Lähetystoimintojen kulku

Tässä jaksossa kerrotaan tavallisten lähetystöiden työnkulusta.

Seuraavanlaisia lähetysmenetelmiä on käytettävissä Skannaa ja Lähetä -toiminnoissa. Ohjeet faksin lähettämiseksi, katso "Faksin lähettäminen."

Sähköpostiviestin lähettäminen

Voit skannata asiakirjan ja lähettää sen sähköpostiviestin liitetiedostona. Voit lähettää skannatun asiakirjan JPEG, TIFF, PDF, XPS, OOXML(pptx, docx) -tiedostona.

I-faksin lähettäminen

Voit skannata asiakirjan ja lähettää sen vastaanottajalle I-faksina Internetin välityksellä. I-fakseja on kahta tyyppiä, "Internet Fax" ja "Intranet Fax." "Internet Fax" voi lähettää asiakirjoja postipalvelimen kautta internetissä oleviin osoitteisiin. "Intranet Fax" ei kulje postipalvelimen kautta, vaan lähettää asiakirjat suoraan.

Riippumatta etäisyyksistä tai sijainnista, I-faksi pienentää lähetyskuluja tekemällä lähetykset internetin kautta. Voit määrittää myös skannausasetukset ja vastaanoton asetukset käytettäessä i-faksia.

Työn lähettäminen Tiedostopalvelimelle/Lisätilaan

Voit lähettää skannattuja kuvia tietokoneisiin (tiedostopalvelimiin) ja toisen verkossa olevan SMB-palvelimena tai WebDAV-palvelimena toimivan imageRUNNER ADVANCE -sarjan laitteen Lisätilaan.

Työn lähettäminen Lokeroon

Voit skannata asiakirjan ja tallentaa sen lokeroon. Jos sisällytät lokeron yhdeksi vastaanottajista joille lähetät asiakirjan, asiakirja tallennetaan valittuun lokeroon myöhempää käyttöä varten. Lokeroon tallennetut asiakirjat voidaan tulostaa ja lähettää muille vastaanottajille.

TÄRKEÄÄ
Viimeksi lähetetyn työn lähetysasetukset saattavat olla tallella. Peruuta asetukset painamalla . Määritetyt vastaanottajat eivät ole tallella.

Aseta alkuperäiset.

HUOMAUTUS
Ohjeet alkuperäisten asettamiseksi, katso "Alkuperäisten asettaminen."

Paina

→ [Skannaa ja lähetä].

Jos haluamasi toiminto ei näy Päävalikon ikkunassa, paina [Näytä kaikki].

Määritä vastaanottaja.

TÄRKEÄÄ
Jos asetat osoitetyypin asentoon 'Kyllä' kohdassa [Rajoita uusien vastaanottajien määrää], et voi syöttää uusia sen tyyppisiä vastaanottajia. Valitse tallennettu vastaanottaja käyttämällä Paikallista osoitekirjaa, Etäosoitekirjaa, LDAP-palvelinta kohdassa [Osoitekirja] tai painamalla pikavalintapainiketta kohdassa [Pikavalinta]. (Katso "Estä lähettäminen uusiin osoitteisiin.")

HUOMAUTUS
Voit määrittää enintään 256 vastaanottajaa samalla kerralla. Jos määrität ryhmäosoitteen vastaanottajaksi, kukin ryhmään tallennettu osoite lasketaan yhdeksi vastaanottajaksi. Näytössä on seuraavat kuvakkeet: : S-posti : Faksi : I-faksi : Tiedosto : Ryhmä : Lokero : Bcc : Cc

Seuraavat menetelmät ovat käytettävissä kun määrität vastaanottajia:

1	Jos haluat määrittää vastaanottajan joka on tallennettu Osoitekirjaan. Tutustu seuraavaan, riippuen osoitekirjan tyypistä. Vastaanottajien määrittäminen käyttämällä Osoitekirjaa (Paikallinen) Vastaanottajien määrittäminen käyttämällä Osoitekirjaa (Etä) Vastaanottajien määrittäminen käyttämällä Osoitekirjaa (LDAP-palvelin)
2	Jos haluat määrittää vastaanottajan joka on tallennettu Pikavalintapainikkeeseen Vastaanottajien määrittäminen pikavalintapainikkeilla
3	Jos haluat määrittää vastaanottajan jota ei ole tallennettu Osoitekirjaan. Tutustu seuraaviin toimintaohjeisiin määritettävän osoitteen tai palvelimen mukaan. Vastaanottajan määrittäminen syöttämällä sähköpostiosoite Vastaanottajien määrittäminen syöttämällä I-faksiosoite Vastaanottajan määrittäminen syöttämällä Tiedostopalvelin Lisätilaan tallentaminen
4	Jos haluat määrittää vastaanottajan joka on tallennettu Suosikkiasetuksiin. Suosikkiasetukset
5	Jos haluat määrittää oman henkilökohtaisen kansiosi vastaanottajaksi. Henkilökohtaisen kansion asettaminen vastaanottajaksi
6	Jos haluat määrittää oman s-postiosoitteesi vastaanottajaksi. Oman sähköpostiosoitteen asettaminen vastaanottajaksi
7	Jos haluat määrittää Cc ja/tai Bcc -osoitteita Cc- ja Bcc-osoitteiden asettaminen

Määritä halutut skannausasetukset.

Voit painaa [Lisäasetukset] valitaksesi hyödyllisiä skannaustoimintoja. Voit myös käyttää toimintojen yhdistelmiä.

Paina

tai

saadaksesi näkyviin haluamasi toiminnon.

Katso lisätiedot kyseistä toimintoa käsittelevästä jaksosta.

Valitse

Jos alkuperäinen on asetettu valotuslasille, noudata kosketusnäyttöön tulevia ohjeita → paina

Kun skannaus on valmis, paina [Aloita lähetys].

Jos näyttöön tulee viesti joka ilmoittaa että skannaus peruutettiin sillä skannatun alkuperäisen datan koko ylittää datan enimmäiskoon, skannaa alkuperäinen uudelleen.

Voit ehkä pystyä skannaamaan muuttamalla seuraavat asetukset.

Aseta datan pakkaussuhteeksi [Suuri suhde]. (Katso "Datan pakkaussuhde.")

Vähennä tarkkuutta (Katso "Tarkkuuden asettaminen.")

Vähennä terävyyttä (Katso "Kuvan terävyyden säätäminen.")

HUOMAUTUS
Laite tunnistaa automaattisesti alkuperäisen koon: Jos haluat lähettää s-posti- tai I-faksiosoitteeseen, saattaa avautua ikkuna käyttäjänimen ja salasanan syöttämiseksi, riippuen s-postin/I-faksin asetuksista. Jos ikkuna avautuu, syötä käyttäjänimi ja salasana jotka on tallennettu SMTP-autentikointiin. (Katso "S-postin/I-Faksin yleiset liikennöintiasetukset.") Jos yrität lähettää tiedostopalvelimelle jossa [Vahvista ennen lähetystä.] on asennossa 'Kyllä', avautuu ikkuna joka kehottaa syöttämään salasanan. Jos näin käy, syötä tiedostopalvelimen salasana. Jos haluat tallentaa tiedostopalvelimen ryhmäosoitteeseen, aseta [Vahvista ennen lähetystä.] asentoon 'Ei'. Et voi lähettää ryhmäosoitteeseen joka sisältää tiedostopalvelimen, jossa Syötä salasana joka kerta -asetus on 'Kyllä'. (Katso "Tiedostopalvelimen osoitteen tallentaminen.") Jos asetat Esikatselu-toiminnon asentoon 'Kyllä', voit varmistaa kuvat Esikatselu-ikkunasta ennen kuin lähetät asiakirjan. (Katso "Esikatselu.")

HUOMAUTUS

Laite tunnistaa automaattisesti alkuperäisen koon:

Jos haluat lähettää s-posti- tai I-faksiosoitteeseen, saattaa avautua ikkuna käyttäjänimen ja salasanan syöttämiseksi, riippuen s-postin/I-faksin asetuksista. Jos ikkuna avautuu, syötä käyttäjänimi ja salasana jotka on tallennettu SMTP-autentikointiin. (Katso "S-postin/I-Faksin yleiset liikennöintiasetukset.")

Jos yrität lähettää tiedostopalvelimelle jossa [Vahvista ennen lähetystä.] on asennossa 'Kyllä', avautuu ikkuna joka kehottaa syöttämään salasanan. Jos näin käy, syötä tiedostopalvelimen salasana. Jos haluat tallentaa tiedostopalvelimen ryhmäosoitteeseen, aseta [Vahvista ennen lähetystä.] asentoon 'Ei'. Et voi lähettää ryhmäosoitteeseen joka sisältää tiedostopalvelimen, jossa Syötä salasana joka kerta -asetus on 'Kyllä'. (Katso "Tiedostopalvelimen osoitteen tallentaminen.")

Jos asetat Esikatselu-toiminnon asentoon 'Kyllä', voit varmistaa kuvat Esikatselu-ikkunasta ennen kuin lähetät asiakirjan. (Katso "Esikatselu.")

Poista alkuperäinen kun skannaus on valmis.

TÄRKEÄÄ
Jos käytössäsi on Microsoft Exchange Server 2003 tai 2007, sähköpostin lähetys saattaa keskeytyä virheeseen seuraavissa tapauksissa. Jos näin käy, sinun tulisi lisätä laitteeseen kirjautunut käyttäjä käyttämällä SSO-H:ta kohtaan [Lähetys jonkun puolesta] kohdassa [Toimitusvaihtoehdot] kohdassa [Exchange General]. Lisätietoja saat pääkäyttäjältä. Kun käyttäjä on kirjautunut laitteeseen käyttämällä SSO-H:ta Kun <SMTP-autentikointi (SMTP-autent.)> on asennossa 'Kyllä' kohdassa [Liikennöintiasetukset] Kun työ on lähetetty, lähetysasetukset saattavat jäädä voimaan lukuunottamatta määritettyjä vastaanottajia. Peruuta asetukset painamalla . Lähettääksesi muita töitä samolla asetuksilla, määritä töiden vastaanottajat, sillä edellisen työn vastaanottaja ei ole tallella.

TÄRKEÄÄ

Jos käytössäsi on Microsoft Exchange Server 2003 tai 2007, sähköpostin lähetys saattaa keskeytyä virheeseen seuraavissa tapauksissa. Jos näin käy, sinun tulisi lisätä laitteeseen kirjautunut käyttäjä käyttämällä SSO-H:ta kohtaan [Lähetys jonkun puolesta] kohdassa [Toimitusvaihtoehdot] kohdassa [Exchange General]. Lisätietoja saat pääkäyttäjältä.

Kun käyttäjä on kirjautunut laitteeseen käyttämällä SSO-H:ta

Kun <SMTP-autentikointi (SMTP-autent.)> on asennossa 'Kyllä' kohdassa [Liikennöintiasetukset]

Kun työ on lähetetty, lähetysasetukset saattavat jäädä voimaan lukuunottamatta määritettyjä vastaanottajia.

Peruuta asetukset painamalla

Lähettääksesi muita töitä samolla asetuksilla, määritä töiden vastaanottajat, sillä edellisen työn vastaanottaja ei ole tallella.

HUOMAUTUS
Suosittelemme että luet seuraavat aiheet ennen kuin käytät Lähetystoimintoa: Päävirta ja Tehonsäästöpainike (Katso "Päävirta ja Tehonsäästöpainike.") Merkkien kirjoittaminen kosketusnäytön painikkeilla (Katso "Merkkien kirjoittaminen kosketusnäytön painikkeilla.") Säännöllinen ylläpito (Katso "Routine Cleaning.") Voit tulostaa raportin, joka sisältää kaikkien lähetystöiden tulokset. (Katso "Lähetysraportti" ja "Yhteyksien hallintaraportti.") Jos käytössäsi on kirjautumispalvelu, laitteelle täytyy kirjautua käyttäen ko. kirjautumispalveluun kuuluvia toimenpiteitä. Jos käytät osastotunnusten hallintaa ja käytössäsi on Kopiokortinlukija F, katso "Kopiokortinlukija F." Jos käytät osastotunnusten hallintaa, katso "Osastotunnuksen ja PIN-koodin syöttäminen." Lisätietoja SSO-H -kirjautumispalvelun asettamisesta, katso "Kirjautumispalvelu." Laite voi käsitellä enintään 120 lähetettävää työtä (Jos mukana on virhekoodeilla varustettuja faksitöitä, käsiteltävien faksitöiden enimmäismäärä on 64). Käsiteltävien lähetystöiden määrä saattaa kuitenkin olla vähemmän kuin 120, riippuen seuraavista seikoista: Kun useita asiakirjoja lähetetään samanaikaisesti Kun lähetettävät asiakirjat ovat suuria Kun Lokerot ja Faksin/I-faksin vastaanottolokero käyttävät paljon muistia. Ohjeet lähetystyön peruuttamiseksi, katso "Työn peruuttaminen." Voit peruuttaa lähetystyön myös Tilavalvonta/Peruuta-ikkunasta. (Katso "Lähetettävien tai lähettämistä odottavien asiakirjojen peruuttaminen.") Kun useita arkkeja on syötetty Skannaus pysähtyy ja näyttöön tulee viesti. Poista tukos toimimalla ohjeiden mukaan. Kun olet poistanut tukoksen, työn jatkamisen näyttö tulee esiin. Jos laite havaitsee virheellisesti usean arkin syötön, jatka skannausta valitsemalla [Älä tunnista arkinsyöttölaitetta]. Jos haluat asettaa laitteen etukäteen olemaan ilmoittamatta usean arkin syötöstä, tee yksi seuraavista toimista. Aina, kun lähetät asiakirjan, valitse [Lisäasetukset] skannauksen perustoimintojen näytössä → poista asetus käytöstä valitsemalla [Tunnista arkinsyöttölaite]. Määritä [Aseta monen arkin havaits. syöttölaitt. oletukseksi] asetukseksi [Ei] (Katso "Useiden arkkien syötön havaitsemisen oletusasetuksen muuttaminen.")

HUOMAUTUS

Suosittelemme että luet seuraavat aiheet ennen kuin käytät Lähetystoimintoa:

Päävirta ja Tehonsäästöpainike (Katso "Päävirta ja Tehonsäästöpainike.")

Merkkien kirjoittaminen kosketusnäytön painikkeilla (Katso "Merkkien kirjoittaminen kosketusnäytön painikkeilla.")

Säännöllinen ylläpito (Katso "Routine Cleaning.")

Voit tulostaa raportin, joka sisältää kaikkien lähetystöiden tulokset. (Katso "Lähetysraportti" ja "Yhteyksien hallintaraportti.")

Jos käytössäsi on kirjautumispalvelu, laitteelle täytyy kirjautua käyttäen ko. kirjautumispalveluun kuuluvia toimenpiteitä.

Jos käytät osastotunnusten hallintaa ja käytössäsi on Kopiokortinlukija F, katso "Kopiokortinlukija F."

Jos käytät osastotunnusten hallintaa, katso "Osastotunnuksen ja PIN-koodin syöttäminen."

Lisätietoja SSO-H -kirjautumispalvelun asettamisesta, katso "Kirjautumispalvelu."

Laite voi käsitellä enintään 120 lähetettävää työtä (Jos mukana on virhekoodeilla varustettuja faksitöitä, käsiteltävien faksitöiden enimmäismäärä on 64). Käsiteltävien lähetystöiden määrä saattaa kuitenkin olla vähemmän kuin 120, riippuen seuraavista seikoista:

Kun useita asiakirjoja lähetetään samanaikaisesti

Kun lähetettävät asiakirjat ovat suuria

Kun Lokerot ja Faksin/I-faksin vastaanottolokero käyttävät paljon muistia.

Ohjeet lähetystyön peruuttamiseksi, katso "Työn peruuttaminen."

Voit peruuttaa lähetystyön myös Tilavalvonta/Peruuta-ikkunasta. (Katso "Lähetettävien tai lähettämistä odottavien asiakirjojen peruuttaminen.")

Kun useita arkkeja on syötetty

Skannaus pysähtyy ja näyttöön tulee viesti. Poista tukos toimimalla ohjeiden mukaan. Kun olet poistanut tukoksen, työn jatkamisen näyttö tulee esiin. Jos laite havaitsee virheellisesti usean arkin syötön, jatka skannausta valitsemalla [Älä tunnista arkinsyöttölaitetta].

Jos haluat asettaa laitteen etukäteen olemaan ilmoittamatta usean arkin syötöstä, tee yksi seuraavista toimista.

Aina, kun lähetät asiakirjan, valitse [Lisäasetukset] skannauksen perustoimintojen näytössä → poista asetus käytöstä valitsemalla [Tunnista arkinsyöttölaite].

Määritä [Aseta monen arkin havaits. syöttölaitt. oletukseksi] asetukseksi [Ei] (Katso "Useiden arkkien syötön havaitsemisen oletusasetuksen muuttaminen.")