Overzicht van activiteiten bij verzending

In dit gedeelte worden de basis verzendhandelingen beschreven.

Voor de functies Scannen en Verzenden zijn de volgende verzendmethodes beschikbaar. Voor instructies voor het verzenden van een fax raadpleegt u "Verzenden van een fax."

Verzenden van een e-mailbericht

U kunt een document scannen en als bijlage meezenden met een e-mailbericht. U kunt het gescande document als een JPEG-, TIFF-, PDF-, XPS- of OOXML(pptx, docx)-bestand verzenden.

Verzenden van een I-fax

U kunt een document scannen en dit via internet als I-fax naar een bestemming verzenden. Er zijn twee soorten I-Fax, "Internetfax" en "Intranetfax". "Internetfax" kan documenten verzenden via een mailserver naar adressen via internet. "Intranetfax" gaat niet via een mailserver maar kan documenten rechtstreeks verzenden.

Ongeacht de afstand en de regio, helpt I-fax u de verzendkosten te reduceren door de transacties via internet te laten lopen. Wanneer u I-fax gebruikt, kunt u ook de scaninstellingen en de instellingen bij de bestemming aangeven.

Verzenden van een opdracht naar een bestandserver/geavanceerde ruimte

U kunt gescande afbeeldingen verzenden naar computers (bestandservers) en de geavanceerde ruimte van een andere machine uit de serie imageRUNNER ADVANCE die als een SMB-server of WebDAV-server is ingericht in het netwerk.

Verzenden van een opdracht naar een postvak

U kunt een document scannen en in een postbus opslaan. Indien één van de bestemmingen waarnaar u uw document verzendt een postbus is, dan wordt het document voor toekomstig gebruik in de geselecteerde postbus opgeslagen. Documenten in een postbus kunnen worden afgedrukt en naar andere bestemmingen worden verzonden.

BELANGRIJK
De verzendinstellingen voor de laatste verzendopdracht kunnen worden bewaard. Om alle instellingen te annuleren, drukt u op . De aangegeven bestemmingen worden niet bewaard.

Plaats uw originelen.

N.B.
Voor meer informatie over het plaatsen van uw originelen, raadpleegt u "Plaatsen van originelen."

Druk op

→ [Scannen en verzenden] .

Als de gewenste functie niet wordt weergegeven in het scherm Hoofdmenu, drukt u op [Alles weergeven].

Geef de bestemming op.

BELANGRIJK
Als u een adrestype inschakelt bij [Beperk nieuwe bestemming], kunt u geen nieuwe bestemmingen van dat type invoeren. Selecteer een opgeslagen bestemming via het lokale adresboek, het adresboek op afstand, de LDAP-server in [Adresboek] of druk op een snelkiestoets in [Sneltoets]. (Zie "Verzenden naar nieuwe adressen beperken.")

N.B.
Per keer kunt u max. 256 bestemmingen opgeven en er naar verzenden. Als u een groepsadres als bestemming opgeeft, wordt elk adres in die groep geteld als één bestemming. De op het scherm weergegeven pictogrammen zijn: : E-mail : Fax : I-Fax : Bestand : Groep : Postbus : Bcc : Cc

De volgende methodes zijn beschikbaar om bestemmingen op te geven:

1	Als u een bestemming opgeslagen in een adresboek wilt opgeven Raadpleeg het volgende, afhankelijk van het type adresboek. Bestemmingen opgeven via het adresboek (lokaal) Bestemmingen opgeven via het adresboek (op afstand) Bestemmingen opgeven via het adresboek (LDAP-server)
2	Als u een bestemming opgeslagen onder een snelkiestoets wilt opgeven Bestemmingen opgeven met snelkiestoetsen
3	Als u een bestemming die niet is opgeslagen in een adresboek wilt opgeven Raadpleeg de volgende gedetailleerde procedures, afhankelijk van het adres of de server die u wilt opgeven. Bestemming opgeven door een e-mailadres in te voeren Bestemmingen opgeven door een I-faxadres in te voeren Bestemming opgeven door een bestandserver in te voeren Opslaan in een Geavanceerde ruimte
4	Als u een bestemming opgeslagen in Favoriete instellingen wilt opgeven Favorieteninstellingen
5	Als u uw persoonlijke map als bestemming wenst op te geven Uw persoonlijke map instellen als bestemming
6	Als u uw eigen e-mailadres als bestemming wilt opgeven Eigen e-mailadres als bestemming instellen
7	Als u Cc- en/of Bcc-adressen wilt opgeven Instellen van Cc en Bcc adressen

Geef de gewenste scaninstellingen aan.

U kunt op [Opties] drukken om handige scanmodi te selecteren. U kunt ook gecombineerde modi gebruiken.

Druk op

om de gewenste modus weer te geven.

Raadpleeg de betreffende paragraaf voor meer informatie over het instellen van de modus.

Druk op

Als het origineel op de glasplaat ligt, volgt u de instructies op het aanraakscherm → druk op

Wanneer het scannen is voltooid, drukt u op [Start verzenden].

Als een melding wordt weergegeven waarin wordt aangegeven dat het scannen is geannuleerd omdat de datagrootte van het gescande origineel de maximale datagrootte overschrijdt, scant u het origineel opnieuw.

U kunt dan scannen door de volgende instellingen te wijzigen.

Stel het gegevenscompressiepercentage in op [Hoge verhouding]. (Zie "Datacompressieverhouding.")

Verlaag de resolutie (Zie "Resolutie instellen.")

Verminder de beeldscherpte (Zie "Beeldscherpte aanpassen.")

N.B.
De machine detecteert automatisch het formaat van het origineel. Als u naar een e-mail of I-faxadres wilt verzenden, verschijnt wellicht een scherm voor invoer van de gebruikersnaam en wachtwoord. Dit is afhankelijk van de instellingen voor e-mail/I-fax. Als het scherm verschijnt, voert u de gebruikersnaam en het wachtwoord in die zijn geregistreerd bij SMTP-authentificatie. (Zie "Standaard communicatie-instellingen voor E-mail/I-Fax.") Als u naar een bestandserver probeert te verzenden waarvoor [Bevestig voor verzenden] is ingeschakeld, wordt een scherm weergegeven waarin u gevraagd wordt om een gebruikersnaam en een wachtwoord in te voeren. In dit geval voert u het wachtwoord van de bestandsserver in. Als u een bestandsserver in een groepsadres wilt registreren, schakelt u [Bevestig voor verzenden] uit. U kunt niet verzenden naar een groepsadres met een bestandserver waarvoor Voer telkens wachtwoord in is ingeschakeld. (Zie "Bestandserveradres registreren.") Als u Voorbeeldmodus instelt op 'Aan', kunt u de afbeeldingen bekijken op het voorbeeldscherm voordat u uw document verzendt. (Zie "Voorbeeld.")

N.B.

De machine detecteert automatisch het formaat van het origineel.

Als u naar een e-mail of I-faxadres wilt verzenden, verschijnt wellicht een scherm voor invoer van de gebruikersnaam en wachtwoord. Dit is afhankelijk van de instellingen voor e-mail/I-fax. Als het scherm verschijnt, voert u de gebruikersnaam en het wachtwoord in die zijn geregistreerd bij SMTP-authentificatie. (Zie "Standaard communicatie-instellingen voor E-mail/I-Fax.")

Als u naar een bestandserver probeert te verzenden waarvoor [Bevestig voor verzenden] is ingeschakeld, wordt een scherm weergegeven waarin u gevraagd wordt om een gebruikersnaam en een wachtwoord in te voeren. In dit geval voert u het wachtwoord van de bestandsserver in. Als u een bestandsserver in een groepsadres wilt registreren, schakelt u [Bevestig voor verzenden] uit. U kunt niet verzenden naar een groepsadres met een bestandserver waarvoor Voer telkens wachtwoord in is ingeschakeld. (Zie "Bestandserveradres registreren.")

Als u Voorbeeldmodus instelt op 'Aan', kunt u de afbeeldingen bekijken op het voorbeeldscherm voordat u uw document verzendt. (Zie "Voorbeeld.")

Wanneer het scannen is voltooid, verwijdert u uw originelen.

BELANGRIJK
Als u Microsoft Exchange Server 2003 of 2007 gebruikt, kan in de volgende situaties een verzendfout optreden wanneer u een e-mailbericht verstuurt. In deze situatie dient u de met SSO-H ingelogde gebruiker toe te voegen aan de machine bij [Verzenden in naam van] in [Afleveringsopties] in [Uitwisseling algemeen]. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met de beheerder. Wanneer een gebruiker via SSO-H is ingelogd op de machine Als <SMTP-authentificatie (SMTP AUTH)> is ingesteld op 'Aan' in [Communicatie-instellingen] Nadat een opdracht is verzonden, kunnen de verzendinstellingen bewaard blijven, met uitzondering van de aangegeven bestemmingen. Om alle instellingen te annuleren, drukt u op . Om andere opdrachten te verzenden met dezelfde instellingen, geeft u de bestemmingen aan voor de opdrachten omdat de bestemming die voor de vorige opdracht was aangegeven niet wordt bewaard.

BELANGRIJK

Als u Microsoft Exchange Server 2003 of 2007 gebruikt, kan in de volgende situaties een verzendfout optreden wanneer u een e-mailbericht verstuurt. In deze situatie dient u de met SSO-H ingelogde gebruiker toe te voegen aan de machine bij [Verzenden in naam van] in [Afleveringsopties] in [Uitwisseling algemeen]. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met de beheerder.

Wanneer een gebruiker via SSO-H is ingelogd op de machine

Als <SMTP-authentificatie (SMTP AUTH)> is ingesteld op 'Aan' in [Communicatie-instellingen]

Nadat een opdracht is verzonden, kunnen de verzendinstellingen bewaard blijven, met uitzondering van de aangegeven bestemmingen.

Om alle instellingen te annuleren, drukt u op

Om andere opdrachten te verzenden met dezelfde instellingen, geeft u de bestemmingen aan voor de opdrachten omdat de bestemming die voor de vorige opdracht was aangegeven niet wordt bewaard.

N.B.
Wij adviseren u om de volgende onderwerpen te lezen voordat u de verzendfunctie gebruikt: Hoofdschakelaar en de toets Energiebesparing (Zie "Hoofdschakelaar en energiebesparingstoets.") Tekens invoeren via het touch panel display (Zie "Tekens invoeren via het touch panel display.") Periodiek onderhoud (Zie "Routine Cleaning.") U kunt een rapport afdrukken dat de resultaten van alle verzendopdrachten vermeldt. (Raadpleeg "Verzenden TX rapport" en "Communicatiebeheerrapport.") Als u een inlogservice gebruikt, is het noodzakelijk om met de juiste procedure voor de desbetreffende inlogservice in te loggen op de machine. Als u Afdelings-ID-beheer gebruikt in combinatie met de Kopiekaartlezer-F, raadpleegt u "Kopiekaartlezer-F." Als u afdelings-ID-beheer gebruikt, raadpleegt u "Invoeren van het Afdeling-ID en de PIN." Zie "Aanmeldingsservice." voor instructies voor het instellen van de inlogservice SSO-H. Het maximale aantal verzendopdrachten dat de machine kan verwerken bedraagt 120 (maar als er faxopdrachten zijn met foutcodes, kan de machine maximaal 64 faxopdrachten verwerken). Het werkelijke aantal verzendopdrachten dat de machine kan verwerken, is wellicht minder dan 120. Dit is afhankelijk van de volgende condities: Indien er meerdere documenten gelijktijdig worden verzonden Indien omvangrijke documenten worden verzonden Wanneer voor de postbus en de fax/I-fax postbus veel geheugen wordt gebruikt Voor instructies over het annuleren van een verzendopdracht raadpleegt u "Annuleren van een opdracht." U kunt een verzendopdracht ook annuleren via het scherm Status monitor/Annuleren. (Zie "Annuleren van een opdracht die wordt verzonden of wacht om verzonden te worden.") Wanneer meerdere vellen tegelijk worden ingevoerd Het scannen wordt gestaakt en de melding wordt op het scherm weergegeven. Volg de instructies om de opstopping te verwijderen. Als u de opstopping hebt verwijderd wordt het scherm opdracht hervatten weergegeven. Als de machine ten onrechte de invoer van meerdere vellen detecteert, drukt u op [Aanvoer meerdere vellen niet detecteren] om het scannen te hervatten. Om de machine voortaan niet meer te laten melden over aanvoering meerdere vellen, voert u een van de volgende bewerkingen uit. Elke keer dat u een document verzendt, drukt u op [Opties] op het scherm Basisfuncties scannen → selecteer [Aanvoer meerdere vellen detect.] om de instelling uit te schakelen. Stel [Stel detectie invoer van meerdere vellen standaard in] in op [Uit] (Zie "De standaardinstelling voor de herkenning van de invoer van meerdere vellen wijzigen.")

N.B.

Wij adviseren u om de volgende onderwerpen te lezen voordat u de verzendfunctie gebruikt:

Hoofdschakelaar en de toets Energiebesparing (Zie "Hoofdschakelaar en energiebesparingstoets.")

Tekens invoeren via het touch panel display (Zie "Tekens invoeren via het touch panel display.")

Periodiek onderhoud (Zie "Routine Cleaning.")

U kunt een rapport afdrukken dat de resultaten van alle verzendopdrachten vermeldt. (Raadpleeg "Verzenden TX rapport" en "Communicatiebeheerrapport.")

Als u een inlogservice gebruikt, is het noodzakelijk om met de juiste procedure voor de desbetreffende inlogservice in te loggen op de machine.

Als u Afdelings-ID-beheer gebruikt in combinatie met de Kopiekaartlezer-F, raadpleegt u "Kopiekaartlezer-F."

Als u afdelings-ID-beheer gebruikt, raadpleegt u "Invoeren van het Afdeling-ID en de PIN."

Zie "Aanmeldingsservice." voor instructies voor het instellen van de inlogservice SSO-H.

Het maximale aantal verzendopdrachten dat de machine kan verwerken bedraagt 120 (maar als er faxopdrachten zijn met foutcodes, kan de machine maximaal 64 faxopdrachten verwerken). Het werkelijke aantal verzendopdrachten dat de machine kan verwerken, is wellicht minder dan 120. Dit is afhankelijk van de volgende condities:

Indien er meerdere documenten gelijktijdig worden verzonden

Indien omvangrijke documenten worden verzonden

Wanneer voor de postbus en de fax/I-fax postbus veel geheugen wordt gebruikt

Voor instructies over het annuleren van een verzendopdracht raadpleegt u "Annuleren van een opdracht."

U kunt een verzendopdracht ook annuleren via het scherm Status monitor/Annuleren. (Zie "Annuleren van een opdracht die wordt verzonden of wacht om verzonden te worden.")

Wanneer meerdere vellen tegelijk worden ingevoerd

Het scannen wordt gestaakt en de melding wordt op het scherm weergegeven. Volg de instructies om de opstopping te verwijderen. Als u de opstopping hebt verwijderd wordt het scherm opdracht hervatten weergegeven. Als de machine ten onrechte de invoer van meerdere vellen detecteert, drukt u op [Aanvoer meerdere vellen niet detecteren] om het scannen te hervatten.

Om de machine voortaan niet meer te laten melden over aanvoering meerdere vellen, voert u een van de volgende bewerkingen uit.

Elke keer dat u een document verzendt, drukt u op [Opties] op het scherm Basisfuncties scannen → selecteer [Aanvoer meerdere vellen detect.] om de instelling uit te schakelen.

Stel [Stel detectie invoer van meerdere vellen standaard in] in op [Uit] (Zie "De standaardinstelling voor de herkenning van de invoer van meerdere vellen wijzigen.")