконайте наведені нижче дії.
1
Натисніть кнопку [New Address] → виберіть опцію [E-mail], [I-Fax], [File] або [Fax].
ПРИМІТКА
Пункти [E-mail], [I-Fax], [File] та [Fax] можуть не відображатися — це залежить від параметрів пункту <Send Restriction Settings>. (Customizing Settings)
2
Укажіть адресата за допомогою цифрових клавіш – або екранної клавіатури → натисніть кнопку [OK].
ПРИМІТКА
Інструкції щодо зазначення адресата див. в розділі Основні способи надсилання.
3
Повторюйте ці кроки, поки не будуть указані всі адресати.
Можна вказати до 32 адресатів.
3
Натисніть кнопку [Scan Settings], щоб указати потрібні параметри сканування.
Докладніше про це див. в розділі Зазначення параметрів сканування.
4
Натисніть кнопку [Send Settings], щоб указати потрібні параметри надсилання → натисніть кнопку [Done].
Докладніше про це див. в розділі Основні способи надсилання.
5
Натисніть кнопку  (Start), щоб розпочати сканування оригіналів.
Для скасування сканування натисніть кнопку [Cancel] або  (Stop).
Якщо оригінал розташовано на склі експонування, дотримуйтесь інструкцій, що з’являються на сенсорному дисплеї → натискайте клавішу  (Start) один раз для кожного оригіналу. Після завершення сканування натисніть кнопку [Done].
Після завершення сканування відскановані дані будуть надіслані вказаним адресатам.
ПРИМІТКА
Якщо параметри в пунктах <Authentication Method> в <SMTP Authentication Settings> передбачають відображення екрана автентифікації, при натисканні кнопки  (Start) для надсилання повідомлень електронної пошти або інтернет-факсів з’явиться екран Enter Network Password. (Customizing Settings) Зазначте ім’я користувача і пароль → натисніть кнопку [OK].
Якщо параметри в пункті <When Sending File to Address Registered in Address Book> передбачають відображення екрана автентифікації, при натисканні кнопки  (Start) для надсилання документів на файловий сервер з’явиться екран Enter Network Password. (Customizing Settings) Зазначте ім’я користувача і пароль → натисніть кнопку [OK].

Здійснення викликів із паралельного телефонного апарата

Під час здійснення викликів на зовнішню лінію з паралельного телефонного апарата перед факсимільним номером адресата зазвичай потрібно набирати код виходу на зовнішню лінію (наприклад, 0). Таким самим чином, якщо до апарата підключений паралельний телефонний апарат, перед факсимільними номерами також потрібно вводити код виходу на зовнішню лінію. Також можна ввести тривалість паузи (час, упродовж якого апарат чекає після набору коду виходу на зовнішню лінію під час здійснення викликів із паралельного телефонного апарата) разом із цими номерами.
1
Натисніть кнопку (SEND) → розмістіть оригінали.
ПРИМІТКА
Інструкції щодо розташування оригіналів наведено в розділі Основні операції.
2
Натисніть [New Address] → [Fax].
ПРИМІТКА
Якщо для параметра Fax Send установлено значення «Do not allow», пункт [Fax] не відображатиметься. (Customizing Settings)
3
Натисніть кнопку [R].
Якщо код виходу на зовнішню лінію для клавіші R не зареєстровано, кнопка [R] не буде доступна. За допомогою цифрових клавіш – введіть код виходу на зовнішню лінію.
ПРИМІТКА
Для отримання інструкцій щодо реєстрації коду виходу на зовнішню лінію для клавіші R див. розділ Setting the Send Function.
4
Натисніть кнопку [Pause].
ПРИМІТКА
Тривалість паузи може бути різною залежно від того, де її введено — усередині чи наприкінці номера факсу.
Тривалість паузи, яка вводиться всередині номера факсу (буква «p» нижнього регістру), за замовчуванням становить чотири секунди. Значення тривалості можна змінити на будь-яке від 1 до 15 секунд. (Настроювання тривалості паузи)
Тривалість паузи, введеної наприкінці номера факсу (велика буква «P»), встановлено на 10 секунд. (Змінити цю тривалість не можна.)
Можна послідовно ввести дві або більше паузи.
Введіть тривалість паузи, відповідну до часу, необхідного для того, щоб пролунав тональний сигнал готовності зовнішньої лінії після набору коду виходу на зовнішню лінію.
5
Введіть номер факсу (до 120 символів) за допомогою цифрових клавіш –.
6
Натисніть кнопку [OK].
Указаний адресат з’явиться на верхньому екрані.
Якщо потрібно перевірити або змінити вказаного адресата, виконайте наведені нижче дії.
1
Натисніть кнопку [Details] → перевірте або змініть інформацію про адресата → натисніть кнопку [OK].
Для отримання довідки див. крок 4 в розділі Надсилання повідомлення електронною поштою.
Якщо потрібно видалити вказаного адресата, виконайте наведені нижче дії.
1
Натисніть кнопку [Erase].
Для отримання довідки див. крок 4 в розділі Надсилання повідомлення електронною поштою.
ПРИМІТКА
Якщо для параметра Confirm Entered Fax Numbers у пункті Restrict the Send Function>установлено значення «On», потрібно ще раз ввести номер факсу для підтвердження. Укажіть номер факсу, введений у кроці 5 → натисніть кнопку [OK]. (Setting the Send Function)
7
Натисніть кнопку [Scan Settings], щоб указати потрібні параметри сканування.
Докладніше про це див. в розділі Зазначення параметрів сканування.
8
Натисніть кнопку  (Start), щоб розпочати сканування оригіналів.
Для скасування сканування натисніть кнопку [Cancel] або  (Stop).
Якщо оригінал розташовано на склі експонування, дотримуйтесь інструкцій, що з’являються на сенсорному дисплеї → натискайте клавішу  (Start) один раз для кожного оригіналу. Після завершення сканування натисніть кнопку [Done].
Після завершення сканування відскановані дані будуть надіслані вказаним адресатам.

Набір міжнародного номера

Під час набирання міжнародного номера, можливо, знадобиться вставити в номер тривалість паузи (тобто період часу, упродовж якого апарат працюватиме в режимі очікування після набору міжнародного номера факсу). Виконайте цю процедуру для введення пауз у міжнародний факсимільний номер.
1
Натисніть кнопку (SEND) → розмістіть оригінали.
ПРИМІТКА
Інструкції щодо розташування оригіналів наведено в розділі Основні операції.
2
Натисніть [New Address] → [Fax].
ПРИМІТКА
Якщо для параметра Fax Send установлено значення «Do not allow», пункт [Fax] не відображатиметься. (Customizing Settings)
3
За допомогою цифрових клавіш – введіть код виходу на міжнародну лінію.
4
Якщо потрібно, натисніть кнопку [Pause], щоб ввести тривалість паузи.
ПРИМІТКА
Тривалість паузи може бути різною залежно від того, де її введено — усередині чи наприкінці номера факсу.
Тривалість паузи, яка вводиться всередині номера факсу (буква «p» нижнього регістру), за замовчуванням становить чотири секунди. Значення тривалості можна змінити на будь-яке від 1 до 15 секунд. (Настроювання тривалості паузи)
Тривалість паузи, введеної наприкінці номера факсу (велика буква «P»), встановлено на 10 секунд. (Змінити цю тривалість не можна.)
Можна послідовно ввести дві або більше паузи.
Введіть тривалість паузи, якої буде достатньо, щоб почути тональний сигнал готовності після набору коду виходу на міжнародну лінію.
5
Введіть код країни, код зони та номер факсу за допомогою цифрових клавіш –.
6
Якщо необхідно, натисніть кнопку [Pause], щоб ввести тривалість паузи наприкінці номера факсу.
7
Натисніть кнопку [OK].
Указаний адресат з’явиться на верхньому екрані.
Якщо потрібно перевірити або змінити вказаного адресата, виконайте наведені нижче дії.
1
Натисніть кнопку [Details] → перевірте або змініть інформацію про адресата → натисніть кнопку [OK].
Для отримання довідки див. крок 4 в розділі Надсилання повідомлення електронною поштою.
Якщо потрібно видалити вказаного адресата, виконайте наведені нижче дії.
1
Натисніть кнопку [Erase].
Для отримання довідки див. крок 4 в розділі Надсилання повідомлення електронною поштою.
ПРИМІТКА
Якщо для параметра Confirm Entered Fax Numbers у пункті Restrict the Send Function>установлено значення «On», потрібно ще раз ввести номер факсу для підтвердження. Укажіть номер факсу, введений у кроці 5 → натисніть кнопку [OK]. (Setting the Send Function)
8
Натисніть кнопку [Scan Settings], щоб указати потрібні параметри сканування.
Докладніше про це див. в розділі Зазначення параметрів сканування.
9
Натисніть кнопку  (Start), щоб розпочати сканування оригіналів.
Для скасування сканування натисніть кнопку [Cancel] або  (Stop).
Якщо оригінал розташовано на склі експонування, дотримуйтесь інструкцій, що з’являються на сенсорному дисплеї → натискайте клавішу  (Start) один раз для кожного оригіналу. Після завершення сканування натисніть кнопку [Done].
Після завершення сканування відскановані дані будуть надіслані вказаним адресатам.
4HS7-029