افزایش امنیت فایل های الکترونیکی
فایل های الکترونیکی در معرض تهدیدهای امنیتی قرار دارند از جمله فایل هایی که به راحتی مشاهده می شوند و بدون به جا گذاشتن اثری دستکاری می شوند. هنگام اسکن کردن مدارک مهم می توانید امنیت فایل ها را از طریق رمزگذاری یا افزودن امضای دیجیتال افزایش دهید.
برای اطلاع از محصولات اختیاری مورد نیاز جهت استفاده از این عملکرد و فرمت های فایل، به گزینه های سیستم مراجعه کنید.
تنها فایل های PDF قابل رمزگذاری هستند.
فایل های PDF و XPS می توانند امضای دیجیتال داشته باشند.
برای فایل های PDF، امکان استفاده از عملکردهای رمزنگاری و امضای دیجیتال به همراه یکدیگر وجود دارد.
انجام رمزگذاری
افزودن امضای دیجیتال

انجام رمزگذاری

با تنظیم کلمه عبور هنگام اسکن کردن سند اصلی، فایل های PDF می توانند برای ارسال/ذخیره رمزگذاری شوند. اینکار خطر مشاهده یا ویرایش فایل PDF را توسط دیگران کاهش می دهد.
1
سند اصلی را قرار دهید. قرار دادن اسناد اصلی
2
<Scan and Send‎> را فشار دهید. صفحه <Home>
3
مقصد را در صفحه "ویژگی های اصلی اسکن" مشخص کنید. صفحه "ویژگی های اصلی اسکن"
4
دکمه تنظیم را برای فرمت فایل فشار دهید.
5
<PDF>‏  <Set Details>‏  <Encrypt> را فشار دهید.
برای انجام رمزگذاری، باید <Format to PDF/A> را غیرفعال کنید.
در صورتی که ‎<Auto (OCR)>‎ برای <File Name> تنظیم شده باشد، نمی توانید حالت PDF رمزگذاری شده را تنظیم کنید.
این حالت تنها زمانی قابل استفاده است که آدرس ایمیل یا سرور فایل به عنوان مقصد مشخص شده باشد.
6
کلمه عبور را تنظیم کنید و <OK> را فشار دهید.
<Encryption Level>
سطح رمزگذاری را انتخاب کنید. اگر می خواهید از <Acrobat 9.0 or Equivalent/256-bit AES> به جای <Acrobat 10.0 or Equivalent/256-bit AES> به عنوان سطح رمزگذاری استفاده کنید، از این تنظیم برای تغییر انتخاب های خود استفاده نمایید. <256-bit AES Settings for Encrypted PDF>
<Password Required to Open Document>
به شما امکان می دهد کلمه عبوری تنظیم کنید که هنگام باز کردن فایل به آن نیاز دارید. برای وارد کردن کلمه عبور، <Password Required to Open Document>‏  <Password to Open Doc.‎> را فشار دهید.
<Password Required to Change Permission>
می توانید کلمه عبوری تنظیم کنید که هنگام چاپ یا ویرایش فایل (مثلاً حذف صفحات و همچنین برای تعیین عملیات مجاز) مورد نیاز است. برای وارد کردن کلمه عبور، <Password Required to Change Permission>‏  <Permission Password> را فشار دهید و سپس <Set Details> را فشار داده و عملیات های مجاز را مشخص نمایید.
<Allow Printing>
<Do Not Allow>: چاپ مجاز نیست.
(حتی اگر <Do Not Allow> را انتخاب کنید، اگر سند با کلمه عبور مجوز در Adobe Acrobat 5 یا نسخه قدیمی تر باز شود، می تواند چاپ شود.)
‎<Allow (Low Resolution Only)>‎: تنها چاپ با وضوح پایین مجاز است.
(تنها زمانی که <Acrobat 6.0 or Later/128-bit RC4>‏، <Acrobat 7.0 or Later/128-bit AES>‏، <Acrobat 9.0 or Equivalent/256-bit AES> یا <Acrobat 10.0 or Equivalent/256-bit AES> را انتخاب کنید ظاهر می شود.)
<Allow>: چاپ مجاز است.
<Allow Changes>
<Do Not Allow>: تغییر فایل ها مجاز نیست.
<Insert, Delete, or Rotate Pages>: وارد کردن، حذف کردن و چرخاندن صفحات مجاز است. (تنها زمانی که <Acrobat 6.0 or Later/128-bit RC4>‏، <Acrobat 7.0 or Later/128-bit AES>‏، <Acrobat 9.0 or Equivalent/256-bit AES> یا <Acrobat 10.0 or Equivalent/256-bit AES> را انتخاب کنید ظاهر می شود.)
<Signature Field Signing>: اگر از قبل قسمت امضاء در PDF موجود باشد، افزودن امضای دیجیتالی به قسمت امضا مجاز است. (تنها زمانی که <Acrobat 6.0 or Later/128-bit RC4>‏، <Acrobat 7.0 or Later/128-bit AES>‏، <Acrobat 9.0 or Equivalent/256-bit AES> یا <Acrobat 10.0 or Equivalent/256-bit AES> را انتخاب کنید ظاهر می شود.)
<Commenting and Signature Field Signing>: افزودن نظرات و افزودن امضای دیجیتالی به قسمت امضا (اگر از قبل قسمت امضا در PDF موجود باشد) مجاز است.
<Changes but Add Comments/Extract Pages>: تغییرات در سند مجاز است به جز برای افزودن نظرات و استخراج صفحات. (تنها اگر <Acrobat 3.0 or Later/40-bit RC4> را انتخاب کنید، ظاهر می شود.)
<Changes but Extract Pages>: تغییر فایل ها به جز برای استخراج صفحات مجاز است.
<Enable Copying and Extraction of Images/Text>
تنها زمانی که موردی به جز <Acrobat 3.0 or Later/40-bit RC4> را برای <Encryption Level> انتخاب کنید، ظاهر می شود. اگر این مورد را انتخاب کنید، می توانید تصویر/متن را از فایل اسکن شده کپی یا استخراج کنید.
<Enable Access for Visually Impaired>
تنها زمانی که موردی به جز <Acrobat 3.0 or Later/40-bit RC4> را برای <Encryption Level> انتخاب کنید، ظاهر می شود. انتخاب این مورد عملکردهای خواندن متن موجود در فایل را با صدای بلند برای افرادی که دارای مشکل بینایی هستند فعال می کند.
<Enable Accessibility, Copy, Extraction of Image/Text>
تنها زمانی که <Acrobat 3.0 or Later/40-bit RC4> را برای <Encryption Level> انتخاب کنید، ظاهر می شود. انتخاب این کلید همزمان <Enable Copying and Extraction of Images/Text> و <Enable Access for Visually Impaired> را تنظیم می کند.
اگر از طریق مدیریت تأیید اعتبار شخصی وارد دستگاه شوید (مدیریت کاربران)، دکمه <Store Password> نشان داده می شود. فشار دادن این دکمه موجب ذخیره کلمات عبوری می شود که وارد کردید، به این ترتیب نیازی نیست برای تنظیم بعدی کلمه عبور را وارد کنید.
برای هر کاربر یک کلمه عبور قابل ذخیره است. اگر زمانی که کلمه عبوری از قبل ذخیره شده، کلمه عبور جدیدی وارد کنید، کلمه عبور موجود رونویسی می شود (اگر کلمه عبور خالی بماند حذف می شود).
نمی توانید برای <Password to Open Document> و <Permission Password> کلمه عبور یکسانی تنظیم کنید.
اگر <Password to Open Document> یا <Permission Password> را خالی بگذارید، کلمه عبور ذخیره شده پاک می شود.
اگر وقتی همه شرایط زیر وجود دارند با تأیید اعتبار کاربر وارد شوید، ممکن است چند کلمه عبور موجود باشد. در این حالت صورت پیامی که تأیید می کند از کلمه عبور ذخیره شده در <Store Password> استفاده شود یا خیر، ظاهر شود. <Yes> را برای استفاده از کلمه عبور ذخیره شده در <Store Password> فشار دهید. <No> را برای استفاده از کلمه عبور ثبت شده در "تنظیمات دلخواه" فشار دهید.
کلمه عبوری در <Store Password> ذخیره می شود
فایل PDF رمزگذاری شده در "تنظیمات دلخواه" ذخیره می شود
فایل PDF رمزگذاری شده از "تنظیمات دلخواه" فراخوانی شده و ارسال می شود
برای تنظیم امضاهای دیجیتالی زمانی که <Password Required to Change Permission> تنظیم است، <Allow Changes> را روی <Changes but Extract Pages> تنظیم کنید.
حتی اگر محدودیت هایی برای فایل PDF با <Permission Password> تنظیم کنید، اگر PDF با نرم افزار خاصی باز شود، ممکن است برخی از محدودیت ها نادیده گرفته شوند.
7
 (Start) را فشار دهید.
اسناد اصلی اسکن می شوند و ارسال/ذخیره شروع می شود.

افزودن امضای دیجیتال

می توانید با یک امضای دیجیتالی، اسناد اصلی اسکن شده را به فایل های PDF/XPS تبدیل کنید. امضای دیجیتال اثری شبیه به مهر و امضای مدارک کاغذی دارد که به شما امکان می دهد بررسی کنید فایل در چه مکانی و زمانی ایجاد شده است و اینکه آیا پس از امضا دستکاری یا جعل شده است یا خیر. برای اطلاع دقیق از امضای دیجیتال و تنظیمات آن، به افزودن امضای دیجیتال به فایل های ارسالی مراجعه کنید.
1
سند اصلی را قرار دهید. قرار دادن اسناد اصلی
2
<Scan and Send‎> را فشار دهید. صفحه <Home>
3
مقصد را در صفحه "ویژگی های اصلی اسکن" مشخص کنید. صفحه "ویژگی های اصلی اسکن"
4
دکمه تنظیم را برای فرمت فایل فشار دهید.
5
<PDF> یا <XPS>‏ <Set Details>‏  <Add Digital Signatures> را فشار دهید.
اگر با مدیریت تأیید اعتبار شخصی وارد دستگاه نمی شوید،<XPS> را انتخاب کنید، <Add Device Signature> را فشار دهید.
6
امضاهای دیجیتالی را انتخاب کنید و <OK> را فشار دهید.
<Device Signature>
نام دستگاه به عنوان امضا به فایل اضافه می شود. بدین ترتیب خواننده متوجه می شود که فایل با استفاده از این دستگاه اسکن شده است.
<User Signature>
نام کاربری که با مدیریت تأیید اعتبار شخصی وارد دستگاه می شود به عنوان امضا به فایل اضافه می شود. بدین ترتیب خواننده متوجه می شود که کاربر فایل را اسکن کرده است.
7
 (Start) را فشار دهید.
اسناد اصلی اسکن می شوند و ارسال/ذخیره شروع می شود.
ایجاد امضای دیجیتالی با قابلیت تشخیص سریع توسط خواننده (امضای قابل مشاهده) (فقط برای فایل PDF)
فشار دادن <Visible Signatures> موجب ظاهر شدن امضا در صفحه اول فایل می شود و به این ترتیب خواننده می تواند به سرعت بررسی کند چه کسی فایل را ایجاد کرده است.
هنگام استفاده به همراه رمزگذاری فایل PDF
اگر می خواهید کلمه عبوری برای <Password Required to Change Permission> هنگام رمزگذاری فایل PDF تنظیم کنید، <Changes but Extract Pages> را برای <Allow Changes> انتخاب کنید. انجام رمزگذاری
با تنظیم S/MIME می توانید ایمیلی با یک امضای دیجیتالی و همچنین رمزگذاری ارسال کنید. <S/MIME Settings>
لینک ها
مدیریت کاربران
838E-09L