Надсилання даних електронною поштою/збереження даних у спільній папці або на FTP-сервері
У цьому розділі описані процедури сканування оригіналів і надсилання сканованих даних безпосередньо з факсу як вкладення електронного листа або їх збереження в спільну папку чи на FTP-сервер.
|
Перш ніж надсилати дані безпосередньо електронною поштою, необхідно виконати певні дії, зокрема вказати параметри сервера електронної пошти. Процедура для налаштування надсилання листів електронної пошти/надсилання й отримання інтернет-факсів Перш ніж можна буде зберегти дані в спільну папку або на FTP-сервер, необхідно виконати певні дії, зокрема вказати розташування для збереження сканованих оригіналів. Настроювання спільної папки як розташування для зберігання Настроювання сервера FTP як розташування для зберігання |
1
Розмістіть оригінали. Розміщення оригіналів
2
Виберіть елемент <Сканування> на екрані Головний. Екран Головний
Якщо з’явиться екран входу, укажіть ім’я користувача, пароль і сервер автентифікації. Вхід у систему для авторизованого надсилання
3
Виберіть елемент <Електронна пошта> або <Файл> на екрані основних функцій сканування. Екран основних функцій сканування
4
Укажіть адресата.
Зазначення адресатів з адресної книги
Зазначення з номерів кодованого набору
Введення адресатів вручну (надсилання електронною поштою)
Зазначення адресатів на LDAP-сервері
Зазначення з адресної книги на мобільному пристрої (надсилання повідомлення електронної пошти)
Зазначення адресатів з адресної книги
 | Адресна книга дає змогу вказати адресата, вибравши його зі списку зареєстрованих адресатів або скориставшись пошуком по імені адресата серед імен одержувачів. |
|
Щоб використовувати цю функцію, потрібно зареєструвати адресатів в адресній книзі. Реєстрація адресатів Зареєструйте спільну папку або адресу FTP-сервера з комп’ютера. Настроювання спільної папки як розташування для зберігання Реєстрація адресатів за допомогою Remote UI (Інтерфейс віддаленого користувача) |
1
Виберіть елемент <Адресна книга> на вкладці <Указати адресата>.
2
Виберіть елемент <Кому>.
3
Виберіть індекс. Індекс
4
Установіть прапорець поруч із потрібним адресатом і виберіть елемент <Застосувати>.
 |
Якщо адресата вибрано з розділу <Адресна книга> на екрані Головний, може відобразитися екран надсилання електронного листа або збереження файлу, доки буде вказано вибраного адресата. |
На початок
Зазначення з номерів кодованого набору
 | Адресам в адресній книзі призначаються тризначні номери (номери кодованого набору). Можна вказати адресу, просто ввівши відповідний номер кодованого набору. |
|
Для використання номерів кодованого набору необхідно заздалегідь зареєструвати адресата в адресній книзі. Реєстрація адресатів Зареєструйте спільну папку або адресу FTP-сервера з комп’ютера. Настроювання спільної папки як розташування для зберігання Реєстрація адресатів за допомогою Remote UI (Інтерфейс віддаленого користувача) |
1
Виберіть елемент <Кодований набір> на вкладці <Указати адресата>.
2
Виберіть елемент <Кому>.
3
Введіть тризначний номер.
Якщо введено неправильне значення, видаліть його, натиснувши 
.
.
Відображення екрана підтвердження
Якщо для параметра <Підтв.перед.за доп.код.набору> вибрано значення <Увімк.>, для номера буде відображено екран з інформацією про адресата та ім’я. (Для групового набору буде відображено ім’я адресата та кількість адресатів.) Перевірте правильність відображених даних і натисніть кнопку <OK>. Щоб зазначити іншого адресата, виберіть <Скасувати> і повторно введіть тризначний номер кодованого набору. Відображення адресатів в адресній книзі
На початок
Введення адресатів вручну (надсилання електронною поштою)
Якщо адресата не зареєстровано в адресній книзі, укажіть його, ввівши його адресу електронної пошти.
1
Виберіть елемент <Використання клавіатури> на вкладці <Указати адресата>.
2
Введіть адресу електронної пошти та виберіть <Застосувати>.
Інформацію про введення тексту див. в розділі Введення тексту.
На початок
Зазначення адресатів на LDAP-сервері
 | Якщо в офісі встановлено LDAP-сервер, адресата можна вказати, використовуючи інформацію користувача на сервері. Отримайте доступ до LDAP-сервера через апарат, щоб знайти інформацію відповідного користувача та вказати його як адресата. |
|
Параметри для підключення до LDAP-сервера потрібно вказати заздалегідь. Реєстрація серверів LDAP |
1
Виберіть елемент <LDAP-сервер> на вкладці <Указати адресата>.
2
Виберіть LDAP-сервер, який використовується.
3
Виберіть умови для пошуку інформації про користувача.
Доступні критерії пошуку адресатів – імена, факсимільні номери, адреси електронної пошти, назви організацій та організаційних підрозділів.
4
Введіть рядок символів для пошуку та виберіть елемент <Застосувати>.
Інформацію про введення тексту див. в розділі Введення тексту.
Щоб указати кілька критеріїв пошуку, повторіть кроки 3 та 4.
5
Виберіть елемент <Спосіб пошуку>.
6
Виберіть умови для відображення результатів пошуку.
<З урахуванням усіх умов, зазначених нижче>
Здійснює пошук і відображає користувачів, які відповідають усім критеріям пошуку, зазначеним на кроках 3 та 4.
Здійснює пошук і відображає користувачів, які відповідають усім критеріям пошуку, зазначеним на кроках 3 та 4.
<З урахуванням деяких умов, зазначених нижче>
Якщо знайдено користувачів, які відповідають хоча б одному критерію, зазначеному на кроках 3 та 4, відображаються всі такі користувачі.
Якщо знайдено користувачів, які відповідають хоча б одному критерію, зазначеному на кроках 3 та 4, відображаються всі такі користувачі.
7
Виберіть елемент <Початок пошуку>.
Відображаються користувачі, які відповідають критеріям пошуку.
Якщо під час натискання кнопки <Початок пошуку> з’являється екран автентифікації, введіть ім’я користувача апарата й пароль, зареєстрований на LDAP-сервері, а потім виберіть <Застосувати>. Реєстрація серверів LDAP
8
Установіть прапорець для користувача, якого потрібно вказати як адресата, і виберіть елемент <Застосувати>.
На початок
Зазначення з адресної книги на мобільному пристрої (надсилання повідомлення електронної пошти)
Можна вказати адресатів з адресної книги на мобільному пристрої.
|
Перед використанням функціїНеобхідно встановити програму «Canon PRINT Business» на мобільний пристрій. Використання апарата за допомогою програм Виберіть для параметра <Посилання на адр.книгу моб.прист.> на апараті значення <Увімк.>. <Посил.на адр.кн.моб.пристр.> |
1
Виберіть елемент <Мобільний портал> на вкладці <Указати адресата>.
2
Виконайте підключення до мобільного пристрою. Установлення зв’язку з мобільними пристроями
3
Надішліть адресу з мобільного пристрою до апарата.
Інформацію про те, які дії потрібно виконувати на мобільному пристрої, див. в розділі «Довідка до програми Canon PRINT Business».
Інформацію, введену на мобільному пристрої, як-от тема, повідомлення та ім’я файлу, також можна надіслати на апарат.
4
Коли на дисплеї апарата з’являється повідомлення, виберіть <OK>.
На початок
Відображення екрана з уже визначеним адресатом
Дані можна надсилати тільки адресатам, для яких не обмежено надсилання даних. Щоб надіслати дані іншим адресатам, потрібно налаштувати параметри автентифікації для функції надсилання таким чином, щоб передавання даних не було обмеженим. Зверніться до адміністратора для отримання докладної інформації. Автентифікація на LDAP-сервері
Зазначення адресатів із записів передавання
Також можна вказати адресатів, які вже використовувалися. Повторний виклик параметрів надсилання/збереження, що використовувалися раніше
5
За потреби вкажіть кількох адресатів.
Щоб указати всіх адресатів, повторіть крок 4.
Визначення адресата для надсилання повідомлень електронної пошти
Якщо вибрати елемент <LDAP-сервер> або <Указати себе як адресата>, адресат указується в полі <Кому>.
Адреси <Копія> і <Прихована копія> можна вибрати лише за допомогою пунктів <Адресна книга> або <Кодований набір>.
Видалення адресатів
Якщо зазначено кілька адресатів, за потреби зайвих можна видалити.
1 | Виберіть елемент <Підтвердж. адресата>. |
2 | Установіть прапорець біля адресата, якого потрібно видалити, і виберіть елемент <Видалити з адрес.>. Якщо вибрано групу адресатів, виберіть <Докл. відомості>  <Адресат>; можна переглядати адресатів, зареєстрованих у групі. |
3 | Виберіть елемент <Так>. |
6
Якщо потрібно, вкажіть необхідні параметри сканування.
Зазначення розміру сканування оригіналів
Вибір формату файлу
Зазначення орієнтації оригіналу
Сканування двосторонніх оригіналів
Зазначення розміру сканування оригіналів
 | Можна вказати розмір сканування оригіналу. |
Виберіть елемент <Розмір обл. скан.> на вкладці <Параметри надсилання> Виберіть формат оригіналу
Виберіть формат оригіналуНа початок
Вибір формату файлу
 | Можна вибрати формат файлу для зберігання відсканованих оригіналів (доступні формати: PDF, JPEG, TIFF). Для формату PDF можна вибрати функцію Compact PDF (Компактний PDF), яка зменшує розмір даних, або формат PDF з можливістю пошуку тексту, включивши текстові дані, відскановані за допомогою технології OCR (оптичне розпізнавання тексту). Також можна створити файл PDF із підсиленою безпекою, зашифрувавши дані або додавши підпис. Покращення безпеки електронних файлів |
Виберіть елемент <Формат файлу> на вкладці <Параметри надсилання> Виберіть формат файлу
Виберіть формат файлу |
Якщо для параметра <Формат файлу> вибрати значення JPEG і під час сканування розмістити оригінал на склі експонування, можна буде відсканувати лише одну сторінку. Щоб відсканувати весь багатосторінковий оригінал за один раз, використайте пристрій подавання. Кожну сторінку оригіналу буде збережено як окремий файл. Якщо вибрати формат TIFF або PDF, можна сканувати багатосторінкові оригінали на склі експонування або за допомогою пристрою подавання. У цьому випадку можна вказати спосіб збереження оригіналу як одного файлу або кожної сторінки як окремого файлу, як описано в розділах Поділ файлу у форматі PDF на сторінки або Поділ файлу у форматі TIFF на сторінки. У форматі <PDF (компактний)> та <PDF (компактний/оптичне розпізнавання тексту)> фотографії та ілюстрації оригіналів стискаються більше, ніж у форматі <PDF> та <PDF (OCR)>. Файл зменшиться, але може погіршитися якість зображень у деяких документах, або кількість документів, які можна відсканувати за раз, буде меншою. У форматах <PDF (компактний/оптичне розпізнавання тексту)> і <PDF (OCR)> можна настроїти параметри, щоб апарат автоматично виявляв напрямок оригіналу під час сканування на основі напрямку тексту, який зчитується функцією OCR. <Параметри OCR (Пошук у тексті)> |
Укажіть, що потрібно зробити: перетворити оригінал із кількома сторінками на один файл PDF чи створити окремий файл PDF для кожної сторінки. Цей параметр можна налаштувати для кожного формату PDF.
Виберіть елемент <Формат файлу> на вкладці <Параметри надсилання> <Установити докладні відомості про PDF> Виберіть формат PDF <Розділення на сторінки> Виберіть елемент <Вимк.> або <Увімк.>
<Установити докладні відомості про PDF> Виберіть формат PDF <Розділення на сторінки> Виберіть елемент <Вимк.> або <Увімк.>Укажіть, що потрібно зробити: перетворити оригінал із кількома сторінками на один файл TIFF чи створити окремий файл TIFF для кожної сторінки.
Виберіть елемент <Формат файлу> на вкладці <Параметри надсилання> <Установити докладні відомості про TIFF> <Розділення на сторінки> Виберіть елемент <Вимк.> або <Увімк.>
<Установити докладні відомості про TIFF> <Розділення на сторінки> Виберіть елемент <Вимк.> або <Увімк.>На початок
Зазначення орієнтації оригіналу
 | Можна вказати книжкову або альбомну орієнтацію. |
Виберіть елемент <Орієнт. оригіналу> на вкладці <Параметри надсилання> Виберіть орієнтацію оригіналу
Виберіть орієнтацію оригіналуНа початок
Сканування двосторонніх оригіналів
 | Цей апарат може автоматично сканувати лицеву та зворотну сторони оригіналів у пристрої подавання. |
 |
Цей апарат не може автоматично сканувати обидві сторони оригіналу, коли оригінали розташовані на склі експонування. |
Виберіть елемент <2-стор. оригінал> на вкладці <Параметри надсилання> Виберіть елемент <Книжковий тип> або <Календарний тип>
Виберіть елемент <Книжковий тип> або <Календарний тип>
<Книжковий тип>
Виберіть для оригіналів, у яких зображення на лицевій і зворотній стороні повернені в одному напрямку.
Виберіть для оригіналів, у яких зображення на лицевій і зворотній стороні повернені в одному напрямку.
<Календарний тип>
Виберіть для оригіналів, у яких зображення на лицевій і зворотній стороні повернені в різних напрямках.
Виберіть для оригіналів, у яких зображення на лицевій і зворотній стороні повернені в різних напрямках.
На початок
Докладніше про інші параметри сканування див. у розділі Сканування з отриманням чітких зображень або Налаштування балансу між розміром файлу та якістю зображення (розмір даних).
Для електронного листа можна вказати потрібну тему, повідомлення, зворотну адресу та пріоритет. Указання параметрів електронної пошти
7
Виберіть елемент <Пуск>.
Якщо відображається екран <Підтвердження адресата>, перевірте, чи адресат правильний, і виберіть <Почати сканув.>.
Почнеться сканування оригіналу.
Щоб скасувати, виберіть елемент <Скасувати> <Так>. Скасування надсилання документів
<Так>. Скасування надсилання документівРозміщення оригіналів у пристрої подавання під час виконання кроку 1
Після завершення сканування почнеться процес надсилання або збереження. Натисніть <Закрити>, щоб завершити процедуру.
Розміщення оригіналів на склі експонування під час виконання кроку 1
Після завершення сканування дотримуйтеся наведеного нижче порядку дій (окрім випадку, коли форматом файлу вибрано JPEG).
1 | Якщо потрібно відсканувати додаткові сторінки оригіналів, розмістіть наступну сторінку на склі експонування та виберіть елемент <Сканув.наст. оригіналу>. Повторюйте цей крок, доки всі сторінки не будуть відскановані. Коли залишиться лише одна сторінка для сканування, переходьте до наступного кроку. |
2 | Виберіть елемент <Почати надс.>. Почнеться процес надсилання або збереження. |
Відображення екрана <Автентифікація файлу> або <Автентифікація SMTP>
Введіть ім’я та пароль і виберіть елемент <Застосувати>.
Ім’я файлу надісланого документа
Ім’я файлу для надісланого документа призначається автоматично в такому форматі: номер стану зв’язку (чотири цифри)_дата й час надсилання_номер документа (три цифри).розширення файлу. На початку імені файлу можна додати рядок довільних символів (Налаштування імені файлу).
Перевірка стану з’єднання
Якщо для параметра <Відобр. спов. про прийн. завд.> установити значення <Увімк.>, відобразиться екран підтвердження стану з’єднання. Якщо вибрати <Монітор стану>, можна переглянути стан надсилання. <Відобр. спов. про прийн. завд.>
Якщо сталася помилка надсилання електронною поштою
На адресу електронної пошти, установлену для апарата, іноді надходять сповіщення про помилки. Якщо не видаляти їх, у поштовій скриньці зрештою залишиться недостатньо місця (залежно від поштового сервера). Рекомендовано періодично очищувати поштову скриньку.
Очищення поштової скриньки
Під час очищення поштової скриньки всі повідомлення в поштовій скриньці на сервері підлягають видаленню. Зазначаючи обліковий запис електронної пошти, який ви постійно використовуєте, спочатку перевірте, чи в поштовій скриньці є повідомлення, які потрібно зберегти.
1 | Запустіть Remote UI (Інтерфейс віддаленого користувача) і виконайте вхід у режимі системного адміністратора. Початок роботи з Remote UI (Інтерфейс віддаленого користувача) |
2 | Клацніть елемент [Settings/Registration] на сторінці порталу. Екран Remote UI (Інтерфейс віддаленого користувача) |
3 | Виберіть елементи [TX Settings] [E-Mail/I-Fax Settings]. |
4 | Клацніть елемент [Clear] у розділі [Clear Mail Box]. |
5 | Прочитайте повідомлення, що відображається, і натисніть кнопку [OK]. Електронна пошта видаляється з поштової скриньки. |
|
Щоб дізнатися, як виконувати сканування з тими самими параметрами, див. розділ Змінення параметрів за промовчанням для функцій Щоб дізнатися, як зареєструвати комбінацію параметрів, щоб за потреби використовувати їх, див. розділ Реєстрація часто використовуваних параметрів |