Automatisk videresending og sikkerhetskopiering av mottatte fakser

Du kan konfigurere innstillingene slik at når du mottar en faks som oppfyller de forhåndsdefinerte videresendingsbetingelsene, blir faksen automatisk videresendt til eller lagret på et angitt mål. Du kan for eksempel konfigurere innstillingene slik at alle fakser fra et bestemt selskap lagres på en filserver.
Du kan også konfigurere innstillingene slik at alle mottatte fakser videresendes eller lagres, eller du kan angi bestemte dager eller tidsperioder for videresending eller lagring av fakser slik at for eksempel fakser som mottas på helligdager, videresendes via e-post.
Du kan lagre opptil 1000 videresendingsbetingelser. Hvis en mottatt faks oppfyller flere videresendingsbetingelser, blir faksen videresendt til eller lagret på det målet som er angitt for hver av de aktuelle videresendingsbetingelsene.

Mottakere som kan angis

Du kan angi følgende mottakere som er registrert i adresseboken, som videresendingsmål og lagringssteder (unntatt mottakere i den personlige adresselisten og brukergruppens adresseliste). Du kan også angi mål i en ekstern adressebok. Adressebøker som kan brukes

Faksnummer

E-postadresse (e-post og I-faks)

Fillagringsplassering (delt mappe, filserver og Avansert område på en annen maskin)

Gruppe

* Du kan også videresende eller lagre fakser i innboksen for konfidensielle fakser, slik at mottatte fakser forblir private. Konfigurere innstillinger for å motta konfidensielle fakser

* Du kan ikke angi en WebDAV-server som videresendingsmål eller lagringssted for mottatte I-fakser.

Du kan bare angi ett mål for hver videresendingsbetingelse. Hvis du imidlertid angir en gruppe, blir fakser videresendt eller lagret til alle destinasjoner som er registrert i gruppen.
Hvis det er spesifisert en gruppedestinasjon som inneholder en postboks som ikke støttes av maskinen, blir ikke dokumentet videresendt eller lagret i den postboksen.

Hvis du angir en e-postadresse eller en filplassering som mål, blir faksene videresendt eller lagret som TIFF-, PDF- eller XPS-filer.
Hvis du i tillegg angir en e-postadresse, videresendes fakser som filer vedlagt en e-post uten melding.

Denne delen beskriver hvordan du konfigurerer innstillingene ved bruk av kontrollpanelet. Du kan også konfigurere innstillingene på [Hjem]-skjermen i kontrollpanelet ved å velge [Mott./vidr.s.innstillinger]

[Videresendingsinnstillinger].
Du kan også konfigurere innstillingene ved å bruke Fjernkontrollen fra en datamaskin. Administrere maskinen fra en datamaskin (Fjernkontroll)
Administrator- eller EnhetsAdmin-rettigheter kreves.

Nødvendige forberedelser

Når du angir en annen mottaker enn et faksnummer som videresendingsmottaker eller lagringssted, må du klargjøre faksen slik at den videresendes eller lagres til denne mottakeren.

Når du angir en e-postadresse Konfigurere informasjon for e-postserveren

Når du angir en fillagringsplassering

Delt mappe

Opprett en delt mappe som fungerer som videresendingsmottaker eller lagringssted, etter behov. Opprette en delt mappe

FTP-server

Konfigurere PASV-modus når det er en brannmur mellom FTP-serveren og maskinen. Konfigurere FTP PASV-modus

Avansert område på en annen maskin eller Windows-server

Ingen forberedelser er nødvendige for videresending eller lagring av data.

Når du angir innboksen for konfidensielle fakser Stille inn en innboks for konfidensielle fakser

For å angi mottakere, må du først registrere dem i maskinens adressebok. Registrere mottakere (adresseboken)

Logg på maskinen som administrator. Logge på maskinen

På kontrollpanelet trykker du på [

Innst./Registrer] på [Hjem]-skjermbildet eller et annet skjermbilde. [Hjem]-skjermbilde

[Innstillinger/lagring]-skjermbildet vises.

Trykk på [Funksjonsinnstillinger]

[Motta/videresende]

[Fellesinnstillinger]

[Videresendingsinnstillinger].

[Videresendingsinnstillinger]-skjermbildet vises.

Trykk på [Lagre].

Skjermbildet for registrering av videresendingsbetingelser vises.

For å videresende eller lagre alle mottatte fakser (inkludert fakser som ikke oppfyller videresendingsbetingelsene) trykker du på [Vid.send uten betingelser], velger riktig mottaksmetode for fakser og fortsetter til trinn 7.

Angi betingelsesnavnet.

Trykk på [Betingelse navn], angi et navn for videresendingsbetingelsen, og trykk [OK].

Du kan trykke på [Forrige innst.]-knappene for å hente frem de tre sist registrerte videresendingsinnstillingene.

Angi videresendings- og lagringsbetingelsene.

Trykk på [Betingelser].

Angi videresendings- eller lagringsbetingelsene, og trykk på [OK].

Velg ønsket metode for mottak av fakser på rullegardinmenyen [Mottaksmetode].
Angi faksbetingelsene som skal gjelde for den valgte mottaksmetoden.

Når faks er valgt som mottaksmetode

Du kan angi faksnummer (avsenderens faksnummer), underadresse og passord som betingelser.
Velg en betingelse på rullegardinmenyen for hvert element, trykk på [Innstille], og skriv inn verdien ved hjelp av talltastene.
Hvis du ikke ønsker å angi et element som betingelse, velger du [Sett bort fra] eller [Finnes ikke].

Når avsenderens faksnummer er ukjent, eller når [TSI] er valgt, kontrollerer maskinen faksnummeret ved å bruke nummeret som er angitt på avsenderens faksmaskin.

Når I-faks er valgt som mottaksmetode

Du kan angi mål, avsender og emne som betingelser.
Velg en betingelse på rullegardinmenyen for hvert element, trykk på [Innstille], og skriv inn verdien.
Hvis du ikke ønsker å angi et element som betingelse, velger du [Sett bort fra].

Angi videresendingsmottaker eller lagringssted.

Når du spesifiserer en mottaker som er registrert i adresseboken

Trykk på [Videresendt til]

[Adressebok].

Skjermbildet for adresseboken vises.

Angi videresendingsmottakeren eller lagringsstedet, og trykk på [OK]. Angi mottakere (adressebok)

Hvis du angir et faksmål som videresendingsmål eller lagringssted, vil underadressen og passordet som er angitt for målet, bli deaktivert.

Når du angir innboksen for konfidensielle fakser (for å holde mottatte fakser private)

Velg [Videresendt til]

[Konfid. faksinnboks].

Velg innboksen for konfidensielle fakser som videresendingsmål eller lagringssted, og trykk på [OK].

Hvis du velger en innboks for konfidensielle fakser med en angitt e-postadresse, kan du velge [URL-sending] for å sende en e-postmelding med URL-adressen til innboksen for konfidensielle fakser når fakser videresendes eller lagres.

Trykk på [Neste].

Konfigurer innstillingene for videresending og lagring etter behov.

* Hvis du angir innboksen for konfidensielle fakser for videresending eller lagring, kan du bare konfigurere innstillingen [Angi v.sendtid].

[Filnavn]

Angi filnavnet når du videresender eller lagrer fakser.

[Emne]

Angi emnet når du videresender eller lagrer fakser.

[Lagre/skrive ut mottatt fil]

Angi om mottatte fakser skal skrives ut eller lagres i minnemottaksinnboksen når de videresendes eller lagres.

* Hvis du velger [På], blir fakser skrevet ut eller lagret i henhold til innstillingene for minnelås. Angi minnelås

Hvis minnelås ikke er angitt, skrives de mottatte faksene ut.

Hvis minnelås er aktivert, lagres mottatte fakser i minnemottaksinnboksen.

Knapp for angivelse av filformat

Velg filformatet for videresending eller lagring av fakser.
Hvis du velger PDF eller XPS, kan du også konfigurere tilleggsfunksjoner og innstillingene for oppdeling. Konfigurere innstillinger for filformat og oppdeling

[Angi v.sendtid]

Angi dag og klokkeslett for videresending eller lagring av mottatte fakser.

[Videresend. utført-varsel]

Konfigurer innstillingene slik at resultatene av videresendingen eller lagringen sendes via e-post når videresendingen eller lagringen er fullført.
Du kan angi en mottaker som er registrert i adresseboken, som varselmottaker.

[Varsel kun for feil]

Hvis [Videresend. utført-varsel] er angitt, kan du merke av i avmerkingsboksen for å sende varselet bare når det oppstår en feil.

Trykk på [OK].

Videresendingsbetingelsene registreres, og skjermbildet [Videresendingsinnstillinger] vises igjen.

Velg en videresendingsbetingelse som er registrert, og trykk på [Bekrefte/forkaste].

Den valgte videresendingsbetingelsen aktiveres.

Du kan trykke på [Andre operasj.]

[Skriv ut liste] for å skrive ut en liste over videresendingsbetingelsene.

Du kan trykke på [Andre operasj.]

[E-postprioritet] for å velge prioritetsnivå for e-posten når du videresender den via e-post eller I-faks.

Trykk på [Lukk].

MERK

Endre mottaksmetode for en videresendingsbetingelse

Du kan ikke endre mottaksmetoden etter at en videresendingsbetingelse er registrert. For å endre mottaksmetoden for en videresendingsbetingelse må du slette videresendingsbetingelsen og deretter registrere den på nytt.

Når en videresendingsbetingelse deaktiveres automatisk

Hvis du sletter det angitte målet fra adresseboken, deaktiveres videresendingsbetingelsen automatisk. Angi videresendingsmålet eller lagringsstedet på nytt, og aktiver deretter videresendingsbetingelsen igjen.

Når videresending mislykkes

Feil håndteres i henhold til den angitte metoden. [Håndtere filer med videresendingsfeil]

Automatisk videresending og sikkerhetskopiering av sendte fakser

Innstillingene beskrevet ovenfor gjelder videresending og lagring av mottatte fakser. Hvis du vil videresende eller lagre fakser som er sendt, automatisk, må du konfigurere egne innstillinger. Automatisk videresending og sikkerhetskopiering av sendte fakser