文書をクラウドストレージにアップロード（エクスポート）する

ワークフローを利用して Therefore からクラウドストレージに文書をアップロード（エクスポート）することができます。これにより、Therefore を使用していない人とも、クラウドストレージを使用してファイルを共有することなどができます。
これらを行うには、事前に Therefore Solution Designer にて文書をクラウドストレージにアップロード（エクスポート）するためのワークフローを作成しておく必要があります。


連携できるクラウドストレージは、OneDrive、Box、Dropbox、または Google ドライブです。クラウドストレージのアカウントは事前に準備してください。クラウドストレージのアカウント作成については、クラウドストレージのサービスプロバイダーのホームページなどでご確認ください。 Therefore Solution Designer でのクラウドストレージの登録手順については、「クラウドストレージを Therefore に登録する」を参照してください。文書のアップロード（エクスポート）手順の詳細については、ヘルプの「チュートリアル→Solution Designer→保存」も参照してください。

連携できるクラウドストレージは、OneDrive、Box、Dropbox、または Google ドライブです。

クラウドストレージのアカウントは事前に準備してください。クラウドストレージのアカウント作成については、クラウドストレージのサービスプロバイダーのホームページなどでご確認ください。

Therefore Solution Designer でのクラウドストレージの登録手順については、「クラウドストレージを Therefore に登録する」を参照してください。

文書のアップロード（エクスポート）手順の詳細については、ヘルプの「チュートリアル→Solution Designer→保存」も参照してください。

Therefore からクラウドストレージに文書をアップロード（エクスポート）するには

ここでは、Therefore の特定のカテゴリーから、連携したクラウドストレージ内の指定したフォルダーに文書をアップロード（エクスポート）するワークフローを例に説明します。

設定の手順は、まず、Therefore Solution Designer で、アップロード（エクスポート）する文書が保存されているカテゴリーを指定します。次に、アップロード（エクスポート）先のフォルダーの指定などの必要な設定を行い、ワークフローを作成します。
このワークフローにより、クラウドストレージの指定したフォルダーに文書をアップロード（エクスポート）する仕組みができます。

ワークフローを作成する

Therefore Solution Designer で、クラウドストレージに文書をアップロード（エクスポート）するためのワークフローを作成します。ここでは、Therefore に保存されたファイルをアップロード（エクスポート）するワークフローを作成する手順を説明します。

手順では以下の設定を行います。

使用する設定の例

設定項目	設定値
ワークフロー名	「エクスポート_Box」
Therefore のカテゴリー	「見積書」
クラウドストレージ	「Box_Test」（Therefore Solution Designer に登録した名前）
クラウド上で文書が保存されているフォルダー（監視するフォルダー）	「/Therefore_Share/」フォルダー

［スタート］メニュー→ ［ThereforeTM］ → ［ThereforeTM Solution Designer］をクリックします

Windows 10 の例です。

管理者権限を持ったユーザーでログインしてください。

［ThereforeTM Serverへの接続］画面が表示された場合は、ユーザー名とパスワードを入力してください。

[ワークフロー] を右クリックし、[新しいプロセス] をクリックします

[新しいプロセス] 画面が表示されます。

[プロセスの定義] タブで必要事項を入力します

ここでは、以下を設定しています。

ワークフロー名：エクスポート_Box

エクスポートしたい文書が保存されているカテゴリー：見積書

項目	説明
名前	任意の名前を入力します。
説明	必要に応じてプロセスの説明を入力します。
カテゴリーまたはケースの定義	アップロード（エクスポート）したい文書が保存されているカテゴリーを設定します。ワークフローはカテゴリーまたはケース定義に関連付ける必要があります。1 つのカテゴリーまたはケース定義に対し、複数のワークフローを関連付けることができます。
期間	プロセス（ワークフロー）の完了期限が過ぎた場合に送付される電子メールを送信するまでの期間を設定できます。　固定：固定の期間を設定できます。期間は日/時間/分から選択できます。　インデックスデータ：日付フィールドで対応期限を設定することができます。
プロセスを無効にする	この項目にチェックを入れた場合、プロセス（ワークフロー）が非アクティブになります。
手動による開始を許可する	この項目にチェックを入れた場合、特定の文書に対して手動でプロセス（ワークフロー）を開始することができます。文書を検索してからアップロード（エクスポート）する場合は、この項目にチェックを入れます。
通知メールを送信する	この項目にチェックを入れた場合、新規タスク、期限切れタスク、委任済みタスクについて電子メールにて通知が送付されます。
終了済みワークフローインスタンスを削除する - 保持期限	この項目にチェックを入れて日付を設定した場合、設定期間中は Therefore Navigator にワークフローが表示されます。設定した期限を超えると、そのワークフローの処理履歴が削除されます。
ワークフローインスタンスの削除前に履歴をメインドキュメントに追加する	この項目にチェックを入れた場合、ワークフローが終了すると、ワークフローの履歴がメインドキュメントに入力され、その後ワークフローが削除されます。そのため、ドキュメントに関するプロセスの記録を残すことができます。
エラー通知の送信先	自動タスクなどのワークフローにエラーが発生した場合などに、エラーを通知する電子メールが指定したユーザーに送信されます。

[電子メールによる通知] タブで必要事項を入力し、[OK] ボタンをクリックします

電子メールによる通知が不要の場合はこの項目を入力する必要はありません。
各項目は [編集] ボタンをクリックして編集することができます。

項目	説明
通知メール	ワークフローが割り当てられたユーザーに自動的に送信されます。ほかのユーザーを CC や BCC に追加することができます。
期限切れ通知メール	通知メールと異なりユーザーに通知されないため、必要な受信者を指定します。
委任メール	ワークフロータスク画面にて委任アクションを選択した場合に、選択したユーザーへメールが送信されます。送信者のアドレスはタスクを委任するユーザーのアドレスになり、メールの宛先はタスク実行時に入力されますが、CC のアドレスは設定時に指定することができます。

通知メールを送信するには、Therefore Solution Designer で事前にメールサーバーを設定しておく必要があります。ルートの [ThereforeTM] オブジェクトを右クリックして [設定] を選択し、[全般設定] の [通知メール送信用の SMTP 設定] を設定してください。設定の詳細については、ヘルプの「リファレンス→Solution Designer→Therefore オブジェクト」を参照してください。

[開始] と [終了] が表示された画面が表示されます。
これで新しいプロセスが作成されました。

[自動タスク] から [ドキュメントのエクスポート] を右側の定義ウインドウに追加します

[タスクの定義] タブに必要事項を入力し、[編集] をクリックします

ここでは、タスク名を「Boxへのエクスポート」としています。

項目	説明
名前	任意の名前を入力します。
期間	タスクの処理が完了するまでの期間を設定できます。設定期間を過ぎた場合は、プロセス（ワークフロー）の完了期限が過ぎた場合に送付される電子メールを送信します。ここでは、[固定] で「0」を設定してください。　固定：固定の期間を設定できます。期間は日/時間/分から選択できます。　インデックスデータ：日付フィールドで対応期限を設定することができます。

[エクスポートタスクの設定] 画面が表示されます。

必要事項を入力し、[OK] をクリックします

ここでは、以下の設定を行っています。

エクスポート先のクラウドストレージ：Box_Test

エクスポートするデータの種類：ファイル

エクスポート先のクラウドストレージ上に作成したデータを保存するフォルダー：Therefore_Share

項目	説明
エクスポート先	文書のアップロード（エクスポート）先を指定します。あらかじめ登録したクラウドストレージを選択します。Therefore Solution Designer でのクラウドストレージの登録手順については、「クラウドストレージを Therefore に登録する」を参照してください。　メタデータ XML ファイルをエクスポートする：本オプションを有効にすると、XML 形式のインデックスデータをアップロード（エクスポート）します。　ファイルをエクスポートする：本オプションを有効にすると、文書をアップロード（エクスポート）します。
エクスポート先のフォルダー	アップロード（エクスポート）先のフォルダーへのパスを指定します。指定されたフォルダーが作成されていない場合は、初めて文書をアップロード（エクスポート）する際に作成されます。固有のファイル名を使用する場合は、[マクロ] からインデックスデータなどを使用した命名法則を追加で定義することができます。
エクスポートするXML ファイル名	[メタデータ XML ファイルをエクスポートする] をチェックした場合に、アップロード（エクスポート）される XML ファイル名を指定します。[マクロ] からインデックスデータなどを使用した命名法則を追加で定義することもできます。
エクスポート時のファイル形式	[ファイルをエクスポートする] をチェックした場合に、アップロード（エクスポート）する際のファイル形式を指定します。変換可能なファイル形式は、[PDF]、[PDF/A-1b]、[複数ページ TIFF] です。　1 つのファイルに結合する：[元の形式] 以外を選択し、本オプションを有効にした場合は、Therefore に保存されているすべての文書が 1 つのファイルに結合されてアップロード（エクスポート）されます。　注釈を含めない：本オプションを有効にした場合、PDF 内の注釈はアップロード（エクスポート）されません。
ファイル名パターンのエクスポート	[ファイルをエクスポートする] をチェックした場合に、アップロード（エクスポート）される文書名を指定します。指定しない場合は、Therefore に保存された時のファイル名が使用されます。[マクロ] からインデックスデータなどを使用した命名法則を追加で定義することもできます。
インデックスデータ	[メタデータ XML ファイルをエクスポートする] をチェックした場合に指定します。アップロード（エクスポート）するインデックスデータを選択することができます。アップロード（エクスポート）しないインデックスデータは、[XML タグ] のタグ名を削除します。削除すると [<エクスポートしない情報>] と表示されます。また、XML タグ名は自由に編集することができます。